Cara Nulis Panjaluk Informasi (RFI)

RFI minangka langkah pisanan ing proses pengadaan kanggo njamin transaksi bisnis sing adil lan berkualitas karo bisnis liyane. Dadi, perusahaan ngirim Panjaluk Informasi menyang pemasok potensial nalika butuh mitra sing bisa dipercaya.

Nanging apa sejatine Panjaluk Informasi, lan kenapa pentinge?

Minangka pakar sumber pengalaman, kita wis ngirim atusan RFIs ing karir dasawarsa kita. Mangkono, kita ngerti persis carane nulis RFI sing njamin respon saka vendor. 

Artikel iki bakal nerangake kenapa lan kepiye sampeyan kudu nyiapake dokumen RFI kanggo proyek sampeyan. Terus maca!

Apa panjaluk informasi?

Panjaluk informasi uga dikenal minangka RFI. Perusahaan nggunakake dokumen iki kanggo njaluk informasi tertulis sing rinci saka panyedhiya potensial. RFI minangka bagean pisanan saka kabeh proses pengadaan. Utamane digunakake kanggo njaluk informasi kanggo mutusake apa sing kudu ditindakake sabanjure kanggo proyek tartamtu.

Entuk informasi sing relevan saka panyedhiya potensial sing beda ngidini bisnis mbandhingake RFI. Duwe luwih akeh supplier kanggo mbandhingake nggawe luwih gampang ngerti supplier sing paling cocog kanggo proyek kasebut.

Napa para profesional nggunakake panjalukan kanggo informasi?

Profesional nggunakake RFI kanggo takon rincian lan takon pitakonan khusus menyang perusahaan babagan produk lan layanan sing diwenehake. Asring digunakake ing riset pasar, lan minangka bagean pisanan saka saben proses pengadaan.

Sawetara profesional informasi takon ing RFI yaiku: 

• Pengalaman saka supplier kanggo proyek sing padha
• Pitakonan babagan layanan sing ditawakake perusahaan sing nyedhiyakake 
• A timeline nalika padha bisa nyedhiyani layanan kanggo project
• Proses manajemen proyek pemasok

Profesional asring nggunakake cithakan RFI biasa. Cithakan RFI migunani kanggo proyek pengadaan bola-bali. Iku nggampangake tim pengadaan kanggo nemokake profil vendor sing cocog kanggo proyek sing padha ing mangsa ngarep. Aku nyimpen cithakan RFI ing google docs lan mung nyalin lan nempel kanggo dikirim menyang saben supplier. Mung gawe owah-owahan sethithik supaya cocog karo kahanan. 

Kepiye cara kerja RFI?

Mangkene papat langkah proses RFI: 

Langkah 1: A panuku ngembangaken RFI.

RFI minangka dokumen tinulis sing nyedhiyakake proses standar kanggo nemokake informasi tartamtu. Ing kene, panuku takon supplier pitakonan ringkes utawa rincian ing format sing jelas.Yen dokumen awal digawe ing Word, a Konverter Word menyang PDF digunakake kanggo ngrampungake file. RFI ngidini vendor ngerti kabutuhan panuku kanthi gampang. 

Langkah 2: A vendor nanggapi kanggo RFI.

Para panuku biasane menehi tenggat wektu kanggo vendor njawab RFI. Para panuku mbandhingake tanggapan RFI sing dikumpulake. Langkah iki mbantu bisnis mutusake pemasok lan layanan sing paling cocog karo proyek kasebut. 

Langkah 3: Sing tuku mriksa tanggapane vendor.

Sawise deadline, bisnis mriksa respon RFI sing dikirim dening saben vendor. Sing tuku nggoleki informasi umum babagan saben perusahaan lan konflik potensial sing bisa kedadeyan nalika nggarap dheweke. Bagian iki kabeh babagan riset informasi latar mburi vendor. Aku mriksa informasi iki saka database sing kasedhiya kanggo umum, kayata nomer lisensi lan data registrasi saka situs Govt. 

Nliti respon vendor mbantu panuku mutusake respon RFI sing bakal diterusake menyang langkah sabanjure.

Langkah 4: Langkah sabanjure ing proses pengadaan: proses RFP

Sawise milih salah siji vendor saka supplier cocok, panuku pindhah menyang RFP, Request for Proposal.

Disaranake maca: Panjaluk Proposal (RFP)

Keuntungan nggunakake panyuwunan informasi

Panjaluk informasi bisa menehi keuntungan sing beda kanggo perusahaan. 

Nalika nggarap proyek pengadaan ambalan, para panuku bisa bali menyang vendor potensial sing ditemokake kanthi nggunakake template RFI. Keuntungan liyane nggunakake RFI yaiku:

• RFI nuduhake supplier sing ana kompetisi ing bisnis. 

Nglumpukake tanggapan RFI nggawe pemasok ngerti yen ana kompetisi kanggo bisnis sampeyan. Nggawe RFI nggawe proyek sampeyan katon luwih disenengi. Iku uga menehi supplier urgency supaya responsif kanggo milih kanggo proposal. Iku uga nambah kapercayan antarane supplier lan panuku. Amarga sing tuku njaluk RFI, dheweke serius babagan nindakake bisnis, ora mung wong acak sing njaluk kuotasi. 

• Sampeyan entuk ringkesan rinci saben supplier. 

RFI ngidini para panuku bisa komunikasi langsung karo panyedhiya. Dibandhingake karo informasi sing kasedhiya kanggo tampilan umum ing internet, tanggapan vendor kanggo dokumen RFI sampeyan bakal luwih dipercaya. Iki mesthekake yen sampeyan bakal entuk layanan sing dijanjekake vendor dhewe sing bisa diwenehake.

Kepiye carane nulis panjaluk informasi (RFI)?

Ana akeh template RFI proyek sing kasedhiya online. Nanging, kita bakal menehi template Panjaluk Informasi sing gampang nanging efektif kanggo miwiti proses pengadaan proyek sampeyan. Mangkene apa sing kudu kalebu ing RFI:

 1. Ringkesan

Sampeyan kudu nyedhiyakake konteks bisnis sampeyan ing dokumen RFI. Nulis kanthi cara kasebut bakal nyengkuyung para vendor supaya bisa dadi mitra potensial kanthi aktif. Iki uga bakal menehi ngerti apa bisa menehi solusi sing kasedhiya kanggo kabutuhan sampeyan saiki utawa ora.

Elinga, ing bisnis, perusahaan mbangun hubungan kanggo ngasilake bathi. Vendor kudu nyadari yen proposal sampeyan ing langkah sabanjure bisa entuk manfaat kaya sampeyan bisa entuk manfaat. Nyedhiyakake kredensial sampeyan menyang saben vendor potensial lan tambahake kemungkinan sampeyan entuk tanggapan. 

 2. Sarat

Ing bagean saka formulir Panjaluk Informasi iki, wenehi vendor rincian khusus layanan sing sampeyan goleki. Nyedhiyani komunikasi sing jelas babagan produk, layanan, lan cara pangiriman sing pengin digayuh. Tanggepan ing bagean iki bakal dadi faktor utama kanggo nggawe keputusan. Dadi, mbayar manungsa waé kanggo bagean saka dokumen cithakan informasi iki. 

Yen sampeyan nindakake bagean iki kanthi apik, sampeyan bakal duwe perbandingan rinci babagan saben tanggapan sing ditampa. 

 3. Informasi sing dijaluk

Ing bagean iki saka panjalukan kanggo cithakan informasi, ngumpulake informasi bab kapercayan supplier kang, kemampuan, kontrol kualitas, etc.. Takon pitakonan tartamtu. Jawaban kanggo pitakonan kasebut bakal mbantu sampeyan nggawe keputusan sing tepat minangka panuku. Sawetara wong takon babagan nomer lisensi Bisnis kanggo mriksa ulang cathetan saka database Umum. Iku uga menehi tanggal registrasi, sing tegese luwih tuwa, luwih dipercaya. 

 4. Pangarepan respon

Tulis pangarepan respon sampeyan ing cithakan RFI uga. Menehi supplier wektu cukup kanggo nanggapi, nanging aja lali kanggo nyetel deadline. Yen sampeyan arep nggunakake kritéria evaluasi, sebutno ing bagean iki, supaya supplier bakal ngerti apa sing lagi looking for. 

Sampeyan uga bisa nambah klausa rahasia ing kene minangka bagean saka lampiran sing kalebu.

7 Tips kanggo ngirim Panjaluk Informasi

1. Sinau kanthi teliti proyek sampeyan

Langkah pisanan kanggo ngirim RFI yaiku mangertos proyek sampeyan dhisik. Ngerti saben rincian proyek sampeyan lan isi kesenjangan ing informasi sampeyan. Sampeyan ora bakal bisa kanthi bener nyatakake kabutuhan menyang supplier yen sampeyan ora ngerti apa iku. 

Uga, duwe katrangan sing padhet babagan proyek sampeyan bakal njamin vendor sing nggarap sampeyan bakal entuk manfaat.

      2. Nggawe pitakonan penting 

Takon pitakonan sing cocog karo proyek sampeyan ing dokumen RFI sampeyan. Ing ngisor iki sawetara pitunjuk sing kudu digatekake nalika nggawe pitakonan:

• Dadi spesifik 

Sadurunge takon pitakonan sampeyan, wenehake konteks babagan bagean proyek sing ana gandhengane. Aja nambah garis nggetak lan tembung sing ora perlu ing cithakan sampeyan. Dadi tliti lan ati-ati nalika nggunakake tembung.

• Nyedhiyakake dokumen pendukung. 

Yen sampeyan butuh gambar supaya pitakonan sampeyan luwih jelas, aja ragu-ragu kanggo nyakup dokumen sing dilampirake ing RFI sampeyan. 

    3. Tindakake format sing bener

Sawetara supplier nyedhiyakake template Request for Information sing dikarepake bakal digunakake dening klien potensial. Sadurunge ngirim RFI umum, priksa manawa perusahaan ora duwe format sing dikarepake dhisik. Utawa, RFI sampeyan bisa diabaikan dening pemasok sing ketat. 

    4. Deleng dokumen RFI sampeyan

Deleng kanthi kritis kabeh cithakan RFI lan priksa manawa sampeyan kalebu kabeh sing pengin dingerteni. Takon pitakonan sing perlu nanging uga, priksa manawa sampeyan ora takon pitakonan sing bisa dijawab dhewe. Priksa struktur, tata basa, lan kejelasan dokumen sampeyan. 

Nindakake iki bakal nampilake sampeyan minangka bisnis sing bisa dipercaya lan profesional. 

    5. Kirimi pitakon sampeyan

Sawise nggawe manawa dokumen sampeyan kalebu lan njaluk kabeh informasi sing dibutuhake, kirim RFI sampeyan. Sawetara panyedhiya nyetel interval tartamtu kanggo pitakon sing terus-terusan sing pengin sampeyan gunakake nalika ngirim pitakon sampeyan. Dadi, priksa manawa sampeyan ngurmati interval sing dijaluk. Aja ngirim pitakon saben sampeyan duwe pitakon. Kumpulake pitakonan dadi siji pitakon lan kirimake ing wektu sing cocog.

   6. Ngatur pitakon RFI sing isih ana

Nduwe rencana kanggo ngatur pitakon RFI sampeyan. Sawetara supplier bakal langsung mangsuli, lan sawetara ora bakal mangsuli. Vendor uga bisa takon pitakonan tindak lanjut. Priksa manawa sampeyan duwe rencana kanggo kabeh skenario sing bisa ditindakake supaya proses RFI proyek sampeyan bakal lancar. 

    7. Wangsulan pitakon ing wektu lan kanthi rinci

Nalika panyedhiya ngirim pitakon maneh kanggo njlentrehake, aja nganti suwe kanggo nanggapi. Yen sampeyan nindakake, pemasok bisa nganggep telat sampeyan ora profesional. Elinga supaya tansah nulis kanthi spesifik lan kanthi rinci. Ora jelas bisa nyebabake miskomunikasi sing bisa ngrusak proyek. 

Tuladha RFI

Ayo dadi ngomong Nike mbutuhake desain ODM saka supplier ing China. Dadi, dheweke mutusake ngirim RFI menyang macem-macem pemasok China sing padha ngerti.

Iki informasi sing kudu dilebokake ing RFI.

Ringkesan Bisnis: Ing conto iki, Nike nyebutake yen dheweke butuh desain sepatu anyar kanggo koleksi Akhir Tahun. 

Sarat: Nike nyatakake kabutuhan sing tepat saka pemasok. Ayo padha mbutuhake sepuluh desain sepatu anyar. Iki kalebu ing dokumen RFI supaya para panyedhiya ngerti apa layanan sing dikarepake perusahaan saka dheweke.

Pitakonan: Ing conto iki, NIKE bisa takon marang supplier kaya:

• Apa sampeyan saiki duwe desain label pribadi kanggo sepatu kasedhiya? 
• Suwene wektu timbal sampeyan menyang Amerika Serikat? 
• Pira pasangan sepatu sing bisa diprodhuksi sajrone sedina?

Pengarepan: Ing conto iki, Nike bisa masang kritéria kanggo desain sepatu sing dibutuhake. Utawa, dheweke uga bisa masang kritéria kanggo supplier sing lagi digoleki. 

FAQs babagan panjalukan kanggo informasi

Apa Sabanjure

Sampeyan kudu ngrancang lan nggawe dokumen RFI kanthi ati-ati supaya bisa nemokake panyedhiya sing bisa dipercaya. Kaya saben langkah ing proyek bisnis apa wae, RFI ora kudu kesusu. Priksa manawa RFI sampeyan rinci, langsung menyang titik, lan ringkes. Aja samar-samar supaya pemasok bakal didorong supaya bisa kerja bareng karo sampeyan.

Yen sampeyan nemoni masalah golek pemasok potensial kanggo ngirim RFI, kita bisa nulungi. Leelinesourcing ana ing kontak karo atusan supplier Grosir, supaya hubungi kita, lan kita bakal nulungi sampeyan.