ਪ੍ਰਸਤਾਵ ਲਈ ਬੇਨਤੀ (RFP) ਕਿਸੇ ਵੀ ਖਰੀਦ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਕਦਮ ਹੈ। ਇਹ ਠੇਕੇਦਾਰ, ਵਿਕਰੇਤਾ, ਜਾਂ ਸੇਵਾ ਪ੍ਰਦਾਤਾ ਲਈ ਖਰੀਦਦਾਰ ਦਾ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਹੈ।
ਗਲਤ ਵਿਕਰੇਤਾ ਨੂੰ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨਾ ਮਹਿੰਗਾ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ. 61% ਸੀ.ਪੀ.ਓ (ਮੁੱਖ ਖਰੀਦ ਅਫਸਰ) ਦਾ ਮੰਨਣਾ ਹੈ ਕਿ ਖਤਰਾ ਵਧ ਗਿਆ ਹੈ। RFP ਨੂੰ ਇੱਕ ਤੋਂ ਵੱਧ ਬੋਲੀਕਾਰਾਂ ਤੋਂ ਫਿਲਟਰ ਕਰਨ ਦੇ ਯੋਗ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ, ਇਸਲਈ ਸਿਰਫ਼ ਉੱਚ-ਯੋਗਤਾ ਵਾਲੇ ਹੀ ਰਹਿੰਦੇ ਹਨ।
ਗਾਹਕਾਂ ਲਈ 10 ਸਾਲਾਂ ਦੇ ਤਜ਼ਰਬੇ ਅਤੇ ਹਜ਼ਾਰਾਂ ਸਫਲ ਉੱਚ-ਗੁਣਵੱਤਾ ਨਿਰਮਾਣ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟਾਂ ਦੇ ਨਾਲ, ਲੀਲਾਇਨਸੋਰਸਿੰਗ ਗਾਹਕਾਂ ਦੀ ਉੱਚ ਮੁਨਾਫਾ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਸਹਾਇਤਾ ਕਰਨ ਲਈ, ਆਨ-ਸ਼ਡਿਊਲ ਡਿਲੀਵਰੀ ਦੇ ਨਾਲ ਉੱਚ-ਗੁਣਵੱਤਾ ਵਾਲੇ ਉਤਪਾਦ ਤਿਆਰ ਕਰਨ ਵਾਲੇ ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਨਿਰਮਾਤਾਵਾਂ ਨੂੰ ਲੱਭਣ ਲਈ RFPs ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਤਿਆਰ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਯਕੀਨੀ ਤੌਰ 'ਤੇ ਮੁਹਾਰਤ ਹੈ।
ਅਸੀਂ ਉੱਚ-ਗੁਣਵੱਤਾ ਵਾਲੇ RFP ਬਣਾਉਣ ਦੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਦੀ ਵਿਆਖਿਆ ਕਰਾਂਗੇ। ਤੁਸੀਂ ਇੱਕ ਪ੍ਰਭਾਵਸ਼ਾਲੀ RFP ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ ਜੋ ਉੱਚ-ਗੁਣਵੱਤਾ ਵਾਲੇ ਵਿਕਰੇਤਾਵਾਂ ਨੂੰ ਆਕਰਸ਼ਿਤ ਕਰਦਾ ਹੈ।
ਆਓ ਅਸੀਂ ਡੁਬਕੀਏ!
ਪ੍ਰਸਤਾਵ ਲਈ ਬੇਨਤੀ ਕੀ ਹੈ?
ਇੱਕ ਚੰਗਾ RFP ਵਸਤੂਆਂ ਜਾਂ ਸੇਵਾਵਾਂ ਦੇ ਸਾਰੇ ਵਿਕਰੇਤਾਵਾਂ ਨੂੰ ਆਕਰਸ਼ਿਤ ਕਰਨ ਲਈ ਇੱਕ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਹੈ। ਇਹ ਇੱਕ ਰਸਮੀ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਹੈ ਜਿਸ ਵਿੱਚ ਹੇਠ ਲਿਖੇ ਭਾਗ ਹਨ:
- RFP ਲਈ ਇੱਕ ਮਿਸ਼ਨ ਜਾਂ ਉਦੇਸ਼ ਬਿਆਨ।
- ਸੰਸਥਾ ਦੀ ਇੱਕ ਸੰਖੇਪ ਜਾਣਕਾਰੀ।
- ਸੰਗਠਨ ਨੂੰ ਲੋੜੀਂਦੇ ਉਤਪਾਦਾਂ ਜਾਂ ਸੇਵਾਵਾਂ ਦੀ ਸੂਚੀ।
- ਲੋੜੀਂਦੀ ਗੁਣਵੱਤਾ, ਡਿਲੀਵਰੀ ਅਤੇ ਕੀਮਤ ਦਾ ਇੱਕ ਨਿਰਧਾਰਨ।
- ਖਰੀਦ ਸਮੀਖਿਆ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਲਈ ਇੱਕ ਸਮਾਂ-ਰੇਖਾ।
- ਕਿਸੇ ਵੀ ਬੋਲੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਦੀ ਵਿਆਖਿਆ ਜਿਸਦਾ ਸੰਭਾਵੀ ਵਿਕਰੇਤਾ ਪਾਲਣਾ ਕਰੇਗਾ।
- ਖਰੀਦ ਵਿਭਾਗ ਲਈ ਸੰਪਰਕ ਜਾਣਕਾਰੀ।
ਤੁਹਾਨੂੰ ਇੱਕ RFP ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਦੋਂ ਕਰਨੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ?
RFP ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਦੀ ਸਫਲਤਾ ਲਈ ਸੰਭਾਵੀ ਸਪਲਾਇਰਾਂ ਤੋਂ ਬਹੁਤ ਸਾਰੀਆਂ ਬੋਲੀਆਂ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨ ਦਾ ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਤਰੀਕਾ ਹੈ।
ਤੁਸੀਂ ਇੱਕ RFP ਜਾਰੀ ਕਰਕੇ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਵਿਕਰੇਤਾਵਾਂ ਲਈ ਬੋਲੀ ਦੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਨੂੰ ਖੋਲ੍ਹਦੇ ਹੋ। ਇਹ ਤੁਹਾਨੂੰ ਬਿਹਤਰ ਸੌਦੇ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨ ਅਤੇ ਤੁਹਾਡੀਆਂ ਲੋੜਾਂ ਲਈ ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਫਿੱਟ ਲੱਭਣ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰ ਸਕਦਾ ਹੈ।
ਜੇਕਰ ਤੁਸੀਂ ਇੱਕ ਸਟਾਰਟ-ਅੱਪ ਕੰਪਨੀ ਹੋ, ਤਾਂ ਇਹ ਸਮਝਣਾ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੈ ਕਿ ਤੁਹਾਨੂੰ ਕਦੋਂ RFP ਵਰਤਣ ਦੀ ਲੋੜ ਪੈ ਸਕਦੀ ਹੈ।
ਇੱਥੇ ਕੁਝ ਦ੍ਰਿਸ਼ ਹਨ ਜੋ ਤੁਹਾਨੂੰ RFP ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਨ ਲਈ ਕਹਿ ਸਕਦੇ ਹਨ:
- ਤੁਸੀਂ ਇੱਕ ਨਵਾਂ ਲੱਭ ਰਹੇ ਹੋ ਸਪਲਾਇਰ ਜਾਂ ਸਾਥੀ।
- ਤੁਸੀਂ ਵਿਕਰੀ ਵਧਾਉਣਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ ਜਾਂ ਆਪਣੇ ਕਾਰੋਬਾਰ ਨੂੰ ਮਾਰਕੀਟ ਕਰਨਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ।
- ਤੁਸੀਂ ਜਾਣਨਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ ਕਿ ਤੁਹਾਡਾ ਮੁਕਾਬਲਾ ਕੀ ਹੈ.
- ਤੁਸੀਂ ਆਪਣੇ ਨਿਸ਼ਾਨਾ ਦਰਸ਼ਕਾਂ ਬਾਰੇ ਹੋਰ ਜਾਣਨਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ।
- ਤੁਸੀਂ ਇਹ ਪਤਾ ਲਗਾਉਣਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ ਕਿ ਕੀ ਇਸ ਉਦਯੋਗ ਜਾਂ ਖੇਤਰ ਵਿੱਚ ਕਾਰੋਬਾਰ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰਨਾ ਯੋਗ ਹੋਵੇਗਾ।
- ਕਾਰੋਬਾਰ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰਨ ਦੀਆਂ ਲਾਗਤਾਂ ਅਤੇ ਲਾਭਾਂ ਦੀ ਗਣਨਾ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰੋ।
ਸੰਸਥਾਵਾਂ RFPs ਕਿਉਂ ਬਣਾਉਂਦੀਆਂ ਹਨ?
ਸੰਸਥਾਵਾਂ ਵਸਤੂਆਂ, ਸੇਵਾਵਾਂ ਜਾਂ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟਾਂ ਨੂੰ ਖਰੀਦਣ ਲਈ ਪ੍ਰਸਤਾਵਾਂ ਲਈ ਬੇਨਤੀ (RFPs) ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਦੀਆਂ ਹਨ। ਸੰਗਠਨ ਦੁਆਰਾ RFP ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਨ ਦਾ ਸਭ ਤੋਂ ਆਮ ਕਾਰਨ ਸਮਾਂ ਅਤੇ ਪੈਸਾ ਬਚਾਉਣਾ ਹੈ।
ਜੇਕਰ ਕੋਈ ਸੰਸਥਾ ਜੇਤੂ ਬੋਲੀਕਾਰ ਨਾਲ ਸਮਝੌਤਾ ਕਰਦੀ ਹੈ, ਤਾਂ ਇਹ ਸਮਾਂ ਅਤੇ ਮਿਹਨਤ ਦੀ ਬਚਤ ਕਰ ਸਕਦੀ ਹੈ। ਜੇਤੂ ਬੋਲੀਕਾਰ ਕੋਲ ਸਹੀ ਸਰੋਤ ਹੋਣਗੇ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਦੀ ਸੰਸਥਾ ਨੂੰ ਲੋੜ ਹੈ।
RFP ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾ ਸਕਦੀ ਹੈ ਕਿ ਦਿਲਚਸਪੀ ਰੱਖਣ ਵਾਲੀਆਂ ਪਾਰਟੀਆਂ ਨੂੰ ਉਸੇ ਜਾਣਕਾਰੀ ਤੱਕ ਪਹੁੰਚ ਹੈ। ਇਹ ਨਿਰਪੱਖ ਅਤੇ ਖੁੱਲੇ ਮੁਕਾਬਲੇ ਦੀ ਆਗਿਆ ਦਿੰਦਾ ਹੈ, ਜੋ ਸਹੀ ਵਿਕਰੇਤਾ ਦੀ ਚੋਣ ਕਰਨ ਵੇਲੇ ਆਦਰਸ਼ ਹੁੰਦਾ ਹੈ।
RFP ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਕਿਵੇਂ ਕੰਮ ਕਰਦੀ ਹੈ?
RFP ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਦਾ ਟੀਚਾ ਲੋੜੀਂਦੇ ਉਤਪਾਦਾਂ ਲਈ ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਵਿਕਰੇਤਾ ਲੱਭਣਾ ਹੈ। RFP ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਦੀ ਸਫਲਤਾ ਜੇਕਰ ਇਹ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਵਿੱਚ ਸਮਾਂ ਅਤੇ ਲਾਗਤ ਬਚਾਉਂਦੀ ਹੈ।
ਇੱਕ RFP ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਤੁਹਾਨੂੰ ਕਦਮ ਚੁੱਕਣ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ:
- ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਲੱਭ ਰਹੇ ਹੋ ਉਸ ਦੇ ਸਹੀ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ਤਾਵਾਂ ਦਾ ਖਰੜਾ ਤਿਆਰ ਕਰੋ।
- ਇੱਕ ਪ੍ਰਤੀਯੋਗੀ ਲੈਂਡਸਕੇਪ ਬਣਾਓ ਤਾਂ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਦੇਖ ਸਕੋ ਕਿ ਹੋਰ ਕੰਪਨੀਆਂ ਕੀ ਪੇਸ਼ਕਸ਼ ਕਰ ਰਹੀਆਂ ਹਨ।
- ਪ੍ਰਸਤਾਵ RFP ਲਈ ਬੇਨਤੀ ਜਾਰੀ ਕਰੋ।
- ਤੁਹਾਡੇ ਦੁਆਰਾ ਪ੍ਰਾਪਤ ਜਵਾਬਾਂ ਨੂੰ ਟ੍ਰੈਕ ਅਤੇ ਤੁਲਨਾ ਕਰੋ।
RFP ਦੀਆਂ ਖਾਸ ਲੋੜਾਂ ਹੋਣਗੀਆਂ ਜੋ ਕਿ ਬੋਲੀ ਲਗਾਉਣ ਵਾਲੇ ਵਿਕਰੇਤਾਵਾਂ ਦੁਆਰਾ ਪੂਰੀਆਂ ਕਰਨੀਆਂ ਚਾਹੀਦੀਆਂ ਹਨ।
ਤੁਹਾਡੇ ਵਿਕਰੇਤਾ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਪ੍ਰਸਤਾਵ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨਾ ਤੁਹਾਡੇ ਕਾਰੋਬਾਰ ਦੀ ਸਫਲਤਾ ਲਈ ਬਹੁਤ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹੈ!
ਪ੍ਰਸਤਾਵ ਲਈ ਬੇਨਤੀ (RFP) ਦੇ ਲਾਭ
ਇੱਕ RFP ਜਾਰੀ ਕਰਨਾ ਤੁਹਾਨੂੰ ਵਿਕਰੇਤਾਵਾਂ ਤੋਂ ਪ੍ਰਸਤਾਵ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨ ਅਤੇ ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਇੱਕ ਦੀ ਚੋਣ ਕਰਨ ਦੇਵੇਗਾ।
RFP ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਨੂੰ ਸੁਚਾਰੂ ਬਣਾਉਣ ਅਤੇ ਪ੍ਰਸਤਾਵਾਂ ਦੀ ਤੁਲਨਾ ਕਰਨਾ ਆਸਾਨ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ।
RFPs ਖਰੀਦਦਾਰਾਂ ਅਤੇ ਸਪਲਾਇਰਾਂ ਦੋਵਾਂ ਲਈ ਕੁਝ ਲਾਭ ਪੇਸ਼ ਕਰਦੇ ਹਨ, ਜਿਸ ਵਿੱਚ ਹੇਠ ਲਿਖੇ ਸ਼ਾਮਲ ਹਨ:
- ਇੱਕ ਨਿਰਪੱਖ ਅਤੇ ਖੁੱਲ੍ਹੀ ਬੋਲੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਬਣਾਓ।
- ਯੋਗ ਅਤੇ ਸੰਭਾਵੀ ਵਿਕਰੇਤਾ ਲੱਭੋ।
- ਪ੍ਰਸਤਾਵ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨ ਲਈ ਮੁਲਾਂਕਣ ਮਾਪਦੰਡ RFP-ਅਧਾਰਿਤ ਹਨ।
- ਖਰੀਦ ਲਾਗੂ ਕਰਨ ਦੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਦਾ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਕਰਨ ਲਈ ਵਰਤੇ ਜਾਂਦੇ RFPs।
- RFPs ਨੂੰ ਔਨਲਾਈਨ ਫਾਰਮੈਟਾਂ, ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਈਮੇਲ ਅਤੇ ਵੈੱਬਸਾਈਟਾਂ ਰਾਹੀਂ ਵੰਡਣਾ ਆਸਾਨ ਹੈ।
- RFP ਕੋਲ ਸਮਾਂ-ਸੀਮਾਵਾਂ ਅਤੇ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ਤਾਵਾਂ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ, ਇਸਲਈ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟਾਂ ਦੀ ਸ਼ੁਰੂਆਤ ਅਤੇ ਸਮਾਪਤੀ ਮਿਤੀਆਂ ਸਪੱਸ਼ਟ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ।
- RFPs ਦੀਆਂ ਵਿਸਤ੍ਰਿਤ ਲੋੜਾਂ ਹੁੰਦੀਆਂ ਹਨ, ਇਸਲਈ ਤੁਸੀਂ ਜਾਣਦੇ ਹੋ ਕਿ ਤੁਹਾਨੂੰ ਸੰਭਾਵੀ ਠੇਕੇਦਾਰਾਂ ਤੋਂ ਕੀ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।
- ਵਿਵਸਥਿਤ ਟੈਂਪਲੇਟਸ ਲਈ ਧੰਨਵਾਦ, ਤੁਸੀਂ ਆਸਾਨੀ ਨਾਲ ਨਵੇਂ RFP ਬਣਾ ਅਤੇ ਵੰਡ ਸਕਦੇ ਹੋ।
- RFPs ਨੇ ਫੈਸਲੇ ਲੈਣ ਵਿੱਚ ਸੁਧਾਰ ਕੀਤਾ, ਕੁਸ਼ਲਤਾ ਵਿੱਚ ਵਾਧਾ ਕੀਤਾ, ਅਤੇ ਬਿਹਤਰ ਨਤੀਜੇ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕੀਤੇ।
- RFPs ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਦੇ ਮੁਕੰਮਲ ਹੋਣ ਦੀ ਗਾਰੰਟੀ ਦੇ ਸਕਦੇ ਹਨ, ਕਿਉਂਕਿ ਅੰਤਿਮ ਚੋਣ 'ਤੇ, ਹਮੇਸ਼ਾ ਵਿੱਤੀ ਜਾਂਚ ਵਿਕਰੇਤਾ, ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਂਦੇ ਹਨ ਕਿ ਬਾਕੀ ਬੋਲੀਕਾਰਾਂ ਦੀ ਵਿੱਤੀ ਸਿਹਤ ਵਧੀਆ ਹੈ।
ਇੱਕ ਨਵੇਂ ਚੀਨੀ ਸਪਲਾਇਰ ਨਾਲ ਆਰਡਰ ਦੇਣਾ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ? ਕੀ ਤੁਹਾਨੂੰ ਯਕੀਨ ਹੈ ਕਿ ਉਹ ਭਰੋਸੇਯੋਗ ਹਨ?
ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਆਪਣੇ ਆਪੂਰਤੀ ਲੜੀ ਦੁਆਰਾ ਪਾਲਣਾ ਲਈ ਤੁਹਾਡੇ ਸਪਲਾਇਰਾਂ ਦੀ ਨੈਤਿਕ, ਵਾਤਾਵਰਣਕ, ਸਮਾਜਿਕ ਅਤੇ ਨਿਰਮਾਣ ਸਮਰੱਥਾ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰਕੇ ਲੀਲੀਨਦੇ ਸਪਲਾਇਰ ਆਡਿਟ ਪ੍ਰੋਗਰਾਮ।
RFP ਬਨਾਮ RFQ ਬਨਾਮ RFI
RFP ਇੱਕ ਵਪਾਰਕ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਹੈ ਜੋ ਕੰਪਨੀਆਂ ਦੁਆਰਾ ਵਿਕਰੇਤਾਵਾਂ ਤੋਂ ਪ੍ਰਸਤਾਵ ਮੰਗਣ ਲਈ ਵਰਤਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ।
ਹਵਾਲੇ ਲਈ ਬੇਨਤੀ (RFQ) ਇੱਕ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਹੈ ਜੋ ਕਾਰੋਬਾਰ ਹਵਾਲੇ ਜਾਂ ਕੀਮਤਾਂ ਦੀ ਬੇਨਤੀ ਕਰਨ ਲਈ ਵਰਤਦਾ ਹੈ।
ਇੱਕ RFI ਇੱਕ ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਹੈ ਜੋ ਕਾਰੋਬਾਰਾਂ ਦੁਆਰਾ ਵਸਤੂਆਂ ਜਾਂ ਸੇਵਾਵਾਂ ਦੀ ਉਪਲਬਧਤਾ ਬਾਰੇ ਪੁੱਛਗਿੱਛ ਕਰਨ ਲਈ ਵਰਤਿਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਇੱਕ RFP ਵਰਗਾ ਹੈ, ਸਿਵਾਏ ਇਸ ਵਿੱਚ ਸ਼ਾਮਲ ਨਹੀਂ ਹੈ ਉਸੇ ਜਾਣਕਾਰੀ ਜਾਂ ਪ੍ਰਸਤਾਵ।
ਇੱਕ RFP ਕਿਵੇਂ ਲਿਖਣਾ ਹੈ?
ਕਾਰੋਬਾਰ ਕਿਸੇ ਖਾਸ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਲਈ ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਸੰਭਵ ਵਿਕਲਪ ਦਾ ਮੁਲਾਂਕਣ ਕਰਨ ਲਈ ਅੰਤਿਮ RFP ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰਦੇ ਹਨ।
ਕਾਰੋਬਾਰ ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਂਦੇ ਹਨ ਕਿ RFP ਇੱਕ ਪ੍ਰਮਾਣਿਤ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਦੇ ਤੌਰ 'ਤੇ ਪੇਸ਼ੇਵਰ, ਸਪਸ਼ਟ ਅਤੇ ਸੰਖੇਪ ਹਨ। ਕੰਪਨੀ ਅਤੇ ਇਸਦੇ ਸੰਭਾਵੀ ਬੋਲੀਕਾਰਾਂ ਵਿਚਕਾਰ ਹਿੱਤਾਂ ਦੇ ਸੰਭਾਵੀ ਟਕਰਾਅ ਤੋਂ ਬਚਾਓ।
ਆਉ ਇੱਕ ਵਿਸਤ੍ਰਿਤ RFP ਦੇ ਕੁਝ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਤੱਤਾਂ 'ਤੇ ਇੱਕ ਨਜ਼ਰ ਮਾਰੀਏ:
- ਨਾਮ: ਤੁਹਾਡੀ ਕੰਪਨੀ ਜਾਂ ਸੰਸਥਾ ਦੇ ਨਾਮ ਨੂੰ ਦਰਸਾਉਂਦਾ ਹੈ
- ਗਿਣਤੀ: ਆਪਣੇ RFP ਦੀ ਘੋਸ਼ਣਾ ਕਰਦੇ ਸਮੇਂ ਨੰਬਰ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ
- ਇੱਕ ਸੰਖੇਪ: RFP ਦਾ ਸੰਖੇਪ ਵੇਰਵਾ, ਪਿਛੋਕੜ ਦੀ ਜਾਣਕਾਰੀ, ਆਦਿ
- ਉਦੇਸ਼: ਵਿਕਰੇਤਾ ਪ੍ਰਸਤਾਵਾਂ ਦੀ ਜਾਂਚ ਕਰਨ ਲਈ ਉਦੇਸ਼ਾਂ, ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਟੀਚਿਆਂ ਅਤੇ ਮਾਪਦੰਡਾਂ ਨੂੰ ਦੱਸੋ
- ਡਿਲੀਵਰੀ: ਆਪਣੇ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਡਿਲੀਵਰੇਬਲ ਦਾ ਵਰਣਨ ਕਰਦੇ ਸਮੇਂ ਜਿੰਨਾ ਸੰਭਵ ਹੋ ਸਕੇ ਖਾਸ ਬਣੋ
- ਸਮਾਸੂਚੀ, ਕਾਰਜ - ਕ੍ਰਮ: ਸਟੇਟ ਤੱਥ ਅਤੇ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਦੀ ਅੰਤਮ ਤਾਰੀਖ, ਜਿਸ ਵਿੱਚ ਸਬਮਿਸ਼ਨ, ਮੁਕੰਮਲ ਹੋਣ ਦੀਆਂ ਤਾਰੀਖਾਂ, ਅਤੇ ਇਕਰਾਰਨਾਮੇ ਦੀਆਂ ਸ਼ਰਤਾਂ 'ਤੇ ਹਸਤਾਖਰ ਸ਼ਾਮਲ ਹਨ
- ਬਜਟ: ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਲਈ ਆਪਣਾ ਟੀਚਾ ਬਜਟ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ
- ਮੁਲਾਂਕਣ ਮਾਪਦੰਡ: ਤੁਸੀਂ ਆਪਣੇ ਮੁਲਾਂਕਣ ਦੇ ਮਾਪਦੰਡ, ਸਭ ਤੋਂ ਵਧੀਆ ਅਤੇ ਅੰਤਮ ਪੇਸ਼ਕਸ਼ ਨੂੰ ਸੂਚੀਬੱਧ ਕਰੋਗੇ
ਵਰਤਮਾਨ ਵਿੱਚ, ਬਹੁਤ ਸਾਰੀਆਂ ਸੰਸਥਾਵਾਂ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਇੱਕ RFP ਸੌਫਟਵੇਅਰ ਖਰੀਦਦੀਆਂ ਹਨ ਪ੍ਰਸਤਾਵ ਲਈ ਬੇਨਤੀ ਆਰ.ਐਫ.ਪੀ. ਕਾਗਜ਼-ਅਧਾਰਤ ਪ੍ਰਣਾਲੀ ਨਾਲ ਬੋਲੀ ਦੀ ਥਾਂ ਡਿਜੀਟਲ ਖਰੀਦ.
RFP ਦੀਆਂ ਉਦਾਹਰਨਾਂ ਅਤੇ ਨਮੂਨੇ
ਇਸ ਲਿੰਕ ਵਿੱਚ ਸਰਕਾਰੀ ਏਜੰਸੀਆਂ ਤੋਂ RFP ਦਾ ਨਮੂਨਾ ਲੱਭੋ ਅੰਤਰਰਾਸ਼ਟਰੀ ਵਿਕਾਸ ਲਈ ਯੂਐਸਏਜੇਂਸੀਜ਼ (ਯੂ.ਐਸ.ਏ.ਆਈ.ਡੀ.). ਪੰਜ ਸਾਲਾਂ ਲਈ US$23 ਮਿਲੀਅਨ ਦੇ ਬਜਟ ਦੇ ਨਾਲ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਲਈ ਇੱਕ RFP।
ਸਰਕਾਰੀ ਏਜੰਸੀ ਤੋਂ ਪ੍ਰਸਤਾਵ RFP ਦੀ ਬੇਨਤੀ ਵਿੱਚ ਅਧਿਕਾਰਤ RFP ਟੈਮਪਲੇਟ ਹਨ। ਟੈਂਪਲੇਟ ਸਰਕਾਰ ਅਤੇ ਬੋਲੀ ਲਗਾਉਣ ਵਾਲੀਆਂ ਕੰਪਨੀਆਂ ਲਈ ਸਪੱਸ਼ਟਤਾ ਅਤੇ ਇਕਸਾਰਤਾ ਪ੍ਰਦਾਨ ਕਰਦੇ ਹਨ।
RFP ਦੇ ਨਮੂਨੇ ਲਿਖਣ ਵੇਲੇ, ਹੇਠ ਲਿਖੀ ਰਸਮੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਹੈ:
- ਸੀਨੀਅਰ ਪ੍ਰਬੰਧਨ RFP ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ।
ਵਪਾਰਕ ਹਿੱਸੇਦਾਰਾਂ ਵਜੋਂ ਕਾਨੂੰਨੀ, ਮਾਰਕੀਟਿੰਗ ਅਤੇ ਖਰੀਦ ਟੀਮਾਂ। ਉਹ ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਣ ਲਈ RFP ਦੀ ਸਮੀਖਿਆ ਕਰਦੇ ਹਨ ਕਿ ਇਹ ਮੁਕੱਦਮੇ ਜਾਂ ਮਾੜੇ ਪ੍ਰਚਾਰ ਨੂੰ ਸੱਦਾ ਨਹੀਂ ਦਿੰਦਾ ਹੈ।
- RFP ਵਿੱਚ ਸੰਦਰਭਾਂ ਅਤੇ ਵਿਕਰੇਤਾਵਾਂ ਦੀ ਇੱਕ ਸੂਚੀ ਸ਼ਾਮਲ ਹੋਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਨੇ ਇਸਨੂੰ ਅਤੀਤ ਵਿੱਚ ਵਰਤਿਆ ਹੈ। ਇਹ ਸੰਭਾਵੀ ਵਿਕਰੇਤਾਵਾਂ ਨੂੰ ਇਹ ਜਾਣਨ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰਦਾ ਹੈ ਕਿ ਕੰਪਨੀ ਨੇ ਇਸ ਕਿਸਮ ਦੇ ਉਤਪਾਦ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕੀਤੀ ਹੈ।
- RFP ਵਿੱਚ ਡਿਲੀਵਰੇਬਲ ਦੀ ਇੱਕ ਸੂਚੀ ਸ਼ਾਮਲ ਹੋਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ, ਜਿਸ ਵਿੱਚ ਹਰੇਕ ਡਿਲੀਵਰੇਬਲ ਦੀ ਲਾਗਤ ਸ਼ਾਮਲ ਹੈ। ਇਸ ਲਈ ਵਿਕਰੇਤਾ ਇਹ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਨ ਕਿ ਉਹ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ 'ਤੇ ਕਿੰਨਾ ਮੁਨਾਫਾ ਕਮਾਉਣਗੇ.
- ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਦੇ ਮੁੱਖ ਭਾਗ ਵਿੱਚ ਸਾਰਾ ਜ਼ਰੂਰੀ ਸਮਾਂ-ਸਾਰਣੀ ਅਤੇ ਜਾਣਕਾਰੀ ਸ਼ਾਮਲ ਕਰੋ।
- ਸਪਸ਼ਟ ਭਾਸ਼ਾ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਰੋ ਜੋ ਹਰ ਕੋਈ ਸਮਝ ਸਕੇ।
ਇਹ ਸੁਨਿਸ਼ਚਿਤ ਕਰੋ ਕਿ ਵਿਕਰੇਤਾਵਾਂ ਲਈ ਪ੍ਰਸ਼ਨਾਂ ਅਤੇ ਟਿੱਪਣੀਆਂ ਦੇ ਨਾਲ ਜਵਾਬ ਦੇਣ ਲਈ ਕਾਫ਼ੀ ਜਗ੍ਹਾ ਹੈ।
ਤੁਸੀਂ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ ਕਿ ਉਹ ਸਵਾਲ ਪੁੱਛਣ ਵਿੱਚ ਅਰਾਮ ਮਹਿਸੂਸ ਕਰਨ ਕਿਉਂਕਿ ਉਹ ਜਿੱਤਣ ਦੀ ਕੋਸ਼ਿਸ਼ ਕਰ ਰਹੇ ਹਨ!
ਪ੍ਰਸਤਾਵ ਲਈ ਬੇਨਤੀ (RFP) ਬਾਰੇ ਅਕਸਰ ਪੁੱਛੇ ਜਾਣ ਵਾਲੇ ਸਵਾਲ
1. ਕਿੰਨੀਆਂ ਕਿਸਮਾਂ ਦੀਆਂ RFP ਲੋੜਾਂ ਹਨ?
ਇੱਕ ਵਪਾਰ RFP ਦਾ ਸੰਚਾਲਨ ਕਰਦੇ ਸਮੇਂ RFP ਲੋੜਾਂ: ਨਿਰਦੇਸ਼, ਮਾਪਦੰਡ, ਅਤੇ ਹੋਰ ਪੂਰਕ ਡੇਟਾ।
• ਹਦਾਇਤਾਂ ਦੱਸਦੀਆਂ ਹਨ ਕਿ RFP ਕੀ ਮੰਗ ਰਿਹਾ ਹੈ, ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਬੋਲੀ ਦੀ ਕਿਸਮ ਅਤੇ ਸਮਾਂ-ਰੇਖਾ।
• ਮਾਪਦੰਡ ਉਹਨਾਂ ਗੁਣਾਂ ਅਤੇ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ਤਾਵਾਂ ਨੂੰ ਦਰਸਾਉਂਦੇ ਹਨ ਜੋ ਬੋਲੀਕਾਰ ਨੂੰ ਮਿਲਣੇ ਚਾਹੀਦੇ ਹਨ।
• ਹੋਰ ਪੂਰਕ ਡੇਟਾ ਵਿੱਚ ਨਿਰਮਾਣ ਡਰਾਇੰਗ, ਸਪਲਾਇਰ ਜਾਣਕਾਰੀ, ਅਤੇ ਹੋਰ ਬਹੁਤ ਕੁਝ ਸ਼ਾਮਲ ਹੁੰਦਾ ਹੈ।
ਤੁਸੀਂ ਵਪਾਰਕ RFP ਟੈਮਪਲੇਟ ਵਿੱਚ ਸਾਰੀਆਂ ਤਿੰਨ ਕਿਸਮਾਂ ਦੀਆਂ RFP ਲੋੜਾਂ ਨੂੰ ਲੱਭ ਸਕਦੇ ਹੋ।
2. RFP ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਕੀ ਹੁੰਦਾ ਹੈ?
ਤੁਹਾਡੇ ਵੱਲੋਂ ਆਪਣਾ RFP ਜਾਰੀ ਕਰਨ ਤੋਂ ਬਾਅਦ, ਤੁਹਾਨੂੰ RFP ਜਵਾਬਾਂ ਲਈ ਤਿਆਰੀ ਕਰਨੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ। ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਓ ਕਿ ਤੁਹਾਡੇ ਕੋਲ ਉਹ ਸਾਰੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਹੈ ਜਿਸਦੀ ਤੁਹਾਨੂੰ ਮੁਲਾਂਕਣ ਕਰਨ ਅਤੇ RFPs ਦਾ ਜਵਾਬ ਦੇਣ ਦੀ ਲੋੜ ਹੈ। ਤੁਸੀਂ ਪ੍ਰਸਤਾਵਾਂ ਦੀ ਸਮੀਖਿਆ ਕਰਨ ਅਤੇ ਜਵਾਬ ਦੇਣ ਲਈ ਇੱਕ ਸਮਾਂ-ਸਾਰਣੀ ਵੀ ਬਣਾਉਂਦੇ ਹੋ। ਅੰਤ ਵਿੱਚ, ਉਹਨਾਂ ਦੀਆਂ ਬੇਨਤੀਆਂ ਲਈ ਉਹਨਾਂ ਦਾ ਧੰਨਵਾਦ ਕਰਨ ਲਈ ਸਾਰੇ ਵਿਕਰੇਤਾਵਾਂ ਨਾਲ ਪਾਲਣਾ ਕਰਨਾ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਓ। ਵਿਕਰੇਤਾਵਾਂ ਦੇ ਕਿਸੇ ਵੀ ਸਵਾਲ ਦਾ ਜਵਾਬ ਦਿਓ।
3. ਇੱਕ RFP ਕਦੋਂ ਜਾਰੀ ਕਰਨਾ ਹੈ?
ਇਹ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਕਾਰਕਾਂ ਅਤੇ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਦੀ ਗੁੰਝਲਤਾ 'ਤੇ ਨਿਰਭਰ ਕਰਦਾ ਹੈ. ਪਰ, ਇੱਕ RFP ਜਾਰੀ ਕਰਨਾ ਆਮ ਤੌਰ 'ਤੇ ਇੱਕ ਚੰਗਾ ਵਿਚਾਰ ਹੁੰਦਾ ਹੈ ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਚਾਹੁੰਦੇ ਹੋ:
• ਸੰਭਾਵੀ ਮੁਕਾਬਲੇ ਦੀ ਤਸਵੀਰ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰੋ।
• ਸੰਭਾਵੀ ਵਿਕਰੇਤਾਵਾਂ ਵਿੱਚ ਦਿਲਚਸਪੀ ਦਾ ਪੱਧਰ ਨਿਰਧਾਰਤ ਕਰੋ।
• ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਨੂੰ ਪੂਰਾ ਕਰਨ ਲਈ ਲੋੜੀਂਦੀ ਲਾਗਤ ਅਤੇ ਸਮੇਂ ਦਾ ਸਹੀ ਅੰਦਾਜ਼ਾ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰੋ।
• ਕਿਸੇ ਖਾਸ ਵਿਕਰੇਤਾ ਨਾਲ ਇਕਰਾਰਨਾਮੇ 'ਤੇ ਗੱਲਬਾਤ ਕਰਨ ਦੀ ਸੰਭਾਵਨਾ ਦਾ ਮੁਲਾਂਕਣ ਕਰੋ।
4. RFP ਕੌਣ ਲਿਖਦਾ ਹੈ?
ਅੰਦਰੂਨੀ ਵਿਚਾਰ-ਵਟਾਂਦਰੇ ਵਿੱਚ ਕੰਪਨੀ ਦੇ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਦੇ ਮੁੱਖ ਹਿੱਸੇਦਾਰਾਂ ਦੁਆਰਾ RFP ਲਿਖੋ। ਸਟੇਕਹੋਲਡਰਾਂ ਦੇ ਮੈਂਬਰ ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਮੈਨੇਜਰ, ਇੰਜੀਨੀਅਰ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਕੋਲ ਤਕਨੀਕੀ ਹੁਨਰ ਹਨ, ਕਾਨੂੰਨੀ ਤੋਂ ਲੈ ਕੇ। ਪਰ ਉਹ ਅਜੇ ਵੀ ਖਰੀਦ ਟੀਮ ਦੀ ਅਗਵਾਈ ਕਰ ਰਹੇ ਹਨ.
ਇੱਕ RFP ਲਿਖਣ ਲਈ ਤਿੰਨ ਪ੍ਰਸਤਾਵ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆਵਾਂ ਹਨ: ਸੰਕਲਪ, ਡਰਾਫਟ, ਅਤੇ ਪੇਸ਼ਕਾਰੀ।
ਇੱਕ ਕਾਰੋਬਾਰੀ ਲੋੜ ਨੂੰ ਵਿਕਸਤ ਕਰਨਾ ਸੰਕਲਪ ਵਿੱਚ ਪਹਿਲਾ ਕਦਮ ਹੈ. ਖਾਸ ਨਿਸ਼ਾਨਾ ਬਾਜ਼ਾਰ ਦੀ ਪਛਾਣ ਕਰੋ।
ਡਰਾਫਟ ਵਿੱਚ ਖਾਸ ਲੋੜਾਂ ਅਤੇ ਵਿਸ਼ੇਸ਼ਤਾਵਾਂ ਦਾ ਵਿਕਾਸ ਸ਼ਾਮਲ ਹੁੰਦਾ ਹੈ। ਇਹ ਪ੍ਰਸਤਾਵਿਤ ਹੱਲ ਲਈ ਹੈ.
ਪੇਸ਼ਕਾਰੀ ਪੜਾਅ ਸ਼ਾਰਟਲਿਸਟ ਕੀਤੇ ਵਿਕਰੇਤਾਵਾਂ ਨਾਲ ਸਾਂਝਾ ਕੀਤਾ ਗਿਆ RFP ਹੈ। ਵਿਕਰੇਤਾ RFP ਵਿੱਚ ਨਿਰਧਾਰਤ ਲੋੜਾਂ ਦੇ ਜਵਾਬ ਵਿੱਚ ਪ੍ਰਸਤਾਵ ਪੇਸ਼ ਕਰਦੇ ਹਨ।
ਅੱਗੇ ਕੀ ਹੈ
ਹੁਣ, ਤੁਸੀਂ ਜਾਣਦੇ ਹੋ ਕਿ ਤੁਹਾਨੂੰ ਇੱਕ RFP ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਕਦੋਂ ਕਰਨੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ, ਅਤੇ ਇਹ ਤੁਹਾਡੇ ਪ੍ਰੋਜੈਕਟ ਦੀਆਂ ਲੋੜਾਂ ਦਾ ਬਿਹਤਰ ਮੁਲਾਂਕਣ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਤੁਹਾਡੀ ਕਿਵੇਂ ਮਦਦ ਕਰਦਾ ਹੈ।
ਅਸੀਂ ਉਮੀਦ ਕਰਦੇ ਹਾਂ ਕਿ ਤੁਹਾਡੀ ਖੁਦ ਦੀ RFP ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਇਹ ਵਿਆਪਕ ਗਾਈਡ, ਕਦਮਾਂ ਅਤੇ ਦਿਸ਼ਾ-ਨਿਰਦੇਸ਼ਾਂ ਸਮੇਤ ਜੋ ਤੁਹਾਨੂੰ ਇੱਕ ਪ੍ਰਭਾਵਸ਼ਾਲੀ RFP ਦਸਤਾਵੇਜ਼ ਬਣਾਉਣ ਲਈ ਜਾਣਕਾਰੀ ਇਕੱਠੀ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰਨਗੇ।
ਨਾਲ ਲੀਲਾਈਨਸੋਰਸਿੰਗ ਦੀ ਤਜਰਬੇਕਾਰ ਟੀਮ, ਅਸੀਂ ਸ਼ੁਰੂ ਤੋਂ ਪੂਰੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਵਿੱਚ ਤੁਹਾਡੀ ਅਗਵਾਈ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਮਦਦ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਾਂ। ਤਾਂ ਇੰਤਜ਼ਾਰ ਕਿਉਂ? ਸਾਡੇ ਨਾਲ ਸੰਪਰਕ ਕਰੋ ਅੱਜ ਸ਼ੁਰੂ ਕਰਨ ਲਈ!
