Az ajánlatkérés (RFP) minden beszerzési folyamat kritikus lépése. Ez a vevő dokumentuma a vállalkozó, az eladó vagy a szolgáltató számára.
A rossz eladó megszerzése költséges lehet. a CPO-k 61%-a (Beszerzési vezetők) úgy vélik, hogy a kockázat megnőtt. Az ajánlatkérőnek képesnek kell lennie több ajánlattevő közül is szűrni, így csak a magasan képzettek maradnak.
Több mint 10 éves tapasztalattal és több ezer sikeres, kiváló minőségű gyártási projekttel az ügyfelek számára, Leelinesourcing határozottan jártas az RFP-dokumentumok generálásában, hogy megtalálja a legjobb gyártókat, amelyek kiváló minőségű termékeket állítanak elő ütemezett szállítással, hogy támogassák az ügyfelek magas jövedelmezőségét.
Elmagyarázzuk a jó minőségű RFP létrehozásának folyamatát. Hatékony RFP-t kaphat, amely vonzza a kiváló minőségű szállítókat.
Búcsúzzunk be!
Mi az az ajánlatkérés?
A jó RFP egy olyan dokumentum, amely minden áru- vagy szolgáltatásszállítót magához vonz. Ez egy hivatalos dokumentum, amely a következő összetevőket tartalmazza:
- Az RFP küldetése vagy célja.
- A szervezet rövid áttekintése.
- Azon termékek vagy szolgáltatások listája, amelyekre a szervezetnek szüksége van.
- A szükséges minőség, szállítás és ár specifikációja.
- A beszerzés felülvizsgálati folyamatának ütemezése.
- A potenciális szállító által követett ajánlattételi eljárások magyarázata.
- A beszerzési osztály elérhetőségei.
Mikor érdemes RFP-t használni?
Az RFP a legjobb módja annak, hogy sok ajánlatot kapjon a potenciális beszállítóktól a projekt sikere érdekében.
Az ajánlattételi folyamatot különböző szállítók előtt nyitja meg egy ajánlatkéréssel. Segítségével jobb ajánlatokat kaphat, és megtalálhatja az igényeinek leginkább megfelelőt.
Ha Ön egy induló cég, fontos megértenie, mikor kell RFP-t használnia.
Íme néhány forgatókönyv, amelyek RFP használatára késztethetnek:
- Újat keresel szállító vagy partner.
- Növelni szeretné az eladásokat vagy piacra dobni vállalkozását.
- Tudni szeretné, mire készül a versenytársa.
- Szeretnél többet megtudni a célközönségedről.
- Azt szeretné tudni, hogy működőképes lenne-e vállalkozást indítani ebben az iparágban vagy régióban.
- Segítsen kiszámítani a vállalkozásindítás költségeit és előnyeit.
Miért készítenek RFP-ket a szervezetek?
A szervezetek az ajánlatkéréseket (RFP) használják áruk, szolgáltatások vagy projektek vásárlására. A szervezetek RFP használatának leggyakoribb oka az idő és a pénz megtakarítása.
Ha egy szervezet szerződést köt a nyertes ajánlattevővel, időt és erőfeszítést takaríthat meg. A nyertes pályázó rendelkezik a megfelelő erőforrásokkal, amelyekre a szervezetnek szüksége van.
Az RFP folyamat biztosítja, hogy az érdekelt felek hozzáférjenek ugyanazokhoz az információkhoz. Ez tisztességes és nyílt versenyt tesz lehetővé, ami ideális a megfelelő szállító kiválasztásához.
Hogyan működik az RFP folyamat?
Az RFP folyamat célja a legjobb szállító megtalálása a szükséges termékekhez. Az RFP projekt sikeres, ha időt és költséget takarít meg a folyamat során.
Az RFP létrehozásához szükséges lépések:
- Készítsen pontos leírást arról, amit keres.
- Hozzon létre egy versenyképes környezetet, hogy láthassa, mit kínálnak más cégek.
- Kiadja az ajánlatkérést RFP.
- Kövesse nyomon és hasonlítsa össze a kapott válaszokat.
Az RFP-nek konkrét követelményei lesznek, amelyeket az ajánlattevő szállítóknak meg kell felelniük.
Vállalkozása sikeréhez elengedhetetlen, hogy a legjobb ajánlatot kapja meg eladójától!
A Request for Proposal (RFP) előnyei
Az ajánlatkérés kibocsátásával megkaphatja az ajánlattételi folyamatot a szállítóktól, és kiválaszthatja a legjobbat.
Az RFP megkönnyíti a folyamat egyszerűsítését és az ajánlatok összehasonlítását.
Az RFP-k bizonyos előnyöket kínálnak mind a vevők, mind a beszállítók számára, beleértve a következőket:
- Hozzon létre egy tisztességes és nyílt ajánlattételi eljárást.
- Keressen képzett és potenciális szállítókat.
- A pályázatok beérkezésének értékelési kritériumai RFP alapúak.
- A beszerzés végrehajtási folyamatának kezelésére használt RFP-k.
- Az RFP-k könnyen terjeszthetők online formátumokban, például e-mailben és webhelyeken.
- Az RFP-knek vannak határidői és specifikációi, így a projekteknek egyértelmű kezdési és befejezési dátumuk van.
- Az RFP-knek részletes követelményei vannak, így Ön tudja, mire van szüksége a potenciális vállalkozóktól.
- A szisztematikus sablonoknak köszönhetően könnyedén hozhat létre és terjeszthet új RFP-ket.
- Az RFP-k javították a döntéshozatalt, növelték a hatékonyságot és jobb eredményeket értek el.
- Az ajánlatkérők garantálhatják a projekt befejezését, mert a végső kiválasztáskor mindig a pénzügyi ellenőrzést végző szállítók gondoskodnak arról, hogy a fennmaradó pályázók kitűnő anyagi egészséggel rendelkezzenek.
Új kínai beszállítótól szeretne rendelni? Biztos, hogy megbízható?
Biztonságos ellátási lánc beszállítói etikai, környezetvédelmi, társadalmi és gyártási kapacitásának ellenőrzésével a megfelelőség érdekében Leelinebeszállítói audit programjai.
RFP kontra RFQ vs. RFI
Az RFP egy üzleti dokumentum, amelyet a vállalatok arra használnak, hogy ajánlatokat kérjenek a szállítóktól.
Az ajánlatkérés (RFQ) egy dokumentum, amelyet a vállalkozások árajánlatok vagy árak kérésére használnak.
Az RFI egy olyan dokumentum, amelyet a vállalkozások arra használnak, hogy érdeklődjenek az áruk vagy szolgáltatások elérhetőségéről. Olyan, mint egy RFP, csak nem tartalmazza árazás információkat vagy javaslatokat.
Hogyan írjunk RFP-t?
A vállalkozások a végső ajánlatkérést használják fel, hogy felmérjék a lehető legjobb megoldást egy adott projekthez.
A vállalkozások szabványosított folyamatként biztosítják, hogy az RFP-k professzionálisak, világosak és tömörek legyenek. Védekezzen a vállalat és potenciális ajánlattevői közötti esetleges összeférhetetlenségtől.
Vessünk egy pillantást a részletes RFP néhány kritikus elemére:
- Név: A cég vagy szervezet nevét tükrözi
- Szám: Adja meg a számot az ajánlatkérésének bejelentésekor
- Egy levél: Az RFP rövid leírása, háttérinformációk stb
- célok: Adja meg a célokat, a projektcélokat és a kritériumokat a szállítói ajánlatok ellenőrzéséhez
- teljesítések: Legyen a lehető legpontosabb, amikor leírja a projektjeit
- Menetrend: Közölje a tényeket és a projekt határidejét, beleértve a benyújtást, a befejezési dátumokat és a szerződési feltételek aláírását
- Költségvetés: Adja meg a projekt célköltségkeretét
- Értékelési szempontok: Felsorolja az értékelési kritériumokat, a legjobb és a végső ajánlatot
Jelenleg sok szervezet vásárol RFP-szoftvert a kínálatban az ajánlatkérés RFP. Az ajánlattételt papír alapú rendszerre felváltva digitális beszerzés.
Példák és sablonok az RFP-re
Ezen a linken talál egy mintát a kormányzati szervektől származó RFP-re USA nemzetközi fejlesztési ügynökségek (USAID). Egy ajánlattétel a projekthez 23 millió USD költségvetéssel öt évre.
A kormányhivataltól származó ajánlatkérő RFP hivatalos ajánlattételi sablonokat tartalmaz. A sablonok egyértelműséget és következetességet biztosítanak a kormány és az ajánlattevő cégek számára.
Az RFP sablonjainak írásakor a következő formális folyamat:
- A felső vezetés létrehozza az RFP-t.
Jogi, marketing és beszerzési csapatok, mint üzleti érdekelt felek. Felülvizsgálják az ajánlatkérést, hogy megbizonyosodjanak arról, hogy nem indít pert vagy rossz reklámot.
- Az ajánlatkérőnek tartalmaznia kell egy listát azokról a referenciákról és szállítókról, akik korábban használták azt. Ez segít a potenciális eladóknak tudni, hogy a vállalat ilyen típusú terméket használt.
- Az ajánlatkérőnek tartalmaznia kell a teljesítendő termékek listáját, beleértve az egyes szállítmányok költségeit. Így a szállítók meghatározhatják, hogy mekkora profitot termelnek a projekten.
- A dokumentum törzsében szerepeljen minden szükséges ütemezési idő és információ.
- Használjon világos, mindenki számára érthető nyelvet.
Gondoskodjon arról, hogy az eladók elegendő hely álljon rendelkezésre kérdésekkel és megjegyzésekkel válaszolni.
Azt akarja, hogy kényelmesen tegyenek fel kérdéseket, mert nyerni próbálnak!
GYIK az ajánlatkérésről (RFP)
1. Hányféle RFP követelmény?
RFP követelményei üzleti RFP lebonyolítása során: utasítások, kritériumok és egyéb kiegészítő adatok.
• Az utasítások meghatározzák, hogy az ajánlatkérő mit kér, például az ajánlattétel típusát és az idővonalat.
• A kritériumok meghatározzák azokat a tulajdonságokat és jellemzőket, amelyeknek az ajánlattevőnek meg kell felelnie.
• Az egyéb kiegészítő adatok közé tartoznak a gyártási rajzok, a szállítói információk és egyebek.
Mindhárom típusú RFP-követelmény megtalálható egy üzleti RFP-sablonban.
2. Mi történik az RFP után?
Miután kiadta az ajánlatkérést, fel kell készülnie az ajánlatkérésre adott válaszokra. Győződjön meg arról, hogy rendelkezik minden szükséges információval az ajánlatkérések értékeléséhez és megválaszolásához. Emellett ütemtervet is készíthet a javaslatok áttekintésére és megválaszolására. Végül mindenképpen vegye fel a kapcsolatot az összes szállítóval, hogy megköszönje a beadványaikat. Válaszoljon az eladók esetleges kérdéseire.
3. Mikor kell RFP-t kiadni?
Ez számos tényezőtől és a projekt összetettségétől függ. Az RFP kiadása azonban általában jó ötlet, ha a következőket szeretné:
• Készítsen képet a potenciális versenytársakról.
• Határozza meg a potenciális szállítók érdeklődésének szintjét.
• Pontos becslést kaphat a projekt befejezéséhez szükséges költségekről és időről.
• Mérje fel egy adott szállítóval való szerződés megkötésének megvalósíthatóságát.
4. Ki írja az ajánlatkérést?
Az RFP-t a projekt kulcsfontosságú érintettjei írják a vállalat belső megbeszélésein. Olyan érdekelt felek tagja, mint projektmenedzser, műszaki ismeretekkel rendelkező mérnökök, jogi ismeretekkel rendelkezők. De továbbra is a beszerzési csapat vezeti őket.
Az ajánlatkérő megírása három ajánlattételi folyamatból áll: koncepcióalkotás, vázlatkészítés és bemutatás.
Az üzleti igény kialakítása a koncepcióalkotás első lépése. Határozza meg a konkrét célpiacot.
A tervezet konkrét követelmények és előírások kidolgozását foglalja magában. A javasolt megoldáshoz tartozik.
A bemutató szakasz a szűkített szállítókkal megosztott RFP. A szállítók az ajánlatkérőben meghatározott követelményeknek megfelelően nyújtanak be ajánlatot.
Mi a következő lépés
Most már tudja, mikor érdemes RFP-t használni, és hogyan segít jobban felmérni projektje igényeit.
Reméljük, hogy ez az átfogó útmutató a saját RFP létrehozásához, beleértve azokat a lépéseket és útmutatásokat is, amelyek segítenek információkat gyűjteni egy hatékony RFP dokumentum létrehozásához.
A Leelinesourcing tapasztalt csapat, segítünk végigvezetni a teljes folyamaton a nullától kezdve. Akkor minek várni? Kapcsolatfelvétel még ma az induláshoz!
