Kumaha Nulis Paménta Kanggo Inpormasi (RFI)

RFI mangrupikeun léngkah munggaran dina prosés pengadaan pikeun mastikeun transaksi bisnis anu adil sareng kualitas luhur sareng usaha sanés. Janten, perusahaan ngalebetkeun Permintaan Inpormasi ka panyadia poténsial nalika aranjeunna peryogi pasangan anu tiasa dipercaya.

Tapi naon kahayang téh Request pikeun Émbaran, sarta naha éta penting?

Salaku ahli sumber anu berpengalaman, kami parantos ngintunkeun ratusan RFI dina karir dasawarsa urang. Ku kituna, urang terang persis kumaha nulis RFI nu ngajamin réspon ti padagang. 

Tulisan ieu bakal ngajelaskeun kunaon sareng kumaha anjeun kedah nyiapkeun dokumen RFI pikeun proyék anjeun. Teraskeun bacaan!

Naon pamundut inpormasi?

Nyuhunkeun inpormasi ogé katelah RFI. Pausahaan nganggo dokumén ieu pikeun nyuhunkeun inpormasi tinulis anu lengkep ti panyadia poténsial. RFI mangrupikeun bagian mimiti sadaya prosés pengadaan. Ieu utamana dipaké pikeun solicit informasi pikeun mutuskeun naon nu kudu salajengna pikeun proyék husus.

Kéngingkeun inpormasi anu relevan tina panyadia poténsial anu béda ngamungkinkeun usaha pikeun ngabandingkeun RFI. Ngabogaan leuwih suppliers pikeun babandingan ngajadikeun eta gampang uninga supplier mana anu pangalusna cocog pikeun proyék nu.

Naha profésional nganggo pamundut kanggo inpormasi?

Profesional nganggo RFI pikeun naroskeun detil sareng naroskeun patarosan khusus ka perusahaan ngeunaan produk sareng jasa anu disayogikeun. Éta sering dianggo dina panalungtikan pasar, sareng éta mangrupikeun bagian mimiti tina unggal prosés ngagaleuh.

Sababaraha inpormasi profésional anu dipénta dina RFI nyaéta: 

• Pangalaman panyadia pikeun proyék-proyék anu sami
• Patarosan ngeunaan jasa anu ditawarkeun ku perusahaan anu nyayogikeun 
• Garis waktos nalika aranjeunna tiasa nyayogikeun jasa pikeun proyék éta
• Prosés manajemén proyék supplier urang

Profesional sering nganggo template RFI biasa. Hiji template RFI mangpaat pikeun proyék ngayakeun ulang. Éta ngagampangkeun pikeun tim pengadaan pikeun milarian propil vendor anu cocog pikeun proyék-proyék anu sami di hareup. Kuring tetep template RFI kuring dina google docs sarta ngan nyalin paste eta pikeun ngirim ka unggal supplier. Ngan nyieun parobahan saeutik pikeun nyocogkeun kaayaan. 

Kumaha jalan RFI?

Ieu opat léngkah tina prosés RFI: 

Lengkah 1: A meuli ngamekarkeun RFI.

RFI mangrupikeun dokumen tinulis anu nyayogikeun prosés standar pikeun milarian inpormasi khusus. Di dieu, nu meuli nanya suppliers patarosan singket atawa rinci dina format jelas.Upami dokumén awal dijieun dina Word, a Konverter Kecap kana PDF dipaké pikeun finalize file. RFI ngamungkinkeun vendor ngartos kabutuhan pembeli sacara gampang. 

Lengkah 2: A vendor responds kana RFI.

Anu mésér biasana nyayogikeun wates waktu pikeun padagang pikeun ngajawab RFI. Pembeli ngabandingkeun réspon anu dikumpulkeun tina RFI ka silih. Léngkah ieu ngabantosan usaha mutuskeun supplier sareng jasa mana anu paling cocog sareng proyék éta. 

Lengkah 3: Nu meuli marios réspon penjual.

Saatos deadline, bisnis marios réspon RFI anu dikirim ku unggal padagang. Anu meuli milarian inpormasi umum ngeunaan unggal perusahaan sareng konflik poténsial anu timbul tina gawé bareng aranjeunna. Bagian ieu sadayana ngeunaan nalungtik inpormasi latar tukang anu ngical paralatan. Kuring pariksa inpormasi ieu tina pangkalan data anu sayogi umum, sapertos nomer Lisensi sareng data pendaptaran ti situs Govt. 

Marios réspon vendor ngabantosan anu mésér mutuskeun réspon RFI mana anu bakal diteruskeun kana léngkah salajengna.

Lengkah 4: Léngkah salajengna dina prosés pengadaan: prosés RFP

Sanggeus milih hiji vendor ti suppliers luyu, meuli pindah ka RFP, nu Request for Proposal.

Disarankeun bacaan: Pamundut Proposal (RFP)

Mangpaat ngagunakeun pamundut pikeun informasi

Paménta inpormasi tiasa masihan kauntungan anu béda pikeun perusahaan. 

Nalika damel sareng proyék ngayakeun ulangan, para pembeli tiasa balik deui ka padagang poténsial anu aranjeunna mendakan ku ngagunakeun témplat RFI. Kauntungan sejenna tina ngagunakeun RFI nyaéta:

• RFI nembongkeun suppliers yén aya kompetisi dina bisnis Anjeun. 

Ngumpulkeun réspon RFI ngajantenkeun panyadia sadar yén aya persaingan pikeun bisnis anjeun. Ngadamel RFI ngajantenkeun proyék anjeun langkung dipikahoyong. Ogé méré suppliers nu urgency jadi responsif pikeun dipilih pikeun proposal. Éta ogé ningkatkeun kapercayaan antara supplier sareng pembeli. Kusabab anu meuli naroskeun RFI, aranjeunna serius pikeun ngalaksanakeun bisnis, sanés ngan ukur jalma acak anu naroskeun kutipan. 

• Anjeun meunang gambaran lengkep unggal supplier. 

RFIs ngamungkinkeun pembeli komunikasi langsung jeung suppliers. Dibandingkeun sareng inpormasi anu sayogi pikeun tampilan umum dina internét, réspon padagang pikeun dokumén RFI anjeun bakal langkung dipercaya. Ieu mastikeun yén anjeun bakal nampi jasa anu dijanjikeun ku padagang sorangan yén aranjeunna tiasa nyayogikeun.

Kumaha cara nyerat pamundut inpormasi (RFI)?

Aya seueur témplat RFI proyék anu sayogi online. Tapi, kami bakal nyayogikeun anjeun template Permintaan Inpormasi anu sederhana tapi efektif pikeun ngamimitian prosés pengadaan pikeun proyék anjeun. Ieu naon anu anjeun kedah kalebet dina RFI anjeun:

 1. Ihtisar

Anjeun kedah nyayogikeun kontéks bisnis anjeun dina dokumén RFI. Nulis ku cara kitu bakal nyorong padagang pikeun tujuan janten pasangan poténsial anjeun sacara aktip. Éta ogé bakal ngantepkeun aranjeunna terang naha aranjeunna tiasa nyayogikeun solusi anu sayogi pikeun kabutuhan anjeun ayeuna atanapi henteu.

Émut, dina bisnis, perusahaan ngawangun hubungan pikeun ngahasilkeun kauntungan. Vendor kedah sadar yén usulan anjeun dina léngkah salajengna tiasa nguntungkeun aranjeunna sapertos anu tiasa nguntungkeun anjeun. Nyadiakeun kredensial anjeun ka unggal vendor poténsial sareng ningkatkeun kasempetan anjeun nampi réspon. 

 2. kualifikasi

Dina ieu bagian tina formulir Request for Information, nyadiakeun vendor kalawan rinci husus tina ladenan nu Anjeun keur pilari. Nyadiakeun komunikasi anu jelas ngeunaan produk, jasa, sareng metode pangiriman anu anjeun hoyong capai. Réspon dina bagian ieu bakal janten faktor utama dina kaputusan anjeun. Janten, perhatosan pisan kana bagian tina dokumén template inpormasi ieu. 

Upami anjeun ngalakukeun bagian ieu kalayan saé, anjeun bakal gaduh perbandingan detil unggal réspon anu anjeun tampi. 

 3. Dipénta informasi

Dina bagian ieu pamundut pikeun citakan informasi, ngumpulkeun informasi ngeunaan credibility supplier urang, kamampuhan, kadali kualitas, jsb Nanyakeun patarosan husus. Waleran kana patarosan ieu salajengna bakal ngabantosan anjeun nyandak kaputusan anu terang salaku pembeli. Sababaraha urang naroskeun ngeunaan nomer lisénsi Usaha pikeun mariksa ulang rékamanna tina pangkalan data Umum. Éta ogé masihan anjeun tanggal pendaptaran, anu hartosna langkung lami aranjeunna, langkung dipercaya aranjeunna. 

 4. ekspektasi respon

Tulis ekspektasi respon anjeun dina template RFI Anjeun ogé. Masihan suppliers waktos ample pikeun ngabales, tapi ulah poho pikeun nangtukeun deadline a. Upami anjeun badé nganggo kritéria évaluasi, sebutkeun éta dina bagian ieu, ku kituna para supplier bakal terang naon anu anjeun milarian. 

Anjeun ogé tiasa nambihan klausa rahasia di dieu salaku bagian tina lampiran anu kalebet.

7 Tips pikeun ngirimkeun Request for Information

1. Tuntas diajar proyék anjeun

Léngkah munggaran dina ngirimkeun RFI nyaéta ngartos heula proyék anjeun. Nyaho unggal detil proyék anjeun sareng eusian jurang inpormasi anjeun. Anjeun moal tiasa leres nyatakeun kabutuhan anjeun ka supplier upami anjeun henteu terang naon éta. 

Ogé, gaduh katerangan padet ngeunaan proyék anjeun bakal ngajamin padagang anu damel sareng anjeun bakal patut.

      2. Ngarumuskeun patarosan krusial 

Naroskeun patarosan anu relevan pikeun proyék anjeun dina dokumén RFI anjeun. Ieu sababaraha petunjuk anu kedah diperhatoskeun nalika ngarumuskeun patarosan:

• Janten khusus. 

Sateuacan anjeun naroskeun patarosan anjeun, nyayogikeun kontéks ngeunaan bagian mana tina proyék anu aya hubunganana. Entong nambihan garis bluff sareng kecap anu teu perlu dina citakan anjeun. Janten tepat sareng ati-ati nalika nganggo kecap.

• Nyadiakeun dokumén pangrojong. 

Upami anjeun peryogi gambar supados patarosan anjeun langkung jelas, tong ragu ngalebetkeun dokumén anu napel dina RFI anjeun. 

    3. Turutan format ditangtoskeun

Sababaraha suppliers nyadiakeun Request maranéhanana pikeun Inpormasi template nu maranéhna nyangka klien poténsi ngagunakeun. Sateuacan ngirim RFI generik, pastikeun yén perusahaan henteu ngagaduhan format anu dipiharep heula. Atanapi, RFI anjeun tiasa dipaliré ku panyadia anu ketat. 

    4. Pariksa dokumén RFI Anjeun

Marios sacara kritis sadayana template RFI sareng mastikeun yén anjeun kalebet sadayana anu anjeun hoyong terang. Naroskeun patarosan anu diperyogikeun tapi ogé, pastikeun anjeun henteu naroskeun patarosan anu anjeun tiasa ngajawab sorangan. Pariksa struktur, tata basa, sareng kajelasan dokumén anjeun. 

Ngalakukeun ieu bakal nampilkeun anjeun salaku bisnis anu diandelkeun sareng profésional. 

    5. Kirim pamundut anjeun

Saatos mastikeun yén dokumén anjeun kalebet sareng naroskeun sadaya inpormasi anu diperyogikeun, kirimkeun RFI anjeun. Sababaraha suppliers nyetel interval husus pikeun queries lumangsung yén maranéhna rék ngagunakeun nalika ngirim pamundut anjeun. Janten, pastikeun yén anjeun hormat interval anu dipénta. Entong ngirim patarosan unggal waktos anjeun gaduh patarosan. Kompilkeun patarosan kana hiji pamundut sareng kirimkeun dina waktos anu pas.

   6. Atur lumangsung queries RFI

Boga rencana pikeun ngatur patarosan RFI anjeun. Sababaraha panyadia bakal langsung ngabales, sareng sababaraha moal ngabales pisan. Vendor ogé tiasa naroskeun patarosan susulan. Pastikeun yén anjeun gaduh rencana pikeun sadaya skenario anu mungkin supados prosés RFI proyék anjeun bakal lancar. 

    7. Ngabales queries on waktos tur kalawan rinci

Lamun suppliers ngirimkeun deui queries nyoba netelakeun hiji hal, ulah nyandak panjang teuing pikeun ngabales. Upami Sadérék, suppliers bisa ngarasa lateness anjeun salaku unprofessional. Inget pikeun salawasna nulis dina specifics tur kalawan jéntré hébat. Katerangan tiasa nyababkeun miskomunikasi anu tiasa ngabahayakeun pikeun proyék. 

Contona RFI

Hayu urang nyarios Nike peryogi desain ODM ti supplier di Cina. Janten, aranjeunna mutuskeun ngirim RFI ka sababaraha supplier Cina anu aranjeunna terang.

Ieu inpormasi anu aranjeunna kedah kalebet dina RFI na.

Tinjauan Bisnis: Dina conto ieu, Nike nyebatkeun yén aranjeunna peryogi desain sapatu énggal pikeun koleksi Ahir Taun. 

kualifikasi: Nike nyatakeun kabutuhan pastina ti suppliers. Sebutkeun aranjeunna peryogi sapuluh desain sapatu énggal. Aranjeunna kalebet ieu dina dokumén RFI supados para supplier terang naon anu dipiharep jasa perusahaan ti aranjeunna.

patarosan: Dina conto ieu, NIKE tiasa naroskeun patarosan ka supplier sapertos:

• Naha anjeun ayeuna gaduh desain labél swasta pikeun sapatu sayogi? 
• Sabaraha lami waktos nuju anjeun ka Amérika Serikat? 
• Sabaraha pasang sapatu anjeun tiasa ngahasilkeun dina sadinten?

Harepan: Dina conto ieu, Nike tiasa ngagantelkeun kritéria pikeun desain sapatu anu diperyogikeun. Atanapi, aranjeunna ogé tiasa ngagantelkeun kriteria pikeun panyadia anu aranjeunna milarian. 

FAQs ngeunaan pamundut inpormasi

Naon salajengna

Anjeun kedah taliti ngarencanakeun sareng ngarajinkeun dokumén RFI anjeun pikeun ngagaduhan kasempetan pangsaéna pikeun milarian supplier anu dipercaya. Sapertos unggal léngkah dina proyék bisnis naon waé, RFI henteu kedah buru-buru. Pastikeun yén RFI anjeun lengkep, langsung ka titik, sareng singket. Entong samar-samar supados supplier didorong pikeun ngusahakeun damel sareng anjeun.

Upami anjeun ngalaman masalah milarian panyadia poténsial pikeun ngirim RFI, kami tiasa ngabantosan. Leelinesourcing aya dina kontak jeung ratusan suppliers borongan, jadi taros Kami, sareng kami bakal ngabantosan anjeun.