Y Cais am Gynnig (RFP) yw’r cam hollbwysig mewn unrhyw broses gaffael. Dyma ddogfen y prynwr ar gyfer y contractwr, y gwerthwr neu'r darparwr gwasanaeth.
Gall caffael y gwerthwr anghywir fod yn gostus. 61% o Orchmynion Prynu Gorfodol (Prif Swyddogion Caffael) yn credu bod risg wedi cynyddu. Rhaid i'r RFP allu hidlo o gynigwyr lluosog, felly dim ond rhai â chymwysterau uchel sydd ar ôl.
Gyda dros 10 mlynedd o brofiad a miloedd o brosiectau gweithgynhyrchu llwyddiannus o ansawdd uchel i gleientiaid, Leelinesourcing yn bendant mae ganddo arbenigedd mewn cynhyrchu dogfennau RFPs i ddod o hyd i'r gwneuthurwyr gorau sy'n cynhyrchu cynhyrchion o ansawdd uchel gyda darpariaeth ar yr amserlen, i gefnogi cleientiaid i gael proffidioldeb uchel.
Byddwn yn esbonio'r broses y tu ôl i greu RFP o ansawdd uchel. Gallwch gael RFP effeithiol sy'n denu gwerthwyr o ansawdd uchel.
Gadewch i ni ddeifio i mewn!
Beth yw Cais am Gynnig?
Mae RFP da yn ddogfen i ddenu'r holl werthwyr nwyddau neu wasanaethau. Mae’n ddogfen ffurfiol sy’n cynnwys y cydrannau canlynol:
- Datganiad cenhadaeth neu ddiben ar gyfer RFP.
- Trosolwg byr o'r sefydliad.
- Rhestr o'r cynhyrchion neu'r gwasanaethau sydd eu hangen ar y sefydliad.
- Manyleb o'r ansawdd, y cyflenwad a'r pris gofynnol.
- Amserlen ar gyfer y broses adolygu caffael.
- Esboniad o unrhyw weithdrefnau bidio y bydd y darpar werthwr yn eu dilyn.
- Y wybodaeth gyswllt ar gyfer yr adran brynu.
Pryd Ddylech Chi Ddefnyddio RFP?
Yr RFP yw'r ffordd orau o gael llawer o gynigion gan ddarpar gyflenwyr ar gyfer llwyddiant y prosiect.
Rydych chi'n agor y broses gynnig i wahanol werthwyr trwy gyhoeddi RFP. Gall eich helpu i gael bargeinion gwell a dod o hyd i'r rhai sy'n gweddu orau i'ch anghenion.
Os ydych chi'n gwmni newydd, mae'n bwysig deall pryd y gallai fod angen i chi ddefnyddio RFP.
Dyma rai senarios a allai eich annog i ddefnyddio RFP:
- Rydych chi'n chwilio am newydd cyflenwr neu bartner.
- Rydych chi eisiau cynyddu gwerthiant neu farchnata'ch busnes.
- Rydych chi eisiau gwybod beth mae'ch cystadleuaeth yn ei wneud.
- Rydych chi eisiau dysgu mwy am eich cynulleidfa darged.
- Rydych chi eisiau darganfod a fyddai'n ymarferol cychwyn busnes yn y diwydiant neu'r rhanbarth hwn.
- Helpwch i gyfrifo costau a buddion cychwyn busnes.
Pam Mae Sefydliadau'n Creu RFPs?
Mae sefydliadau'n defnyddio Cais Am Gynigion (RFPs) i brynu nwyddau, gwasanaethau neu brosiectau. Y rheswm mwyaf cyffredin y mae sefydliad yn defnyddio RFP yw arbed amser ac arian.
Os yw sefydliad yn contractio gyda'r cynigydd buddugol, gall arbed amser ac ymdrech. Bydd gan y cynigydd buddugol yr adnoddau cywir sydd eu hangen ar y sefydliad.
Gall y broses RFP sicrhau bod partïon â diddordeb yn cael mynediad at yr un wybodaeth. Mae hyn yn caniatáu cystadleuaeth deg ac agored, sy'n ddelfrydol wrth ddewis y gwerthwr cywir.
Sut Mae'r Broses RFP yn Gweithio?
Nod y broses RFP yw dod o hyd i'r gwerthwr gorau ar gyfer y cynhyrchion gofynnol. Llwyddiant y prosiect RFP os yw'n arbed amser a chost yn y broses.
Camau y mae angen i chi eu cymryd i greu RFP:
- Drafftiwch fanylebau manwl gywir o'r hyn rydych chi'n edrych amdano.
- Crëwch dirwedd gystadleuol fel y gallwch weld beth mae cwmnïau eraill yn ei gynnig.
- Cyflwyno'r cais am gynnig RFP.
- Traciwch a chymharwch yr ymatebion a gewch.
Bydd gan RFP ofynion penodol y mae'n rhaid i werthwyr sy'n cynnig eu bodloni.
Mae cael y cynnig gorau gan eich gwerthwr yn hanfodol i lwyddiant eich busnes!
Manteision Cais am Gynnig (RFP)
Bydd cyhoeddi RFP yn gadael i chi dderbyn y broses gynnig gan werthwyr a dewis yr un gorau.
Mae RFP yn ei gwneud hi'n haws symleiddio'r broses a chymharu cynigion.
Mae RFPs yn cynnig rhai buddion i brynwyr a chyflenwyr, gan gynnwys y canlynol:
- Creu proses gynnig deg ac agored.
- Dewch o hyd i werthwyr cymwys a darpar werthwyr.
- Mae meini prawf gwerthuso ar gyfer derbyn cynigion yn seiliedig ar RFP.
- RFPs a ddefnyddir i reoli'r broses gweithredu caffael.
- Mae RFPs yn hawdd i'w dosbarthu trwy fformatau ar-lein, megis e-bost a gwefannau.
- Mae gan RFPs derfynau amser a manylebau, felly mae gan brosiectau ddyddiadau cychwyn a gorffen clir.
- Mae gan RFPs ofynion manwl, felly rydych chi'n gwybod beth sydd ei angen arnoch chi gan ddarpar gontractwyr.
- Diolch i dempledi systematig, gallwch greu a dosbarthu RFPs newydd yn rhwydd.
- Roedd RFPs wedi gwella prosesau gwneud penderfyniadau, mwy o effeithlonrwydd, a chanlyniadau gwell.
- Gall RFPs warantu y prosiect yn cael ei gwblhau, oherwydd ar y dewis terfynol, bob amser yn ariannol gwirio gwerthwyr, sicrhau bod y cynigwyr sy'n weddill wedi iechyd ariannol rhagorol.
Eisiau gosod archeb gyda chyflenwr Tsieineaidd newydd? A ydych yn siŵr eu bod yn ddibynadwy?
Sicrhewch eich gadwyn gyflenwi drwy wirio galluoedd moesegol, amgylcheddol, cymdeithasol a gweithgynhyrchu eich cyflenwyr i sicrhau cydymffurfiaeth LeelineRhaglenni Archwilio Cyflenwyr.
RFP vs RFQ vs RFI
Mae RFP yn ddogfen fusnes a ddefnyddir gan gwmnïau i ofyn am gynigion gan werthwyr.
Mae Cais am Ddyfynbris (RFQ) yn ddogfen y mae busnesau'n ei defnyddio i ofyn am ddyfynbrisiau neu brisiau.
Mae RFI yn ddogfen a ddefnyddir gan fusnesau i holi am argaeledd nwyddau neu wasanaethau. Mae fel RFP, ac eithrio nid yw'n cynnwys brisiau gwybodaeth neu gynigion.
Sut i ysgrifennu RFP?
Mae busnesau'n defnyddio'r RFP terfynol i asesu'r opsiwn gorau posibl ar gyfer prosiect penodol.
Mae busnesau'n sicrhau bod yr RFPs yn broffesiynol, yn glir ac yn gryno fel proses safonol. Diogelu rhag gwrthdaro buddiannau posibl rhwng y cwmni a'i gynigwyr posibl.
Gadewch i ni edrych ar rai o elfennau hanfodol RFP manwl:
- Enw: Yn adlewyrchu enw eich cwmni neu sefydliad
- rhif: Cynhwyswch y rhif wrth gyhoeddi'ch RFP
- Briff: Disgrifiad byr o'r RFP, gwybodaeth gefndir, ac ati
- Amcanion: Nodwch yr amcanion, nodau'r prosiect, a'r meini prawf i wirio cynigion gwerthwyr
- Cyflawniadau: Byddwch mor benodol â phosibl wrth ddisgrifio cyflawniadau eich prosiect
- Amserlen: Nodwch ffeithiau a dyddiad cau'r prosiect, gan gynnwys cyflwyno, dyddiadau cwblhau, a llofnodi telerau contract
- Cyllideb: Cynhwyswch eich cyllideb darged ar gyfer y prosiect
- Meini Prawf Gwerthuso: Byddwch yn rhestru eich meini prawf gwerthuso, y cynnig gorau a therfynol
Ar hyn o bryd, mae llawer o sefydliadau'n prynu meddalwedd RFP wrth ddarparu y cais am gynnig RFP. Caffael digidol yn disodli cynigion gyda system bapur.
Enghreifftiau a Thempledi o RFP
Dewch o hyd i sampl o RFP gan asiantaethau'r llywodraeth yn y ddolen hon Asiantaethau UDA ar gyfer Datblygu Rhyngwladol (USAID). RFP ar gyfer y prosiect gyda chyllideb o US$ 23 miliwn am bum mlynedd.
Mae gan y cais am gynnig RFP gan asiantaeth y llywodraeth dempledi RFP swyddogol. Mae'r templedi'n darparu eglurder a chysondeb i'r llywodraeth a'r cwmnïau sy'n cynnig.
Wrth ysgrifennu templedi RFP, y broses ffurfiol ganlynol yw:
- Uwch reolwyr sy'n creu'r RFP.
Timau cyfreithiol, marchnata a chaffael fel rhanddeiliaid busnes. Maent yn adolygu'r RFP i sicrhau nad yw'n gwahodd achosion cyfreithiol na chyhoeddusrwydd gwael.
- Dylai'r RFP gynnwys rhestr o gyfeiriadau a gwerthwyr sydd wedi ei ddefnyddio yn y gorffennol. Mae'n helpu darpar werthwyr i wybod bod y cwmni wedi defnyddio'r math hwn o gynnyrch.
- Dylai'r RFP gynnwys rhestr o bethau i'w cyflawni, gan gynnwys costau ar gyfer pob un y gellir ei gyflawni. Felly gall gwerthwyr benderfynu faint o elw y byddant yn ei wneud ar y prosiect.
- Cynhwyswch yr holl amser amserlen a gwybodaeth angenrheidiol yng nghorff y ddogfen.
- Defnyddiwch iaith glir y gall pawb ei deall.
Sicrhewch fod digon o le i werthwyr ymateb gyda chwestiynau a sylwadau.
Rydych chi eisiau iddyn nhw deimlo'n gyfforddus yn gofyn cwestiynau oherwydd maen nhw'n ceisio ennill!
Cwestiynau Cyffredin am Gais am Gynnig (RFP)
1. Sawl math o ofynion RFP?
Gofynion RFP wrth gynnal RFP busnes: cyfarwyddiadau, meini prawf, a data atodol arall.
• Mae cyfarwyddiadau'n nodi'r hyn y mae'r RFP yn gofyn amdano, megis y math o gynnig a'r amserlen.
• Mae meini prawf yn nodi'r rhinweddau a'r nodweddion y dylai'r cynigydd eu bodloni.
• Mae data atodol arall yn cynnwys lluniadau gweithgynhyrchu, gwybodaeth cyflenwyr, a mwy.
Gallwch ddod o hyd i'r tri math o ofynion RFP mewn templed RFP busnes.
2. Beth Sy'n Digwydd Ar ôl y RFP?
Ar ôl i chi gyhoeddi eich RFP, rhaid i chi baratoi ar gyfer yr ymatebion RFP. Sicrhewch fod gennych yr holl wybodaeth sydd ei hangen arnoch i asesu ac ymateb i'r RFPs. Rydych hefyd yn creu amserlen ar gyfer adolygu ac ymateb i gynigion. Yn olaf, gwnewch yn siŵr eich bod yn dilyn i fyny gyda'r holl werthwyr i ddiolch iddynt am eu cyflwyniadau. Atebwch unrhyw gwestiynau a allai fod gan werthwyr.
3. Pryd i gyhoeddi RFP?
Mae'n dibynnu ar ffactorau amrywiol a chymhlethdod y prosiect. Ond, mae cyhoeddi RFP yn gyffredinol yn syniad da pan fyddwch chi eisiau:
• Cael darlun o'r gystadleuaeth bosibl.
• Pennu lefel y diddordeb ymhlith darpar werthwyr.
• Cael amcangyfrif cywir o'r gost a'r amser sydd eu hangen i gwblhau'r prosiect.
• Asesu dichonoldeb negodi contract gyda gwerthwr penodol.
4. Pwy sy'n ysgrifennu'r RFP?
Mae'r RFP yn ysgrifennu gan randdeiliaid allweddol y prosiect o'r cwmni yn y trafodaethau mewnol. Aelod o randdeiliaid fel rheolwr prosiect, peirianwyr sydd â sgiliau technegol, a chyfreithiol. Ond maen nhw'n dal i gael eu harwain gan y tîm caffael.
Mae gan ysgrifennu RFP dair proses gynnig: cysyniadu, drafftio a chyflwyno.
Datblygu angen busnes yw'r cam cyntaf mewn cysyniadu. Nodwch y farchnad darged benodol.
Mae'r drafftio'n cynnwys datblygu gofynion a manylebau penodol. Mae ar gyfer yr ateb arfaethedig.
Y cam cyflwyno yw'r RFP a rennir â'r gwerthwyr ar y rhestr fer. Mae gwerthwyr yn cyflwyno cynigion mewn ymateb i'r gofynion a nodir yn yr RFP.
Beth sy'n Nesaf
Nawr, Rydych chi'n gwybod pryd y dylech chi ddefnyddio RFP, a sut mae'n eich helpu chi i asesu anghenion eich prosiect yn well.
Gobeithiwn y bydd y canllaw cynhwysfawr hwn i greu eich RFP eich hun, gan gynnwys camau a chanllawiau a fydd yn eich helpu i gasglu gwybodaeth i greu dogfen RFP effeithiol.
Gyda Leelinesourcing's tîm profiadol, gallwn helpu i'ch tywys trwy'r broses gyfan o'r dechrau. Felly pam aros? Cysylltwch â ni heddiw i ddechrau!
