Az RFI a beszerzési folyamat első lépése annak érdekében, hogy tisztességes és magas színvonalú üzleti tranzakciót biztosítson más vállalkozásokkal. Így a vállalatok információigénylést nyújtanak be a potenciális beszállítóknak, amikor megbízható partnerre van szükségük.
De mi is pontosan az információkérés, és miért fontos?
Tapasztalt beszerzési szakértőként több száz RFI-t küldtünk el évtizedes pályafutásunk során. Így pontosan tudjuk, hogyan írjunk RFI-ket, amelyek garantálják a gyártók válaszait.
Ez a cikk elmagyarázza, miért és hogyan kell RFI-dokumentumot készíteni projektjeihez. Olvasson tovább!
Mi az információkérés?
Az információkérés RFI néven is ismert. Egy vállalat ezt a dokumentumot arra használja, hogy részletes írásos információkat kérjen a potenciális beszállítóktól. Az RFI minden beszerzési folyamat első része. Elsősorban információgyűjtésre használják, hogy eldöntsék, mi a következő lépés egy adott projekt esetében.
A különböző potenciális szolgáltatóktól származó releváns információk megszerzése lehetővé teszi a vállalkozások számára, hogy összehasonlítsák az RFI-ket. Ha több beszállító van az összehasonlításhoz, könnyebben megállapítható, hogy melyik szállító a legalkalmasabb a projekthez.
Miért használnak a szakemberek információkérést?
A szakemberek az RFI segítségével részleteket kérdeznek, és konkrét kérdéseket tesznek fel egy vállalatnak az általuk kínált termékekről és szolgáltatásokról. Gyakran használják piackutatásban, és ez minden beszerzési folyamat első része.
Néhány információ, amelyet a szakemberek kérnek az RFI-ben:
- A beszállító tapasztalatai hasonló projektekhez
- Kérdések a szállító cég által kínált szolgáltatással kapcsolatban
- Egy ütemterv arra vonatkozóan, hogy mikor tudnak szolgáltatásokat nyújtani a projekthez
- A szállító projektmenedzsment folyamata
A szakemberek gyakran hagyományos RFI-sablont használnak. Az RFI-sablon hasznos az ismétlődő beszerzési projekteknél. Ez megkönnyíti a beszerzési csapatok számára, hogy a jövőben hasonló projektekhez megfelelő szállítói profilokat találjanak. Az RFI-sablonomat a Google docs-ban tartom, és csak kimásolom és beillesztem, hogy elküldjem minden szállítónak. Csak változtasson egy kicsit a helyzetnek megfelelően.
Hogyan működik az RFI?
Íme az RFI folyamat négy lépése:
Lépés 1: A vevő kifejleszt egy RFI-t.
Az RFI olyan írásos dokumentum, amely szabványosított folyamatot biztosít bizonyos információk megtalálásához. Itt a vevő tömör kérdéseket vagy részleteket tesz fel a beszállítóknak, világos formátumban. Ha a kezdeti dokumentumot Wordben hozzák létre, egy Word PDF konverter a fájl véglegesítésére szolgál. Az RFI segítségével az eladó könnyen megértheti a vevő igényeit.
Lépés 2: Egy eladó válaszol az RFI-re.
A vevők általában határidőt szabnak az eladóknak az RFI megválaszolására. A vásárlók összehasonlítják egymással az RFI összegyűjtött válaszait. Ez a lépés segít a vállalkozásoknak eldönteni, hogy melyik szállító és szolgáltatás felel meg a legjobban a projektnek.
Lépés 3: A vevő áttekinti az eladó válaszait.
A határidő lejárta után a vállalkozás felülvizsgálja az egyes szállítók által küldött RFI-válaszokat. A vevő általános információkat keres az egyes vállalatokról és a velük való együttműködésből adódó esetleges konfliktusokról. Ez a rész a szállítók háttérinformációinak kutatásáról szól. Ezeket az információkat nyilvánosan elérhető adatbázisokból ellenőrizem, például az engedélyszámokat és a kormányzati oldalak regisztrációs adatait.
A szállítói válaszok áttekintése segít a vevőnek eldönteni, hogy melyik RFI-választ kapja a következő lépéshez.
Lépés 4: A beszerzési folyamat következő lépése: RFP folyamat
Miután kiválasztott egy szállítót a megfelelő beszállítók közül, a vevő továbblép az RFP-re, a Request for Proposal-ra.
Javasolt olvasmány: Ajánlatkérés (RFP)
Az információkérés használatának előnyei
Az információkérés különböző előnyökkel járhat egy vállalat számára.
Az ismétlődő beszerzési projektekkel végzett munka során a vevők mindig visszatérhetnek a potenciális szállítókhoz, amelyeket RFI-sablonok segítségével találtak. Az RFI használatának további előnyei:
- Az RFI megmutatja a beszállítóknak, hogy verseny van az Ön vállalkozásában.
Az RFI-válaszok összegyűjtése ráébreszti a beszállítókat, hogy verseny van az Ön vállalkozásáért. Az RFI elkészítésével a projekt kívánatosabbnak tűnik. Ezenkívül a beszállítóknak sürgős választ kell adniuk az ajánlatra. Ez növeli a bizalmat a szállító és a vevő között. Mivel a vevő RFI-t kér, komolyan gondolja az üzletvitelt, nem csak egy véletlenszerű személy, aki árajánlatot kér.
- Részletes áttekintést kap minden szállítóról.
Az RFI-k lehetővé teszik a vevők számára, hogy közvetlenül kommunikáljanak a beszállítókkal. Az interneten nyilvánosan elérhető információkhoz képest az eladók RFI-dokumentumára adott válaszai sokkal hitelesebbek lesznek. Ez biztosítja, hogy megkapja azt a szolgáltatást, amelyet maguk az eladók ígértek, hogy nyújtani tudnak.
A legjobb kínai beszerzési ügynököt keresi?
A Leeline Sourcing segít megtalálni a gyárakat, versenyképes árakat kapni, nyomon követni a termelést, biztosítani a minőséget és házhoz szállítani a termékeket.
Hogyan írjunk információkérést (RFI)?
Számos projekt RFI sablon érhető el az interneten. De biztosítunk egy egyszerű, de hatékony Információkérés sablont a projekt beszerzési folyamatának elindításához. A következőket kell szerepeltetnie az RFI-ben:
1. Áttekintés
Az RFI-dokumentumban meg kell adnia vállalkozása kontextusát. Az ilyen jellegű írás arra ösztönzi az eladókat, hogy aktívan az Ön potenciális partnerei legyenek. Azt is tudatja velük, hogy tudnak-e rendelkezésre álló megoldásokat kínálni az Ön jelenlegi igényeire vagy sem.
Ne feledje, az üzleti életben a vállalatok kapcsolatokat építenek ki, hogy profitot termeljenek. A szállítóknak tisztában kell lenniük azzal, hogy a következő lépésben benyújtott ajánlata éppúgy előnyös lehet számukra, mint Önnek. Adja meg hitelesítő adatait minden potenciális szállítónak, és növelje a válaszadás esélyét.
2. Szakképesítés
Az Információkérés űrlap ezen részében adja meg a szállítóknak a keresett szolgáltatások konkrét adatait. Világos kommunikációt biztosít az elérni kívánt termékekről, szolgáltatásokról és szállítási módokról. Az ebben a részben kapott válasz lesz a fő tényező a döntéshozatalban. Ezért fordítson nagy figyelmet az információs sablon dokumentum ezen részére.
Ha jól csinálja ezt a részt, részletes összehasonlítást kap minden kapott választ.
3. Kért információ
Az információigénylési sablon ezen részében információkat gyűjthet a szállító hitelességéről, képességeiről, minőség-ellenőrzéséről stb. Tegyen fel konkrét kérdéseket. Az ezekre a kérdésekre adott válaszok további segítséget nyújtanak vásárlóként megalapozott döntések meghozatalában. Vannak, akik rákérdeznek a vállalkozási engedélyükre, hogy még egyszer ellenőrizhessék nyilvántartásaikat a nyilvános adatbázisokból. A regisztráció dátumát is megadja, ami azt jelenti, hogy minél idősebbek, annál megbízhatóbbak lesznek.
4. Válaszelvárások
Írja le válaszelvárásait az RFI-sablonjába is. Hagyjon elegendő időt a beszállítóknak a válaszadásra, de ne felejtsen el határidőt kitűzni. Ha értékelési kritériumot kíván használni, ebben a részben adja meg, hogy a beszállítók tudják, mit keres.
A mellékelt mellékletek részeként itt is hozzáadhat egy titoktartási záradékot.
7 tipp információkérés benyújtásához
- Alaposan tanulmányozza át projektjét
Az RFI benyújtásának első lépése az, hogy először megértse a projektjét. Ismerje meg projektje minden részletét, és töltse ki a hiányosságokat az információiban. Nem fogja tudni megfelelően kifejezni igényeit a beszállítók felé, ha nem tudja, mik azok.
Ezenkívül a projekt alapos leírása garantálja a szállítók számára, hogy megéri veled dolgozni.
2. Fogalmazzon meg alapvető kérdéseket
Tegyen fel kérdéseket a projektjével kapcsolatban az RFI-dokumentumban. Íme néhány tipp, amelyet szem előtt kell tartania kérdések megfogalmazásakor:
- Pontosíts.
Mielőtt feltenné a kérdést, adja meg a kontextust azzal kapcsolatban, hogy a projekt mely részéhez kapcsolódik a kérdés. Ne adjon hozzá blöffvonalakat és felesleges szavakat a sablonhoz. Legyen precíz és óvatos a szavak használata során.
- Igazoló dokumentumok benyújtása.
Ha képekre van szüksége, hogy tisztábbá tegye kérdéseit, ne habozzon csatolni a csatolt dokumentumokat az RFI-hez.
3. Kövesse a megfelelő formátumot
Egyes beszállítók megadják az Információkérés sablonjukat, amelyet elvárnak a potenciális ügyfelektől. Mielőtt elküldene egy általános RFI-t, győződjön meg arról, hogy a vállalatok nem rendelkeznek a várt formátummal. Ellenkező esetben a szigorú beszállítók figyelmen kívül hagyhatják az Ön RFI-jét.
4. Tekintse át az RFI-dokumentumot
Kritikusan tekintse át a teljes RFI-sablont, és győződjön meg róla, hogy mindent tartalmaz, amit tudni szeretne. Tegye fel a szükséges kérdéseket, de ügyeljen arra is, hogy ne tegyen fel olyan kérdéseket, amelyekre saját maga is meg tudja válaszolni. Ellenőrizze a dokumentum szerkezetét, nyelvtanát és tisztaságát.
Ezzel megbízható és professzionális vállalkozásként fog megjelenni.
5. Küldje el kérdését
Miután megbizonyosodott arról, hogy a dokumentum tartalmazza és kéri az összes szükséges információt, küldje el az RFI-t. Egyes szállítók meghatározott időközöket állítanak be a folyamatban lévő lekérdezésekhez, amelyeket használni kívánnak a lekérdezés elküldésekor. Tehát ügyeljen arra, hogy tiszteletben tartsa a kért intervallumot. Ne küldjön lekérdezést minden alkalommal, amikor kérdése van. Gyűjtsd össze a kérdéseket egyetlen lekérdezésben, és küldd el őket a megfelelő időben.
6. A folyamatban lévő RFI-lekérdezések kezelése
Készítsen tervet az RFI-lekérdezések kezelésére. Egyes beszállítók azonnal válaszolnak, mások pedig egyáltalán nem. Az eladók további kérdéseket is feltehetnek. Győződjön meg arról, hogy van egy terve az összes lehetséges forgatókönyvre, hogy a projekt RFI folyamata zökkenőmentesen menjen.
7. Válaszoljon a kérdésekre időben és részletesen
Amikor a beszállítók visszaküldenek kérdéseket, hogy tisztázzanak valamit, ne tartson túl sokáig a válaszadáshoz. Ha így tesz, a beszállítók szakszerűtlennek tekinthetik az Ön késését. Ne felejtse el mindig pontosan és nagyon részletesen írni. A homályosság téves kommunikációhoz vezethet, ami káros lehet a projektre nézve.
Megbízható kínai beszállítót keres?
Mivel az legjobb kínai beszerzési ügynök, segítünk gyárakat találni, versenyképes árakat kapni, nyomon követni a termelést, garantálni a minőséget és házhoz szállítani a termékeket.
RFI példa
Mondjuk Nike ODM-tervekre van szüksége kínai beszállítóktól. Ezért úgy döntöttek, hogy RFI-t küldenek különböző kínai beszállítóknak, akiket ismernek.
Itt vannak azok az információk, amelyeket fel kell tüntetniük az RFI-jükben.
Üzleti áttekintés: Ebben a példában a Nike megemlíti, hogy új cipődizájnokra van szükségük az év végi kollekciójukhoz.
Végzettség: A Nike pontos igényeket közöl a beszállítóktól. Tegyük fel, hogy tíz új cipődizájnra van szükségük. Ezt belefoglalják az RFI dokumentumba, így a beszállítók tudják, hogy a cég milyen szolgáltatást vár el tőlük.
Kérdések: Ebben a példában a NIKE olyan kérdéseket tehet fel a beszállítóknak, mint:
- Rendelkezésre állnak jelenleg saját márkás cipők?
- Mennyi az átfutási ideje az Egyesült Államokba?
- Hány pár cipőt tudsz legyártani egy nap?
Elvárások: Ebben a példában a Nike csatolhatja a szükséges cipőtervek kritériumait. Vagy csatolhatnak kritériumokat a keresett szállítóhoz.
Információkérésekkel kapcsolatos GYIK
Ki használja az RFI sablont?
Minden olyan vállalkozásnak, amely tisztességes ügyletet szeretne kötni egy szállítóval, RFI-sablont kell használnia. Több sablon található az interneten, mint amennyit meg tud számolni, ezért válassza ki a megfelelőt.
Milyen információkat kell feltüntetni az RFI-ben?
Az RFI tartalmazza az Ön vállalkozásának áttekintését, a keresett szolgáltatásokat és az egyes szállítókra vonatkozó kérdéseket. Ez a három a legfontosabb információ, amelyet soha nem szabad elfelejtenie az RFI-dokumentumokban.
Mikor használjunk RFI-sablont?
Használjon Információkérés sablonokat, amikor RFI-dokumentumot küld a szállítóknak. Akár egyszeri beszerzési projektről, akár ismétlődő beszerzési projektről van szó, soha nem fog hibázni az RFI-sablon használatával.
Minden szállító válaszol az RFI-re?
Nem minden szállító válaszol az RFI-re. Fontos, hogy részletes RFI-t írjon, hogy növelje annak esélyét, hogy a szállítók válaszoljanak Önnek.
Mi a következő lépés
Gondosan meg kell terveznie és elkészítenie az RFI-dokumentumot, hogy a legjobb esélye legyen megbízható beszállítók megtalálására. Mint minden üzleti projekt minden lépésénél, az RFI-t sem szabad siettetni. Győződjön meg róla, hogy az RFI részletes, lényegre törő és tömör. Ne legyen homályos, mert a beszállítókat arra ösztönzik, hogy folytassanak Önnel való együttműködést.
Ha problémába ütközik a lehetséges beszállítók megtalálásával, akiknek RFI-t küldhet, segíthetünk. A Leelinesourcing több száz nagykereskedelmi beszállítóval áll kapcsolatban, így kapcsolat, és mi segítünk.
