Mi az árajánlatkérés (RFQ)

A mai versenypiacon a cikkeket úgy tervezik, árazik és jegyzik, hogy biztosítsák a funkciók megfelelő kombinációját minden vásárló számára. A weboldalak megadhatják, hogy mennyibe kerül a megoldásuk, de a komoly vásárlók mindig árajánlatot kérnek, hogy pontosabb képet kapjanak.

Most azon töpreng, mi az az RFQ, és hasznos-e az Ön számára? Több száz forgatókönyvvel és ügyféllel dolgozunk, mint tapasztalt beszerzési szakértők, és több évtizedes beszerzési tudásunkkal biztosak vagyunk abban, hogy képesek vagyunk segíteni Önnek abban, hogy megtalálja a legjobb forrást bármely konkrét termékhez. 

Ez a cikk segít Önnek egy kiváló ajánlat megírásában, valamint a teljes eljárás és értékelési kritériumok minimális erőfeszítéssel történő teljesítésében.

Mi az Árajánlatkérés?

Az árajánlatkérés (RFQ) egy folyamat, amelyben a vállalat felkéri a beszállítókat és szállítókat, hogy tegyenek ajánlatot bizonyos termékekre vagy szolgáltatásokra, amelyeket vásárolni vagy eladni szeretnének. Általában az a kérdés, hogy mennyit akarsz.

Mégis, egy árajánlatkérés általában többet tartalmaz, mint a dolgok árát. Tartalmazhat konkrét információkat is a projektről és annak igényeiről. Ennek eredményeként, ha valaki árajánlatot kér, mindent tudnia kell a termékről vagy projektről.

Ahhoz, hogy más cégeknél jobb árajánlatot kapjon, a lehető legtöbb releváns információt meg kell adnia. Az árajánlatok egyértelművé tételének másik oka az, hogy jogi okokból felhasználhatók.

Mikor érdemes az Árajánlatkérést (RFQ) használni?

Ha az ajánlatkérés (RFQ) használatán gondolkodik áruk vagy szolgáltatások vásárlására, tudnia kell, hogy ez a folyamat mikor megfelelő az Ön számára. Mikor érdemes ajánlatkérési folyamatot használni:

• Összetett vagy műszaki jellegű árukat vagy szolgáltatásokat kell vásárolnia.
• Új árukat vagy szolgáltatásokat kell vásárolnia szállító.
• Jelentős a szükséges áruk vagy szolgáltatások mennyisége.
• Van ideje a beszállítók részletesebb értékelésére.

Amikor kiküld egy ajánlatkérést, a beszállítók tájékoztatják Önt áraikról és arról, hogy mennyire tudnak megfelelni az Ön igényeinek. Ennek a módszernek köszönhetően összehasonlíthatja a beszállítókat, és kiválaszthatja a vállalkozása számára legmegfelelőbbet. Jobb, ha van egy előre elkészített sablon az összes elküldéséhez. Nézd meg, melyik válaszol gyorsan. Ez azt jelenti, hogy szívesebben köt korábban üzletet. Mégis várjon 24 órát, hogy elküldje az üzenetet. 

4 Az ajánlatkérés típusai

Az ajánlattételi ajánlatoknak négy típusa van, és az ajánlattételi folyamatban az ajánlatkészítési időszak kritikus.

1. Nyílt ajánlat:

A nyílt ajánlat egy ajánlatkérő, amelyben minden fél láthatja az árajánlatra adott válaszokat. A szállítók módosíthatják benyújtott ajánlataikat. Az árak nyilvánosságra hozatala fokozhatja a versenyt a szállítók között. Ilyen esetekben sok ajánlatot kap a legalacsonyabbtól a LEGMAGASABBIG. Az alacsony árú ajánlatok kiválasztásakor érdeklődjön a minőségükről. 

Az ajánlatkérést minden potenciális ajánlattevő számára elérhetővé tehetik. Jobb, ha meghirdeti az ajánlatot a webhelyén, mivel sok szállító felfedezi azt. Ennek ellenére a piactereken is bejelenti ajánlatait. 

2. Lezárt ajánlat:

Az ajánlatkérés nyitva áll minden minősített ajánlattevő számára, zárt ajánlattal. A vevő az összes ajánlat benyújtása után látja a válaszokat. A lezárt ajánlatok megbízhatóbbak, mint a nyílt ajánlatok. Lehet, hogy ez nem olyan jó az eladóknak, mert nem biztos, hogy annyira motiváltak.

3. Meghívásos ajánlat:

A minősített ajánlatokat titokban kell tartani a tisztességes eredmény biztosítása érdekében. A legjobb gyakorlat az, ha a licitálást az esedékesség napján fejezi be, és megnyitja az összes ajánlatot. Addig is elemezze az ajánlatokat, és készítse el a mintakérelmeit. A kapcsolatfelvételi adataikat rendszerezze a nyomon követési üzenetek küldéséhez. 

4. Fordított aukció:

Fordított aukción az eladóknak a legalacsonyabb ajánlatukat kell benyújtaniuk. Ha egyetlen beszállító sem felel meg a megadott árcélnak, az ajánlatkérés-kiválasztási folyamat második szakaszaként fordított aukció használható.

5 lépéses RFQ folyamat

1. lépés: RFQ dokumentum előkészítési szakasz

Kezdje az ajánlatkérést a szükséges dokumentumok összegyűjtésével. Annak érdekében, hogy minden alapot lefedjen, kérjen visszajelzést a belső érdekelt felektől, hogy mire van szükségük. Ennek tartalmaznia kell például:

A szükséges elemek meghatározása, beleértve a pontos specifikációkat

• Kiszállítási specifikációk
• mennyiségek
• Fizetési feltételek
• A javasolt értékelési technika
• A döntéshozatal és a felülvizsgálati eljárás határideje
• A kötelező érvényű szerződés feltételei
• Előre meghatározott feltételek a benyújtáshoz
• A legkisebb minősítési kritériumok
• Hozzon létre egy szállítói listát

Az ajánlatkérést minden potenciális ajánlattevő számára elérhetővé tehetik. 

2. lépés: RFQ küldése

Az ajánlatkérőnek világos utasításokat és beadási határidőt kell tartalmaznia. Hagyjon elegendő időt az ajánlattevőnek a válaszadásra. A vevő feltételeit csatolni kell az ajánlatkérés-sablonokhoz. Minden potenciális szolgáltatónak képesnek kell lennie arra, hogy kérdéseket tegyen fel és magyarázatokat kapjon. 

3. lépés: Kapjon válaszokat és elemezze az eredményeket

A minősített ajánlatokat titokban kell tartani a tisztességes eredmény biztosítása érdekében. A legjobb gyakorlat az, ha a licitálást az esedékesség napján fejezi be, és megnyitja az összes ajánlatot.

4. lépés: Válassza ki a fizetési feltételek szempontjából legjövedelmezőbb szállítót.

Válassza ki azt az ajánlattevőt, aki a legalacsonyabb árat kínálja a megadott termékekre vagy szolgáltatásokra, miközben minden kiválasztási kritériumnak megfelel. A kívánt eredmény eléréséhez tisztázó eljárásra és kisebb megbeszélésekre lehet szükség. A tranzakció a szerződés aláírásáig nem fejeződik be.

5. lépés: Tájékoztassa a sikertelen szállítókat a beszerzési folyamat után

Tájékoztassa a fennmaradó ajánlatokat, hogy a szerződést odaítélték. Köszönjük nekik az idejüket; a jövőben újra szüksége lehet rájuk.

Javasolt olvasmány: Az Alibaba RFQ használatának 7 legjobb módja

Ajánlatkérés vs. Ajánlatkérés

Sokan a business-to-business területen dolgozók küldenek és kapnak ajánlatkéréseket és árajánlatokat, amikor olyan emberekkel beszélgetnek, akik meg akarják vásárolni az Ön termékeit és szolgáltatásait.

Az elsődleges különbség az RFQ és az RFP folyamat közötti cél. Az ajánlatkérést akkor küldjük el, ha tudja, hogy milyen terméket vagy szolgáltatást szeretne, és amire szüksége van árazás. A pályázati kérelem akkor kínálja fel, ha a helyzet összetettebb, és a kiválasztás előtt az árazáson kívül számos változót is figyelembe szeretne venni.

Az ajánlatok tartalmazzák, hogy milyen stratégiát/funkciókat kínál. Hogyan segítenének üzleti ügyeiben. Gyakran először az ajánlatkérés, majd az ajánlatkérés használatos a végső árképzéshez. 

Az ajánlatkérés (RFQ) előnyei 

Számos előnye van az ajánlatkérésnek a beszerzési folyamatban való használatának:

1. Az ajánlatkérés segíthet abban, hogy versenyképes ajánlatokat kapjon az érdeklődő beszállítóktól. Kiszűri, hogy mely beszállítók érdeklődnek az üzlet iránt. Mint a szűrési folyamat első lépése. 

2. Az ajánlatkérés segíthet a beszállítók ellenőrzésében az alapján, hogy képesek-e megfelelni az Ön speciális követelményeinek.

3. Az ajánlatkérés segíthet azonosítani a beszállítóval kapcsolatos esetleges problémákat a szerződés megkötése előtt.

4. Az ajánlatkérés segíthet megvédeni cégét az árkivágástól azáltal, hogy a beszállítókat árversenyre kényszeríti.

5. Az ajánlatkérés tárgyalási eszközként használható, hogy a lehető legjobb feltételeket kapja meg a szállítótól. Egyeztessen az árról vagy a mennyiségről/minőségről, sőt minden extra szolgáltatásról is. Mindig jobb valami extrát keresni. 

Hogyan írjunk RFQ dokumentumokat?

Egy ajánlatkérési dokumentum írásakor alapvető fontosságú, hogy világosan és tömören írja le az elvégzendő terméket vagy szolgáltatást. 

1. Az ajánlatkérésnek a következőket kell tartalmaznia:

• Célkitűzések
• Fizetési feltételek
• Szükséges mennyiségek
• Becsült munkaórák
• Projekt hossza
• Szerződéses feltételek
• Az árajánlat benyújtásának követelményei
• Határidők
• Értékelési szempontok
• Díjazás és zárás folyamata

2. Küldje el az ajánlatkérést különböző beszállítóknak.

A következő fázisban felvázolja azon jó hírű szállítók listáját, akikkel korábban már dolgozott. Az összes elérhetőségi adat összegyűjtése után küldje el az ajánlatkérés-dokumentumot minden érdekelt félnek. Előzetesen hozzon létre egy GYIK-ot, hogy elkerülje az ismétlődő kérdéseket. Adminisztratív eszközök és eljárások beépítése az ajánlattételi és felülvizsgálati folyamat segítésére.

3. Kérjen visszajelzést és ellenőrizze.

Vizsgálja meg és tekintse át az összes beadványt. Lehet, hogy egyszerűnek hangzik, de időigényes és döntő lépés lehet az egész Rfq folyamatban. Nézze meg, milyen áron és minőségben, milyen mennyiségben kínálnak. Nézze meg, van-e MOQ-juk vagy fizetési feltételek. Szűrje le őket, és csak néhányat zárjon be a végső döntésben. Az átvétel és az értékelés után értesítsen minden eladót.

4. A legjobb eladó kiválasztása

Az összes beadvány elemzése után minden szállítónak teljesítenie kell az értékelési követelményeket, vagy a legalacsonyabb ajánlatot kell benyújtania. A nyertes szállító kiválasztása és minden résztvevő megköszönése után írja alá a végleges szerződést.

Példák az RFQ-ra 

A Nemzetközi Megújuló Energia Ügynökség árajánlatkérés (IRENA) olyan országok csoportja, amelyek együttműködnek az országok megújuló energiára való átállásában. Az IRENA emellett számos fontos dokumentummal, szabályzattal és oktatási anyaggal rendelkezik. 2021 májusában az IRENA pályázati felhívást (RFP) adott ki tanácsadó szolgáltatóknak, hogy segítsenek bizonyos feladatokban, mint például az érdekelt felekkel folytatott konzultáció és gyakorlati tanácsokat tartalmazó kézikönyv készítése. A lap sok információt tartalmaz a projektről, beleértve a pontos dátumokat, a megbízási feltételeket és az értékelési szempontokat.

Hogyan küldjek ajánlatkérést?

Többféle módon is küldhet ajánlatkérést. Ezt megteheti e-mailben, faxon vagy postai úton. Használhat online űrlapot vagy ajánlatkérési sablont is. 

Az ajánlatkérés elkészítésekor adja meg az összes vonatkozó információt, amelyre a kiválasztott szállítónak szüksége van, hogy pontos árajánlatot adjon Önnek. Ez az Ön igényeinek, specifikációinak vagy mennyiségeinek, valamint a határidő részletes leírásából áll. Az ajánlatkérés kiküldése sok munkának tűnhet, de megéri a legjobb árat elérni vállalkozása számára.

GYIK az RFQ-val kapcsolatban

Következtetés

Ez az egyik legjobb módja annak, hogy a vásárlók többet megtudjanak a szállítók termékeiről és szolgáltatásairól, valamint többet megtudjanak áraikról és fizetési feltételeikről. A kisvállalkozások számára elengedhetetlen, hogy tudják, hogyan kell megfelelően futtatni az ajánlatkérési folyamatot. Ez a kapcsolat akár évekig is jó lehet, ezért nagyon fontos megtalálni a megfelelő beszállítót vállalkozása számára. Mindkettőjük számára ezt a barátságot fenn kell tartani.

Leelinesz -szurkolás különféle szolgáltatásokkal rendelkezik. A mi szakképzettjeink beszerzési ügynökök segít, ha vásárol valamit a beszállítóktól. Gondoskodunk a bonyolult folyamatról, és személyre szabott minőségellenőrzési szolgáltatásokat kínálunk az Ön igényei alapján. Ha ehhez kapcsolódó szolgáltatásokra van szüksége, kérem kapcsolat.