Permintaan Untuk Cadangan (RFP) adalah langkah kritikal dalam mana-mana proses perolehan. Ia adalah dokumen pembeli untuk kontraktor, vendor atau pembekal perkhidmatan.
Memperoleh vendor yang salah boleh memakan kos yang tinggi. 61% daripada MSM (Ketua Pegawai Perolehan) percaya bahawa risiko telah meningkat. RFP mesti boleh menapis daripada berbilang pembida, jadi hanya yang layak tinggi sahaja yang kekal.
Dengan lebih 10 tahun pengalaman dan beribu-ribu projek pembuatan berkualiti tinggi yang berjaya untuk pelanggan, Leelinesourcing pastinya mempunyai kepakaran dalam menjana dokumen RFP untuk mencari pengeluar terbaik yang menghasilkan produk berkualiti tinggi dengan penghantaran mengikut jadual, untuk menyokong pelanggan mendapat keuntungan yang tinggi.
Kami akan menerangkan proses di sebalik mencipta RFP berkualiti tinggi. Anda boleh mendapatkan RFP berkesan yang menarik vendor berkualiti tinggi.
Mari kita menyelam!
Apakah Permintaan Untuk Cadangan?
RFP yang baik ialah dokumen untuk menarik semua vendor barangan atau perkhidmatan. Ia adalah dokumen rasmi yang mengandungi komponen berikut:
- Penyataan misi atau tujuan untuk RFP.
- Gambaran ringkas tentang organisasi.
- Senarai produk atau perkhidmatan yang diperlukan oleh organisasi.
- Spesifikasi kualiti, penghantaran dan harga yang diperlukan.
- Garis masa untuk proses semakan perolehan.
- Penjelasan tentang sebarang prosedur pembidaan yang akan diikuti oleh bakal vendor.
- Maklumat hubungan untuk jabatan pembelian.
Bilakah Anda Harus Menggunakan RFP?
RFP ialah cara terbaik untuk mendapatkan banyak bidaan daripada bakal pembekal untuk kejayaan projek.
Anda membuka proses pembidaan kepada vendor yang berbeza dengan mengeluarkan RFP. Ia boleh membantu anda mendapatkan tawaran yang lebih baik dan mencari yang paling sesuai untuk keperluan anda.
Jika anda sebuah syarikat permulaan, Adalah penting untuk memahami bila anda mungkin perlu menggunakan RFP.
Berikut ialah beberapa senario yang mungkin menggesa anda untuk menggunakan RFP:
- Anda sedang mencari yang baru pembekal atau pasangan.
- Anda ingin meningkatkan jualan atau memasarkan perniagaan anda.
- Anda ingin tahu apa yang pesaing anda lakukan.
- Anda ingin mengetahui lebih lanjut tentang khalayak sasaran anda.
- Anda ingin mengetahui sama ada ia boleh dilaksanakan untuk memulakan perniagaan dalam industri atau wilayah ini.
- Bantu mengira kos dan faedah memulakan perniagaan.
Mengapa Organisasi Mencipta RFP?
Organisasi menggunakan Permintaan Untuk Cadangan (RFP) untuk membeli barangan, perkhidmatan atau projek. Sebab paling biasa organisasi menggunakan RFP adalah untuk menjimatkan masa dan wang.
Jika organisasi membuat kontrak dengan pembida yang menang, ia boleh menjimatkan masa dan usaha. Pembida yang menang akan mempunyai sumber yang betul yang diperlukan oleh organisasi.
Proses RFP boleh memastikan pihak yang berminat mempunyai akses kepada maklumat yang sama. Ini membolehkan persaingan yang adil dan terbuka, yang sesuai apabila memilih vendor yang betul.
Bagaimana Proses RFP Berfungsi?
Matlamat proses RFP adalah untuk mencari vendor terbaik untuk produk yang diperlukan. Kejayaan projek RFP jika ia menjimatkan masa dan kos dalam proses.
Langkah-langkah yang perlu anda ambil untuk membuat RFP:
- Draf spesifikasi tepat tentang perkara yang anda cari.
- Cipta landskap yang kompetitif supaya anda dapat melihat perkara yang ditawarkan oleh syarikat lain.
- Mengeluarkan permintaan untuk cadangan RFP.
- Jejaki dan bandingkan respons yang anda terima.
RFP akan mempunyai keperluan khusus yang mesti dipenuhi oleh vendor yang membida.
Mendapatkan cadangan terbaik daripada vendor anda adalah penting untuk kejayaan perniagaan anda!
Faedah Permintaan Cadangan (RFP)
Mengeluarkan RFP akan membolehkan anda menerima proses cadangan daripada vendor dan memilih yang terbaik.
RFP menjadikannya lebih mudah untuk menyelaraskan proses dan membandingkan cadangan.
RFP menawarkan beberapa faedah untuk kedua-dua pembeli dan pembekal, termasuk yang berikut:
- Wujudkan proses pembidaan yang adil dan terbuka.
- Cari vendor yang berkelayakan dan berpotensi.
- Kriteria penilaian untuk menerima cadangan adalah berasaskan RFP.
- RFP digunakan untuk menguruskan proses pelaksanaan perolehan.
- RFP mudah diedarkan melalui format dalam talian, seperti e-mel dan tapak web.
- RFP mempunyai tarikh akhir dan spesifikasi, jadi projek mempunyai tarikh mula dan tamat yang jelas.
- RFP mempunyai keperluan terperinci, jadi anda tahu perkara yang anda perlukan daripada bakal kontraktor.
- Terima kasih kepada templat yang sistematik, anda boleh membuat dan mengedarkan RFP baharu dengan mudah.
- RFP menambah baik dalam membuat keputusan, meningkatkan kecekapan dan hasil yang lebih baik.
- RFP boleh menjamin projek disiapkan, kerana pada pemilihan akhir, sentiasa vendor pemeriksaan kewangan, memastikan pembida yang tinggal mempunyai kesihatan kewangan yang sangat baik.
Ingin membuat pesanan dengan pembekal Cina baharu? Adakah anda pasti mereka boleh dipercayai?
Selamatkan awak rantaian bekalan dengan menyemak keupayaan etika, alam sekitar, sosial dan pembuatan pembekal anda untuk pematuhan melalui LeelineProgram Audit Pembekal.
RFP lwn. RFQ lwn RFI
RFP ialah dokumen perniagaan yang digunakan oleh syarikat untuk meminta cadangan daripada vendor.
Permintaan Untuk Sebut Harga (RFQ) ialah dokumen yang digunakan oleh perniagaan untuk meminta sebut harga atau harga.
RFI ialah dokumen yang digunakan oleh perniagaan untuk bertanya tentang ketersediaan barangan atau perkhidmatan. Ia seperti RFP, kecuali ia tidak termasuk harga maklumat atau cadangan.
Bagaimana untuk menulis RFP?
Perniagaan menggunakan RFP terakhir untuk menilai pilihan terbaik untuk projek tertentu.
Perniagaan memastikan RFP adalah profesional, jelas dan ringkas sebagai proses piawai. Lindungi daripada kemungkinan konflik kepentingan antara syarikat dan bakal pembidanya.
Mari kita lihat beberapa elemen kritikal RFP terperinci:
- Nama: Mencerminkan nama syarikat atau organisasi anda
- Nombor: Sertakan nombor semasa mengumumkan RFP anda
- Ringkas: Penerangan ringkas tentang RFP, maklumat latar belakang, dsb
- Objektif: Nyatakan objektif, matlamat projek dan kriteria untuk menyemak cadangan vendor
- Deliverables: Jadilah sespesifik yang mungkin apabila menerangkan hasil projek anda
- Jadual: Nyatakan fakta dan tarikh akhir projek, termasuk penyerahan, tarikh siap dan menandatangani terma kontrak
- Bajet: Sertakan belanjawan sasaran anda untuk projek itu
- Kriteria Penilaian: Anda akan menyenaraikan kriteria penilaian anda, tawaran terbaik dan terakhir
Pada masa ini, banyak organisasi membeli perisian RFP dalam menyediakan permintaan untuk cadangan RFP. Perolehan digital menggantikan pembidaan dengan sistem berasaskan kertas.
Contoh & Templat RFP
Dapatkan sampel RFP daripada agensi kerajaan dalam pautan ini USAagencies for International Development (USAID). RFP untuk projek itu dengan bajet AS$ 23 Juta selama lima tahun.
Permintaan untuk cadangan RFP daripada agensi kerajaan mempunyai templat RFP rasmi. Templat memberikan kejelasan dan konsistensi untuk kerajaan dan syarikat pembida.
Apabila menulis templat RFP, proses rasmi berikut ialah:
- Pengurusan kanan mencipta RFP.
Pasukan undang-undang, pemasaran dan perolehan sebagai pemegang kepentingan perniagaan. Mereka menyemak RFP untuk memastikan ia tidak mengundang tindakan undang-undang atau publisiti buruk.
- RFP harus menyertakan senarai rujukan dan vendor yang telah menggunakannya pada masa lalu. Ia membantu bakal vendor mengetahui bahawa syarikat telah menggunakan jenis produk ini.
- RFP harus menyertakan senarai penghantaran, termasuk kos untuk setiap penghantaran. Jadi vendor boleh menentukan berapa banyak keuntungan yang mereka akan buat untuk projek itu.
- Sertakan semua masa jadual dan maklumat yang diperlukan dalam badan dokumen.
- Gunakan bahasa yang jelas yang semua orang boleh faham.
Pastikan terdapat banyak ruang untuk vendor menjawab soalan dan komen.
Anda mahu mereka berasa selesa bertanya soalan kerana mereka cuba untuk menang!
Soalan Lazim tentang Permintaan Cadangan (RFP)
1. Berapa jenis keperluan RFP?
Keperluan RFP semasa menjalankan perniagaan RFP: arahan, kriteria dan data tambahan lain.
• Arahan menyatakan perkara yang diminta oleh RFP, seperti jenis pembidaan dan garis masa.
• Kriteria menyatakan kualiti dan ciri yang harus dipenuhi oleh pembida.
• Data tambahan lain termasuk lukisan pembuatan, maklumat pembekal dan banyak lagi.
Anda boleh menemui ketiga-tiga jenis keperluan RFP dalam templat RFP perniagaan.
2. Apa yang Berlaku Selepas RFP?
Selepas anda mengeluarkan RFP anda, anda mesti bersedia untuk respons RFP. Pastikan anda mempunyai semua maklumat yang anda perlukan untuk menilai dan memberi respons kepada RFP. Anda juga membuat jadual waktu untuk menyemak dan membalas cadangan. Akhir sekali, pastikan untuk membuat susulan dengan semua vendor untuk mengucapkan terima kasih kepada mereka atas penyerahan mereka. Jawab sebarang soalan yang mungkin ada vendor.
3. Bila hendak mengeluarkan RFP?
Ia bergantung kepada pelbagai faktor dan kerumitan projek. Tetapi, mengeluarkan RFP biasanya merupakan idea yang baik apabila anda ingin:
• Dapatkan gambaran tentang persaingan yang berpotensi.
• Tentukan tahap minat di kalangan bakal vendor.
• Dapatkan anggaran yang tepat tentang kos dan masa yang diperlukan untuk menyiapkan projek.
• Menilai kebolehlaksanaan untuk merundingkan kontrak dengan vendor tertentu.
4. Siapakah yang menulis RFP?
RFP ditulis oleh pihak berkepentingan utama projek syarikat dalam perbincangan dalaman. Ahli pihak berkepentingan seperti pengurus projek, jurutera yang mempunyai kemahiran teknikal, kepada undang-undang. Tetapi mereka masih diketuai oleh pasukan perolehan.
Menulis RFP mempunyai tiga proses cadangan: pengkonsepan, penggubalan dan pembentangan.
Membangunkan keperluan perniagaan adalah langkah pertama dalam pengkonsepan. Kenal pasti pasaran sasaran tertentu.
Penggubalan melibatkan pembangunan keperluan dan spesifikasi khusus. Ia adalah untuk penyelesaian yang dicadangkan.
Peringkat pembentangan ialah RFP yang dikongsi dengan vendor yang disenarai pendek. Vendor mengemukakan cadangan sebagai tindak balas kepada keperluan yang dinyatakan dalam RFP.
Apa yang akan datang
Kini, Anda tahu bila anda perlu menggunakan RFP, dan cara ia membantu anda menilai keperluan projek anda dengan lebih baik.
Kami berharap panduan komprehensif ini untuk mencipta RFP anda sendiri, termasuk langkah dan garis panduan yang akan membantu anda mengumpulkan maklumat untuk mencipta dokumen RFP yang berkesan.
Dengan Leelinesourcing pasukan yang berpengalaman, kami boleh membantu membimbing anda melalui keseluruhan proses dari awal. Jadi kenapa tunggu? Hubungi kami hari ini untuk bermula!
