RFI, diğer işletmelerle adil ve kaliteli bir ticari işlem sağlamak için satın alma sürecindeki ilk adımdır. Bu nedenle, şirketler güvenilir bir ortağa ihtiyaç duyduklarında potansiyel tedarikçilere bir Bilgi Talebi gönderir.
Ancak Bilgi Talebi tam olarak nedir ve neden önemlidir?
Deneyimli bir kaynak bulma uzmanı olarak, on yıllık kariyerimizde yüzlerce RFI gönderdik. Bu nedenle, satıcılardan yanıt almayı garanti eden RFI'lerin nasıl yazılacağını tam olarak biliyoruz.
Bu makale, projeleriniz için neden ve nasıl bir RFI belgesi hazırlamanız gerektiğini açıklayacaktır. Okumaya devam et!
Bilgi talebi nedir?
Bilgi talebi, RFI olarak da bilinir. Bir şirket, potansiyel tedarikçilerden ayrıntılı yazılı bilgi talep etmek için bu belgeyi kullanır. Bir RFI, tüm tedarik süreçlerinin ilk kısmıdır. Öncelikle belirli bir proje için daha sonra ne yapılacağına karar vermek için bilgi istemek için kullanılır.
Farklı potansiyel sağlayıcılardan ilgili bilgileri almak, bir işletmenin RFI'leri karşılaştırmasına olanak tanır. Karşılaştırma için daha fazla tedarikçiye sahip olmak, hangi tedarikçinin proje için en uygun olduğunu bilmeyi kolaylaştırır.
Profesyoneller neden bilgi taleplerini kullanıyor?
Profesyoneller, bir şirkete sağladıkları ürün ve hizmetler hakkında ayrıntılar sormak ve belirli sorular sormak için RFI'yi kullanır. Genellikle pazar araştırmasında kullanılır ve her satın alma sürecinin ilk kısmıdır.
RFI'da talep edilen bazı bilgi uzmanları şunlardır:
- Tedarikçinin benzer projelerdeki deneyimleri
- Tedarik firmasının sunduğu hizmetle ilgili sorular
- Projeye ne zaman hizmet verebilecekleri konusunda bir zaman çizelgesi
- Tedarikçinin proje yönetim süreci
Profesyoneller genellikle normal bir RFI şablonu kullanır. Bir RFI şablonu, yinelenen satın alma projeleri için kullanışlıdır. Tedarik ekiplerinin gelecekte benzer projeler için uygun satıcı profilleri bulmasını kolaylaştırır. RFI şablonumu google docs'ta tutuyorum ve her tedarikçiye göndermek için onu kopyalayıp yapıştırıyorum. Sadece duruma uyması için küçük bir değişiklik yapın.
Bir RFI nasıl çalışır?
RFI sürecinin dört adımı şunlardır:
1 Adım: Bir alıcı bir RFI geliştirir.
RFI, belirli bilgilerin bulunmasına yönelik standartlaştırılmış bir süreç sağlayan yazılı bir belgedir. Burada alıcı, tedarikçilere net bir formatta kısa sorular veya ayrıntılar sorar. İlk belge Word'de oluşturulmuşsa, PDF dönüştürücüsüne Word Dosyayı sonlandırmak için kullanılır. RFI, satıcının alıcının ihtiyaçlarını kolayca anlamasını sağlar.
2 Adım: Bir satıcı RFI'ye yanıt verir.
Alıcılar genellikle satıcıların RFI'yi yanıtlaması için bir son tarih tahsis eder. Alıcılar, RFI'nin toplanan yanıtlarını birbiriyle karşılaştırır. Bu adım, işletmelerin hangi tedarikçinin ve hizmetlerin projeye en uygun olduğuna karar vermelerine yardımcı olur.
3 Adım: Alıcı, satıcının yanıtlarını gözden geçirir.
Son teslim tarihinden sonra işletme, her satıcı tarafından gönderilen RFI yanıtını inceler. Alıcı, her şirket hakkında genel bilgileri ve onlarla çalışmaktan doğabilecek olası çatışmaları arar. Bu bölüm, satıcıların arka plan bilgilerini araştırmakla ilgilidir. Bu bilgileri, Lisans numaraları ve Devlet sitelerinden alınan kayıt verileri gibi halka açık veritabanlarından kontrol ediyorum.
Satıcı yanıtlarının gözden geçirilmesi, alıcının bir sonraki adıma geçmek için hangi RFI yanıtının olacağına karar vermesine yardımcı olur.
4 Adım: Tedarik sürecindeki bir sonraki adım: RFP süreci
Alıcı, uygun tedarikçilerden bir satıcı seçtikten sonra, Teklif Talebi olan RFP'ye geçer.
Önerilen Okuma: Teklif Talebi（RFP）
Bilgi talebini kullanmanın faydaları
Bilgi talebi, bir şirket için farklı faydalar sağlayabilir.
Yinelenen tedarik projeleriyle çalışırken, alıcılar her zaman RFI şablonlarını kullanarak buldukları potansiyel satıcılara geri dönebilirler. RFI kullanmanın diğer faydaları şunlardır:
- RFI, tedarikçilere işletmenizde rekabet olduğunu gösterir.
RFI yanıtlarını toplamak, tedarikçilerin işletmeniz için rekabet olduğunu fark etmelerini sağlar. Bir RFI oluşturmak, projenizin daha çekici görünmesini sağlar. Ayrıca tedarikçilere, teklif için seçilmek üzere duyarlı olma aciliyeti verir. Ayrıca tedarikçi ve alıcı arasındaki güveni arttırır. Alıcı RFI istediğinden, teklif isteyen rastgele bir kişi değil, iş yapma konusunda ciddidir.
- Her tedarikçi için ayrıntılı bir genel bakış elde edersiniz.
RFI'ler, alıcıların doğrudan tedarikçilerle iletişim kurmasını sağlar. İnternette herkese açık olarak sergilenen bilgileriyle karşılaştırıldığında, satıcıların RFI belgenize verdiği yanıtlar çok daha inandırıcı olacaktır. Bu, satıcıların kendilerinin sağlayabileceklerine söz verdikleri hizmeti almanızı sağlar.
En İyi Çin Tedarik Temsilcisini mi Arıyorsunuz?
Leeline Sourcing, fabrikaları bulmanıza, rekabetçi fiyatlar almanıza, üretimi takip etmenize, kaliteyi sağlamanıza ve ürünleri kapıya teslim etmenize yardımcı olur.
Bilgi talebi (RFI) nasıl yazılır？
Çevrimiçi olarak kullanılabilen birçok proje RFI şablonu vardır. Ancak, projeniz için tedarik sürecini başlatmak için size basit ama etkili bir Bilgi Talebi şablonu sağlayacağız. RFI'nize eklemeniz gerekenler şunlardır:
1. genel bakış
RFI belgesinde işletmenizin bağlamını sağlamalısınız. Bu şekilde yazmak, satıcıları aktif olarak potansiyel ortağınız olmayı hedeflemeye teşvik edecektir. Ayrıca mevcut ihtiyaçlarınıza uygun çözümler sağlayıp sağlayamayacaklarını da bildirir.
Unutmayın, iş dünyasında şirketler kar elde etmek için ilişkiler kurarlar. Satıcıların, bir sonraki adımda teklifinizin size fayda sağlayabileceği gibi onlara da fayda sağlayabileceğini anlamaları gerekir. Her potansiyel satıcıya kimlik bilgilerinizi sağlayın ve yanıt alma şansınızı artırın.
2. Yeterlilikler
Bilgi Talebi formunun bu bölümünde, satıcılara aradığınız hizmetlerin belirli ayrıntılarını sağlayın. Ulaşmak istediğiniz ürünler, hizmetler ve teslimat yöntemleri hakkında net iletişim sağlayın. Bu bölümdeki yanıt, karar vermenizde ana faktör olacaktır. Bu nedenle, bilgi şablonu belgesinin bu bölümüne çok dikkat edin.
Bu kısmı iyi yaparsanız, aldığınız her yanıtın ayrıntılı bir karşılaştırmasına sahip olursunuz.
3. İstenen bilgi
Bilgi talebi şablonunun bu bölümünde, tedarikçinin güvenilirliği, yeteneği, kalite kontrolü vb. hakkında bilgi toplayın. Spesifik sorular sorun. Bu soruların yanıtları, bir alıcı olarak bilinçli kararlar vermenize yardımcı olacaktır. Bazı kişiler, Genel veritabanlarından kayıtlarını iki kez kontrol etmek için İşletme lisans numaralarını soruyor. Ayrıca size kayıt tarihlerini de verir, bu da yaşlandıkça daha güvenilir olacakları anlamına gelir.
4. Yanıt beklentileri
Yanıt beklentilerinizi de RFI şablonunuza yazın. Tedarikçilere yanıt vermeleri için bolca zaman tanıyın, ancak bir son tarih belirlemeyi unutmayın. Bir değerlendirme kriteri kullanacaksanız, bunu bu bölümde belirtin, böylece tedarikçiler ne aradığınızı bilecektir.
Dahil edilen eklerin bir parçası olarak buraya bir gizlilik maddesi de ekleyebilirsiniz.
Bilgi Talebi göndermek için 7 İpucu
- Projenizi iyice inceleyin
Bir RFI göndermenin ilk adımı, önce projenizi anlamaktır. Projenizin her detayını bilin ve bilgilerinizdeki boşlukları doldurun. Ne olduklarını bilmiyorsanız, ihtiyaçlarınızı tedarikçilere doğru bir şekilde ifade edemezsiniz.
Ayrıca, projenizin sağlam bir tanımına sahip olmak, sizinle birlikte çalışan satıcılara buna değeceğini garanti edecektir.
2. Önemli soruları formüle edin
RFI belgenizde projenizle ilgili sorular sorun. Soruları formüle ederken akılda tutulması gereken bazı noktalar şunlardır:
- Açık olun.
Sorunuzu sormadan önce, sorunun projenin hangi bölümüyle ilgili olduğu hakkında bağlam sağlayın. Şablonunuza blöf satırları ve gereksiz kelimeler eklemeyin. Kelimeleri kullanırken kesin ve dikkatli olun.
- Destekleyici belgeler sağlayın.
Sorularınızı daha net hale getirmek için resimlere ihtiyacınız varsa, ekteki belgeleri RFI'nize eklemekten çekinmeyin.
3. Uygun formatı takip edin
Bazı tedarikçiler, potansiyel müşterilerin kullanmasını bekledikleri Bilgi Talebi şablonlarını sağlar. Genel bir RFI göndermeden önce, şirketlerin beklenen formata sahip olmadığından emin olun. Aksi takdirde, RFI'niz katı tedarikçiler tarafından göz ardı edilebilir.
4. RFI belgenizi gözden geçirin
Tüm RFI şablonunu eleştirel bir şekilde inceleyin ve bilmek istediğiniz her şeyi eklediğinizden emin olun. Gerekli soruları sorun ama aynı şekilde kendi kendinize cevaplayabileceğiniz sorular sormadığınızdan emin olun. Belgenizin yapısını, dil bilgisini ve netliğini kontrol edin.
Bunu yapmak sizi güvenilir ve profesyonel bir işletme olarak sunacaktır.
5. Sorgunuzu gönderin
Belgenizin gerekli tüm bilgileri içerdiğinden ve istediğinden emin olduktan sonra RFI'nizi gönderin. Bazı tedarikçiler, sorgunuzu gönderirken kullanmanızı istedikleri, devam eden sorgular için belirli aralıklar belirler. Bu nedenle, istenen aralıklara uyduğunuzdan emin olun. Her sorunuz olduğunda sorgu göndermeyin. Soruları tek bir sorguda derleyin ve uygun zamanlamalarında gönderin.
6. Devam eden RFI sorgularını yönetin
RFI sorgularınızı yönetmek için bir planınız olsun. Bazı tedarikçiler hemen yanıt verecek, bazıları ise hiç yanıt vermeyecek. Satıcılar ayrıca takip soruları da sorabilir. Projenizin RFI sürecinin sorunsuz ilerlemesi için olası tüm senaryolar için bir planınız olduğundan emin olun.
7. Sorulara zamanında ve ayrıntılı olarak yanıt verin
Tedarikçiler bir şeyi netleştirmeye çalışan sorguları geri gönderdiklerinde, yanıt vermek çok uzun sürmez. Bunu yaparsanız, tedarikçiler gecikmenizi profesyonellikten uzak olarak algılayabilir. Her zaman ayrıntılı ve ayrıntılı yazmayı unutmayın. Belirsizlik, bir projeye zarar verebilecek yanlış iletişimle sonuçlanabilir.
Güvenilir bir Çinli tedarikçi mi arıyorsunuz?
olarak en iyi Çin tedarik acentesi, fabrikaları bulmanıza, rekabetçi fiyatlar almanıza, üretimi takip etmenize, kaliteyi sağlamanıza ve ürünleri kapıya teslim etmenize yardımcı oluyoruz.
RFI Örneği
Diyelimki Nike Çin'deki tedarikçilerden ODM tasarımlarına ihtiyaç duyuyor. Bu nedenle, bildikleri çeşitli Çinli tedarikçilere bir RFI göndermeye karar verdiler.
RFI'larına dahil etmeleri gereken bilgiler burada.
İşletmeye Genel Bakış: Bu örnekte Nike, Yıl Sonu koleksiyonu için yeni ayakkabı tasarımlarına ihtiyaç duyduklarından bahsetmiştir.
Nitelikler: Nike, ihtiyaçlarını tam olarak tedarikçilerden bildirir. Diyelim ki on yeni ayakkabı tasarımına ihtiyaçları var. Tedarikçilerin şirketin onlardan beklenen hizmetinin ne olduğunu bilmeleri için bunu RFI belgesine dahil ederler.
Sorular: Bu örnekte NIKE, tedarikçilere aşağıdaki gibi sorular sorabilir:
- Şu anda ayakkabılar için özel etiket tasarımlarınız var mı?
- Amerika Birleşik Devletleri'ne teslim süreniz ne kadardır?
- Bir günde kaç çift ayakkabı üretebilirsiniz?
Beklentiler: Bu örnekte Nike, ihtiyaç duyduğu ayakkabı tasarımları için kriterleri ekleyebilir. Veya aradıkları tedarikçi için kriterler de ekleyebilirler.
Bilgi talebi hakkında SSS
RFI Şablonunu Kimler Kullanmalı?
Bir tedarikçiyle adil bir işlem yapmak isteyen her işletme bir RFI şablonu kullanmalıdır. İnternette sayabileceğinizden daha fazla şablon var, bu yüzden size uygun olanı seçin.
Bir RFI'ye hangi bilgiler dahil edilmelidir?
Bir RFI, işletmenizin genel görünümünü, aradığınız hizmetleri ve her tedarikçi için sorularınızı içerir. Bu üçü RFI belgelerinizde asla unutmamanız gereken en önemli bilgilerdir.
Bir RFI Şablonu Ne Zaman Kullanılır?
Tedarikçilere herhangi bir RFI belgesi gönderirken Bilgi Talebi şablonlarını kullanın. İster tek seferlik bir tedarik projesi isterse tekrarlayan bir tedarik projesi için olsun, bir RFI şablonu kullanırken asla yanlış yapmayacaksınız.
Tüm satıcılar RFI'ye yanıt veriyor mu?
Tüm satıcılar bir RFI'ye yanıt vermeyecektir. Tedarikçilerin size yanıt verme şansını artırmak için ayrıntılı RFI'ler yazmak önemlidir.
Sıradaki ne
Güvenilir tedarikçiler bulma konusunda en iyi şansınızı elde etmek için RFI belgenizi dikkatli bir şekilde planlamanız ve oluşturmanız gerekir. Herhangi bir iş projesindeki her adımda olduğu gibi, bir RFI aceleye getirilmemelidir. RFI'nizin ayrıntılı, doğrudan doğruya ve özlü olduğundan emin olun. Tedarikçilerin sizinle çalışmaya teşvik edilmeleri için belirsiz olmayın.
RFI'leri göndermek için potansiyel tedarikçiler bulmakta sorun yaşıyorsanız size yardımcı olabiliriz. Leelinesourcing, yüzlerce toptancı tedarikçiyle iletişim halindedir, bu nedenle İletişim, ve size yardımcı olacağız.
