Sut i Ysgrifennu Cais Am Wybodaeth （RFI）

RFI yw’r cam cyntaf yn y broses gaffael i sicrhau trafodion busnes teg ac o ansawdd uchel gyda busnesau eraill. Felly, mae cwmnïau'n cyflwyno Cais am Wybodaeth i ddarpar gyflenwyr pan fydd angen partner dibynadwy arnynt.

Ond beth yn union yw Cais am Wybodaeth, a pham ei fod yn bwysig?

Fel arbenigwr cyrchu profiadol, rydym wedi anfon cannoedd o RFIs yn ein gyrfa ddegawd o hyd. Felly, rydym yn gwybod yn union sut i ysgrifennu RFIs sy'n gwarantu ymatebion gan werthwyr. 

Bydd yr erthygl hon yn esbonio pam a sut y dylech baratoi dogfen RFI ar gyfer eich prosiectau. Parhewch i ddarllen!

Beth yw cais am wybodaeth?

Gelwir cais am wybodaeth hefyd yn RFI. Mae cwmni'n defnyddio'r ddogfen hon i ofyn am wybodaeth ysgrifenedig fanwl gan ddarpar gyflenwyr. RFI yw rhan gyntaf yr holl brosesau caffael. Fe'i defnyddir yn bennaf i geisio gwybodaeth i benderfynu beth i'w wneud nesaf ar gyfer prosiect penodol.

Mae cael gwybodaeth berthnasol gan ddarparwyr posibl gwahanol yn galluogi busnes i gymharu RFIs. Mae cael mwy o gyflenwyr i'w cymharu yn ei gwneud hi'n haws gwybod pa gyflenwr sydd fwyaf addas ar gyfer y prosiect.

Pam mae gweithwyr proffesiynol yn defnyddio ceisiadau am wybodaeth?

Mae gweithwyr proffesiynol yn defnyddio RFI i ofyn manylion a gofyn cwestiynau penodol i gwmni am y cynhyrchion a'r gwasanaethau y maent yn eu darparu. Fe'i defnyddir yn aml mewn ymchwil marchnad, a dyma ran gyntaf pob proses gaffael.

Rhai gweithwyr proffesiynol gwybodaeth y mae RFI yn gofyn amdanynt mewn RFI yw: 

• Profiadau'r cyflenwr ar gyfer prosiectau tebyg
• Cwestiynau am y gwasanaeth a gynigir gan y cwmni cyflenwi 
• Llinell amser ar gyfer pryd y gallant ddarparu gwasanaethau i'r prosiect
• Proses rheoli prosiect y cyflenwr

Mae gweithwyr proffesiynol yn aml yn defnyddio templed RFI rheolaidd. Mae templed RFI yn ddefnyddiol ar gyfer prosiectau caffael cylchol. Mae'n ei gwneud yn haws i dimau caffael ddod o hyd i broffiliau gwerthwyr sy'n addas ar gyfer prosiectau tebyg yn y dyfodol. Rwy'n cadw fy nhempled RFI mewn google docs a dim ond ei gopïo a'i gludo i'w anfon at bob cyflenwr. Gwnewch ychydig o newid i gyd-fynd â'r sefyllfa. 

Sut mae RFI yn gweithio?

Dyma bedwar cam y broses RFI: 

Cam 1: Mae prynwr yn datblygu RFI.

Mae RFI yn ddogfen ysgrifenedig sy'n darparu proses safonol o ddod o hyd i wybodaeth benodol. Yma, mae'r prynwr yn gofyn cwestiynau neu fanylion cryno i gyflenwyr mewn fformat clir. Os crëir y ddogfen gychwynnol ar Word, a Trawsnewidydd Word i PDF yn cael ei ddefnyddio i gwblhau'r ffeil. Mae RFI yn caniatáu i'r gwerthwr ddeall anghenion y prynwr yn hawdd. 

Cam 2: Mae gwerthwr yn ymateb i'r RFI.

Mae prynwyr fel arfer yn neilltuo dyddiad cau i werthwyr ateb y RFI. Mae prynwyr yn cymharu'r ymatebion a gasglwyd gan RFI â'i gilydd. Mae'r cam hwn yn helpu busnesau i benderfynu pa gyflenwr a gwasanaethau sy'n gweddu orau i'r prosiect. 

Cam 3: Mae'r prynwr yn adolygu ymatebion y gwerthwr.

Ar ôl y dyddiad cau, mae'r busnes yn adolygu'r ymateb RFI a anfonwyd gan bob gwerthwr. Mae'r prynwr yn chwilio am wybodaeth gyffredinol am bob cwmni a gwrthdaro posibl a allai godi o weithio gyda nhw. Mae'r rhan hon yn ymwneud ag ymchwilio i wybodaeth gefndir y gwerthwyr. Rwy'n gwirio'r wybodaeth hon o gronfeydd data sydd ar gael yn gyhoeddus, fel rhifau trwydded a data cofrestru o wefannau'r Llywodraeth. 

Mae adolygu ymatebion y gwerthwr yn helpu'r prynwr i benderfynu pa ymateb RFI fydd yn symud ymlaen i'r cam nesaf.

Cam 4: Y cam nesaf yn y broses gaffael: proses RFP

Ar ôl dewis un gwerthwr o'r cyflenwyr priodol, mae'r prynwr yn symud ymlaen i RFP, y Cais am Gynnig.

Darlleniad a awgrymir: Cais am Gynnig （RFP）

Manteision defnyddio cais am wybodaeth

Gall cais am wybodaeth ddarparu buddion gwahanol i gwmni. 

Wrth weithio gyda phrosiectau caffael cylchol, gall prynwyr bob amser ddychwelyd at y gwerthwyr posibl y maent wedi'u canfod trwy ddefnyddio templedi RFI. Manteision eraill o ddefnyddio RFI yw:

• Mae RFI yn dangos i gyflenwyr fod cystadleuaeth yn eich busnes. 

Mae casglu ymatebion RFI yn gwneud i gyflenwyr sylweddoli bod cystadleuaeth i'ch busnes. Mae creu RFI yn gwneud i'ch prosiect ymddangos yn fwy dymunol. Mae hefyd yn rhoi’r brys i gyflenwyr fod yn ymatebol i gael eu dewis ar gyfer y cynnig. Mae hefyd yn cynyddu'r ymddiriedaeth rhwng y cyflenwr a'r prynwr. Gan fod y prynwr yn gofyn am RFI, maent o ddifrif ynglŷn â chynnal busnes, nid dim ond person ar hap yn gofyn am ddyfynbrisiau. 

• Byddwch yn cael trosolwg manwl o bob cyflenwr. 

Mae RFIs yn caniatáu i brynwyr gyfathrebu'n uniongyrchol â chyflenwyr. O'i gymharu â'u gwybodaeth sydd ar gael i'w harddangos yn gyhoeddus ar y rhyngrwyd, bydd ymatebion gwerthwyr i'ch dogfen RFI yn llawer mwy credadwy. Mae hyn yn sicrhau y byddwch yn cael y gwasanaeth yr addawodd y gwerthwyr eu hunain y gallent ei ddarparu.

Sut i ysgrifennu cais am wybodaeth (RFI)？

Mae yna lawer o dempledi prosiect RFI ar gael ar-lein. Ond, byddwn yn rhoi templed Cais am Wybodaeth syml ond effeithiol i chi i gychwyn y broses gaffael ar gyfer eich prosiect. Dyma beth ddylech chi ei gynnwys yn eich RFI:

 1. Trosolwg

Dylech ddarparu cyd-destun eich busnes yn y ddogfen RFI. Bydd ysgrifennu yn y fath fodd yn annog gwerthwyr i anelu at fod yn bartner posibl i chi. Bydd hefyd yn rhoi gwybod iddynt a allant ddarparu atebion sydd ar gael i'ch anghenion presennol ai peidio.

Cofiwch, mewn busnes, mae cwmnïau'n adeiladu perthnasoedd i gynhyrchu elw. Mae angen i werthwyr sylweddoli y gall eich cynnig yn y cam nesaf fod o fudd iddynt yn union fel y gall fod o fudd i chi. Rhowch eich tystlythyrau i bob darpar werthwr a chynyddwch eich siawns o gael ymatebion. 

 2. Cymwysterau

Yn y rhan hon o'r ffurflen Cais am Wybodaeth, rhowch fanylion penodol y gwasanaethau yr ydych yn chwilio amdanynt i werthwyr. Darparwch gyfathrebiad clir am y cynhyrchion, y gwasanaethau, a'r dulliau cyflwyno rydych chi am eu cyflawni. Yr ymateb yn y rhan hon fydd y prif ffactor yn eich penderfyniadau. Felly, rhowch sylw mawr i'r rhan hon o'r ddogfen templed gwybodaeth. 

Os gwnewch y rhan hon yn dda, bydd gennych gymhariaeth fanwl o bob ymateb a gewch. 

 3. Gwybodaeth y gofynnwyd amdani

Yn y rhan hon o'r templed cais am wybodaeth, casglwch wybodaeth am hygrededd, gallu, rheolaeth ansawdd y cyflenwr, ac ati. Gofynnwch gwestiynau penodol. Bydd yr atebion i'r cwestiynau hyn yn eich helpu ymhellach i wneud eich penderfyniadau gwybodus fel prynwr. Mae rhai pobl yn gofyn am eu rhif trwydded Busnes i wirio eu cofnodion o gronfeydd data Cyhoeddus. Mae hefyd yn rhoi eu dyddiad cofrestru i chi, sy'n golygu po hynaf ydyn nhw, y mwyaf dibynadwy y byddan nhw. 

 4. Disgwyliadau ymateb

Ysgrifennwch eich disgwyliadau ymateb yn eich templed RFI hefyd. Rhowch ddigon o amser i gyflenwyr ymateb, ond peidiwch ag anghofio gosod terfyn amser. Os ydych chi'n mynd i ddefnyddio meini prawf gwerthuso, nodwch hynny yn y rhan hon, fel y bydd y cyflenwyr yn gwybod beth rydych chi'n chwilio amdano. 

Gallwch hefyd ychwanegu cymal cyfrinachedd yma fel rhan o'r atodiadau sydd wedi'u cynnwys.

7 Awgrym ar gyfer Cyflwyno Cais am Wybodaeth

1. Astudiwch eich prosiect yn drylwyr

Y cam cyntaf wrth gyflwyno RFI yw deall eich prosiect yn gyntaf. Gwybod holl fanylion eich prosiect a llenwi bylchau yn eich gwybodaeth. Ni fyddwch yn gallu datgan eich anghenion yn gywir i gyflenwyr os nad ydych yn gwybod beth ydynt. 

Hefyd, bydd cael disgrifiad cadarn o'ch prosiect yn gwarantu gwerthwyr y bydd gweithio gyda chi yn werth chweil.

      2. Llunio cwestiynau hollbwysig 

Gofynnwch gwestiynau sy'n berthnasol i'ch prosiect yn eich dogfen RFI. Dyma rai awgrymiadau i'w cadw mewn cof wrth lunio cwestiynau:

• Byddwch yn benodol. 

Cyn i chi ofyn eich cwestiwn, rhowch gyd-destun ynghylch pa ran o'r prosiect y mae'r cwestiwn yn berthnasol iddi. Peidiwch ag ychwanegu llinellau bluff a geiriau diangen yn eich templed. Byddwch yn fanwl gywir ac yn ofalus wrth ddefnyddio geiriau.

• Darparu dogfennau ategol. 

Os oes angen delweddau arnoch i wneud eich cwestiynau'n gliriach, peidiwch ag oedi cyn cynnwys y dogfennau atodedig yn eich RFI. 

    3. Dilynwch y fformat cywir

Mae rhai cyflenwyr yn darparu eu templed Cais am Wybodaeth y maent yn disgwyl i gleientiaid posibl ei ddefnyddio. Cyn anfon RFI generig, sicrhewch nad oes gan y cwmnïau eu fformat disgwyliedig yn gyntaf. Neu fel arall, gallai eich RFI gael ei anwybyddu gan gyflenwyr llym. 

    4. Adolygwch eich dogfen RFI

Adolygwch y templed RFI cyfan yn feirniadol a sicrhewch eich bod yn cynnwys popeth yr hoffech ei wybod. Gofynnwch gwestiynau angenrheidiol ond yn yr un modd, gwnewch yn siŵr nad ydych chi'n gofyn cwestiynau y gallwch chi eu hateb eich hun. Gwiriwch strwythur, gramadeg ac eglurder eich dogfen. 

Bydd gwneud hyn yn eich cyflwyno fel busnes dibynadwy a phroffesiynol. 

    5. Anfonwch eich ymholiad

Ar ôl gwneud yn siŵr bod eich dogfen yn cynnwys ac yn gofyn am yr holl wybodaeth angenrheidiol, anfonwch eich RFI. Mae rhai cyflenwyr yn gosod cyfnodau penodol ar gyfer ymholiadau parhaus y maent am i chi eu defnyddio wrth anfon eich ymholiad. Felly, gwnewch yn siŵr eich bod yn parchu'r egwyl y gofynnwyd amdani. Peidiwch ag anfon ymholiad bob tro y bydd gennych gwestiwn. Casglwch gwestiynau yn un ymholiad a'u hanfon ar yr amser priodol.

   6. Rheoli ymholiadau RFI parhaus

Cael cynllun ar gyfer rheoli eich ymholiadau RFI. Bydd rhai cyflenwyr yn ateb ar unwaith, ac ni fydd rhai yn ateb o gwbl. Gallai gwerthwyr hefyd ofyn cwestiynau dilynol. Gwnewch yn siŵr bod gennych gynllun ar gyfer pob senario posibl fel y bydd proses RFI eich prosiect yn mynd rhagddi'n esmwyth. 

    7. Ymateb i ymholiadau yn brydlon ac yn fanwl

Pan fydd cyflenwyr yn anfon ymholiadau yn ôl yn ceisio egluro rhywbeth, peidiwch â chymryd gormod o amser i ymateb. Os felly, gallai cyflenwyr weld eich bod yn hwyr yn amhroffesiynol. Cofiwch ysgrifennu'n fanwl bob amser ac yn fanwl iawn. Gall amwysedd arwain at gam-gyfathrebu a all fod yn niweidiol i brosiect. 

Enghraifft RFI

Gadewch i ni ddweud Nike angen dyluniadau ODM gan gyflenwyr yn Tsieina. Felly, penderfynasant anfon RFI at wahanol gyflenwyr Tsieineaidd y maent yn eu hadnabod.

Dyma'r wybodaeth y mae angen iddynt ei chynnwys yn eu RFI.

Trosolwg Busnes: Yn yr enghraifft hon, mae Nike yn sôn bod angen dyluniadau esgidiau newydd arnynt ar gyfer eu casgliad Diwedd Blwyddyn. 

Cymwysterau: Mae Nike yn nodi eu hunion anghenion gan y cyflenwyr. Gadewch i ni ddweud bod angen deg dyluniad esgidiau newydd arnynt. Maent yn cynnwys hyn yn y ddogfen RFI fel bod y cyflenwyr yn gwybod beth yw gwasanaeth disgwyliedig y cwmni ganddynt.

cwestiynau: Yn yr enghraifft hon, gall y NIKE ofyn cwestiynau i gyflenwyr fel:

• Oes gennych chi ddyluniadau label preifat ar gyfer esgidiau ar hyn o bryd? 
• Pa mor hir yw eich amser arweiniol i'r Unol Daleithiau? 
• Sawl pâr o esgidiau allwch chi eu cynhyrchu mewn diwrnod?

Disgwyliadau: Yn yr enghraifft hon, gall Nike atodi'r meini prawf ar gyfer y dyluniadau esgidiau sydd eu hangen arnynt. Neu, gallant hefyd atodi meini prawf ar gyfer y cyflenwr y maent yn chwilio amdano. 

Cwestiynau Cyffredin am gais am wybodaeth

Beth sy'n Nesaf

Mae angen i chi gynllunio a llunio'ch dogfen RFI yn ofalus er mwyn cael y cyfle gorau i ddod o hyd i gyflenwyr dibynadwy. Fel gyda phob cam mewn unrhyw brosiect busnes, ni ddylid rhuthro RFI. Sicrhewch fod eich RFI yn fanwl, yn syth i'r pwynt, ac yn gryno. Peidiwch â bod yn amwys fel y bydd cyflenwyr yn cael eu hannog i barhau i weithio gyda chi.

Os ydych chi'n cael trafferth dod o hyd i gyflenwyr posibl i anfon RFIs atynt, gallwn ni helpu. Mae Leelinesourcing mewn cysylltiad â channoedd o gyflenwyr cyfanwerthu, felly Cysylltwch â ni, a byddwn yn eich cynorthwyo.