RFI басқа бизнеспен әділ және жоғары сапалы іскерлік транзакцияны қамтамасыз ету үшін сатып алу процесіндегі алғашқы қадам болып табылады. Осылайша, компаниялар сенімді серіктес қажет болған кезде әлеуетті жеткізушілерге ақпарат сұрауын жібереді.
Бірақ ақпарат сұрауы дегеніміз не және ол неліктен маңызды?
Тәжірибелі ресурс сарапшысы ретінде біз онжылдық мансабымызда жүздеген RFI жібердік. Осылайша, біз жеткізушілердің жауаптарына кепілдік беретін RFI қалай жазу керектігін білеміз.
Бұл мақалада жобаларыңыз үшін RFI құжатын неліктен және қалай дайындау керектігі түсіндіріледі. Оқуды жалғастырыңыз!
Ақпаратты сұрау дегеніміз не?
Ақпаратты сұрау RFI ретінде де белгілі. Компания бұл құжатты әлеуетті жеткізушілерден толық жазбаша ақпаратты сұрау үшін пайдаланады. RFI барлық сатып алу процестерінің бірінші бөлігі болып табылады. Ол, ең алдымен, белгілі бір жоба үшін әрі қарай не істеу керектігін шешу үшін ақпаратты сұрау үшін қолданылады.
Әртүрлі әлеуетті провайдерлерден тиісті ақпаратты алу бизнеске RFI салыстыруға мүмкіндік береді. Салыстыру үшін көбірек жеткізушілердің болуы жобаға қай жеткізушінің ең қолайлы екенін білуді жеңілдетеді.
Неліктен мамандар ақпарат сұрауын пайдаланады?
Кәсіби мамандар RFI-ді компанияға олар ұсынатын өнімдер мен қызметтер туралы мәліметтерді сұрау және нақты сұрақтар қою үшін пайдаланады. Ол нарықты зерттеуде жиі пайдаланылады және бұл әрбір сатып алу процесінің бірінші бөлігі.
Кейбір мамандар RFI-да сұрайтын ақпарат:
- Ұқсас жобалар бойынша жеткізушінің тәжірибесі
- Жабдықтаушы компания ұсынатын қызмет туралы сұрақтар
- Олар жобаға қашан қызмет көрсете алатынын көрсететін уақыт кестесі
- Жеткізушінің жобаны басқару процесі
Кәсіби мамандар әдеттегі RFI үлгісін жиі пайдаланады. RFI үлгісі қайталанатын сатып алу жобалары үшін пайдалы. Бұл сатып алу топтарына болашақта ұқсас жобалар үшін қолайлы жеткізуші профильдерін табуды жеңілдетеді. Мен RFI үлгісін Google құжаттарында сақтаймын және оны әрбір жеткізушіге жіберу үшін жай ғана көшіріп, қойыңыз. Жағдайға сай болу үшін сәл ғана өзгеріс жасаңыз.
RFI қалай жұмыс істейді?
Мұнда RFI процесінің төрт қадамы берілген:
Қадам 1: Сатып алушы RFI әзірлейді.
RFI - бұл нақты ақпаратты табудың стандартталған процесін қамтамасыз ететін жазбаша құжат. Мұнда сатып алушы жеткізушілерге нақты форматта қысқаша сұрақтарды немесе мәліметтерді қояды.Егер бастапқы құжат Word бағдарламасында жасалған болса, Word файлын PDF форматына түрлендіргіш файлды аяқтау үшін қолданылады. RFI сатушыға сатып алушының қажеттіліктерін оңай түсінуге мүмкіндік береді.
Қадам 2: Сатушы RFI-ге жауап береді.
Сатып алушылар, әдетте, жеткізушілерге RFI жауап беру мерзімін бөледі. Сатып алушылар RFI жинаған жауаптарын бір-бірімен салыстырады. Бұл қадам бизнеске қандай жеткізуші мен қызметтің жобаға сәйкес келетінін шешуге көмектеседі.
Қадам 3: Сатып алушы сатушының жауаптарын қарайды.
Мерзім аяқталғаннан кейін бизнес әрбір жеткізуші жіберген RFI жауабын қарайды. Сатып алушы әрбір компания туралы жалпы ақпаратты және олармен жұмыс істеу кезінде туындауы мүмкін әлеуетті қақтығыстарды іздейді. Бұл бөлім жеткізушілердің бастапқы ақпаратын зерттеуге арналған. Мен бұл ақпаратты лицензия нөмірлері және мемлекеттік сайттардағы тіркеу деректері сияқты жалпыға қолжетімді дерекқорлардан тексеремін.
Жеткізушінің жауаптарын қарау сатып алушыға келесі қадамға өту үшін қандай RFI жауабын алатынын шешуге көмектеседі.
Қадам 4: Сатып алу процесінің келесі қадамы: RFP процесі
Тиісті жеткізушілерден бір жеткізушіні таңдағаннан кейін сатып алушы RFP, ұсынысқа сұрау салуға көшеді.
Ұсынылған оқылым: Ұсынысқа сұраныс (RFP)
Ақпаратты сұрауды пайдаланудың артықшылықтары
Ақпаратты сұрау компания үшін әртүрлі артықшылықтар бере алады.
Қайталанатын сатып алу жобаларымен жұмыс істегенде, сатып алушылар әрқашан RFI үлгілерін пайдалану арқылы тапқан әлеуетті жеткізушілерге орала алады. RFI пайдаланудың басқа артықшылықтары:
- RFI жеткізушілерге сіздің бизнесіңізде бәсекелестік бар екенін көрсетеді.
RFI жауаптарын жинау жеткізушілерге сіздің бизнесіңіз үшін бәсекелестік бар екенін түсінуге мүмкіндік береді. RFI жасау сіздің жобаңызды қажет етеді. Ол сондай-ақ жеткізушілерге ұсыныс бойынша таңдалуы үшін шұғыл әрекет етуді береді. Бұл сонымен қатар жеткізуші мен сатып алушы арасындағы сенімді арттырады. Сатып алушы RFI сұрайтындықтан, олар баға ұсыныстарын сұрайтын кездейсоқ адам емес, бизнес жүргізуге байыпты.
- Сіз әрбір жеткізуші туралы егжей-тегжейлі шолу аласыз.
RFI сатып алушыларға жеткізушілермен тікелей байланысуға мүмкіндік береді. Интернетте көпшілікке көрсету үшін қол жетімді ақпаратпен салыстырғанда, жеткізушілердің RFI құжатына берген жауаптары әлдеқайда сенімді болады. Бұл сатушылардың өздері қамтамасыз ете алатынына уәде еткен қызметті алуыңызға кепілдік береді.
Ең жақсы қытайлық агентті іздеп жүрсіз бе?
Leeline Sourcing сізге зауыттарды табуға, бәсекеге қабілетті бағаларды алуға, өндірісті қадағалауға, сапаны қамтамасыз етуге және өнімді есікке дейін жеткізуге көмектеседі.
Ақпаратқа сұраныс (RFI) қалай жазылады?
Желіде қол жетімді көптеген жоба RFI үлгілері бар. Бірақ, біз сізге жобаңыздың сатып алу процесін бастау үшін қарапайым, бірақ тиімді Ақпаратты сұрау үлгісін береміз. RFI-ға мыналарды қосу керек:
1. Шолу
RFI құжатында бизнесіңіздің контекстін көрсетуіңіз керек. Осылайша жазу жеткізушілерді сіздің әлеуетті серіктес болуды мақсат етуге ынталандырады. Сондай-ақ ол сіздің ағымдағы қажеттіліктеріңізге қол жетімді шешімдерді ұсына алатынын немесе болмайтынын білуге мүмкіндік береді.
Есіңізде болсын, бизнесте компаниялар пайда табу үшін қарым-қатынас жасайды. Жеткізушілер келесі қадамдағы ұсынысыңыз сізге пайда әкелетіндей оларға да пайда әкелетінін түсінуі керек. Әрбір ықтимал жеткізушіге тіркелгі деректерін беріңіз және жауап алу мүмкіндігін арттырыңыз.
2. Біліктілігі
Ақпаратты сұрау пішінінің осы бөлігінде жеткізушілерге сіз іздеп жатқан қызметтердің нақты мәліметтерін беріңіз. Сіз қол жеткізгіңіз келетін өнімдер, қызметтер және жеткізу әдістері туралы нақты хабарлаңыз. Бұл бөлімдегі жауап шешім қабылдаудағы негізгі факторға айналады. Сонымен, ақпараттық үлгі құжатының осы бөлігіне үлкен назар аударыңыз.
Егер сіз бұл бөлікті жақсы орындасаңыз, сіз алған әрбір жауапты егжей-тегжейлі салыстыра аласыз.
3. Сұралған ақпарат
Ақпарат үлгісін сұраудың осы бөлігінде жеткізушінің сенімділігі, мүмкіндігі, сапасын бақылау және т.б. туралы ақпаратты жинаңыз. Нақты сұрақтар қойыңыз. Осы сұрақтарға жауаптар сізге сатып алушы ретінде саналы шешім қабылдауға көмектеседі. Кейбір адамдар жалпы дерекқорлардағы жазбаларын екі рет тексеру үшін бизнес лицензиясының нөмірін сұрайды. Ол сондай-ақ олардың тіркелген күнін береді, яғни олар неғұрлым үлкен болса, соғұрлым сенімді болады.
4. Жауап күтулері
RFI үлгісіне жауап күтулеріңізді де жазыңыз. Жабдықтаушыларға жауап беру үшін жеткілікті уақыт беріңіз, бірақ соңғы уақытты белгілеуді ұмытпаңыз. Егер сіз бағалау критерийлерін қолданғыңыз келсе, оны осы бөлімде көрсетіңіз, сонда жеткізушілер сіз іздеп жатқан нәрсені біледі.
Сондай-ақ, осы жерге қосылған тіркемелердің бөлігі ретінде құпиялылық туралы ережені қосуға болады.
7 Ақпарат сұрауын жіберу бойынша кеңестер
- Жобаңызды мұқият зерттеңіз
RFI жіберудің бірінші қадамы - алдымен жобаңызды түсіну. Жобаңыздың әрбір егжей-тегжейін біліп, ақпаратыңыздағы бос орындарды толтырыңыз. Жеткізушілерге олардың не екенін білмесеңіз, қажеттіліктеріңізді дұрыс айта алмайсыз.
Сондай-ақ, жобаңыздың нақты сипаттамасы жеткізушілерге сізбен жұмыс істеуге тұрарлық болатынына кепілдік береді.
2. Маңызды сұрақтарды құрастырыңыз
RFI құжатында жобаңызға қатысты сұрақтар қойыңыз. Сұрақтарды құрастыру кезінде есте сақтау қажет кейбір көрсеткіштер:
- Нақты болыңыз.
Сұрағыңызды қоймас бұрын, сұрақтың жобаның қай бөлігіне қатысты екендігі туралы контекстті қамтамасыз етіңіз. Үлгіге блеф сызықтар мен қажетсіз сөздерді қоспаңыз. Сөздерді қолданғанда дәл және мұқият болыңыз.
- Растайтын құжаттарды ұсыныңыз.
Сұрақтарыңызды анық ету үшін суреттер қажет болса, тіркелген құжаттарды RFI-ге қосудан тартынбаңыз.
3. Тиісті пішімді орындаңыз
Кейбір жеткізушілер әлеуетті клиенттер пайдалануын күтетін ақпаратқа сұраныс үлгісін береді. Жалпы RFI жібермес бұрын, алдымен компанияларда күтілетін пішім жоқ екеніне көз жеткізіңіз. Әйтпесе, сіздің RFI-ді қатаң жеткізушілер елемеуі мүмкін.
4. RFI құжатын қарап шығыңыз
Бүкіл RFI үлгісін сыни тұрғыдан қарап шығыңыз және білгіңіз келетіннің барлығын қамтитыныңызға көз жеткізіңіз. Қажетті сұрақтар қойыңыз, бірақ сол сияқты өзіңіз жауап бере алатын сұрақтарды қоймаңыз. Құжатыңыздың құрылымын, грамматикасы мен анықтығын тексеріңіз.
Мұны істеу сізді сенімді және кәсіби бизнес ретінде көрсетеді.
5. Сұрауыңызды жіберіңіз
Құжатта барлық қажетті ақпаратты қамтитынына және сұрайтынына көз жеткізгеннен кейін RFI жіберіңіз. Кейбір жеткізушілер сұранысыңызды жіберген кезде пайдаланғыңыз келетін ағымдағы сұраулар үшін арнайы аралықтарды орнатады. Сондықтан олардың сұраған аралығын құрметтейтініңізге көз жеткізіңіз. Сұрағыңыз болған сайын сұрау жібермеңіз. Сұрақтарды бір сұрауға жинап, оларды тиісті уақытта жіберіңіз.
6. Ағымдағы RFI сұрауларын басқарыңыз
RFI сұрауларыңызды басқару жоспарын жасаңыз. Кейбір жеткізушілер бірден жауап береді, ал кейбіреулері мүлдем жауап бермейді. Сатушылар сонымен қатар қосымша сұрақтар қоя алады. Жобаңыздың RFI процесі бірқалыпты өтуі үшін сізде барлық ықтимал сценарийлер үшін жоспар бар екеніне көз жеткізіңіз.
7. Сұрауларға уақытында және егжей-тегжейлі жауап беріңіз
Жабдықтаушылар бірдеңені түсіндіруге тырысатын сұрауларды қайтарғанда, жауап беруге көп уақыт кетпеңіз. Егер солай етсеңіз, жеткізушілер сіздің кешіктіруіңізді кәсіби емес деп қабылдауы мүмкін. Әрқашан нақты және егжей-тегжейлі жазуды ұмытпаңыз. Түсініксіздік жобаға зиян келтіруі мүмкін қате байланысқа әкелуі мүмкін.
Сенімді қытай жеткізушісін іздеп жүрсіз бе?
ретінде Қытайдың ең жақсы сатып алу агенті, біз сізге зауыттарды табуға, бәсекеге қабілетті бағаларды алуға, өндірісті қадағалауға, сапаны қамтамасыз етуге және өнімді есікке дейін жеткізуге көмектесеміз.
RFI мысалы
Айтайық Nike Қытайдағы жеткізушілерден ODM дизайнын қажет етеді. Осылайша, олар өздері білетін әртүрлі қытайлық жеткізушілерге RFI жіберуді шешті.
Міне, олар өздерінің RFI-ға енгізуі керек ақпарат.
Бизнеске шолу: Бұл мысалда Nike олардың Жыл аяғына арналған коллекциясы үшін жаңа аяқ киім дизайны қажет екенін айтады.
Біліктілігі: Nike жеткізушілерден олардың нақты қажеттіліктерін айтады. Оларға он жаңа аяқ киім дизайны керек делік. Олар мұны RFI құжатына қосады, сондықтан жеткізушілер компанияның олардан күтілетін қызметі қандай екенін біледі.
сұрақтар: Бұл мысалда NIKE жеткізушілерге келесідей сұрақтар қоя алады:
- Қазіргі уақытта сізде аяқ киімге арналған жеке жапсырма дизайны бар ма?
- Сіздің Америка Құрама Штаттарына бару уақытыңыз қанша?
- Бір күнде қанша жұп аяқ киім шығаруға болады?
Күту: Бұл мысалда Nike өздеріне қажет аяқ киім үлгілерінің критерийлерін қоса алады. Немесе олар іздеп жатқан жеткізушінің критерийлерін қоса алады.
Ақпаратты сұрау туралы жиі қойылатын сұрақтар
RFI үлгісін кім пайдалануы керек?
Жеткізушімен әділ мәміле жасағысы келетін әрбір бизнес RFI үлгісін пайдалануы керек. Интернетте сіз санай алмайтын үлгілер көп, сондықтан өзіңізге сәйкес келетінін таңдаңыз.
RFI-ға қандай ақпаратты қосу керек?
RFI бизнесіңіздің шолуын, сіз іздеген қызметтерді және әрбір жеткізушіге арналған сұрақтарыңызды қамтиды. Бұл үшеуі - RFI құжаттарында ешқашан ұмытпау керек ең маңызды ақпарат.
RFI үлгісін қашан пайдалану керек?
Кез келген RFI құжатын жеткізушілерге жіберген кезде Ақпаратты сұрау үлгілерін пайдаланыңыз. Бір реттік сатып алу жобасы немесе қайталанатын сатып алу жобасы болсын, RFI үлгісін пайдалануда ешқашан қателеспейсіз.
Барлық жеткізушілер RFI-ге жауап бере ме?
Барлық жеткізушілер RFI-ге жауап бермейді. Жабдықтаушылардың сізге жауап беру мүмкіндігін арттыру үшін егжей-тегжейлі RFI жазу маңызды.
Келесі не
Сенімді жеткізушілерді табу мүмкіндігіне ие болу үшін RFI құжатын мұқият жоспарлап, жасау керек. Кез келген бизнес-жобадағы әрбір қадам сияқты, RFI асықпау керек. RFI егжей-тегжейлі, тікелей нүктеге және қысқаша екеніне көз жеткізіңіз. Жеткізушілерді сізбен жұмыс істеуге ынталандыру үшін бұлыңғыр болмаңыз.
RFI жіберу үшін әлеуетті жеткізушілерді табуда қиындықтар туындаса, біз көмектесе аламыз. Leelinesorcing жүздеген көтерме жеткізушілермен байланыста, сондықтан бізбен хабарласыңы, және біз сізге көмектесеміз.
