Cara Menulis Permintaan Untuk Maklumat （RFI）

RFI ialah langkah pertama dalam proses perolehan untuk memastikan transaksi perniagaan yang adil dan berkualiti tinggi dengan perniagaan lain. Jadi, syarikat menyerahkan Permintaan Maklumat kepada bakal pembekal apabila mereka memerlukan rakan kongsi yang boleh dipercayai.

Tetapi apakah sebenarnya Permintaan Maklumat, dan mengapa ia penting?

Sebagai pakar penyumberan yang berpengalaman, kami telah menghantar ratusan RFI dalam kerjaya kami selama sedekad. Oleh itu, kami tahu dengan tepat cara menulis RFI yang menjamin respons daripada vendor. 

Artikel ini akan menerangkan sebab dan cara anda perlu menyediakan dokumen RFI untuk projek anda. Teruskan membaca!

Apakah permintaan untuk maklumat?

Permintaan untuk maklumat juga dikenali sebagai RFI. Sebuah syarikat menggunakan dokumen ini untuk meminta maklumat bertulis terperinci daripada bakal pembekal. RFI ialah bahagian pertama daripada semua proses perolehan. Ia digunakan terutamanya untuk mendapatkan maklumat bagi memutuskan perkara yang perlu dilakukan seterusnya bagi projek tertentu.

Mendapatkan maklumat berkaitan daripada pembekal berpotensi yang berbeza membolehkan perniagaan membandingkan RFI. Mempunyai lebih banyak pembekal untuk perbandingan menjadikannya lebih mudah untuk mengetahui pembekal mana yang paling sesuai untuk projek itu.

Mengapakah profesional menggunakan permintaan untuk mendapatkan maklumat?

Profesional menggunakan RFI untuk bertanya butiran dan bertanya soalan khusus kepada syarikat tentang produk dan perkhidmatan yang mereka sediakan. Ia sering digunakan dalam penyelidikan pasaran, dan ia merupakan bahagian pertama setiap proses perolehan.

Beberapa maklumat yang diminta oleh profesional dalam RFI adalah: 

• Pengalaman pembekal untuk projek yang serupa
• Soalan mengenai perkhidmatan yang ditawarkan oleh syarikat pembekal 
• Garis masa bila mereka boleh menyediakan perkhidmatan kepada projek itu
• Proses pengurusan projek pembekal

Profesional sering menggunakan templat RFI biasa. Templat RFI berguna untuk projek perolehan berulang. Ia memudahkan pasukan perolehan mencari profil vendor yang sesuai untuk projek serupa pada masa hadapan. Saya menyimpan templat RFI saya dalam google docs dan hanya menyalin dan menampalnya untuk dihantar kepada setiap pembekal. Cuma buat sedikit perubahan mengikut keadaan. 

Bagaimanakah RFI berfungsi?

Berikut ialah empat langkah proses RFI: 

Langkah 1: Seorang pembeli membangunkan RFI.

RFI ialah dokumen bertulis yang menyediakan proses piawai untuk mencari maklumat khusus. Di sini, pembeli bertanya kepada pembekal soalan atau butiran ringkas dalam format yang jelas. Jika dokumen awal dibuat pada Word, a Penukar Word ke PDF digunakan untuk memuktamadkan fail. RFI membolehkan vendor memahami keperluan pembeli dengan mudah. 

Langkah 2: Seorang vendor bertindak balas kepada RFI.

Pembeli biasanya memperuntukkan tarikh akhir untuk vendor menjawab RFI. Pembeli membandingkan jawapan RFI yang dikumpul antara satu sama lain. Langkah ini membantu perniagaan memutuskan pembekal dan perkhidmatan yang paling sesuai dengan projek. 

Langkah 3: Pembeli menyemak jawapan vendor.

Selepas tarikh akhir, perniagaan menyemak respons RFI yang dihantar oleh setiap vendor. Pembeli mencari maklumat umum tentang setiap syarikat dan potensi konflik yang mungkin timbul daripada bekerja dengan mereka. Bahagian ini adalah mengenai penyelidikan maklumat latar belakang vendor. Saya menyemak maklumat ini daripada pangkalan data yang tersedia untuk umum, seperti Nombor lesen dan data pendaftaran daripada tapak Kerajaan. 

Menyemak respons vendor membantu pembeli memutuskan respons RFI yang mana untuk meneruskan ke langkah seterusnya.

Langkah 4: Langkah seterusnya dalam proses perolehan: proses RFP

Selepas memilih satu vendor daripada pembekal yang sesuai, pembeli beralih kepada RFP, Permintaan untuk Cadangan.

Bacaan yang dicadangkan: Permintaan Untuk Cadangan（RFP）

Faedah menggunakan permintaan untuk maklumat

Permintaan untuk maklumat boleh memberikan faedah yang berbeza untuk syarikat. 

Apabila bekerja dengan projek perolehan berulang, pembeli sentiasa boleh kembali kepada vendor berpotensi yang mereka temui dengan menggunakan templat RFI. Faedah lain menggunakan RFI ialah:

• RFI menunjukkan kepada pembekal bahawa terdapat persaingan dalam perniagaan anda. 

Mengumpul respons RFI membuatkan pembekal menyedari bahawa terdapat persaingan untuk perniagaan anda. Membuat RFI menjadikan projek anda kelihatan lebih diingini. Ia juga memberi pembekal keperluan segera untuk bertindak balas untuk dipilih bagi cadangan itu. Ia juga meningkatkan kepercayaan antara pembekal dan pembeli. Memandangkan pembeli meminta RFI, mereka serius untuk menjalankan perniagaan, bukan hanya orang rambang yang meminta sebut harga. 

• Anda mendapat gambaran keseluruhan terperinci bagi setiap pembekal. 

RFI membolehkan pembeli berkomunikasi secara langsung dengan pembekal. Berbanding dengan maklumat mereka yang tersedia untuk paparan awam di internet, respons vendor terhadap dokumen RFI anda akan menjadi lebih boleh dipercayai. Ini memastikan bahawa anda akan mendapat perkhidmatan yang dijanjikan oleh vendor sendiri yang boleh mereka sediakan.

Bagaimana untuk menulis permintaan untuk maklumat(RFI)？

Terdapat banyak templat RFI projek tersedia dalam talian. Tetapi, kami akan memberikan anda templat Permintaan Maklumat yang ringkas namun berkesan untuk memulakan proses perolehan projek anda. Berikut ialah perkara yang perlu anda sertakan dalam RFI anda:

 1. Gambaran keseluruhan

Anda harus menyediakan konteks perniagaan anda dalam dokumen RFI. Menulis dengan cara sedemikian akan menggalakkan vendor untuk menyasarkan untuk menjadi bakal rakan kongsi anda secara aktif. Ia juga akan memberitahu mereka sama ada mereka boleh menyediakan penyelesaian yang tersedia untuk keperluan semasa anda atau tidak.

Ingat, dalam perniagaan, syarikat membina hubungan untuk menjana keuntungan. Penjual perlu sedar bahawa cadangan anda dalam langkah seterusnya boleh memberi manfaat kepada mereka sama seperti ia boleh memberi manfaat kepada anda. Berikan bukti kelayakan anda kepada setiap vendor yang berpotensi dan tingkatkan peluang anda untuk mendapat respons. 

 2. Kelayakan

Dalam bahagian borang Permintaan Maklumat ini, berikan vendor butiran khusus perkhidmatan yang anda cari. Sediakan komunikasi yang jelas tentang produk, perkhidmatan dan kaedah penghantaran yang ingin anda capai. Tanggapan dalam bahagian ini akan menjadi faktor utama dalam membuat keputusan anda. Jadi, beri perhatian yang tinggi kepada bahagian dokumen templat maklumat ini. 

Jika anda melakukan bahagian ini dengan baik, anda akan mempunyai perbandingan terperinci bagi setiap respons yang anda terima. 

 3. Maklumat yang diminta

Dalam bahagian templat permintaan untuk maklumat ini, kumpulkan maklumat tentang kredibiliti, keupayaan, kawalan kualiti, dll. Tanya soalan khusus. Jawapan kepada soalan ini akan membantu anda membuat keputusan termaklum anda sebagai pembeli. Sesetengah orang bertanya tentang nombor lesen Perniagaan mereka untuk menyemak semula rekod mereka daripada pangkalan data Awam. Ia juga memberi anda tarikh pendaftaran mereka, yang bermaksud semakin tua mereka, semakin dipercayai mereka. 

 4. Jangkaan tindak balas

Tulis jangkaan respons anda dalam templat RFI anda juga. Beri pembekal masa yang mencukupi untuk bertindak balas, tetapi jangan lupa untuk menetapkan tarikh akhir. Jika anda akan menggunakan kriteria penilaian, nyatakan dalam bahagian ini, supaya pembekal akan mengetahui perkara yang anda cari. 

Anda juga boleh menambah klausa kerahsiaan di sini sebagai sebahagian daripada lampiran yang disertakan.

7 Petua untuk menghantar Permintaan untuk Maklumat

1. Kaji projek anda dengan teliti

Langkah pertama dalam menyerahkan RFI ialah memahami projek anda terlebih dahulu. Ketahui setiap butiran projek anda dan isikan jurang dalam maklumat anda. Anda tidak akan dapat menyatakan keperluan anda dengan betul kepada pembekal jika anda tidak mengetahui keperluan tersebut. 

Selain itu, mempunyai penerangan yang kukuh tentang projek anda akan menjamin vendor yang bekerja dengan anda akan berbaloi.

      2. Merumus soalan penting 

Tanya soalan yang berkaitan dengan projek anda dalam dokumen RFI anda. Berikut adalah beberapa petunjuk yang perlu diingat semasa merumuskan soalan:

• Menjadi khusus. 

Sebelum anda bertanya soalan anda, berikan konteks tentang bahagian projek yang berkaitan dengan soalan itu. Jangan tambahkan garis gertakan dan perkataan yang tidak perlu dalam templat anda. Berhati-hati dan tepat semasa menggunakan perkataan.

• Menyediakan dokumen sokongan. 

Jika anda memerlukan imej untuk membuat soalan anda lebih jelas, jangan teragak-agak untuk memasukkan dokumen yang dilampirkan dalam RFI anda. 

    3. Ikut format yang betul

Sesetengah pembekal menyediakan templat Permintaan untuk Maklumat mereka yang mereka harapkan bakal pelanggan gunakan. Sebelum menghantar RFI generik, pastikan syarikat tidak mempunyai format yang diharapkan terlebih dahulu. Jika tidak, RFI anda boleh diabaikan oleh pembekal yang ketat. 

    4. Semak dokumen RFI anda

Semak secara kritis keseluruhan templat RFI dan pastikan anda memasukkan semua yang anda ingin ketahui. Tanya soalan yang perlu tetapi begitu juga, pastikan anda tidak bertanya soalan yang anda boleh jawab sendiri. Semak struktur, tatabahasa dan kejelasan dokumen anda. 

Melakukan ini akan menunjukkan anda sebagai perniagaan yang boleh dipercayai dan profesional. 

    5. Hantar pertanyaan anda

Selepas memastikan bahawa dokumen anda termasuk dan meminta semua maklumat yang diperlukan, hantar RFI anda. Sesetengah pembekal menetapkan selang waktu tertentu untuk pertanyaan berterusan yang mereka mahu anda gunakan semasa menghantar pertanyaan anda. Jadi, pastikan anda menghormati selang waktu yang diminta. Jangan hantar pertanyaan setiap kali anda mempunyai soalan. Susun soalan menjadi satu pertanyaan dan hantarkannya pada masa yang sesuai.

   6. Uruskan pertanyaan RFI yang berterusan

Mempunyai rancangan untuk mengurus pertanyaan RFI anda. Sesetengah pembekal akan membalas serta-merta, dan ada yang tidak akan membalas sama sekali. Penjual juga boleh bertanya soalan susulan. Pastikan anda mempunyai rancangan untuk semua senario yang mungkin supaya proses RFI projek anda berjalan lancar. 

    7. Jawab pertanyaan tepat pada masanya dan dengan terperinci

Apabila pembekal menghantar balik pertanyaan cuba menjelaskan sesuatu, jangan ambil masa terlalu lama untuk membalas. Jika anda berbuat demikian, pembekal boleh menganggap kelewatan anda sebagai tidak profesional. Ingatlah untuk sentiasa menulis dengan terperinci dan terperinci. Kekaburan boleh mengakibatkan salah komunikasi yang boleh memudaratkan sesuatu projek. 

Contoh RFI

Katakan Nike memerlukan reka bentuk ODM daripada pembekal di China. Jadi, mereka memutuskan untuk menghantar RFI kepada pelbagai pembekal China yang mereka kenali.

Berikut adalah maklumat yang perlu mereka sertakan dalam RFI mereka.

Tinjauan Perniagaan: Dalam contoh ini, Nike menyebut bahawa mereka memerlukan reka bentuk kasut baharu untuk koleksi Akhir Tahun mereka. 

Kelayakan: Nike menyatakan keperluan sebenar mereka daripada pembekal. Katakan mereka memerlukan sepuluh reka bentuk kasut baharu. Mereka memasukkan ini dalam dokumen RFI supaya pembekal tahu apakah perkhidmatan jangkaan syarikat daripada mereka.

Soalan: Dalam contoh ini, NIKE boleh bertanya kepada pembekal soalan seperti:

• Adakah anda mempunyai reka bentuk label peribadi untuk kasut pada masa ini? 
• Berapa lamakah masa utama anda ke Amerika Syarikat? 
• Berapa pasang kasut yang boleh anda hasilkan dalam sehari?

jangkaan: Dalam contoh ini, Nike boleh melampirkan kriteria untuk reka bentuk kasut yang mereka perlukan. Atau, mereka juga boleh melampirkan kriteria untuk pembekal yang mereka cari. 

Soalan Lazim tentang permintaan untuk maklumat

Apa yang akan datang

Anda perlu merancang dan membuat dokumen RFI anda dengan teliti untuk mendapat peluang terbaik anda mencari pembekal yang boleh dipercayai. Seperti setiap langkah dalam mana-mana projek perniagaan, RFI tidak seharusnya tergesa-gesa. Pastikan RFI anda terperinci, terus kepada intipati dan ringkas. Jangan samar-samar supaya pembekal akan digalakkan untuk terus bekerja dengan anda.

Jika anda menghadapi masalah mencari pembekal yang berpotensi untuk menghantar RFI, kami boleh membantu. Leelinesourcing sedang berhubung dengan ratusan pembekal borong, jadi hubungi kami, dan kami akan membantu anda.