Apakah Permintaan Untuk Sebut Harga (RFQ)

Dalam pasaran yang kompetitif hari ini, item direka bentuk, diberi harga dan disebut harga untuk memastikan ia mempunyai gabungan ciri yang betul untuk setiap orang yang membelinya. Tapak web mungkin memberikan kos penyelesaian mereka, tetapi pembeli yang serius akan sentiasa meminta sebut harga untuk mendapatkan angka yang lebih tepat.

Sekarang anda tertanya-tanya apakah RFQ dan adakah ia bermanfaat untuk anda? Bekerjasama dengan beratus-ratus senario dan pelanggan sebagai pakar penyumberan berpengalaman dan dengan pengetahuan perolehan selama sedekad, kami yakin dengan keupayaan kami untuk membantu anda menemui sumber terbaik untuk mana-mana produk tertentu. 

Artikel ini akan membantu anda dalam menulis RFQ yang sangat baik dan melengkapkan prosedur penuh dan kriteria penilaian dengan usaha yang minimum.

Apakah Permintaan Untuk Sebut Harga?

Permintaan untuk sebut harga (RFQ) ialah proses di mana syarikat meminta pembekal dan vendor membida produk atau perkhidmatan tertentu yang mereka ingin beli atau jual. Ia biasanya soalan tentang harga barang yang anda tahu yang anda inginkan.

Namun, permintaan untuk sebut harga biasanya termasuk lebih daripada harga sesuatu. Ia juga mungkin termasuk maklumat khusus tentang projek dan keperluannya. Akibatnya, apabila seseorang meminta sebut harga, mereka perlu mengetahui semua tentang produk atau projek.

Untuk mendapatkan sebut harga yang lebih baik daripada syarikat lain, anda perlu memberikan sebanyak mungkin maklumat yang berkaitan. Satu lagi sebab untuk menjelaskan sebut harga adalah bahawa ia boleh digunakan atas sebab undang-undang.

Bilakah Anda Harus Menggunakan Permintaan Sebut Harga（RFQ）?

Jika anda berfikir tentang menggunakan Permintaan Sebut Harga (RFQ) untuk membeli barangan atau perkhidmatan, anda perlu tahu bila proses ini sesuai untuk anda. Apabila anda perlu menggunakan proses RFQ:

• Anda perlu membeli barangan atau perkhidmatan yang kompleks atau teknikal.
• Anda perlu membeli barangan atau perkhidmatan daripada yang baru pembekal.
• Kuantiti barangan atau perkhidmatan yang anda perlukan adalah penting.
• Anda mempunyai masa untuk menjalankan penilaian pembekal yang lebih terperinci.

Apabila anda menghantar RFQ, pembekal akan memberitahu anda tentang harga mereka dan sejauh mana mereka boleh memenuhi keperluan anda. Hasil daripada kaedah ini, anda boleh membandingkan pembekal dan memilih yang terbaik untuk perniagaan anda. Lebih baik mempunyai templat pra-dibuat untuk menghantar kesemuanya. Tengok mana satu reply laju. Maknanya dia lebih suka berniaga lebih awal. Namun tunggu selama 24 jam untuk menghantar mesej susulan. 

4 Jenis RFQ

Terdapat empat jenis RFQ dan tempoh penyediaan bida dalam proses RFQ adalah kritikal.

1. Bida Terbuka:

Bidaan terbuka ialah RFQ di mana semua pihak boleh melihat balasan kepada sebut harga. Bekalan boleh membuat perubahan pada bida yang difailkan. Membuat harga umum mungkin menggalakkan lebih banyak persaingan antara pembekal. Dalam senario tersebut, anda mendapat banyak bida daripada yang paling rendah kepada TERTINGGI. Tanya tentang kualiti mereka semasa memilih bida harga rendah. 

RFQ mungkin disediakan kepada semua pembida yang berpotensi. Lebih baik mengiklankan bida di tapak web anda kerana banyak pembekal akan menemuinya. Namun anda juga mengumumkan bida anda di Marketplaces juga. 

2. Tawaran Termeterai:

RFQ terbuka kepada semua pembida yang layak menggunakan bidaan tertutup. Pembeli melihat respons selepas semua bidaan difailkan. Bida yang dimeterai lebih dipercayai daripada bida terbuka. Ia mungkin tidak begitu baik untuk penjual kerana mereka mungkin tidak begitu terdorong.

3. Tawaran Jemputan:

Tawaran yang layak mesti dirahsiakan untuk menjamin hasil yang adil. Amalan terbaik ialah menamatkan bidaan pada tarikh tamat tempoh dan membuka semua tawaran. Analisis bida sementara itu dan sediakan permintaan sampel anda. Susun maklumat hubungan mereka untuk menghantar mesej susulan. 

4. Lelongan Terbalik:

Dalam lelongan terbalik, penjual diminta menyerahkan bida terendah mereka. Apabila tiada pembekal sepadan dengan matlamat harga yang ditentukan, lelongan terbalik boleh digunakan sebagai peringkat kedua dalam proses pemilihan RFQ.

5 Langkah Proses RFQ

Langkah1：Fasa penyediaan dokumen RFQ

Mulakan RFQ anda dengan mengumpulkan dokumen yang diperlukan. Untuk memastikan anda telah merangkumi semua asas, dapatkan maklum balas daripada pihak berkepentingan dalaman tentang perkara yang mereka perlukan. Ini harus termasuk perkara seperti:

Definisi item yang diperlukan, termasuk spesifikasi yang tepat

• Spesifikasi untuk penghantaran
• Kuantiti
• Syarat pembayaran
• Teknik penilaian yang dicadangkan
• Garis masa untuk membuat keputusan dan prosedur semakan
• Syarat-syarat kontrak yang mengikat
• Kriteria yang telah ditetapkan untuk Penyerahan
• Kriteria kelayakan terkecil
• Buat senarai pembekal

RFQ mungkin disediakan kepada semua pembida yang berpotensi. 

Langkah2：Hantar RFQ

RFQ mesti memberikan arahan yang jelas dan tarikh akhir penyerahan. Beri masa yang mencukupi untuk pembida membalas. Terma dan syarat pembeli hendaklah dilampirkan pada templat RFQ. Setiap pembekal yang berpotensi mesti boleh bertanya soalan dan mendapatkan penjelasan. 

Langkah 3： Terima jawapan dan analisis hasilnya

Tawaran yang layak mesti dirahsiakan untuk menjamin hasil yang adil. Amalan terbaik ialah menamatkan bidaan pada tarikh tamat tempoh dan membuka semua tawaran.

Langkah4：Pilih pembekal yang paling menguntungkan dari segi pembayaran.

Pilih pembida yang menawarkan harga terendah untuk produk atau perkhidmatan yang ditentukan sambil memenuhi semua kriteria pemilihan. Prosedur yang menjelaskan dan perbincangan kecil mungkin diperlukan untuk mendapatkan hasil yang diinginkan. Urus niaga tidak lengkap sehingga kontrak ditandatangani.

Langkah5： Maklumkan pembekal yang tidak berjaya selepas proses perolehan

Maklumkan baki bidaan bahawa kontrak telah diberikan. Terima kasih atas masa mereka; anda mungkin memerlukannya lagi pada masa hadapan.

Bacaan yang dicadangkan: 7 Cara Terbaik untuk Menggunakan Alibaba RFQ

Permintaan Untuk Sebut Harga vs. Permintaan Untuk Cadangan

Ramai orang yang bekerja dalam bidang perniagaan ke perniagaan menghantar dan mendapatkan permintaan untuk cadangan dan sebut harga apabila mereka bercakap dengan orang yang ingin membeli produk dan perkhidmatan anda.

Perbezaan utama ialah matlamat antara proses RFQ dan RFP. RFQ diserahkan apabila anda mengetahui produk atau perkhidmatan yang anda inginkan dan perlukan harga. A permintaan untuk cadangan ditawarkan apabila keadaan lebih kompleks, dan anda ingin mempertimbangkan banyak pembolehubah selain daripada harga sebelum memilih.

Cadangan termasuk strategi/ciri yang dia tawarkan. Bagaimana mereka akan membantu anda dalam urusan perniagaan anda. Permintaan untuk cadangan selalunya digunakan dahulu dan kemudian minta untuk Sebut Harga untuk harga akhir. 

Faedah Permintaan Sebutharga (RFQ) 

Terdapat beberapa faedah menggunakan RFQ dalam proses perolehan:

1. RFQ boleh membantu memastikan anda menerima bidaan kompetitif daripada pembekal yang berminat. Anda menapis pembekal mana yang berminat dalam perniagaan. Seperti langkah pertama dalam proses penapisan. 

2. RFQ boleh membantu anda menyemak pembekal berdasarkan keupayaan mereka untuk memenuhi keperluan khusus anda.

3. RFQ boleh membantu anda mengenal pasti sebarang kemungkinan masalah dengan pembekal sebelum membuat kontrak.

4. RFQ boleh membantu melindungi syarikat anda daripada gouging harga dengan memaksa pembekal bersaing dalam harga.

5. RFQ boleh digunakan sebagai alat perundingan untuk mendapatkan syarat terbaik daripada pembekal. Berunding mengenai harga atau kuantiti/kualiti dan juga pada sebarang perkhidmatan tambahan. Ia sentiasa lebih baik untuk mencari sesuatu yang lebih. 

Bagaimana untuk menulis dokumen RFQ?

Apabila menulis dokumen RFQ, adalah penting untuk menjadi jelas dan ringkas apabila menerangkan produk atau perkhidmatan yang perlu dilakukan. 

1. RFQ harus menangani:

• Objektif
• Syarat-syarat pembayaran
• Kuantiti yang diperlukan
• Anggaran jam buruh
• Panjang projek
• Terma dan syarat kontrak
• Keperluan penyerahan sebut harga
• Tarikh akhir
• Kriteria penilaian
• Proses pemberian dan penutupan

2. Hantarkan RFQ kepada pembekal yang berbeza.

Dalam fasa seterusnya, anda akan menggariskan senarai vendor lain yang bereputasi yang pernah anda bekerjasama sebelum ini. Hantar dokumen RFQ kepada semua pihak yang berminat selepas mengumpul semua maklumat hubungan. Terdahulu, buat FAQ untuk mengelakkan pertanyaan berulang. Menggabungkan alat dan prosedur pentadbiran untuk membantu proses pembidaan dan semakan.

3. Dapatkan dan semak maklum balas.

Periksa dan semak semua penyerahan. Ia mungkin terdengar mudah, tetapi ia mungkin merupakan langkah yang memakan masa dan penting dalam keseluruhan proses rfq. Lihat harga dan kualiti yang mereka tawarkan dalam kuantiti yang mana. Lihat sama ada mereka mempunyai sebarang MOQ atau sebarang syarat untuk pembayaran. Tapis mereka dan hanya tutup beberapa daripada mereka dalam keputusan muktamad anda. Beritahu semua vendor selepas penerimaan dan penilaian.

4. Memilih vendor terbaik

Selepas menganalisis semua penyerahan, setiap vendor mesti memenuhi keperluan penilaian atau menyampaikan bida terendah. Tandatangani kontrak terakhir selepas memilih vendor yang menang dan berterima kasih kepada semua peserta.

Contoh untuk RFQ 

Permintaan Agensi Tenaga Boleh Diperbaharui Antarabangsa untuk Sebut Harga (IRENA) ialah sekumpulan negara yang bekerjasama untuk membantu negara beralih kepada tenaga boleh diperbaharui. IRENA juga mempunyai banyak dokumen penting, dasar dan bahan pendidikan. Pada Mei 2021, IRENA mengeluarkan Permintaan Cadangan (RFP) untuk penyedia perkhidmatan perundingan bagi membantu dengan tugas tertentu, seperti berunding dengan pihak berkepentingan dan membuat buku panduan dengan nasihat praktikal. Kertas itu mempunyai banyak maklumat tentang projek, termasuk tarikh tepat, terma dan syarat tugasan, dan kriteria penilaian.

Bagaimanakah saya harus menghantar RFQ?

Terdapat beberapa cara berbeza untuk menghantar RFQ. Anda boleh melakukannya melalui e-mel, faks atau mel. Anda juga boleh menggunakan borang dalam talian atau templat RFQ. 

Semasa mendraf RFQ anda, masukkan semua maklumat berkaitan yang diperlukan oleh vendor yang dipilih untuk memberikan anda sebut harga yang tepat. Ini terdiri daripada penerangan terperinci tentang keperluan, spesifikasi atau kuantiti anda dan tarikh akhir anda. Menghantar RFQ boleh kelihatan seperti banyak kerja, tetapi mendapatkan harga terbaik untuk perniagaan anda adalah berbaloi.

Soalan Lazim tentang RFQ

Kesimpulan

Ini adalah salah satu cara terbaik untuk pembeli mengetahui lebih lanjut tentang produk dan perkhidmatan pembekal dan mendapatkan maklumat lanjut tentang harga dan syarat pembayaran mereka. Ia adalah satu kemestian bagi perniagaan kecil untuk mengetahui cara menjalankan proses RFQ dengan betul. Hubungan ini mungkin baik selama bertahun-tahun, jadi penting untuk mencari pembekal yang sesuai untuk perniagaan anda. Bagi mereka berdua, persahabatan ini harus dikekalkan.

LeelineSourcing mempunyai pelbagai perkhidmatan yang berbeza. mahir kami agen penyumberan akan membantu anda apabila anda membeli sesuatu daripada pembekal. Kami akan menguruskan proses yang rumit dan menawarkan perkhidmatan pemeriksaan kualiti tersuai berdasarkan keperluan anda. Jika anda memerlukan perkhidmatan berkaitan, sila hubungi kami.