RFI je prvním krokem v procesu zadávání zakázek k zajištění spravedlivé a vysoce kvalitní obchodní transakce s jinými podniky. Společnosti tedy podávají žádost o informace potenciálním dodavatelům, když potřebují spolehlivého partnera.
Ale co přesně je žádost o informace a proč je důležitá?
Jako zkušený odborník na sourcing jsme během naší desetileté kariéry poslali stovky RFI. Víme tedy přesně, jak psát RFI, které zaručují odpovědi od dodavatelů.
Tento článek vysvětlí, proč a jak byste měli připravit dokument RFI pro své projekty. Pokračovat ve čtení!
Co je žádost o informace?
Žádost o informace je také známá jako RFI. Společnost používá tento dokument k vyžádání podrobných písemných informací od potenciálních dodavatelů. RFI je první částí všech nákupních procesů. Primárně se používá k získávání informací, aby bylo možné rozhodnout, co dál pro konkrétní projekt.
Získání relevantních informací od různých potenciálních poskytovatelů umožňuje podniku porovnávat RFI. Mít více dodavatelů pro srovnání usnadňuje zjištění, který dodavatel je pro projekt nejvhodnější.
Proč odborníci používají žádosti o informace?
Profesionálové používají RFI k tomu, aby se zeptali na podrobnosti a konkrétní otázky společnosti o produktech a službách, které poskytují. Často se používá při průzkumu trhu a je to první část každého procesu zadávání zakázek.
Některé informace, které odborníci požadují v RFI, jsou:
- Zkušenosti dodavatele s podobnými projekty
- Dotazy ohledně služby nabízené dodavatelskou společností
- Časová osa, kdy mohou poskytovat služby projektu
- Proces projektového řízení dodavatele
Profesionálové často používají běžnou šablonu RFI. Šablona RFI je užitečná pro opakující se projekty nákupu. Usnadňuje týmům nákupu najít profily dodavatelů vhodné pro podobné projekty v budoucnu. Uchovávám svou šablonu RFI v dokumentech Google a pouze ji zkopíruji a vložím, abych ji poslal každému dodavateli. Stačí udělat malou změnu, aby odpovídala situaci.
Jak funguje RFI?
Zde jsou čtyři kroky procesu RFI:
Krok 1: Kupující vyvine RFI.
RFI je psaný dokument, který poskytuje standardizovaný proces hledání konkrétních informací. Zde kupující pokládá dodavatelům stručné otázky nebo podrobnosti v jasném formátu. Pokud je počáteční dokument vytvořen ve Wordu, Konvertor z Wordu do PDF se používá k finalizaci souboru. RFI umožňuje prodejci snadno porozumět potřebám kupujícího.
Krok 2: Prodejce odpoví na RFI.
Kupující obvykle přidělují prodejcům lhůtu na odpověď na RFI. Kupující porovnávají shromážděné odpovědi RFI mezi sebou. Tento krok pomáhá podnikům rozhodnout se, který dodavatel a služby nejlépe vyhovují projektu.
Krok 3: Kupující zkontroluje odpovědi prodejce.
Po uplynutí lhůty podnik zkontroluje odpověď RFI zaslanou každým dodavatelem. Kupující vyhledává obecné informace o každé společnosti a potenciálních konfliktech, které mohou nastat při spolupráci s nimi. Tato část je celá o zkoumání základních informací o prodejcích. Kontroluji tyto informace z veřejně dostupných databází, jako jsou licenční čísla a registrační údaje z vládních stránek.
Kontrola odpovědí dodavatele pomáhá kupujícímu rozhodnout se, kterou odpověď RFI dostane, aby mohl přejít k dalšímu kroku.
Krok 4: Další krok v procesu zadávání zakázek: proces RFP
Po výběru jednoho dodavatele z vhodných dodavatelů přejde kupující k RFP, žádosti o nabídku.
Doporučená četba: Žádost o nabídku (RFP)
Výhody použití žádosti o informace
Žádost o informace může společnosti poskytnout různé výhody.
Při práci s opakujícími se projekty nákupu se kupující mohou vždy vrátit k potenciálním prodejcům, které našli pomocí šablon RFI. Další výhody používání RFI jsou:
- RFI ukazuje dodavatelům, že ve vašem podnikání existuje konkurence.
Díky shromažďování odpovědí RFI si dodavatelé uvědomí, že o vaše podnikání existuje konkurence. Díky vytvoření RFI bude váš projekt vypadat žádanější. To také dává dodavatelům naléhavost, aby reagovali, aby byli vybráni pro návrh. Zvyšuje také důvěru mezi dodavatelem a kupujícím. Vzhledem k tomu, že kupující žádá o RFI, myslí to s podnikáním vážně, nikoli jen náhodná osoba, která žádá o nabídky.
- Získáte detailní přehled o každém dodavateli.
RFI umožňuje kupujícím komunikovat přímo s dodavateli. Ve srovnání s jejich informacemi dostupnými pro veřejné zobrazení na internetu budou reakce prodejců na váš dokument RFI mnohem důvěryhodnější. Tím je zajištěno, že dostanete službu, kterou sami prodejci slíbili, že ji mohou poskytnout.
Hledáte nejlepšího agenta pro čínské zdroje?
Leeline Sourcing vám pomůže najít továrny, získat konkurenceschopné ceny, sledovat výrobu, zajistit kvalitu a dodávat produkty až ke dveřím.
Jak napsat žádost o informace (RFI)?
Existuje mnoho projektových RFI šablon dostupných online. Poskytneme vám však jednoduchou, ale účinnou šablonu žádosti o informace, abyste zahájili proces zadávání veřejných zakázek pro váš projekt. Zde je to, co byste měli zahrnout do RFI:
1. Přehled
V dokumentu RFI byste měli uvést kontext svého podnikání. Psaní tímto způsobem povzbudí prodejce, aby se snažili být vaším potenciálním partnerem aktivně. Dá jim také vědět, zda mohou poskytnout dostupná řešení pro vaše aktuální potřeby nebo ne.
Pamatujte, že v podnikání společnosti budují vztahy, aby generovaly zisk. Prodejci si musí uvědomit, že váš návrh v dalším kroku jim může být prospěšný stejně jako vám. Poskytněte své přihlašovací údaje každému potenciálnímu dodavateli a zvyšte své šance na získání odpovědí.
2. Kvalifikace
V této části formuláře žádosti o informace poskytněte prodejcům konkrétní podrobnosti o službách, které hledáte. Poskytněte jasnou komunikaci o produktech, službách a způsobech doručení, kterých chcete dosáhnout. Odezva v této části se stane hlavním faktorem při vašem rozhodování. Věnujte tedy této části dokumentu informační šablony velkou pozornost.
Pokud tuto část uděláte dobře, budete mít podrobné srovnání každé odpovědi, kterou obdržíte.
3. Požadovaná informace
V této části šablony žádosti o informace shromážděte informace o důvěryhodnosti dodavatele, jeho schopnostech, kontrole kvality atd. Ptejte se na konkrétní otázky. Odpovědi na tyto otázky vám dále pomohou činit informovaná rozhodnutí jako kupující. Někteří lidé se ptají na své obchodní licenční číslo, aby si překontrolovali své záznamy z veřejných databází. Poskytuje vám také datum jejich registrace, což znamená, že čím jsou starší, tím budou důvěryhodnější.
4. Očekávání odezvy
Do šablony RFI si také zapište svá očekávání odezvy. Poskytněte dodavatelům dostatek času na odpověď, ale nezapomeňte si stanovit termín. Pokud budete používat hodnotící kritéria, uveďte je v této části, aby dodavatelé věděli, co hledáte.
Můžete sem také přidat doložku o důvěrnosti jako součást přiložených příloh.
7 tipů pro odeslání žádosti o informace
- Důkladně si prostudujte svůj projekt
Prvním krokem při odesílání RFI je nejprve pochopit svůj projekt. Znáte každý detail svého projektu a vyplňte mezery ve svých informacích. Nebudete schopni dodavatelům správně sdělit své potřeby, pokud nebudete vědět, jaké jsou.
Také solidní popis vašeho projektu zaručí prodejcům, že spolupráce s vámi se vyplatí.
2. Formulujte zásadní otázky
Pokládejte otázky související s vaším projektem v dokumentu RFI. Zde je několik tipů, které je třeba mít na paměti při formulování otázek:
- Buď konkrétní.
Než položíte otázku, uveďte kontext o tom, ke které části projektu se otázka vztahuje. Nepřidávejte do šablony blafovací čáry a zbytečná slova. Při používání slov buďte přesní a opatrní.
- Poskytněte podpůrné dokumenty.
Pokud potřebujete obrázky, aby byly vaše otázky jasnější, neváhejte zahrnout přiložené dokumenty do vašeho RFI.
3. Dodržujte správný formát
Někteří dodavatelé poskytují šablonu žádosti o informace, kterou očekávají, že ji potenciální klienti použijí. Před odesláním obecné RFI se nejprve ujistěte, že společnosti nemají očekávaný formát. Nebo by vaše RFI mohli přísní dodavatelé ignorovat.
4. Zkontrolujte svůj dokument RFI
Kriticky zkontrolujte celou šablonu RFI a ujistěte se, že zahrnuje vše, co chcete vědět. Pokládejte nezbytné otázky, ale také se ujistěte, že nekladete otázky, na které si můžete odpovědět sami. Zkontrolujte strukturu, gramatiku a srozumitelnost dokumentu.
Díky tomu se budete prezentovat jako spolehlivý a profesionální podnik.
5. Odešlete svůj dotaz
Poté, co se ujistíte, že váš dokument obsahuje a požaduje všechny potřebné informace, odešlete RFI. Někteří dodavatelé nastavují specifické intervaly pro probíhající dotazy, které chtějí, abyste je použili při odesílání dotazu. Ujistěte se tedy, že dodržujete jejich požadovaný interval. Neposílejte dotaz pokaždé, když máte dotaz. Sestavte otázky do jednoho dotazu a odešlete je ve vhodném čase.
6. Správa probíhajících RFI dotazů
Mějte plán pro správu vašich RFI dotazů. Někteří dodavatelé odpoví okamžitě a někteří neodpoví vůbec. Prodejci také mohli klást doplňující otázky. Ujistěte se, že máte plán pro všechny možné scénáře, aby proces RFI vašeho projektu proběhl hladce.
7. Odpovídejte na dotazy včas a podrobně
Když dodavatelé posílají zpět dotazy, které se snaží něco objasnit, neváhejte s odpovědí příliš dlouho. Pokud tak učiníte, dodavatelé by mohli vnímat vaše zpoždění jako neprofesionální. Nezapomeňte vždy psát konkrétně a velmi podrobně. Vágnost může vést k nesprávné komunikaci, která může být pro projekt škodlivá.
Hledáte spolehlivého čínského dodavatele?
Vzhledem k tomu, nejlepší čínský sourcing agent, pomůžeme vám najít továrny, získat konkurenceschopné ceny, sledovat výrobu, zajistit kvalitu a dodávat produkty až ke dveřím.
Příklad RFI
Řekněme Nike potřebuje návrhy ODM od dodavatelů v Číně. Rozhodli se tedy poslat RFI různým čínským dodavatelům, které znají.
Zde jsou informace, které musí zahrnout do své RFI.
Obchodní přehled: V tomto příkladu Nike zmiňuje, že potřebuje nové designy bot pro svou roční kolekci.
Kvalifikace: Nike uvádí jejich přesné potřeby od dodavatelů. Řekněme, že potřebují deset nových designů bot. Zahrnou to do dokumentu RFI, aby dodavatelé věděli, jaké služby od nich společnost očekává.
otázky: V tomto příkladu může NIKE klást dodavatelům otázky jako:
- Máte aktuálně k dispozici návrhy bot pro soukromé značky?
- Jak dlouho trvá vaše cesta do Spojených států?
- Kolik párů bot dokážete vyrobit za den?
Očekávání: V tomto příkladu může společnost Nike připojit kritéria pro návrhy bot, které potřebují. Nebo mohou také připojit kritéria pro dodavatele, kterého hledají.
Časté dotazy týkající se žádosti o informace
Kdo by měl používat šablonu RFI?
Každý podnik, který chce férovou transakci s dodavatelem, by měl používat šablonu RFI. Na internetu je více šablon, než dokážete spočítat, tak si vyberte takovou, která vám vyhovuje.
Jaké informace zahrnout do RFI?
RFI obsahuje přehled vašeho podnikání, služby, které hledáte, a vaše otázky pro každého dodavatele. Tyto tři jsou nejdůležitější informace, na které byste ve svých dokumentech RFI nikdy neměli zapomenout.
Kdy použít šablonu RFI?
Při odesílání jakéhokoli dokumentu RFI dodavatelům použijte šablony žádosti o informace. Ať už jde o jednorázový projekt nákupu nebo projekt opakovaného nákupu, nikdy neuděláte chybu s použitím šablony RFI.
Reagují všichni prodejci na RFI?
Ne všichni prodejci odpoví na RFI. Je důležité napsat podrobné RFI, aby se zvýšila šance, že vám dodavatelé odpoví.
Co bude dál
Musíte pečlivě naplánovat a vytvořit svůj dokument RFI, abyste měli nejlepší šanci najít spolehlivé dodavatele. Stejně jako u každého kroku v jakémkoli obchodním projektu by se RFI nemělo uspěchat. Ujistěte se, že vaše RFI je podrobné, přímo k věci a stručné. Nebuďte vágní, aby dodavatelé byli povzbuzováni k pokračování ve spolupráci s vámi.
Pokud máte potíže s hledáním potenciálních dodavatelů, kterým chcete zaslat RFI, můžeme vám pomoci. Leelinesourcing je v kontaktu se stovkami velkoobchodních dodavatelů, tzn kontaktujte nás, a my vám pomůžeme.
