Žádost o nabídku (RFP) je kritickým krokem v jakémkoli procesu zadávání veřejných zakázek. Je to dokument kupujícího pro dodavatele, prodejce nebo poskytovatele služeb.
Získání nesprávného dodavatele může být nákladné. 61 % CPO (Chief Procurement Officers) se domnívají, že se riziko zvýšilo. Žádost o nabídku musí být schopna filtrovat od více uchazečů, takže zůstanou pouze ti vysoce kvalifikovaní.
S více než 10 lety zkušeností a tisíci úspěšných vysoce kvalitních výrobních projektů pro klienty, Leelinesourcing rozhodně má zkušenosti s generováním RFP dokumentů, aby našel ty nejlepší výrobce, kteří vyrábějí vysoce kvalitní produkty s dodávkou podle plánu, aby podpořili klienty dosahování vysoké ziskovosti.
Vysvětlíme proces tvorby vysoce kvalitní RFP. Můžete získat efektivní RFP, která přiláká vysoce kvalitní prodejce.
Pojďme se ponořit!
Co je žádost o návrh?
Dobrá RFP je dokument, který má přilákat všechny prodejce zboží nebo služeb. Jedná se o formální dokument, který obsahuje následující součásti:
- Prohlášení o poslání nebo účelu žádosti o nabídku.
- Stručný přehled organizace.
- Seznam produktů nebo služeb, které organizace potřebuje.
- Specifikace požadované kvality, dodání a ceny.
- Časová osa pro proces kontroly nákupu.
- Vysvětlení veškerých nabídkových řízení, které bude potenciální prodejce dodržovat.
- Kontaktní údaje na oddělení nákupu.
Kdy byste měli použít RFP?
RFP je nejlepší způsob, jak získat mnoho nabídek od potenciálních dodavatelů pro úspěch projektu.
Nabídkový proces otevíráte různým dodavatelům vystavením RFP. Může vám pomoci získat lepší nabídky a najít to, co nejlépe vyhovuje vašim potřebám.
Pokud jste začínající společnost, je důležité vědět, kdy budete potřebovat žádost o nabídku.
Zde je několik scénářů, které vás mohou vyzvat k použití RFP:
- Hledáte nový dodavatel nebo partner.
- Chcete zvýšit prodej nebo propagovat své podnikání.
- Chcete vědět, co dělá vaše konkurence.
- Chcete se dozvědět více o své cílové skupině.
- Chcete zjistit, zda by bylo možné začít podnikat v tomto odvětví nebo regionu.
- Pomozte spočítat náklady a přínosy zahájení podnikání.
Proč organizace vytvářejí RFP?
Organizace používají žádosti o nabídky (RFP) k nákupu zboží, služeb nebo projektů. Nejčastějším důvodem, proč organizace používají RFP, je úspora času a peněz.
Pokud organizace uzavře smlouvu s vítězným uchazečem, může to ušetřit čas a úsilí. Vítězný uchazeč bude mít správné zdroje, které organizace potřebuje.
Proces RFP může zajistit, že zainteresované strany budou mít přístup ke stejným informacím. To umožňuje spravedlivou a otevřenou soutěž, která je ideální při výběru správného dodavatele.
Jak funguje proces RFP?
Cílem procesu RFP je najít nejlepšího dodavatele pro požadované produkty. Úspěch projektu RFP, pokud ušetří čas a náklady v procesu.
Kroky, které musíte provést, abyste vytvořili žádost o nabídku:
- Navrhněte přesné specifikace toho, co hledáte.
- Vytvořte konkurenční prostředí, abyste viděli, co nabízejí ostatní společnosti.
- Vydejte žádost o nabídku RFP.
- Sledujte a porovnávejte odpovědi, které obdržíte.
Žádost o nabídku bude mít specifické požadavky, které musí dodavatelé nabídkových řízení splnit.
Získání nejlepší nabídky od vašeho dodavatele je zásadní pro úspěch vašeho podnikání!
Výhody žádosti o nabídku (RFP)
Vydání RFP vám umožní obdržet proces návrhu od dodavatelů a vybrat si toho nejlepšího.
RFP usnadňuje zefektivnění procesu a porovnání nabídek.
RFP nabízejí některé výhody pro kupující i dodavatele, včetně následujících:
- Vytvořte spravedlivé a otevřené nabídkové řízení.
- Najděte kvalifikované a potenciální prodejce.
- Hodnotící kritéria pro přijímání návrhů jsou založena na RFP.
- RFP používané k řízení procesu implementace nákupu.
- RFP lze snadno distribuovat prostřednictvím online formátů, jako je e-mail a webové stránky.
- RFP mají termíny a specifikace, takže projekty mají jasná data zahájení a ukončení.
- RFP mají podrobné požadavky, takže víte, co od potenciálních dodavatelů potřebujete.
- Díky systematickým šablonám můžete snadno vytvářet a distribuovat nové RFP.
- RFP zlepšily rozhodování, zvýšily efektivitu a lepší výsledky.
- RFP mohou zaručit dokončení projektu, protože při konečném výběru vždy dodavatelé finanční kontroly zajistí, že zbývající uchazeči mají vynikající finanční zdraví.
Chcete zadat objednávku u nového čínského dodavatele? Jste si jisti, že je spolehlivý?
Zabezpečte si dodavatelského řetězce kontrolou dodržování etických, ekologických, sociálních a výrobních kapacit vašich dodavatelů LeelineProgramy auditu dodavatelů.
RFP vs. RFQ vs. RFI
RFP je obchodní dokument používaný společnostmi k vyžádání nabídek od dodavatelů.
Žádost o nabídku (RFQ) je dokument, který podniky používají k vyžádání nabídek nebo cen.
RFI je dokument používaný podniky k dotazování na dostupnost zboží nebo služeb. Je to jako RFP, kromě toho, že neobsahuje cen informace nebo návrhy.
Jak napsat RFP?
Podniky používají konečnou RFP k posouzení nejlepší možné varianty pro konkrétní projekt.
Firmy zajišťují, že RFP jsou profesionální, jasné a stručné jako standardizovaný proces. Chraňte se před potenciálními střety zájmů mezi společností a jejími potenciálními uchazeči.
Pojďme se podívat na některé z kritických prvků podrobné RFP:
- Jméno: Odráží název vaší společnosti nebo organizace
- Číslo: Číslo uveďte při oznamování žádosti o nabídku
- Stručný: Stručný popis RFP, základní informace atd
- Cíle: Uveďte cíle, cíle projektu a kritéria pro kontrolu návrhů dodavatelů
- Výstupy: Při popisu výstupů vašeho projektu buďte co nejkonkrétnější
- Program: Uveďte fakta a termín projektu, včetně předložení, termínů dokončení a podpisu smluvních podmínek
- Rozpočet: Zahrňte svůj cílový rozpočet projektu
- Kritéria hodnocení: Uvedete svá hodnotící kritéria, nejlepší a konečnou nabídku
V současné době mnoho organizací nakupuje software RFP při poskytování žádost o návrh RFP. Digitální zadávání veřejných zakázek nahrazuje podávání nabídek papírovým systémem.
Příklady a šablony RFP
Ukázku žádostí o nabídku od vládních agentur naleznete v tomto odkazu USAGencies for International Development (USAID). RFP pro projekt s rozpočtem 23 milionů USD na pět let.
Žádost o nabídku RFP od vládní agentury má oficiální šablony RFP. Šablony poskytují vládě a nabídkovým společnostem jasnost a konzistenci.
Při psaní šablon RFP je následující formální proces:
- Vyšší management vytváří RFP.
Právní, marketingové a nákupní týmy jako obchodní partneři. Revidují RFP, aby se ujistili, že nevyvolá žaloby nebo špatnou publicitu.
- RFP by měla obsahovat seznam referencí a prodejců, kteří ji v minulosti používali. Pomáhá potenciálním prodejcům vědět, že společnost tento typ produktu použila.
- RFP by měla obsahovat seznam výstupů, včetně nákladů na každý výstup. Prodejci tak mohou určit, jaký zisk na projektu vydělají.
- V těle dokumentu uveďte všechny potřebné časové rozvrhy a informace.
- Používejte jasný jazyk, kterému každý rozumí.
Zajistěte, aby dodavatelé měli dostatek prostoru na to, aby mohli odpovídat na dotazy a komentáře.
Chcete, aby se při kladení otázek cítili pohodlně, protože se snaží vyhrát!
Časté dotazy týkající se žádosti o nabídku (RFP)
1. Kolik typů požadavků RFP?
Požadavky RFP při provádění obchodní RFP: pokyny, kritéria a další doplňková data.
• Pokyny specifikují, co RFP požaduje, jako je typ nabídky a časový rozvrh.
• Kritéria specifikují kvality a charakteristiky, které by měl uchazeč splňovat.
• Mezi další doplňková data patří výrobní výkresy, informace o dodavateli a další.
Všechny tři typy požadavků RFP naleznete v šabloně obchodní RFP.
2. Co se stane po RFP?
Po odeslání žádosti o nabídku se musíte připravit na odpovědi na žádost o nabídku. Ujistěte se, že máte všechny informace, které potřebujete k posouzení a odpovědi na RFP. Můžete také vytvořit časový plán pro kontrolu a reakce na návrhy. Nakonec nezapomeňte kontaktovat všechny dodavatele a poděkovat jim za jejich příspěvky. Odpovězte na případné dotazy prodejců.
3. Kdy vydat RFP？
Záleží na různých faktorech a složitosti projektu. Vydání RFP je však obecně dobrý nápad, když chcete:
• Udělejte si obrázek o potenciální konkurenci.
• Určete úroveň zájmu mezi potenciálními prodejci.
• Získejte přesný odhad nákladů a času potřebného k dokončení projektu.
• Posoudit proveditelnost vyjednání smlouvy s konkrétním dodavatelem.
4. Kdo píše RFP?
RFP sepisují klíčoví partneři projektu v rámci interních diskusí. Člen zainteresovaných stran, jako je projektový manažer, inženýři, kteří mají technické dovednosti, až po právní. Stále je ale vede tým pro zadávání zakázek.
Psaní RFP má tři procesy návrhu: konceptualizaci, vypracování návrhu a prezentaci.
Rozvíjení obchodní potřeby je prvním krokem v konceptualizaci. Identifikujte konkrétní cílový trh.
Návrh zahrnuje vypracování specifických požadavků a specifikací. Je to pro navrhované řešení.
Fáze prezentace je RFP sdílená s dodavateli z užšího výběru. Prodejci předkládají návrhy v reakci na požadavky uvedené v RFP.
Co bude dál
Nyní víte, kdy byste měli použít RFP a jak vám pomůže lépe posoudit potřeby vašeho projektu.
Doufáme, že tento komplexní průvodce vytvořením vlastní žádosti o nabídku obsahuje kroky a pokyny, které vám pomohou shromáždit informace k vytvoření efektivního dokumentu žádosti o nabídku.
S Leelinesourcing zkušený tým, můžeme vám pomoci provést vás celým procesem od nuly. Tak proč čekat? Kontakt dnes začít!
