Paano Sumulat ng Kahilingan Para sa Impormasyon （RFI）

Ang RFI ay ang unang hakbang sa proseso ng pagkuha upang matiyak ang isang patas at mataas na kalidad na transaksyon sa negosyo sa iba pang mga negosyo. Kaya, ang mga kumpanya ay nagsusumite ng Kahilingan para sa Impormasyon sa mga potensyal na supplier kapag kailangan nila ng maaasahang kasosyo.

Ngunit ano nga ba ang isang Kahilingan para sa Impormasyon, at bakit ito mahalaga?

Bilang isang bihasang eksperto sa pag-sourcing, nagpadala kami ng daan-daang RFI sa aming dekadang karera. Kaya, alam namin kung paano sumulat ng mga RFI na ginagarantiyahan ang mga tugon mula sa mga vendor. 

Ipapaliwanag ng artikulong ito kung bakit at paano ka dapat maghanda ng isang RFI na dokumento para sa iyong mga proyekto. Ipagpatuloy ang pagbabasa!

Ano ang isang kahilingan para sa impormasyon?

Ang kahilingan para sa impormasyon ay kilala rin bilang RFI. Ginagamit ng isang kumpanya ang dokumentong ito upang humiling ng detalyadong nakasulat na impormasyon mula sa mga potensyal na supplier. Ang RFI ay ang unang bahagi ng lahat ng proseso ng pagkuha. Pangunahing ginagamit ito upang manghingi ng impormasyon upang magpasya kung ano ang susunod na gagawin para sa isang partikular na proyekto.

Ang pagkuha ng may-katuturang impormasyon mula sa iba't ibang potensyal na provider ay nagbibigay-daan sa isang negosyo na ihambing ang mga RFI. Ang pagkakaroon ng higit pang mga supplier para sa paghahambing ay ginagawang mas madaling malaman kung aling supplier ang pinakaangkop para sa proyekto.

Bakit ginagamit ng mga propesyonal ang mga kahilingan para sa impormasyon?

Ginagamit ng mga propesyonal ang RFI para magtanong ng mga detalye at magtanong ng mga partikular na tanong sa isang kumpanya tungkol sa mga produkto at serbisyong ibinibigay nila. Madalas itong ginagamit sa pananaliksik sa merkado, at ito ang unang bahagi ng bawat proseso ng pagkuha.

Ang ilang impormasyong hinihingi ng mga propesyonal sa isang RFI ay: 

• Mga karanasan ng supplier para sa mga katulad na proyekto
• Mga tanong tungkol sa serbisyong inaalok ng kumpanyang nagbibigay 
• Isang timeline kung kailan sila makakapagbigay ng mga serbisyo sa proyekto
• Ang proseso ng pamamahala ng proyekto ng supplier

Ang mga propesyonal ay madalas na gumagamit ng isang regular na template ng RFI. Ang isang RFI template ay kapaki-pakinabang para sa mga umuulit na proyekto sa pagkuha. Pinapadali nito para sa mga procurement team na makahanap ng mga profile ng vendor na angkop para sa mga katulad na proyekto sa hinaharap. Itinatago ko ang aking RFI template sa google docs at kinopya at i-paste lang ito para ipadala sa bawat supplier. Gumawa lamang ng kaunting pagbabago upang umangkop sa sitwasyon. 

Paano gumagana ang isang RFI?

Narito ang apat na hakbang ng proseso ng RFI: 

Hakbang 1: Ang isang mamimili ay bumuo ng isang RFI.

Ang RFI ay isang nakasulat na dokumento na nagbibigay ng standardized na proseso ng paghahanap ng partikular na impormasyon. Dito, ang mamimili ay nagtatanong sa mga supplier ng mga maiikling katanungan o mga detalye sa isang malinaw na format. Kung ang paunang dokumento ay ginawa sa Word, isang Word to PDF converter ay ginagamit upang tapusin ang file. Ang isang RFI ay nagbibigay-daan sa vendor na madaling maunawaan ang mga pangangailangan ng mamimili. 

Hakbang 2: Ang isang vendor ay tumugon sa RFI.

Karaniwang naglalaan ang mga mamimili ng deadline para sa mga vendor upang sagutin ang RFI. Inihahambing ng mga mamimili ang mga nakalap na tugon ng RFI sa isa't isa. Ang hakbang na ito ay tumutulong sa mga negosyo na magpasya kung aling supplier at serbisyo ang pinakaangkop sa proyekto. 

Hakbang 3: Sinusuri ng mamimili ang mga tugon ng vendor.

Pagkatapos ng deadline, sinusuri ng negosyo ang tugon ng RFI na ipinadala ng bawat vendor. Ang mamimili ay naghahanap ng pangkalahatang impormasyon tungkol sa bawat kumpanya at mga potensyal na salungatan na maaaring lumitaw mula sa pakikipagtulungan sa kanila. Ang bahaging ito ay tungkol sa pagsasaliksik sa background na impormasyon ng mga vendor. Sinusuri ko ang impormasyong ito mula sa mga database na magagamit sa publiko, tulad ng mga numero ng lisensya at data ng pagpaparehistro mula sa mga site ng Govt. 

Ang pagsusuri sa mga tugon ng vendor ay nakakatulong sa mamimili na magpasya kung aling tugon ng RFI ang makukuha upang magpatuloy sa susunod na hakbang.

Hakbang 4: Ang susunod na hakbang sa proseso ng pagkuha: proseso ng RFP

Pagkatapos pumili ng isang vendor mula sa naaangkop na mga supplier, ang mamimili ay lumipat sa RFP, ang Kahilingan para sa Panukala.

Mungkahing pagbasa: Kahilingan Para sa Panukala（RFP）

Mga benepisyo ng paggamit ng kahilingan para sa impormasyon

Ang isang kahilingan para sa impormasyon ay maaaring magbigay ng iba't ibang benepisyo para sa isang kumpanya. 

Kapag nagtatrabaho sa mga umuulit na proyekto sa pagkuha, palaging makakabalik ang mga mamimili sa mga potensyal na vendor na nahanap nila sa pamamagitan ng paggamit ng mga template ng RFI. Ang iba pang mga benepisyo ng paggamit ng RFI ay:

• Ipinapakita ng RFI sa mga supplier na may kompetisyon sa iyong negosyo. 

Ang pagkolekta ng mga tugon sa RFI ay nagpapaunawa sa mga supplier na mayroong kompetisyon para sa iyong negosyo. Ang paggawa ng isang RFI ay ginagawang mas kanais-nais ang iyong proyekto. Binibigyan din nito ang mga supplier ng pangangailangang tumugon upang mapili para sa panukala. Pinatataas din nito ang tiwala sa pagitan ng supplier at mamimili. Habang ang bumibili ay humihingi ng RFI, seryoso sila sa pagsasagawa ng negosyo, hindi basta basta nanghihingi ng quotes. 

• Makakakuha ka ng detalyadong pangkalahatang-ideya ng bawat supplier. 

Binibigyang-daan ng mga RFI ang mga mamimili na direktang makipag-ugnayan sa mga supplier. Kung ikukumpara sa kanilang impormasyong magagamit para sa pampublikong pagpapakita sa internet, ang mga tugon ng mga vendor sa iyong RFI na dokumento ay magiging mas kapani-paniwala. Tinitiyak nito na makukuha mo ang serbisyo na ipinangako mismo ng mga vendor na maibibigay nila.

Paano magsulat ng isang kahilingan para sa impormasyon (RFI)?

Mayroong maraming mga template ng RFI ng proyekto na magagamit online. Ngunit, bibigyan ka namin ng simple ngunit epektibong template ng Kahilingan para sa Impormasyon upang simulan ang proseso ng pagkuha para sa iyong proyekto. Narito ang dapat mong isama sa iyong RFI:

 1. Pangkalahatang-ideya

Dapat mong ibigay ang konteksto ng iyong negosyo sa dokumento ng RFI. Ang pagsusulat sa ganoong paraan ay hihikayat sa mga vendor na maghangad na maging iyong potensyal na kasosyo nang aktibo. Ipapaalam din nito sa kanila kung makakapagbigay sila ng mga available na solusyon sa iyong kasalukuyang mga pangangailangan o hindi.

Tandaan, sa negosyo, ang mga kumpanya ay nagtatayo ng mga relasyon upang makabuo ng kita. Kailangang malaman ng mga vendor na ang iyong panukala sa susunod na hakbang ay maaaring makinabang sa kanila tulad ng maaari itong makinabang sa iyo. Ibigay ang iyong mga kredensyal sa bawat potensyal na vendor at pataasin ang iyong mga pagkakataong makakuha ng mga tugon. 

 2. Pagkamarapat

Sa bahaging ito ng form ng Kahilingan para sa Impormasyon, bigyan ang mga vendor ng mga partikular na detalye ng mga serbisyong hinahanap mo. Magbigay ng malinaw na komunikasyon tungkol sa mga produkto, serbisyo, at paraan ng paghahatid na gusto mong makamit. Ang tugon sa bahaging ito ay magiging pangunahing salik sa iyong paggawa ng desisyon. Kaya, bigyang-pansin ang bahaging ito ng dokumento ng template ng impormasyon. 

Kung gagawin mo nang maayos ang bahaging ito, magkakaroon ka ng detalyadong paghahambing ng bawat tugon na matatanggap mo. 

 3. Hiniling na impormasyon

Sa bahaging ito ng template ng kahilingan para sa impormasyon, mangolekta ng impormasyon tungkol sa kredibilidad, kakayahan, kontrol sa kalidad ng supplier, atbp. Magtanong ng mga partikular na katanungan. Ang mga sagot sa mga tanong na ito ay higit pang makakatulong sa iyong gawin ang iyong matalinong mga pagpapasya bilang isang mamimili. Ang ilang mga tao ay nagtatanong tungkol sa kanilang numero ng lisensya sa Negosyo upang i-double check ang kanilang mga talaan mula sa mga Pampublikong database. Ibinibigay din nito sa iyo ang kanilang petsa ng pagpaparehistro, na nangangahulugang kapag mas matanda sila, mas mapagkakatiwalaan sila. 

 4. Mga inaasahan sa pagtugon

Isulat din ang iyong mga inaasahan sa tugon sa iyong RFI template. Bigyan ng sapat na oras ang mga supplier para tumugon, ngunit huwag kalimutang magtakda ng deadline. Kung gagamit ka ng pamantayan sa pagsusuri, sabihin ito sa bahaging ito, para malaman ng mga supplier kung ano ang iyong hinahanap. 

Maaari ka ring magdagdag ng sugnay ng pagiging kumpidensyal dito bilang bahagi ng mga kasamang attachment.

7 Mga Tip para sa pagsusumite ng Kahilingan para sa Impormasyon

1. Pag-aralan mong mabuti ang iyong proyekto

Ang unang hakbang sa pagsusumite ng RFI ay unawain muna ang iyong proyekto. Alamin ang bawat detalye ng iyong proyekto at punan ang mga puwang sa iyong impormasyon. Hindi mo masasabi nang maayos ang iyong mga pangangailangan sa mga supplier kung hindi mo alam kung ano ang mga ito. 

Gayundin, ang pagkakaroon ng matibay na paglalarawan ng iyong proyekto ay magagarantiya sa mga vendor na ang pakikipagtulungan sa iyo ay magiging sulit.

      2. Bumuo ng mahahalagang tanong 

Magtanong ng mga tanong na may kaugnayan sa iyong proyekto sa iyong RFI na dokumento. Narito ang ilang mga payo na dapat tandaan kapag bumubuo ng mga tanong:

• Maging tiyak. 

Bago mo itanong ang iyong tanong, magbigay ng konteksto tungkol sa kung anong bahagi ng proyekto ang nauugnay sa tanong. Huwag magdagdag ng mga bluff lines at hindi kinakailangang salita sa iyong template. Maging tumpak at maingat habang gumagamit ng mga salita.

• Magbigay ng mga sumusuportang dokumento. 

Kung kailangan mo ng mga larawan upang gawing mas malinaw ang iyong mga tanong, huwag mag-atubiling isama ang mga nakalakip na dokumento sa iyong RFI. 

    3. Sundin ang wastong pormat

Ang ilang mga supplier ay nagbibigay ng kanilang template ng Request for Information na inaasahan nilang magagamit ng mga potensyal na kliyente. Bago magpadala ng generic na RFI, tiyaking wala muna ang mga kumpanya ng kanilang inaasahang format. O kung hindi, ang iyong RFI ay maaaring hindi papansinin ng mga mahigpit na supplier. 

    4. Suriin ang iyong RFI na dokumento

Kritikal na suriin ang buong template ng RFI at tiyaking isasama mo ang lahat ng gusto mong malaman. Magtanong ng mga kinakailangang katanungan ngunit gayundin, siguraduhing hindi ka magtatanong na ikaw mismo ang makakasagot. Suriin ang istraktura, gramatika, at kalinawan ng iyong dokumento. 

Ang paggawa nito ay magpapakita sa iyo bilang isang maaasahan at propesyonal na negosyo. 

    5. Ipadala ang iyong query

Pagkatapos matiyak na kasama at hinihiling ng iyong dokumento ang lahat ng impormasyong kinakailangan, ipadala ang iyong RFI. Ang ilang mga supplier ay nagtatakda ng mga partikular na agwat para sa mga patuloy na query na gusto nilang gamitin mo kapag ipinapadala ang iyong query. Kaya, tiyaking iginagalang mo ang kanilang hiniling na agwat. Huwag magpadala ng query sa tuwing may tanong ka. Magtipon ng mga tanong sa isang query at ipadala ang mga ito sa kanilang naaangkop na timing.

   6. Pamahalaan ang patuloy na mga query sa RFI

Magkaroon ng plano para sa pamamahala ng iyong mga query sa RFI. Ang ilang mga supplier ay sasagot kaagad, at ang ilan ay hindi sasagot. Ang mga vendor ay maaari ding magtanong ng mga follow-up na tanong. Siguraduhin na mayroon kang plano para sa lahat ng posibleng senaryo para maging maayos ang proseso ng RFI ng iyong proyekto. 

    7. Tumugon sa mga tanong sa oras at may detalye

Kapag nagpadala ang mga supplier ng mga query na sinusubukang linawin ang isang bagay, huwag magtagal upang tumugon. Kung gagawin mo, maaaring isipin ng mga supplier ang iyong pagkahuli bilang hindi propesyonal. Tandaan na palaging sumulat sa mga detalye at may mahusay na detalye. Ang labo ay maaaring magresulta sa miscommunication na maaaring makasama sa isang proyekto. 

Halimbawa ng RFI

Sabihin nating Nike nangangailangan ng mga disenyo ng ODM mula sa mga supplier sa China. Kaya, nagpasya silang magpadala ng RFI sa iba't ibang mga supplier ng Tsino na kilala nila.

Narito ang impormasyong kailangan nilang isama sa kanilang RFI.

Pangkalahatang-ideya ng Negosyo: Sa halimbawang ito, binanggit ng Nike na kailangan nila ng mga bagong disenyo ng sapatos para sa kanilang koleksyon ng Year-End. 

Kwalipikasyon: Isinasaad ng Nike ang kanilang eksaktong mga pangangailangan mula sa mga supplier. Sabihin nating kailangan nila ng sampung bagong disenyo ng sapatos. Isinama nila ito sa dokumento ng RFI para malaman ng mga supplier kung ano ang inaasahang serbisyo ng kumpanya mula sa kanila.

Katanungan: Sa halimbawang ito, maaaring magtanong ang NIKE sa mga supplier ng mga tanong tulad ng:

• Kasalukuyan ka bang may mga pribadong disenyo ng label para sa mga sapatos na magagamit? 
• Gaano katagal ang iyong lead time sa United States? 
• Ilang pares ng sapatos ang maaari mong gawin sa isang araw?

Inaasahan: Sa halimbawang ito, maaaring ilakip ng Nike ang pamantayan para sa mga disenyo ng sapatos na kailangan nila. O, maaari din nilang ilakip ang pamantayan para sa supplier na hinahanap nila. 

Mga FAQ tungkol sa isang kahilingan para sa impormasyon

Anong susunod

Kailangan mong maingat na planuhin at gawin ang iyong RFI na dokumento upang magkaroon ng iyong pinakamahusay na pagkakataon na makahanap ng mga mapagkakatiwalaang supplier. Tulad ng bawat hakbang sa anumang proyekto ng negosyo, ang isang RFI ay hindi dapat minamadali. Tiyakin na ang iyong RFI ay detalyado, diretso sa punto, at maigsi. Huwag maging malabo upang ang mga supplier ay mahikayat na ituloy ang pakikipagtulungan sa iyo.

Kung nagkakaproblema ka sa paghahanap ng mga potensyal na supplier na papadalhan ng mga RFI, makakatulong kami. Ang Leelinesourcing ay nakikipag-ugnayan sa daan-daang wholesale na mga supplier, kaya Makipag-ugnayan sa amin, at tutulungan ka namin.