Co je žádost o cenovou nabídku (RFQ)

Na dnešním konkurenčním trhu jsou položky navrženy, oceněny a kótovány tak, aby bylo zajištěno, že budou mít správnou kombinaci funkcí pro každého, kdo si je koupí. Webové stránky mohou uvádět, kolik bude jejich řešení stát, ale vážní kupující vždy požádají o cenovou nabídku, aby získali přesnější číslo.

Nyní se ptáte, co je RFQ a zda je pro vás přínosem? Díky spolupráci se stovkami scénářů a klientů jako ostřílení odborníci na získávání zdrojů a s desetiletými znalostmi v oblasti zadávání zakázek jsme přesvědčeni o naší schopnosti pomoci vám najít nejlepší zdroj pro jakýkoli konkrétní produkt. 

Tento článek vám pomůže sepsat vynikající RFQ a splnit celý postup a hodnotící kritéria s minimálním úsilím.

Co je žádost o cenovou nabídku?

Žádost o cenovou nabídku (RFQ) je proces, ve kterém společnost žádá dodavatele a prodejce, aby nabídli konkrétní produkty nebo služby, které chtějí koupit nebo prodat. Obvykle je to otázka ceny toho, co víte, že chcete.

Žádost o cenovou nabídku však obvykle zahrnuje více než jen cenu věcí. Může také obsahovat konkrétní informace o projektu a jeho potřebách. V důsledku toho, když někdo požádá o cenovou nabídku, musí vědět vše o produktu nebo projektu.

Chcete-li získat lepší nabídku než jiné společnosti, musíte poskytnout co nejvíce relevantních informací. Dalším důvodem pro upřesnění cenových nabídek je to, že by mohly být použity z právních důvodů.

Kdy byste měli použít žádost o cenovou nabídku (RFQ)?

Pokud uvažujete o použití žádosti o cenovou nabídku (RFQ) k nákupu zboží nebo služeb, musíte vědět, kdy je tento proces pro vás vhodný. Kdy byste měli použít proces RFQ:

• Potřebujete nakoupit zboží nebo služby, které jsou složité nebo technické.
• Potřebujete koupit zboží nebo služby od nového dodavatel.
• Množství zboží nebo služeb, které potřebujete, je významné.
• Máte čas na podrobnější hodnocení dodavatelů.

Když odešlete RFQ, dodavatelé vám řeknou o svých cenách a o tom, jak dobře mohou splnit vaše potřeby. Díky této metodě můžete porovnávat dodavatele a vybrat si toho nejlepšího pro vaše podnikání. Je lepší mít předem připravenou šablonu k odeslání všech. Podívejte se, kdo rychle odpoví. Znamená to, že raději podniká dříve. Přesto počkejte 24 hodin, než odešlete následnou zprávu. 

4 Typy RFQ

Existují čtyři typy RFQ a období přípravy nabídky v procesu RFQ je kritické.

1. Otevřená nabídka:

Otevřená nabídka je RFQ, kde všechny strany mohou vidět odpovědi na nabídku. Dodavatelé mohou provést změny ve svých podaných nabídkách. Zveřejnění cen může podpořit větší konkurenci mezi dodavateli. V těchto scénářích získáte mnoho nabídek od nejnižší po NEJVYŠŠÍ. Při výběru nabídek s nízkou cenou se ptejte na jejich kvalitu. 

RFQ může být zpřístupněna všem potenciálním uchazečům. Je lepší nabídku inzerovat na svých webových stránkách, protože ji objeví mnoho dodavatelů. Přesto také oznamujete své nabídky na Marketplaces. 

2. Zapečetěná nabídka:

RFQ je otevřena všem kvalifikovaným uchazečům, kteří používají zapečetěnou nabídku. Kupující vidí odpovědi po podání všech nabídek. Zapečetěné nabídky jsou spolehlivější než otevřené nabídky. Pro prodejce to nemusí být tak dobré, protože nemusí být tak ujeté.

3. Vyzvaná nabídka:

Kvalifikované nabídky musí být soukromé, aby byl zaručen spravedlivý výsledek. Nejlepší praxí je ukončit licitaci v den splatnosti a otevřít všechny nabídky. Mezitím analyzujte nabídky a připravte si vzorové požadavky. Uspořádejte jejich kontaktní údaje, abyste mohli posílat následné zprávy. 

4. Reverzní aukce:

V reverzní aukci jsou prodejci požádáni, aby předložili nejnižší nabídky. Pokud žádní dodavatelé nedosahují stanoveného cenového cíle, lze jako druhou fázi procesu výběru RFQ použít reverzní aukci.

5 kroků procesu RFQ

Krok 1: Fáze přípravy dokumentu RFQ

Začněte svůj RFQ shromážděním potřebných dokumentů. Abyste se ujistili, že jste pokryli všechny základy, získejte zpětnou vazbu od interních zainteresovaných stran o tom, co potřebují. To by mělo zahrnovat věci jako:

Definice potřebných položek včetně přesné specifikace

• Specifikace pro dodání
• Množství
• Platební podmínky
• Navrhovaná technika hodnocení
• Časová osa pro rozhodování a přezkumné řízení
• Podmínky závazné smlouvy
• Předdefinovaná kritéria pro podání
• Nejmenší kvalifikační kritéria
• Vytvořte seznam dodavatelů

RFQ může být zpřístupněna všem potenciálním uchazečům. 

Krok 2: Odeslat RFQ

Žádost o nabídku musí obsahovat jasné pokyny a lhůtu pro předložení. Dejte uchazeči dostatek času na odpověď. K šablonám RFQ by měly být připojeny obchodní podmínky kupujícího. Každý potenciální poskytovatel musí být schopen klást otázky a získat vysvětlení. 

Krok 3： Získejte odpovědi a analyzujte výsledky

Kvalifikované nabídky musí být soukromé, aby byl zaručen spravedlivý výsledek. Nejlepší praxí je ukončit licitaci v den splatnosti a otevřít všechny nabídky.

Krok 4：Vyberte nejziskovějšího dodavatele v platebních podmínkách.

Vyberte uchazeče, který nabízí nejnižší cenu za uvedené produkty nebo služby a zároveň splňuje všechna výběrová kritéria. K dosažení požadovaného výsledku může být zapotřebí objasňující postup a malé diskuse. Transakce není dokončena, dokud není smlouva podepsána.

Krok 5: Informujte neúspěšné dodavatele po procesu nákupu

Informujte zbývající nabídky, že zakázka byla udělena. Poděkujte jim za jejich čas; možná je budete v budoucnu znovu potřebovat.

Doporučená četba: Nejlepších 7 způsobů, jak používat Alibaba RFQ

Žádost o cenovou nabídku vs. žádost o nabídku

Mnoho lidí, kteří pracují v oblasti business-to-business, posílá a dostává žádosti o návrhy a nabídky, když mluví s lidmi, kteří chtějí koupit vaše produkty a služby.

Primárním rozdílem je cíl mezi procesem RFQ a RFP. RFQ se odešle, když víte, jaký produkt nebo službu chcete a potřebujete cen. žádost o nabídku se nabízí, když je situace složitější a chcete před výběrem zvážit mnoho jiných proměnných než ceny.

Návrhy zahrnují jakou strategii/funkce nabízí. Jak by vám pomohli ve vašich obchodních záležitostech. Často se nejprve používá žádost o nabídku a poté žádost o cenovou nabídku pro konečnou cenu. 

Výhody žádosti o cenovou nabídku (RFQ) 

Použití RFQ v procesu nákupu má několik výhod:

1. RFQ může pomoci zajistit, že obdržíte konkurenční nabídky od zainteresovaných dodavatelů. Vyfiltrujete, kteří dodavatelé mají zájem o obchod. Jako první krok v procesu filtrace. 

2. RFQ vám může pomoci zkontrolovat dodavatele na základě jejich schopnosti splnit vaše specifické požadavky.

3. RFQ vám může pomoci identifikovat případné problémy s dodavatelem před uzavřením smlouvy.

4. RFQ může pomoci chránit vaši společnost před snižováním cen tím, že nutí dodavatele soutěžit v ceně.

5. RFQ lze použít jako vyjednávací nástroj pro získání nejlepších možných podmínek od dodavatele. Vyjednávání o ceně nebo množství/kvalitě a dokonce i o jakékoli doplňkové službě. Vždy je lepší hledat něco extra. 

Jak napsat RFQ dokumenty?

Při psaní dokumentu RFQ je důležité, abyste byli při popisu produktu nebo služby, které je třeba udělat, jasní a struční. 

1. RFQ by měla řešit:

• Cíle
• Platební podmínky
• Požadovaná množství
• Odhadované hodiny práce
• Délka projektu
• Smluvní podmínky
• Požadavky na předložení nabídky
• Lhůty
• Hodnotící kritéria
• Proces udělení a uzavření

2. Odešlete RFQ různým dodavatelům.

V další fázi nastíníte seznam dalších renomovaných dodavatelů, se kterými jste dříve spolupracovali. Po shromáždění všech kontaktních údajů zašlete dokument RFQ všem zainteresovaným stranám. Předem si vytvořte FAQ, abyste se vyhnuli opakovaným dotazům. Zahrnout administrativní nástroje a postupy, které napomohou nabídkovému a kontrolnímu procesu.

3. Získejte a zkontrolujte zpětnou vazbu.

Zkontrolujte a zkontrolujte všechny příspěvky. Může to znít jednoduše, ale může to být časově náročný a zásadní krok v celém procesu rfq. Podívejte se, jakou cenu a kvalitu nabízejí v jakém množství. Podívejte se, zda mají nějaké MOQ nebo nějaké podmínky pro platby. Filtrujte je a ve svém konečném rozhodnutí zavřete jen několik z nich. Po obdržení a vyhodnocení informujte všechny dodavatele.

4. Výběr nejlepšího dodavatele

Po analýze všech podání musí každý prodejce splnit požadavky na posouzení nebo dodat nejnižší nabídku. Po výběru vítězného dodavatele a poděkování všem účastníkům podepište konečnou smlouvu.

Příklady pro RFQ 

Žádost Mezinárodní agentury pro obnovitelnou energii o cenovou nabídku (IRENA) je skupina zemí, které spolupracují na pomoci zemím při přechodu na obnovitelné zdroje energie. IRENA má také mnoho důležitých dokumentů, zásad a vzdělávacích materiálů. V květnu 2021 vydala IRENA žádost o návrhy (RFP) pro poskytovatele konzultačních služeb s cílem pomoci s konkrétními úkoly, jako je konzultace se zúčastněnými stranami a vytvoření příručky s praktickými radami. Příspěvek obsahuje mnoho informací o projektu, včetně přesných termínů, podmínek zadání a hodnotících kritérií.

Jak mám poslat RFQ?

Existuje několik různých způsobů, jak odeslat RFQ. Můžete to udělat e-mailem, faxem nebo poštou. Můžete také použít online formulář nebo šablonu RFQ. 

Při navrhování vaší RFQ uveďte všechny relevantní informace, které vybraný dodavatel potřebuje, aby vám mohl poskytnout přesnou cenovou nabídku. Skládá se z podrobného popisu vašich potřeb, specifikací nebo množství a vašeho termínu. Odeslání RFQ se může zdát jako hodně práce, ale získání nejlepší ceny pro vaši firmu za to stojí.

Časté dotazy o RFQ

Proč investovat do čističky vzduchu?

Je to jeden z nejlepších způsobů, jak se kupující mohou dozvědět více o produktech a službách dodavatelů a získat více informací o jejich cenách a platebních podmínkách. Pro malé podniky je nutností vědět, jak správně spustit proces RFQ. Tento vztah může být dobrý po mnoho let, takže je důležité najít správného dodavatele pro vaši firmu. Pro oba musí toto přátelství udržet.

LeelineSourcing má řadu různých služeb. Naši zruční sourcing agenti vám pomůže, když si něco koupíte od dodavatelů. Postaráme se o komplikovaný proces a nabídneme služby kontroly kvality na míru podle vašich potřeb. Pokud potřebujete související služby, prosím kontaktujte nás.