Albarán: guía definitiva para verificar 2024

¿Empezó su negocio y se preguntó qué es un albarán? Te tenemos cubierto.

Con más de décadas de experiencia, brindamos soluciones y ayudamos a nuestros clientes a hacer crecer sus negocios en todo el mundo. Hemos preparado esta guía definitiva sobre albaranes basada en días de investigación y años de experiencia de envío. Obtiene un proceso de envío MÁS FLUIDO y MÁS RÁPIDO incluso con cero experiencia.

Después de leer este artículo (que solo le llevará menos de 30 minutos), aprenderá: 

• ¿Qué es el albarán?
• ¿Por qué usar un albarán?
• La diferencia entre el albarán, la factura y la etiqueta de envío
• ¿Qué información debe incluir un albarán?
• ¿Cómo crear un albarán?
• Y otras preguntas frecuentes.

¡Toma tu té y comencemos!

¿Qué es el albarán?

¿Notó el trozo de papel unido dentro de su paquete de envío? 

Si ve la lista de productos pedidos en ese papel, ¡felicidades! Encontraste el albarán.

El albarán es un documento de envío que proporciona el vendedor. Eso enumera la información relevante para TODOS los artículos incluidos en el pedido completo. Puedes verlo como un pedido. resumen de embalaje donde el vendedor se refiere al ID del pedido para empacar artículos. 

El propósito de usar un albarán

La existencia de albaranes beneficia tanto al vendedor como al comprador. Echémosle un vistazo. 

Evite el error de embalaje 

Los remitentes usan el albarán para doble confirmación los productos en orden sobre el embalaje. Es una referencia rápida para que los vendedores verifiquen los artículos CORRECTOS en un paquete. Los remitentes lo usan para verificar artículos no coincidentes RÁPIDAMENTE antes de sellar la caja, evitando gastos de envío adicionales.

También EVITA malas impresiones por entregar artículos incorrectos o artículos perdidos. 

Acelerar el despacho de aduana de importación 

La lista de empaque se puede usar como una hoja de datos de seguridad del material para un envío sospechoso. DEMUESTRA que el envío no contiene mercancías peligrosas, acelerando el despacho de aduana de importación.

Referencia del cliente para confirmar los productos correctos 

Los clientes consultan el albarán para comprobar la fecha del pedido, el número de pedido, los productos y la cantidad. MEJORA la satisfacción del cliente y MEJORA las expectativas. 

¿Es realmente necesario un albarán?

No, pero es mejor incluirlo en ahorra molestias sobre el embalaje y el envío. El albarán REDUCE el error humano y AHORRA costes.

¿El resultado? MÁS clientes felices. ¡MÁS pedidos! 

Sin embargo, una lista de empaque es un salvaguardia NECESARIA contra el envío de envíos incorrectos internacionalmente. Las listas de embalaje de exportación son mucho más detalladas que las listas de embalaje nacionales debido a los estrictos requisitos de todas las partes.

El proveedor de logística de envío emitirá el Guía de carga (BOL) utilizando el albarán. El BOL es un recibo que confirma que se han recibido mercancías de exportación o importación. Este documento legal es vital para cualquier mercancía en tránsito, proporcionando un proceso de entrega MÁS FLUIDO.

La diferencia entre un albarán, una factura y una etiqueta de envío

Albarán frente a factura 

Una factura es un documento financiero IMPRESCINDIBLE para todas las empresas, mientras que un albarán no lo es.

Además, la plantilla tanto para el albarán como para la factura es similar. Pero estos documentos sirven para diferentes propósitos. 

Un albarán es una lista detallada que enumera 

• El tamaño y el peso del paquete.
• Las cantidades del producto. 

Por el contrario, una factura comercial muestra

• El número de factura
• el listado de productos
• Las cantidades del producto
• El precio unitario 
• el monto del pago
• Las condiciones de pago acordadas
• El método de pago.

Nota de empaque versus etiqueta de envío 

Una etiqueta de envío es un papel pegado en el paquete de envío. Es PRINCIPALMENTE para el servicios de transporte y envío. Este documento SIMPLIFICA los procedimientos de seguimiento de envíos para los socios de entrega y el equipo de almacén. Contiene principalmente 

• La información de la dirección del consignatario y del remitente
• un código de barras o Código QR.

Un albarán es un documento copia de seguridad de la etiqueta de envío. Supongamos que hay algún daño en la etiqueta de envío. En ese caso, la empresa de mensajería aún puede consultar el albarán para la entrega.

¿Qué información debe incluir un albarán?

Hay muchas plantillas gratuitas de albaranes en línea. Esto es lo que debe incluir en un albarán: 

• Detalles del remitente

Representa quien eres para enviar los productos a. Debe proporcionar información legal y precisa sobre su negocio, que incluye: 

• Nombre
• Dirección
• Número de contacto 
• Nombre y logotipo de la empresa
  
• Detalles del destinatario 

Representa a quien vas a enviar. Tenga en cuenta que el nombre del destinatario puede diferir del del comprador. Este documento debe incluir:

• Nombre del destinatario 
• Dirección de facturación
• Dirección de envío
• Número de contacto
  
• Número de orden de compra (OC)

El número de orden de compra es un identificador único de la orden. Identifica y entrega los pedidos correctos para REDUCIR ERRORES en la entrega.

• Fecha de pedido e ID de recibo

Es un enfoque excelente para agregar orden DateTime en el albarán. La asignación de comprobantes con un número correlativo puede ser serviciales para referencia cruzada.

• Lista detallada de artículos pedidos

Enumere TODOS los productos pedidos. Verifique que todos los artículos hayan sido seleccionados e incluidos en el paquete antes del envío. Los destinatarios también pueden verificar que lo que recibieron es lo que pagaron. MEJORA de la reputación de la marca.

Si hay artículos agotados en el pedido, enumérelos y anótelos.

Además de los nombres de los productos, también debe incluir lo siguiente:

• Referencia del artículo
• Descripción del producto (si corresponde)
• Cantidad
• Información de tamaño y peso 
• Instrucciones especiales (si las hay)

¿Por qué son importantes los albaranes para las empresas de comercio electrónico?

¡Aloha, es la era del mundo digital! 

Todo es digitalizado. Reduce el uso de papel (¡salva los árboles!) y la gente se acostumbra a acceder a su historial de pedidos en línea. Pero, ¿por qué los albaranes siguen siendo cruciales para las empresas de comercio electrónico?

Garantizar la precisión del envío.

El embalaje de los pedidos en línea todavía lo hacen humanos. (Disculpe si está usando robots)

Los errores humanos son impredecibles. Los albaranes aseguran que TODOS los pedidos sean en su lugar antes de etiquetar y sellar. Los remitentes pueden controlar los artículos pasan fácilmente con esta lista de envío para MINIMIZAR errores.

Fácil seguimiento de todos los pedidos.

A veces, los artículos se almacenan en diferentes almacenes para un solo pedido. Así, requiere múltiples envíos en varias cajas para un mismo pedido.

Con albaranes, los paquetes se etiquetado y organizado con la ayuda de números de orden de referencia. Sería CONVENIENTE tanto para los remitentes como para los destinatarios realizar un seguimiento de sus pedidos. 

Reconocer elementos dañados

Algunos escenarios pueden ocurrir donde un producto se daña en tránsito o se pierde. O los clientes no están satisfechos con lo que recibieron y quieren devolver el producto. 

Los albaranes pueden identificar rápidamente productos defectuosos y acelerar el proceso de devolución.

El proceso es SIMPLE y RÁPIDO. Reembolsar o reenviar un paquete ya NO es un dolor de cabeza. 

Confirmación de la entrega del paquete. 

¿Quiere EVITAR artículos faltantes en el paquete de entrega? Use la lista de empaque para verificar todos los artículos antes de enviarlos. 

DOBLE seguridad. Simplemente agradable. 

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¿Cómo crear un albarán?

Hay algunas formas de crear albaranes. La regla universal es garantizar albaranes SENCILLOS y CLAROS. Considerar

• Cómo encontrar plantillas de albaranes GRATIS en línea
• Suscripción al software de gestión de inventario para generaciones de recibos
• Personalización de sus plantillas de albaranes en Excel o Google Sheets

Consulte los pasos resumidos para crear un albarán:

1. Preparar información necesario para los campos en los albaranes
2. Elige o personalizable la plantilla del albarán 
3. Insertar datos relacionados en la plantilla del albarán 
4. Imprime una copia a garantizar alineaciones precisas 
5. Imprimir albaranes con un servicio de etiquetado 

¡Voila! Su albarán está listo. Úsalos en todas tus entregas para procesos MÁS FÁCILES y clientes MÁS FELICES.

Algunas consideraciones sobre los albaranes

Los albaranes son EFECTIVOS para realizar un seguimiento de su envío.

Como era de esperar, un albarán es esencial para el proceso de cumplimiento del pedido. Registra los detalles de los artículos enviados y si se envían al lugar correcto.

Obtienes un buena impresion cuando un cliente recibe su paquete con un albarán. Asumen que el remitente está organizado, estructurado y es responsable. 

Pero...

Como las tiras están hechas de papel, no son ecológicas. Imagine miles de pedidos en un día, y varios paquetes tienen varios albaranes. 

Eso es una locura 

Por lo tanto, sugerimos usar papel reciclado para imprimir los albaranes para salvar nuestra tierra. Estos papeles tienen menos efectos negativos sobre el medio ambiente. Y ahí lo tienes: una empresa sostenible preocupada por el medio ambiente.

Ultimas palabras

Los albaranes son documentos simples que traen MUCHO valor a su negocio Marca tu negocio profesionalmente con documentos. Con eso, suaviza todo el proceso de cumplimiento de pedidos.

Use las hojas de empaque sabiamente y verá la diferencia. 

MÁS ahorro de costes. negocios MÁS organizados. MÁS clientes satisfechos. MÁS pedidos repetidos.

Preguntas frecuentes sobre el albarán

Pasos a seguir

Los albaranes son esenciales para cualquier negocio de comercio electrónico. Garantiza que esté enviando los productos correctos a sus clientes. Tú ahorra molestias en envíos con el uso de albaranes. 

¿Busca más soluciones de envío para AHORRAR costos y AUMENTAR las ganancias? Nosotros, Leeline Abastecimiento, están aquí para ayudar con nuestros años de experiencia en transporte de carga. Contáctenos hoy para obtener su consulta personalizada!