Cómo escribir una solicitud de información (RFI)

Una RFI es el primer paso en el proceso de adquisición para garantizar una transacción comercial justa y de alta calidad con otras empresas. Por lo tanto, las empresas envían una Solicitud de información a los proveedores potenciales cuando necesitan un socio confiable.

Pero, ¿qué es exactamente una solicitud de información y por qué es importante?

Como experto en abastecimiento experimentado, hemos enviado cientos de RFI en nuestra carrera de una década. Por lo tanto, sabemos con precisión cómo redactar RFI que garanticen las respuestas de los proveedores. 

Este artículo explicará por qué y cómo debe preparar un documento RFI para sus proyectos. ¡Sigue leyendo!

¿Qué es una solicitud de información?

La solicitud de información también se conoce como RFI. Una empresa utiliza este documento para solicitar información detallada por escrito de posibles proveedores. Una RFI es la primera parte de todos los procesos de adquisición. Se utiliza principalmente para solicitar información para decidir qué hacer a continuación para un proyecto específico.

Obtener información relevante de diferentes proveedores potenciales permite que una empresa compare las RFI. Tener más proveedores para comparar facilita saber qué proveedor es el más adecuado para el proyecto.

¿Por qué los profesionales utilizan las solicitudes de información?

Los profesionales usan RFI para solicitar detalles y hacer preguntas específicas a una empresa sobre los productos y servicios que brindan. A menudo se usa en estudios de mercado y es la primera parte de cada proceso de adquisición.

Algunos profesionales de la información que solicitan en un RFI son: 

• Experiencias del proveedor para proyectos similares
• Dudas sobre el servicio ofrecido por la empresa proveedora 
• Un cronograma de cuándo pueden brindar servicios al proyecto
• El proceso de gestión de proyectos del proveedor.

Los profesionales a menudo usan una plantilla RFI normal. Una plantilla RFI es útil para proyectos de adquisiciones recurrentes. Hace que sea más fácil para los equipos de compras encontrar perfiles de proveedores adecuados para proyectos similares en el futuro. Guardo mi plantilla de RFI en Google Docs y simplemente la copio y la pego para enviarla a todos los proveedores. Simplemente haga un pequeño cambio para adaptarse a la situación. 

¿Cómo funciona una RFI?

Estos son los cuatro pasos del proceso de RFI: 

Paso 1: Un comprador desarrolla una RFI.

RFI es un documento escrito que proporciona un proceso estandarizado para encontrar información específica. Aquí, el comprador hace a los proveedores preguntas concisas o detalles en un formato claro. Si el documento inicial se crea en Word, un Conversor de Word a PDF se utiliza para finalizar el archivo. Una RFI permite al proveedor comprender fácilmente las necesidades del comprador. 

Paso 2: Un vendedor responde a la RFI.

Los compradores suelen asignar un plazo para que los proveedores respondan a la RFI. Los compradores comparan las respuestas recopiladas de RFI entre sí. Este paso ayuda a las empresas a decidir qué proveedor y servicios se ajustan mejor al proyecto. 

Paso 3: El comprador revisa las respuestas del vendedor.

Después de la fecha límite, la empresa revisa la respuesta RFI enviada por cada proveedor. El comprador busca información general sobre cada empresa y los posibles conflictos que puedan surgir al trabajar con ellos. Esta parte se trata de investigar la información de fondo de los proveedores. Verifico esta información de bases de datos disponibles públicamente, como números de licencia y datos de registro de sitios gubernamentales. 

Revisar las respuestas de los proveedores ayuda al comprador a decidir qué respuesta de RFI recibe para continuar con el siguiente paso.

Paso 4: El siguiente paso en el proceso de adquisición: proceso de RFP

Después de elegir un proveedor de los proveedores apropiados, el comprador pasa a la RFP, la Solicitud de propuesta.

Lectura sugerida: Solicitud de propuesta (RFP)

Beneficios de usar la solicitud de información

Una solicitud de información puede proporcionar diferentes beneficios para una empresa. 

Cuando se trabaja con proyectos de adquisiciones recurrentes, los compradores siempre pueden volver a los proveedores potenciales que han encontrado mediante el uso de plantillas RFI. Otros beneficios de usar RFI son:

• RFI muestra a los proveedores que hay competencia en su negocio. 

La recopilación de respuestas de RFI hace que los proveedores se den cuenta de que existe competencia para su negocio. La elaboración de una RFI hace que su proyecto parezca más deseable. También les da a los proveedores la urgencia de ser receptivos para ser elegidos para la propuesta. También aumenta la confianza entre proveedor y comprador. Como el comprador solicita RFI, se toma en serio la realización de negocios, no solo una persona al azar que solicita cotizaciones. 

• Obtiene una descripción detallada de cada proveedor. 

Las RFI permiten a los compradores comunicarse directamente con los proveedores. En comparación con su información disponible para exhibición pública en Internet, las respuestas de los proveedores a su documento RFI serán mucho más creíbles. Esto garantiza que obtendrá el servicio que los propios proveedores prometieron que podrían proporcionar.

¿Cómo escribir una solicitud de información (RFI)?

Hay muchas plantillas RFI de proyectos disponibles en línea. Sin embargo, le proporcionaremos una plantilla de solicitud de información simple pero efectiva para comenzar el proceso de adquisición de su proyecto. Esto es lo que debe incluir en su RFI:

 1. Visión general

Debe proporcionar el contexto de su negocio en el documento RFI. Escribir de esa manera animará a los proveedores a intentar ser su socio potencial de forma activa. También les permitirá saber si pueden proporcionar soluciones disponibles para sus necesidades actuales o no.

Recuerde, en los negocios, las empresas construyen relaciones para generar ganancias. Los proveedores deben darse cuenta de que su propuesta en el siguiente paso puede beneficiarlos al igual que lo puede beneficiar a usted. Proporcione sus credenciales a cada proveedor potencial y aumente sus posibilidades de obtener respuestas. 

 2. Calificaciones

En esta parte del formulario de Solicitud de información, proporcione a los proveedores los detalles específicos de los servicios que está buscando. Proporcione una comunicación clara sobre los productos, servicios y métodos de entrega que desea lograr. La respuesta en esta parte se convertirá en el factor principal en su toma de decisiones. Por lo tanto, preste mucha atención a esta parte del documento de plantilla de información. 

Si haces bien esta parte, tendrás una comparación detallada de cada respuesta que recibas. 

 3. Información solicitada

En esta parte de la plantilla de solicitud de información, recopile información sobre la credibilidad, la capacidad, el control de calidad, etc. del proveedor. Haga preguntas específicas. Las respuestas a estas preguntas lo ayudarán aún más a tomar decisiones informadas como comprador. Algunas personas preguntan sobre su número de licencia comercial para verificar sus registros de las bases de datos públicas. También te da su fecha de registro, lo que significa que cuanto más viejos sean, más confiables serán. 

 4. Expectativas de respuesta

Escriba también sus expectativas de respuesta en su plantilla RFI. Dé a los proveedores tiempo suficiente para responder, pero no olvide establecer una fecha límite. Si va a utilizar un criterio de evaluación, indíquelo en esta parte, para que los proveedores sepan lo que está buscando. 

También puede agregar una cláusula de confidencialidad aquí como parte de los archivos adjuntos incluidos.

7 Consejos para presentar una Solicitud de Información

1. Estudia a fondo tu proyecto

El primer paso para enviar una RFI es comprender primero su proyecto. Conozca cada detalle de su proyecto y complete los vacíos en su información. No podrá indicar correctamente sus necesidades a los proveedores si no sabe cuáles son. 

Además, tener una descripción sólida de su proyecto garantizará a los proveedores que trabajar con usted valdrá la pena.

      2. Formula preguntas cruciales 

Haga preguntas relevantes para su proyecto en su documento RFI. Aquí hay algunos consejos para tener en cuenta al formular preguntas:

• Sea específico. 

Antes de hacer su pregunta, proporcione contexto sobre a qué parte del proyecto se relaciona la pregunta. No agregue líneas engañosas y palabras innecesarias en su plantilla. Sea preciso y cuidadoso al usar las palabras.

• Proporcionar documentos de respaldo. 

Si necesita imágenes para aclarar sus dudas, no dude en incluir los documentos adjuntos en su RFI. 

    3. Sigue el formato adecuado

Algunos proveedores proporcionan su plantilla de solicitud de información que esperan que utilicen los clientes potenciales. Antes de enviar una RFI genérica, asegúrese de que las empresas no tengan el formato esperado primero. De lo contrario, su RFI podría ser ignorada por proveedores estrictos. 

    4. Revisa tu documento RFI

Revise críticamente toda la plantilla RFI y asegúrese de incluir todo lo que desea saber. Haga las preguntas necesarias, pero también asegúrese de no hacer preguntas que pueda responder usted mismo. Verifique la estructura, la gramática y la claridad de su documento. 

Hacer esto lo presentará como un negocio confiable y profesional. 

    5. Envía tu consulta

Después de asegurarse de que su documento incluya y solicite toda la información necesaria, envíe su RFI. Algunos proveedores establecen intervalos específicos para las consultas en curso que quieren que utilice al enviar su consulta. Por lo tanto, asegúrese de respetar el intervalo solicitado. No envíe una consulta cada vez que tenga una pregunta. Compile las preguntas en una consulta y envíelas en el momento adecuado.

   6. Gestionar consultas RFI en curso

Tenga un plan para gestionar sus consultas RFI. Algunos proveedores responderán de inmediato y otros no responderán en absoluto. Los proveedores también podrían hacer preguntas de seguimiento. Asegúrese de tener un plan para todos los escenarios posibles para que el proceso de RFI de su proyecto se desarrolle sin problemas. 

    7. Responder consultas a tiempo y con detalle

Cuando los proveedores devuelvan consultas tratando de aclarar algo, no tarde demasiado en responder. Si lo hace, los proveedores podrían percibir su retraso como poco profesional. Recuerde siempre escribir en detalles y con gran detalle. La vaguedad puede resultar en una falta de comunicación que puede ser perjudicial para un proyecto. 

Ejemplo de RFI

Digamos Nike necesita diseños ODM de proveedores en China. Entonces, decidieron enviar una RFI a varios proveedores chinos que conocen.

Aquí está la información que necesitan incluir en su RFI.

Visión general del negocio: En este ejemplo, Nike menciona que necesitan nuevos diseños de zapatos para su colección de fin de año. 

Titulos: Nike establece sus necesidades exactas de los proveedores. Digamos que necesitan diez nuevos diseños de zapatos. Incluyen esto en el documento RFI para que los proveedores sepan cuál es el servicio que la empresa espera de ellos.

Preguntas: En este ejemplo, NIKE puede hacer preguntas a los proveedores como:

• ¿Tiene actualmente diseños de marca privada para zapatos disponibles? 
• ¿Cuánto tiempo es su tiempo de entrega a los Estados Unidos? 
• ¿Cuántos pares de zapatos puedes producir en un día?

Expectativas: En este ejemplo, Nike puede adjuntar los criterios para los diseños de calzado que necesitan. O bien, también pueden adjuntar criterios para el proveedor que están buscando. 

Preguntas frecuentes sobre una solicitud de información

Pasos a seguir

Debe planificar y elaborar cuidadosamente su documento RFI para tener la mejor oportunidad de encontrar proveedores confiables. Al igual que con cada paso en cualquier proyecto comercial, una RFI no debe apresurarse. Asegúrese de que su RFI sea detallada, directa y concisa. No sea vago para que los proveedores se animen a seguir trabajando con usted.

Si tiene problemas para encontrar proveedores potenciales a los que enviar RFI, podemos ayudarlo. Leelinesourcing está en contacto con cientos de proveedores mayoristas, por lo que contáctenos, y te ayudaremos.