¿Qué es una solicitud de cotización (RFQ)?

En el competitivo mercado actual, los artículos se diseñan, valoran y cotizan para garantizar que tengan la combinación adecuada de características para cada persona que los compre. Los sitios web pueden indicar cuánto costará su solución, pero los compradores serios siempre solicitarán una cotización para obtener una cifra más precisa.

¿Ahora te preguntas qué es RFQ y si es beneficioso para ti? Trabajando con cientos de escenarios y clientes como expertos en abastecimiento experimentados y con una década de conocimiento en adquisiciones, confiamos en nuestra capacidad para ayudarlo a descubrir la mejor fuente para cualquier producto específico. 

Este artículo lo ayudará a redactar una excelente RFQ y completar el procedimiento completo y los criterios de evaluación con un esfuerzo mínimo.

¿Qué es una solicitud de cotización?

La solicitud de cotización (RFQ) es un proceso en el que una empresa solicita a los proveedores y vendedores que presenten ofertas por productos o servicios específicos que desean comprar o vender. Suele ser una pregunta sobre el precio de lo que sabes que quieres.

Sin embargo, una solicitud de cotización generalmente incluye más que el precio de las cosas. También puede incluir información específica sobre el proyecto y sus necesidades. Como resultado, cuando alguien solicita una cotización, necesita saber todo sobre el producto o proyecto.

Para obtener una mejor cotización que otras compañías, debe brindar la mayor cantidad de información relevante posible. Otra razón para aclarar las cotizaciones de precios es que podrían usarse por razones legales.

¿Cuándo debe utilizar la solicitud de cotización (RFQ)?

Si está pensando en utilizar una Solicitud de cotización (RFQ) para comprar bienes o servicios, necesita saber cuándo este proceso es adecuado para usted. Cuándo debe utilizar un proceso de RFQ:

• Necesita comprar bienes o servicios que son complejos o técnicos.
• Necesita comprar bienes o servicios de un nuevo proveedor.
• La cantidad de bienes o servicios que necesita es significativa.
• Tiene tiempo para realizar una evaluación más detallada de los proveedores.

Cuando envíe una RFQ, los proveedores le informarán sobre sus precios y qué tan bien pueden satisfacer sus necesidades. Como resultado de este método, puede comparar proveedores y elegir el mejor para su negocio. Es mejor tener una plantilla prefabricada para enviarlos todos. Mira cuál responde rápido. Significa que prefiere hacer negocios antes. Sin embargo, espere 24 horas para enviar un mensaje de seguimiento. 

4 tipos de RFQ

Hay cuatro tipos de RFQ y el período de preparación de ofertas en el proceso de RFQ es fundamental.

1. Oferta abierta:

Una oferta abierta es una RFQ donde todas las partes pueden ver las respuestas a una cotización. Los suministros pueden realizar cambios en sus ofertas presentadas. Hacer públicos los precios puede fomentar una mayor competencia entre los proveedores. En esos escenarios, obtiene muchas ofertas desde la más baja hasta la MÁS ALTA. Pregunte acerca de su calidad al seleccionar ofertas de bajo precio. 

La RFQ podría ponerse a disposición de todos los posibles postores. Es mejor anunciar la oferta en su sitio web, ya que muchos proveedores la descubrirán. Sin embargo, también anuncia sus ofertas en Marketplaces. 

2. Oferta sellada:

La RFQ está abierta a todos los postores calificados que utilicen una oferta sellada. El comprador ve las respuestas después de que se hayan presentado todas las ofertas. Las ofertas selladas son más confiables que las ofertas abiertas. Puede que no sea tan bueno para los vendedores, ya que es posible que no estén tan motivados.

3. Oferta invitada:

Las ofertas calificadas deben mantenerse privadas para garantizar un resultado justo. La mejor práctica es finalizar la licitación en la fecha de vencimiento y abrir todas las ofertas. Analice las ofertas mientras tanto y prepare sus solicitudes de muestra. Organice su información de contacto para enviar mensajes de seguimiento. 

4. Subasta inversa:

En una subasta inversa, se solicita a los vendedores que presenten sus ofertas más bajas. Cuando ningún proveedor iguala el objetivo de precio especificado, se puede utilizar una subasta inversa como segunda etapa en el proceso de selección de RFQ.

Proceso de RFQ de 5 pasos

Paso 1：Fase de preparación del documento RFQ

Comience su RFQ reuniendo los documentos necesarios. Para asegurarse de haber cubierto todas las bases, obtenga comentarios de las partes interesadas internas sobre lo que necesitan. Esto debería incluir cosas como:

Definición de los elementos necesarios, incluidas las especificaciones exactas

• Especificaciones para la entrega
• cantidades
• Condiciones de pago
• La técnica de evaluación propuesta
• Calendario para la toma de decisiones y el procedimiento de revisión
• Condiciones del contrato vinculante
• Criterios predefinidos para la presentación
• Criterios de calificación más pequeños
• Crear una lista de proveedores

La RFQ podría ponerse a disposición de todos los posibles postores. 

Paso 2：Enviar RFQ

La RFQ debe proporcionar instrucciones claras y un plazo de presentación. Permita suficiente tiempo para que un postor responda. Los términos y condiciones del comprador deben adjuntarse a las plantillas de RFQ. Cada proveedor potencial debe poder hacer preguntas y obtener explicaciones. 

Paso 3： Recibir respuestas y analizar los resultados

Las ofertas calificadas deben mantenerse privadas para garantizar un resultado justo. La mejor práctica es finalizar la licitación en la fecha de vencimiento y abrir todas las ofertas.

Paso 4: Elija el proveedor más rentable en términos de pago.

Elija al postor que ofrezca el precio más bajo por los productos o servicios especificados mientras cumple con todos los criterios de selección. Es posible que se requiera un procedimiento de aclaración y pequeñas discusiones para obtener el resultado deseado. La transacción no está completa hasta que se firma el contrato.

Paso 5： Informar a los proveedores no seleccionados después del proceso de adquisición

Informar al resto de ofertas que el contrato ha sido adjudicado. Agradézcales por su tiempo; es posible que los necesite nuevamente en el futuro.

Lectura sugerida: Las 7 mejores formas de utilizar Alibaba RFQ

Solicitud de cotización frente a solicitud de propuesta

Muchas personas que trabajan en el campo de empresa a empresa envían y reciben solicitudes de propuestas y cotizaciones cuando hablan con personas que desean comprar sus productos y servicios.

La distinción principal es el objetivo entre el proceso de RFQ y RFP. Se envía una RFQ cuando sabe qué producto o servicio desea y necesita el cotización . La solicitud de propuesta se ofrece cuando la situación es más compleja y desea considerar muchas variables además del precio antes de seleccionar.

Las propuestas incluyen qué estrategia/características está ofreciendo. Cómo le ayudarían en sus asuntos comerciales. La solicitud de propuestas a menudo se usa primero y luego la solicitud de cotización para el precio final. 

Los beneficios de una solicitud de cotización (RFQ) 

Hay varios beneficios al usar una RFQ en el proceso de adquisición:

1. Una RFQ puede ayudar a garantizar que reciba ofertas competitivas de proveedores interesados. Filtra qué proveedores están interesados ​​en hacer negocios. Como un primer paso en el proceso de filtración. 

2. Una RFQ puede ayudarlo a verificar a los proveedores en función de su capacidad para cumplir con sus requisitos específicos.

3. Una RFQ puede ayudarlo a identificar cualquier problema potencial con un proveedor antes de celebrar un contrato.

4. Una RFQ puede ayudar a proteger a su empresa de la especulación de precios al obligar a los proveedores a competir en precio.

5. Una RFQ se puede utilizar como herramienta de negociación para obtener las mejores condiciones posibles de un proveedor. Negociar precio o cantidad/calidad e incluso cualquier servicio extra. Siempre es mejor buscar algo extra. 

¿Cómo escribir documentos RFQ?

Al escribir un documento de RFQ, es esencial ser claro y conciso al describir el producto o servicio que se debe realizar. 

1. La RFQ debe abordar:

• Objetivos
• Términos de pago
• Cantidades requeridas
• Horas estimadas de mano de obra
• Duración del proyecto
• Términos y condiciones contractuales
• Requisitos para la presentación de cotizaciones
• Fechas límites
• Criterios de evaluación
• Proceso de adjudicación y cierre

2. Envíe la RFQ a diferentes proveedores.

En la siguiente fase, elaborará una lista de otros proveedores de confianza con los que haya trabajado anteriormente. Envíe el documento RFQ a todas las partes interesadas después de recopilar toda la información de contacto. De antemano, cree una pregunta frecuente para evitar consultas repetitivas. Incorporar herramientas y procedimientos administrativos para ayudar en el proceso de licitación y revisión.

3. Obtenga y verifique los comentarios.

Inspeccionar y revisar todas las presentaciones. Puede sonar simple, pero puede ser un paso crucial y que requiere mucho tiempo en todo el proceso de rfq. Vea qué precio y calidad están ofreciendo y en qué cantidad. Vea si tienen MOQ o términos de pago. Fíltrelos y cierre solo algunos de ellos en su decisión final. Notifique a todos los proveedores después de la recepción y evaluación.

4. Elegir el mejor proveedor

Después de analizar todas las presentaciones, cada proveedor debe cumplir con los requisitos de evaluación o entregar la oferta más baja. Firme el contrato final después de seleccionar al proveedor ganador y agradecer a todos los participantes.

Ejemplos de RFQ 

Solicitud de cotización de la Agencia Internacional de Energías Renovables (IRENA) es un grupo de países que trabajan juntos para ayudar a los países a hacer la transición a la energía renovable. IRENA también tiene muchos documentos, políticas y materiales educativos importantes. En mayo de 2021, IRENA publicó una Solicitud de propuestas (RFP) para proveedores de servicios de consultoría para ayudar con tareas específicas, como consultar con las partes interesadas y hacer un manual con consejos prácticos. El documento tiene mucha información sobre el proyecto, incluidas las fechas exactas, los términos y condiciones de la asignación y los criterios de evaluación.

¿Cómo debo enviar una RFQ?

Hay algunas formas diferentes de enviar una RFQ. Puede hacerlo a través de correo electrónico, fax o correo postal. También puede utilizar un formulario en línea o una plantilla de RFQ. 

Al redactar su RFQ, incluya toda la información pertinente que el proveedor seleccionado necesita para brindarle una cotización precisa. Este consiste en una descripción detallada de sus necesidades, especificaciones o cantidades, y su fecha límite. Enviar una RFQ puede parecer mucho trabajo, pero vale la pena obtener el mejor precio para su negocio.

Preguntas frecuentes sobre RFQ

Conclusión

Es una de las mejores formas para que los compradores aprendan más sobre los productos y servicios de los proveedores y obtengan más información sobre sus precios y condiciones de pago. Es imprescindible que las pequeñas empresas sepan cómo ejecutar correctamente el proceso de RFQ. Esta relación podría ser buena durante años, por lo que es fundamental encontrar el proveedor adecuado para su negocio. Para ambos, esta amistad debe mantenerse.

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