Cara Menulis Permintaan Informasi RFI）

RFI adalah langkah pertama dalam proses pengadaan untuk memastikan transaksi bisnis yang adil dan berkualitas tinggi dengan bisnis lain. Jadi, perusahaan mengajukan Permintaan Informasi kepada calon pemasok ketika mereka membutuhkan mitra yang dapat diandalkan.

Tapi apa sebenarnya Permintaan Informasi itu, dan mengapa itu penting?

Sebagai ahli sumber yang berpengalaman, kami telah mengirim ratusan RFI dalam karir kami selama satu dekade. Jadi, kami tahu persis bagaimana menulis RFI yang menjamin tanggapan dari vendor. 

Artikel ini akan menjelaskan mengapa dan bagaimana Anda harus menyiapkan dokumen RFI untuk proyek Anda. Lanjut membaca!

Apa itu permintaan informasi?

Permintaan informasi juga dikenal sebagai RFI. Sebuah perusahaan menggunakan dokumen ini untuk meminta informasi tertulis rinci dari pemasok potensial. RFI adalah bagian pertama dari semua proses pengadaan. Ini terutama digunakan untuk mengumpulkan informasi untuk memutuskan apa yang harus dilakukan selanjutnya untuk proyek tertentu.

Mendapatkan informasi yang relevan dari penyedia potensial yang berbeda memungkinkan bisnis untuk membandingkan RFI. Memiliki lebih banyak pemasok untuk perbandingan memudahkan untuk mengetahui pemasok mana yang paling cocok untuk proyek tersebut.

Mengapa para profesional menggunakan permintaan informasi?

Profesional menggunakan RFI untuk menanyakan detail dan mengajukan pertanyaan spesifik kepada perusahaan tentang produk dan layanan yang mereka sediakan. Ini sering digunakan dalam riset pasar, dan ini adalah bagian pertama dari setiap proses pengadaan.

Beberapa informasi yang diminta oleh para profesional dalam RFI adalah: 

• Pengalaman pemasok untuk proyek serupa
• Pertanyaan tentang layanan yang ditawarkan oleh perusahaan pemasok 
• Garis waktu kapan mereka dapat memberikan layanan kepada proyek
• Proses manajemen proyek pemasok

Profesional sering menggunakan template RFI biasa. Templat RFI berguna untuk proyek pengadaan berulang. Ini memudahkan tim pengadaan untuk menemukan profil vendor yang cocok untuk proyek serupa di masa mendatang. Saya menyimpan template RFI saya di google docs dan cukup salin dan tempel untuk dikirim ke setiap pemasok. Lakukan sedikit perubahan agar sesuai dengan situasi. 

Bagaimana cara kerja RFI?

Berikut adalah empat langkah proses RFI: 

Langkah 1: Pembeli mengembangkan RFI.

RFI adalah dokumen tertulis yang menyediakan proses standar untuk menemukan informasi spesifik. Di sini, pembeli mengajukan pertanyaan singkat atau detail kepada pemasok dalam format yang jelas. Jika dokumen awal dibuat di Word, a Konverter Word ke PDF digunakan untuk menyelesaikan file. RFI memungkinkan vendor memahami kebutuhan pembeli dengan mudah. 

Langkah 2: Vendor menanggapi RFI.

Pembeli biasanya mengalokasikan tenggat waktu bagi vendor untuk menjawab RFI. Pembeli membandingkan tanggapan yang dikumpulkan dari RFI satu sama lain. Langkah ini membantu bisnis memutuskan pemasok dan layanan mana yang paling sesuai dengan proyek. 

Langkah 3: Pembeli meninjau tanggapan vendor.

Setelah tenggat waktu, bisnis meninjau tanggapan RFI yang dikirim oleh masing-masing vendor. Pembeli mencari informasi umum tentang setiap perusahaan dan potensi konflik yang mungkin timbul karena bekerja dengan mereka. Bagian ini adalah tentang meneliti informasi latar belakang vendor. Saya memeriksa informasi ini dari database yang tersedia untuk umum, seperti nomor Lisensi dan data pendaftaran dari situs Pemerintah. 

Meninjau respons vendor membantu pembeli memutuskan respons RFI mana yang dapat melanjutkan ke langkah berikutnya.

Langkah 4: Langkah selanjutnya dalam proses pengadaan: proses RFP

Setelah memilih satu vendor dari pemasok yang sesuai, pembeli beralih ke RFP, Permintaan Proposal.

Bacaan yang disarankan: Permintaan Proposal（RFP）

Manfaat menggunakan permintaan informasi

Permintaan informasi dapat memberikan manfaat yang berbeda bagi perusahaan. 

Saat bekerja dengan proyek pengadaan berulang, pembeli selalu dapat kembali ke vendor potensial yang mereka temukan dengan menggunakan template RFI. Manfaat lain menggunakan RFI adalah:

• RFI menunjukkan kepada pemasok bahwa ada persaingan dalam bisnis Anda. 

Mengumpulkan tanggapan RFI membuat pemasok menyadari bahwa ada persaingan untuk bisnis Anda. Membuat RFI membuat proyek Anda tampak lebih menarik. Ini juga memberi pemasok urgensi untuk responsif untuk dipilih untuk proposal. Ini juga meningkatkan kepercayaan antara pemasok dan pembeli. Karena pembeli meminta RFI, mereka serius dalam menjalankan bisnis, bukan sembarang orang yang meminta penawaran. 

• Anda mendapatkan gambaran rinci dari setiap pemasok. 

RFI memungkinkan pembeli untuk berkomunikasi langsung dengan pemasok. Dibandingkan dengan informasi mereka yang tersedia untuk tampilan publik di internet, tanggapan vendor terhadap dokumen RFI Anda akan jauh lebih kredibel. Ini memastikan bahwa Anda akan mendapatkan layanan yang dijanjikan vendor itu sendiri.

Cara menulis permintaan informasi (RFI)？

Ada banyak template RFI proyek yang tersedia secara online. Namun, kami akan memberi Anda template Permintaan Informasi yang sederhana namun efektif untuk memulai proses pengadaan proyek Anda. Inilah yang harus Anda sertakan dalam RFI Anda:

 1. Gambaran

Anda harus memberikan konteks bisnis Anda dalam dokumen RFI. Menulis sedemikian rupa akan mendorong vendor untuk membidik menjadi mitra potensial Anda secara aktif. Ini juga akan memberi tahu mereka apakah mereka dapat memberikan solusi yang tersedia untuk kebutuhan Anda saat ini atau tidak.

Ingat, dalam bisnis, perusahaan membangun hubungan untuk menghasilkan keuntungan. Vendor perlu menyadari bahwa proposal Anda pada langkah berikutnya dapat menguntungkan mereka seperti halnya dapat menguntungkan Anda. Berikan kredensial Anda ke setiap vendor potensial dan tingkatkan peluang Anda untuk mendapatkan tanggapan. 

 2. Kualifikasi

Di bagian formulir Permintaan Informasi ini, berikan detail spesifik layanan yang Anda cari kepada vendor. Berikan komunikasi yang jelas tentang produk, layanan, dan metode pengiriman yang ingin Anda capai. Respon pada bagian ini akan menjadi faktor utama dalam pengambilan keputusan Anda. Jadi, perhatikan baik-baik bagian dokumen template informasi ini. 

Jika Anda melakukan bagian ini dengan baik, Anda akan memiliki perbandingan terperinci dari setiap respons yang Anda terima. 

 3. Informasi yang diminta

Di bagian formulir permintaan informasi ini, kumpulkan informasi tentang kredibilitas, kemampuan, kontrol kualitas pemasok, dll. Ajukan pertanyaan spesifik. Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini selanjutnya akan membantu Anda membuat keputusan berdasarkan informasi sebagai pembeli. Beberapa orang bertanya tentang nomor lisensi Bisnis mereka untuk memeriksa ulang catatan mereka dari database Publik. Ini juga memberi Anda tanggal pendaftaran mereka, yang berarti semakin tua usia mereka, semakin dapat dipercaya mereka. 

 4. Harapan tanggapan

Tuliskan juga harapan tanggapan Anda dalam template RFI Anda. Beri pemasok waktu yang cukup untuk merespons, tetapi jangan lupa untuk menetapkan tenggat waktu. Jika Anda akan menggunakan kriteria evaluasi, nyatakan di bagian ini, sehingga pemasok akan tahu apa yang Anda cari. 

Anda juga dapat menambahkan klausul kerahasiaan di sini sebagai bagian dari lampiran yang disertakan.

7 Tips untuk mengajukan Permintaan Informasi

1. Pelajari proyek Anda dengan seksama

Langkah pertama dalam mengirimkan RFI adalah memahami proyek Anda terlebih dahulu. Ketahui setiap detail proyek Anda dan isi celah dalam informasi Anda. Anda tidak akan dapat dengan benar menyatakan kebutuhan Anda kepada pemasok jika Anda tidak tahu apa itu. 

Juga, memiliki deskripsi yang solid tentang proyek Anda akan menjamin vendor bahwa bekerja dengan Anda akan sepadan.

      2. Rumuskan pertanyaan penting 

Ajukan pertanyaan yang relevan dengan proyek Anda dalam dokumen RFI Anda. Berikut adalah beberapa petunjuk yang perlu diingat ketika merumuskan pertanyaan:

• Bersikap spesifik. 

Sebelum Anda mengajukan pertanyaan, berikan konteks tentang bagian mana dari proyek yang terkait dengan pertanyaan tersebut. Jangan menambahkan garis gertakan dan kata-kata yang tidak perlu di template Anda. Tepat dan hati-hati saat menggunakan kata-kata.

• Menyediakan dokumen pendukung. 

Jika Anda membutuhkan gambar untuk memperjelas pertanyaan Anda, jangan ragu untuk menyertakan dokumen terlampir di RFI Anda. 

    3. Ikuti format yang benar

Beberapa pemasok menyediakan template Permintaan Informasi yang mereka harapkan dapat digunakan oleh klien potensial. Sebelum mengirim RFI generik, pastikan perusahaan tidak memiliki format yang diharapkan terlebih dahulu. Atau, RFI Anda dapat diabaikan oleh pemasok yang ketat. 

    4. Tinjau dokumen RFI Anda

Tinjau secara kritis seluruh template RFI dan pastikan Anda menyertakan semua yang ingin Anda ketahui. Ajukan pertanyaan yang diperlukan tetapi juga, pastikan Anda tidak mengajukan pertanyaan yang dapat Anda jawab sendiri. Periksa struktur, tata bahasa, dan kejelasan dokumen Anda. 

Melakukan hal ini akan menampilkan Anda sebagai bisnis yang dapat diandalkan dan profesional. 

    5. Kirim permintaan Anda

Setelah memastikan bahwa dokumen Anda menyertakan dan meminta semua informasi yang diperlukan, kirimkan RFI Anda. Beberapa pemasok menetapkan interval tertentu untuk kueri berkelanjutan yang mereka ingin Anda gunakan saat mengirim kueri Anda. Jadi, pastikan Anda menghormati interval yang diminta. Jangan mengirim kueri setiap kali Anda memiliki pertanyaan. Kompilasi pertanyaan menjadi satu kueri dan kirimkan pada waktu yang tepat.

   6. Kelola kueri RFI yang sedang berlangsung

Miliki rencana untuk mengelola kueri RFI Anda. Beberapa pemasok akan segera membalas, dan beberapa tidak akan menjawab sama sekali. Vendor juga dapat mengajukan pertanyaan lanjutan. Pastikan Anda memiliki rencana untuk semua kemungkinan skenario sehingga proses RFI proyek Anda akan berjalan lancar. 

    7. Menanggapi pertanyaan tepat waktu dan dengan detail

Ketika pemasok mengirim kembali pertanyaan yang mencoba mengklarifikasi sesuatu, jangan terlalu lama untuk merespons. Jika Anda melakukannya, pemasok dapat menganggap keterlambatan Anda sebagai tidak profesional. Ingatlah untuk selalu menulis secara spesifik dan dengan sangat detail. Ketidakjelasan dapat mengakibatkan miskomunikasi yang dapat merugikan proyek. 

Contoh RFI

Katakanlah Nike membutuhkan desain ODM dari pemasok di China. Jadi, mereka memutuskan untuk mengirimkan RFI ke berbagai supplier China yang mereka kenal.

Berikut adalah informasi yang perlu mereka sertakan dalam RFI mereka.

Ikhtisar Bisnis: Dalam contoh ini, Nike menyebutkan bahwa mereka membutuhkan desain sepatu baru untuk koleksi Akhir Tahun mereka. 

Kualifikasi: Nike menyatakan kebutuhan pasti mereka dari pemasok. Katakanlah mereka membutuhkan sepuluh desain sepatu baru. Mereka memasukkan ini ke dalam dokumen RFI sehingga pemasok tahu apa layanan yang diharapkan perusahaan dari mereka.

pertanyaan: Dalam contoh ini, NIKE dapat mengajukan pertanyaan kepada pemasok seperti:

• Apakah Anda saat ini memiliki desain label pribadi untuk sepatu yang tersedia? 
• Berapa lama lead time Anda ke Amerika Serikat? 
• Berapa pasang sepatu yang dapat Anda hasilkan dalam sehari?

harapan: Dalam contoh ini, Nike dapat melampirkan kriteria desain sepatu yang mereka butuhkan. Atau, mereka juga dapat melampirkan kriteria pemasok yang mereka cari. 

FAQ tentang permintaan informasi

Apa berikutnya

Anda perlu hati-hati merencanakan dan menyusun dokumen RFI Anda untuk mendapatkan kesempatan terbaik untuk menemukan pemasok yang dapat diandalkan. Seperti halnya setiap langkah dalam proyek bisnis apa pun, RFI tidak boleh terburu-buru. Pastikan RFI Anda terperinci, langsung ke intinya, dan ringkas. Jangan kabur sehingga pemasok akan terdorong untuk terus bekerja sama dengan Anda.

Jika Anda kesulitan menemukan pemasok potensial untuk mengirim RFI, kami dapat membantu. Leelinesourcing berhubungan dengan ratusan pemasok grosir, jadi atau hubungi kami , dan kami akan membantu Anda.