РФИ је први корак у процесу набавке како би се осигурала фер и висококвалитетна пословна трансакција са другим предузећима. Дакле, компаније подносе Захтев за информацијама потенцијалним добављачима када им је потребан поуздан партнер.
Али шта је заправо Захтев за информацијама и зашто је важан?
Као искусни стручњак за набавку, послали смо стотине РФИ-ова у нашој деценијској каријери. Дакле, знамо тачно како да напишемо РФИ-ове који гарантују одговоре добављача.
Овај чланак ће објаснити зашто и како треба да припремите РФИ документ за своје пројекте. Наставите са читањем!
Шта је захтев за информацијама?
Захтев за информацијама познат је и као РФИ. Компанија користи овај документ да тражи детаљне писане информације од потенцијалних добављача. РФИ је први део свих процеса набавке. Првенствено се користи за прикупљање информација како би се одлучило шта даље урадити за одређени пројекат.
Добијање релевантних информација од различитих потенцијалних добављача омогућава предузећу да упореди РФИ. Ако имате више добављача за поређење, лакше ћете знати који добављач је најпогоднији за пројекат.
Зашто професионалци користе захтеве за информацијама?
Професионалци користе РФИ да питају детаље и постављају конкретна питања компанији о производима и услугама које пружају. Често се користи у истраживању тржишта и представља први део сваког процеса набавке.
Неке информације које професионалци траже у РФИ-у су:
- Искуства добављача за сличне пројекте
- Питања о услугама које нуди компанија за снабдевање
- Временски оквир када могу да пруже услуге пројекту
- Процес управљања пројектима добављача
Професионалци често користе обичан РФИ шаблон. РФИ шаблон је користан за понављајуће пројекте набавке. То олакшава тимовима за набавку да пронађу профиле добављача који су погодни за сличне пројекте у будућности. Чувам свој РФИ шаблон у Гоогле документима и само га копирам и налепим да бих га послао сваком добављачу. Само мало промените како би одговарали ситуацији.
Како ради РФИ?
Ево четири корака РФИ процеса:
Корак КСНУМКС: Купац развија РФИ.
РФИ је писани документ који обезбеђује стандардизовани процес проналажења специфичних информација. Овде купац поставља добављачима концизна питања или детаље у јасном формату. Ако је почетни документ креиран у Ворду, Ворд у ПДФ конвертер се користи за финализацију датотеке. РФИ омогућава продавцу да лако разуме потребе купца.
Корак КСНУМКС: Продавац одговара на РФИ.
Купци обично одређују рок за добављаче да одговоре на РФИ. Купци међусобно упоређују прикупљене одговоре РФИ-а. Овај корак помаже предузећима да одлуче који добављач и услуге најбоље одговарају пројекту.
Корак КСНУМКС: Купац прегледа одговоре продавца.
Након истека рока, предузеће прегледа РФИ одговор који је послао сваки продавац. Купац тражи опште информације о свакој компанији и потенцијалним конфликтима који могу настати у раду са њима. Овај део се односи на истраживање основних информација о добављачима. Проверавам ове информације из јавно доступних база података, као што су бројеви лиценци и подаци о регистрацији са сајтова владе.
Преглед одговора добављача помаже купцу да одлучи који РФИ одговор треба да пређе на следећи корак.
Корак КСНУМКС: Следећи корак у процесу набавке: РФП процес
Након што одабере једног добављача од одговарајућих добављача, купац прелази на РФП, Захтев за понуду.
Предложено читање: Захтев за предлог (РФП)
Предности коришћења захтева за информацијама
Захтев за информацијама може донети различите користи за компанију.
Када радите са пројектима набавки које се понављају, купци се увек могу вратити потенцијалним добављачима које су пронашли користећи РФИ шаблоне. Остале предности коришћења РФИ су:
- РФИ показује добављачима да постоји конкуренција у вашем пословању.
Прикупљањем РФИ одговора добављачи схвате да постоји конкуренција за ваше пословање. Израда РФИ-а чини ваш пројекат пожељнијим. Такође даје добављачима хитност да реагују да буду изабрани за предлог. Такође повећава поверење између добављача и купца. Пошто купац тражи РФИ, они се озбиљно баве пословањем, а не само случајна особа која тражи понуде.
- Добијате детаљан преглед сваког добављача.
РФИ омогућава купцима да директно комуницирају са добављачима. У поређењу са њиховим информацијама доступним за јавно приказивање на интернету, одговори продаваца на ваш РФИ документ биће много веродостојнији. Ово осигурава да ћете добити услугу коју су сами продавци обећали да би могли да пруже.
Тражите најбољег агента за набавку у Кини?
Леелине Соурцинг вам помаже да пронађете фабрике, добијете конкурентне цене, пратите производњу, осигурате квалитет и испоручите производе до врата.
Како написати захтев за информације (РФИ)?
Постоји много РФИ шаблона пројеката доступних на мрежи. Али, пружићемо вам једноставан, али ефикасан шаблон Захтева за информације да бисте започели процес набавке за ваш пројекат. Ево шта треба да укључите у свој РФИ:
1. Преглед
Требало би да наведете контекст вашег пословања у РФИ документу. Писање на такав начин ће подстаћи продавце да настоје да активно буду ваш потенцијални партнер. Такође ће их обавестити да ли могу да пруже доступна решења за ваше тренутне потребе или не.
Запамтите, у пословању компаније граде односе како би оствариле профит. Продавци треба да схвате да им ваш предлог у следећем кораку може користити баш као што може бити од користи вама. Дајте своје акредитиве сваком потенцијалном добављачу и повећајте своје шансе да добијете одговоре.
2. Квалификације
У овом делу обрасца Захтев за информације, наведите продавцима специфичне детаље услуга које тражите. Обезбедите јасну комуникацију о производима, услугама и начинима испоруке које желите да постигнете. Одговор у овом делу ће постати главни фактор у вашем доношењу одлука. Дакле, обратите велику пажњу на овај део документа са шаблоном информација.
Ако добро урадите овај део, имаћете детаљно поређење сваког одговора који добијете.
3. Тражене информације
У овом делу шаблона захтева за информацијама прикупите информације о кредибилитету добављача, способностима, контроли квалитета итд. Поставите конкретна питања. Одговори на ова питања ће вам додатно помоћи да донесете информисане одлуке као купац. Неки људи питају за број своје пословне лиценце да би још једном проверили своје записе из јавних база података. Такође вам даје датум њихове регистрације, што значи да што су старији, то ће бити веродостојнији.
4. Очекивања одговора
Запишите и ваша очекивања одговора у свом РФИ шаблону. Дајте добављачима довољно времена да одговоре, али не заборавите да одредите рок. Ако ћете користити критеријум за оцењивање, наведите га у овом делу, како би добављачи знали шта тражите.
Такође можете да додате клаузулу о поверљивости овде као део укључених прилога.
7 савета за подношење захтева за информације
- Темељно проучите свој пројекат
Први корак у подношењу РФИ је да прво разумете свој пројекат. Знајте сваки детаљ вашег пројекта и попуните празнине у својим информацијама. Нећете моћи исправно да искажете своје потребе добављачима ако не знате шта су они.
Такође, чврст опис вашег пројекта ће гарантовати продавцима да ће се рад са вама исплатити.
2. Формулишите кључна питања
Поставите питања релевантна за ваш пројекат у вашем РФИ документу. Ево неколико савета које треба имати на уму када формулишете питања:
- Бити јединствен.
Пре него што поставите своје питање, наведите контекст о томе на који део пројекта се питање односи. Немојте додавати блеф линије и непотребне речи у свој шаблон. Будите прецизни и пажљиви када користите речи.
- Обезбедите пратећу документацију.
Ако су вам потребне слике да би ваша питања била јаснија, не оклевајте да укључите приложене документе у свој РФИ.
3. Пратите одговарајући формат
Неки добављачи дају свој образац Захтева за информацијама за који очекују да га потенцијални клијенти користе. Пре него што пошаљете генерички РФИ, уверите се да компаније прво немају свој очекивани формат. У супротном, строги добављачи могу занемарити ваш РФИ.
4. Прегледајте свој РФИ документ
Критички прегледајте цео РФИ шаблон и уверите се да сте укључили све што желите да знате. Постављајте неопходна питања, али исто тако пазите да не постављате питања на која сами можете одговорити. Проверите структуру, граматику и јасноћу вашег документа.
Ово ће вас представити као поуздан и професионалан посао.
5. Пошаљите упит
Након што се уверите да ваш документ садржи и тражи све потребне информације, пошаљите РФИ. Неки добављачи постављају одређене интервале за текуће упите које желе да користите приликом слања упита. Дакле, уверите се да поштујете њихов захтевани интервал. Не шаљите упит сваки пут када имате питање. Саставите питања у један упит и пошаљите их у одговарајуће време.
6. Управљајте текућим РФИ упитима
Имајте план за управљање вашим РФИ упитима. Неки добављачи ће одговорити одмах, а неки неће одговорити уопште. Продавци би такође могли да постављају додатна питања. Уверите се да имате план за све могуће сценарије како би РФИ процес вашег пројекта прошао глатко.
7. Одговорите на упите на време и са детаљима
Када добављачи пошаљу упите покушавајући да нешто разјасне, немојте дуго да одговорите. Ако то учините, добављачи би могли да виде ваше кашњење као непрофесионално. Не заборавите да увек пишете конкретно и са великим детаљима. Неодређеност може довести до погрешне комуникације која може бити штетна за пројекат.
Тражите да пронађете поузданог кинеског добављача?
Као што најбољи кинески агент за набавку, помажемо вам да пронађете фабрике, добијете конкурентне цене, пратите производњу, обезбедите квалитет и испоручите производе до врата.
Пример РФИ
Рецимо Нике треба ОДМ дизајне од добављача у Кини. Стога су одлучили да пошаљу РФИ разним кинеским добављачима које познају.
Ево информација које треба да укључе у свој РФИ.
Пословни преглед: У овом примеру, Нике помиње да су им потребни нови дизајни ципела за њихову колекцију за крај године.
Квалификације: Нике наводи своје тачне потребе од добављача. Рецимо да им треба десет нових дизајна ципела. Они то укључују у РФИ документ како би добављачи знали шта компанија очекује од њих.
Питања: У овом примеру, НИКЕ може да поставља питања добављачима као што су:
- Да ли тренутно имате на располагању дизајне приватних марки за ципеле?
- Колико дуго траје ваше време до Сједињених Држава?
- Колико пари ципела можете произвести дневно?
Очекивања: У овом примеру, Нике може да приложи критеријуме за дизајн ципела који су му потребни. Или, такође могу приложити критеријуме за добављача којег траже.
Честа питања о захтеву за информацијама
Ко треба да користи РФИ шаблон?
Свако предузеће које жели фер трансакцију са добављачем треба да користи РФИ шаблон. На интернету постоји више шаблона него што можете да избројите, па изаберите онај који вам одговара.
Које информације укључити у РФИ?
РФИ укључује преглед вашег пословања, услуга које тражите и питања за сваког добављача. Ове три су најважније информације које никада не бисте требали заборавити у својим РФИ документима.
Када користити РФИ шаблон?
Користите шаблоне захтева за информацијама када шаљете било који РФИ документ добављачима. Било да се ради о једнократном пројекту набавке или пројекту набавке који се понавља, никада нећете погрешити ако користите РФИ шаблон.
Да ли сви продавци одговарају на РФИ?
Неће сви продавци одговорити на РФИ. Важно је да напишете детаљне РФИ да бисте повећали шансе да вам добављачи одговоре.
Шта је следеће
Морате пажљиво да планирате и израдите свој РФИ документ да бисте имали најбоље шансе да пронађете поуздане добављаче. Као и са сваким кораком у било ком пословном пројекту, са РФИ не треба журити. Уверите се да је ваш РФИ детаљан, директан и концизан. Немојте бити нејасни како би добављачи били подстакнути да наставе са радом са вама.
Ако имате проблема да пронађете потенцијалне добављаче којима можете да пошаљете РФИ, можемо вам помоћи. Леелинесоурцинг је у контакту са стотинама велепродајних добављача, дакле контактирајте нас, а ми ћемо вам помоћи.
