En RFI er det første trin i indkøbsprocessen for at sikre en fair og høj kvalitet forretningstransaktion med andre virksomheder. Så virksomheder indsender en anmodning om information til potentielle leverandører, når de har brug for en pålidelig partner.
Men hvad er egentlig en anmodning om information, og hvorfor er den vigtig?
Som en erfaren sourcing-ekspert har vi sendt hundredvis af RFI'er i vores årti lange karriere. Således ved vi præcist, hvordan man skriver RFI'er, der garanterer svar fra leverandører.
Denne artikel vil forklare, hvorfor og hvordan du bør udarbejde et RFI-dokument til dine projekter. Fortsæt med at læse!
- Hvad er en anmodning om information?
- Hvorfor bruger fagfolk anmodninger om information?
- Hvordan fungerer en RFI?
- Fordele ved at bruge anmodning om information
- Hvordan skriver man en anmodning om information (RFI)?
- 7 tips til at indsende en anmodning om information
- RFI eksempel
- Ofte stillede spørgsmål om en anmodning om information
- Hvad er næste
Hvad er en anmodning om information?
Anmodning om information er også kendt som RFI. En virksomhed bruger dette dokument til at anmode om detaljerede skriftlige oplysninger fra potentielle leverandører. En RFI er den første del af alle indkøbsprocesser. Det bruges primært til at anmode om information for at beslutte, hvad der skal ske næste gang for et specifikt projekt.
At få relevant information fra forskellige potentielle udbydere giver en virksomhed mulighed for at sammenligne RFI'er. At have flere leverandører til sammenligning gør det nemmere at vide, hvilken leverandør der er bedst egnet til projektet.
Hvorfor bruger fagfolk anmodninger om information?
Professionelle bruger RFI til at stille detaljer og stille specifikke spørgsmål til en virksomhed om de produkter og tjenester, de leverer. Det bruges ofte i markedsundersøgelser, og det er den første del af enhver indkøbsproces.
Nogle informationsprofessionelle beder om i en RFI er:
- Leverandørens erfaringer fra lignende projekter
- Spørgsmål om den service, der tilbydes af leverandøren
- En tidslinje for, hvornår de kan levere tjenester til projektet
- Leverandørens projektstyringsproces
Professionelle bruger ofte en almindelig RFI-skabelon. En RFI-skabelon er nyttig til tilbagevendende indkøbsprojekter. Det gør det nemmere for indkøbsteams at finde leverandørprofiler, der passer til lignende projekter i fremtiden. Jeg beholder min RFI-skabelon i google docs og kopierer og indsætter den for at sende den til hver leverandør. Bare lav en lille ændring, så den passer til situationen.
Hvordan fungerer en RFI?
Her er de fire trin i RFI-processen:
Trin 1: En køber udvikler en RFI.
RFI er et skriftligt dokument, der giver en standardiseret proces til at finde specifik information. Her stiller køberen leverandører kortfattede spørgsmål eller detaljer i et klart format. Hvis det oprindelige dokument er oprettet på Word, vil en Word til PDF konverter bruges til at færdiggøre filen. En RFI giver sælgeren mulighed for nemt at forstå køberens behov.
Trin 2: En leverandør svarer på RFI'en.
Købere tildeler normalt en frist for leverandører til at besvare RFI'en. Købere sammenligner de indsamlede svar fra RFI med hinanden. Dette trin hjælper virksomheder med at beslutte, hvilken leverandør og tjenester der passer bedst til projektet.
Trin 3: Køberen gennemgår leverandørens svar.
Efter deadline gennemgår virksomheden RFI-svaret sendt af hver leverandør. Køberen leder efter generel information om hver virksomhed og potentielle konflikter, der kan opstå ved at arbejde med dem. Denne del handler om at undersøge sælgernes baggrundsinformation. Jeg tjekker disse oplysninger fra offentligt tilgængelige databaser, såsom licensnumre og registreringsdata fra regeringswebsteder.
Gennemgang af leverandørsvar hjælper køberen med at beslutte, hvilket RFI-svar, der skal fortsætte til næste trin.
Trin 4: Næste trin i indkøbsprocessen: RFP-proces
Efter at have valgt en leverandør fra de relevante leverandører, går køberen videre til RFP, Request for Proposal.
Foreslået læsning: Anmodning om forslag (RFP)
Fordele ved at bruge anmodning om information
En anmodning om information kan give forskellige fordele for en virksomhed.
Når du arbejder med tilbagevendende indkøbsprojekter, kan købere altid vende tilbage til de potentielle leverandører, de har fundet, ved at bruge RFI-skabeloner. Andre fordele ved at bruge RFI er:
- RFI viser leverandørerne, at der er konkurrence i din virksomhed.
Indsamling af RFI-svar får leverandørerne til at indse, at der er konkurrence om din virksomhed. At lave en RFI får dit projekt til at fremstå mere ønskværdigt. Det giver også leverandører det haster med at være lydhøre for at blive valgt til forslaget. Det øger også tilliden mellem leverandør og køber. Da køberen beder om RFI, er de seriøse omkring at drive forretning, ikke bare en tilfældig person, der beder om tilbud.
- Du får et detaljeret overblik over hver leverandør.
RFI'er giver købere mulighed for at kommunikere direkte med leverandører. Sammenlignet med deres tilgængelige oplysninger til offentlig visning på internettet, vil leverandørers svar på dit RFI-dokument være meget mere troværdige. Dette sikrer, at du får den service, som sælgerne selv lovede, at de kunne levere.
Leder du efter den bedste China Sourcing Agent?
Leeline Sourcing hjælper dig med at finde fabrikker, få konkurrencedygtige priser, følge op på produktionen, sikre kvalitet og levere produkter til døren.
Hvordan skriver man en anmodning om information (RFI)?
Der er mange projekt RFI skabeloner tilgængelige online. Men vi vil give dig en enkel, men effektiv skabelon til anmodning om information til at starte indkøbsprocessen for dit projekt. Her er, hvad du bør inkludere i din RFI:
1. Oversigt
Du bør angive konteksten for din virksomhed i RFI-dokumentet. At skrive på en sådan måde vil tilskynde leverandører til aktivt at sigte efter at være din potentielle partner. Det vil også fortælle dem, om de kan levere tilgængelige løsninger til dine nuværende behov eller ej.
Husk, at virksomheder i erhvervslivet bygger relationer for at skabe overskud. Leverandører skal indse, at dit forslag i næste trin kan gavne dem, ligesom det kan gavne dig. Giv dine legitimationsoplysninger til hver potentiel leverandør og øg dine chancer for at få svar.
2. Kvalifikationer
I denne del af formularen Anmodning om oplysninger skal du give leverandører de specifikke detaljer om de tjenester, du leder efter. Giv klar kommunikation om de produkter, tjenester og leveringsmetoder, du ønsker at opnå. Svaret i denne del bliver hovedfaktoren i din beslutningstagning. Så vær meget opmærksom på denne del af informationsskabelondokumentet.
Hvis du gør denne del godt, får du en detaljeret sammenligning af hvert svar, du modtager.
3. Anmodede oplysninger
I denne del af anmodningen om informationsskabelon skal du indsamle oplysninger om leverandørens troværdighed, formåen, kvalitetskontrol osv. Stil specifikke spørgsmål. Svarene på disse spørgsmål vil yderligere hjælpe dig med at træffe dine informerede beslutninger som køber. Nogle mennesker spørger om deres virksomhedslicensnummer for at dobbelttjekke deres optegnelser fra offentlige databaser. Det giver dig også deres registreringsdato, hvilket betyder, at jo ældre de er, jo mere troværdige vil de være.
4. Respons forventninger
Skriv også dine svarforventninger ned i din RFI-skabelon. Giv leverandørerne god tid til at svare, men glem ikke at sætte en deadline. Hvis du skal bruge et evalueringskriterie, skal du angive det i denne del, så leverandørerne ved, hvad du leder efter.
Du kan også tilføje en fortrolighedsklausul her som en del af de medfølgende vedhæftede filer.
7 tips til at indsende en anmodning om information
- Undersøg dit projekt grundigt
Det første trin i at indsende en RFI er først at forstå dit projekt. Kend alle detaljer i dit projekt og udfyld huller i dine oplysninger. Du vil ikke være i stand til korrekt at oplyse dine behov til leverandører, hvis du ikke ved, hvad de er.
At have en solid beskrivelse af dit projekt vil også garantere leverandørerne, at det vil være det værd at arbejde med dig.
2. Formuler afgørende spørgsmål
Stil spørgsmål, der er relevante for dit projekt i dit RFI-dokument. Her er nogle tips, du skal huske på, når du formulerer spørgsmål:
- Vær specifik.
Inden du stiller dit spørgsmål, skal du give kontekst omkring, hvilken del af projektet spørgsmålet er relateret til. Tilføj ikke bluff-linjer og unødvendige ord i din skabelon. Vær præcis og forsigtig, mens du bruger ord.
- Levere understøttende dokumenter.
Hvis du har brug for billeder for at gøre dine spørgsmål klarere, tøv ikke med at inkludere de vedhæftede dokumenter i din RFI.
3. Følg det korrekte format
Nogle leverandører leverer deres anmodning om informationsskabelon, som de forventer, at potentielle kunder bruger. Før du sender en generisk RFI, skal du sikre dig, at virksomhederne ikke har deres forventede format først. Eller også kan din RFI blive ignoreret af strenge leverandører.
4. Gennemgå dit RFI-dokument
Gennemgå kritisk hele RFI-skabelonen og sørg for, at du inkluderer alt, hvad du vil vide. Stil de nødvendige spørgsmål, men sørg også for, at du ikke stiller spørgsmål, som du selv kan besvare. Tjek strukturen, grammatikken og klarheden af dit dokument.
Gør du dette, vil du præsentere dig som en pålidelig og professionel virksomhed.
5. Send din forespørgsel
Når du har sikret dig, at dit dokument indeholder og beder om alle nødvendige oplysninger, skal du sende din RFI. Nogle leverandører indstiller specifikke intervaller for igangværende forespørgsler, som de ønsker, at du skal bruge, når du sender din forespørgsel. Så sørg for at respektere deres anmodede interval. Send ikke en forespørgsel, hver gang du har et spørgsmål. Saml spørgsmål i én forespørgsel, og send dem på passende tidspunkt.
6. Administrer igangværende RFI-forespørgsler
Hav en plan for håndtering af dine RFI-forespørgsler. Nogle leverandører vil svare med det samme, og nogle svarer slet ikke. Leverandører kan også stille opfølgende spørgsmål. Sørg for, at du har en plan for alle mulige scenarier, så RFI-processen for dit projekt vil forløbe glat.
7. Svar på forespørgsler til tiden og med detaljer
Når leverandører sender forespørgsler tilbage for at forsøge at afklare noget, skal du ikke tage for lang tid at svare. Hvis du gør det, kan leverandørerne opfatte din forsinkelse som værende uprofessionel. Husk altid at skrive detaljeret og detaljeret. Uklarhed kan resultere i fejlkommunikation, som kan være skadelig for et projekt.
Leder du efter en pålidelig kinesisk leverandør?
Som bedste Kina sourcing agent, vi hjælper dig med at finde fabrikker, få konkurrencedygtige priser, følge op på produktionen, sikre kvalitet og levere produkter til døren.
RFI eksempel
Lad os sige Nike har brug for ODM-design fra leverandører i Kina. Så de besluttede at sende en RFI til forskellige kinesiske leverandører, som de kender.
Her er de oplysninger, de skal inkludere i deres RFI.
Forretningsoversigt: I dette eksempel nævner Nike, at de har brug for nye skodesigns til deres årsafslutningskollektion.
Kvalifikationer: Nike oplyser deres præcise behov fra leverandørerne. Lad os sige, at de har brug for ti nye skodesigns. De medtager dette i RFI-dokumentet, så leverandørerne ved, hvad virksomhedens forventede service fra dem er.
spørgsmål: I dette eksempel kan NIKE stille leverandører spørgsmål som:
- Har du i øjeblikket private label-design til sko til rådighed?
- Hvor lang er din leveringstid til USA?
- Hvor mange par sko kan du producere på en dag?
Forventninger: I dette eksempel kan Nike vedhæfte kriterierne for de skodesign, de har brug for. Eller de kan også vedhæfte kriterier for den leverandør, de søger efter.
Ofte stillede spørgsmål om en anmodning om information
Hvem skal bruge RFI-skabelonen?
Enhver virksomhed, der ønsker en fair transaktion med en leverandør, bør bruge en RFI-skabelon. Der er flere skabeloner på internettet, end du kan tælle, så vælg en, der passer til dig.
Hvilke oplysninger skal medtages i en RFI?
En RFI indeholder oversigten over din virksomhed, de tjenester, du leder efter, og dine spørgsmål til hver leverandør. Disse tre er de vigtigste oplysninger, du aldrig bør glemme i dine RFI-dokumenter.
Hvornår skal man bruge en RFI-skabelon?
Brug Request for Information-skabeloner, når du sender et RFI-dokument til leverandører. Uanset om det er et engangsindkøbsprojekt eller et tilbagevendende indkøbsprojekt, vil du aldrig gå galt med at bruge en RFI-skabelon.
Reagerer alle leverandører på RFI?
Ikke alle leverandører vil svare på en RFI. Det er vigtigt at skrive detaljerede RFI'er for at øge chancerne for, at leverandører svarer dig.
Hvad er næste
Du skal omhyggeligt planlægge og udforme dit RFI-dokument for at have din bedste chance for at finde pålidelige leverandører. Som med ethvert trin i ethvert forretningsprojekt, bør en RFI ikke forhastes. Sørg for, at din RFI er detaljeret, lige til sagen og kortfattet. Vær ikke vage, så leverandører vil blive opmuntret til at fortsætte samarbejdet med dig.
Hvis du har problemer med at finde potentielle leverandører at sende RFI'er til, kan vi hjælpe. Leelinesourcing er i kontakt med hundredvis af engrosleverandører, så kontakt os, og vi hjælper dig.
