Hvad er en anmodning om tilbud (RFQ)

På dagens konkurrenceprægede marked er varer designet, prissat og tilbudt for at sikre, at de har den rigtige blanding af funktioner til hver person, der køber dem. Hjemmesider kan oplyse, hvor meget deres løsning vil koste, men seriøse købere vil altid bede om et tilbud for at få et mere præcist tal.

Nu spekulerer du på, hvad RFQ er, og om det er gavnligt for dig? Vi arbejder med hundredvis af scenarier og kunder som erfarne indkøbseksperter og med et årti af indkøbsviden, og vi er sikre på vores evne til at hjælpe dig med at finde den bedste kilde til et specifikt produkt. 

Denne artikel vil hjælpe dig med at skrive en fremragende RFQ og fuldføre den fulde procedure og evalueringskriterier med minimal indsats.

Hvad er en anmodning om tilbud?

Anmodning om tilbud (RFQ) er en proces, hvor en virksomhed beder leverandører og leverandører om at byde på specifikke produkter eller tjenester, de ønsker at købe eller sælge. Det er som regel et spørgsmål om prisen på det, du ved, du gerne vil have.

Alligevel inkluderer en anmodning om et tilbud normalt mere end prisen på tingene. Det kan også indeholde specifikke oplysninger om projektet og dets behov. Som et resultat, når nogen beder om et tilbud, skal de vide alt om produktet eller projektet.

For at få et bedre tilbud end andre virksomheder, skal du give så meget relevant information som muligt. En anden grund til at gøre pristilbud klare er, at de kan bruges af juridiske årsager.

Hvornår skal du bruge anmodning om tilbud (RFQ)?

Hvis du overvejer at bruge en anmodning om tilbud (RFQ) til at købe varer eller tjenester, skal du vide, hvornår denne proces er den rigtige for dig. Når du skal bruge en RFQ-proces:

• Du skal købe varer eller tjenester, der er komplekse eller tekniske.
• Du skal købe varer eller tjenester fra en ny leverandør.
• Mængden af ​​varer eller tjenester, du har brug for, er betydelig.
• Du har tid til at foretage en mere detaljeret evaluering af leverandører.

Når du sender en tilbudsanmodning ud, vil leverandører fortælle dig om deres priser, og hvor godt de kan opfylde dine behov. Som et resultat af denne metode kan du sammenligne leverandører og vælge den bedste til din virksomhed. Bedre at have en færdiglavet skabelon til at sende dem alle. Se hvem der svarer hurtigt. Det betyder, at han foretrækker at handle tidligere. Vent dog i 24 timer med at sende en opfølgende besked. 

4 typer af tilbud

Der er fire typer tilbudsanmodninger, og tilbudsforberedelsesperioden i tilbudsanmodningsprocessen er kritisk.

1. Åbent bud:

Et åbent bud er et tilbud, hvor alle parter kan se svarene på et tilbud. Leverancer kan foretage ændringer i deres indgivne bud. Offentliggørelse af priser kan tilskynde til mere konkurrence mellem leverandører. I disse scenarier får du mange bud fra laveste til HØJEST. Spørg om deres kvalitet, mens du vælger lavprisbud. 

RFQ kan gøres tilgængelig for alle potentielle tilbudsgivere. Det er bedre at annoncere buddet på din hjemmeside, da mange leverandører vil opdage det. Alligevel annoncerer du også dine bud på markedspladser. 

2. Forseglet bud:

Forbuddet er åbent for alle kvalificerede budgivere, der bruger et forseglet bud. Køberen ser svar efter alle bud er afgivet. Forseglede bud er mere pålidelige end åbne bud. Det er måske ikke så godt for sælgerne, da de måske ikke er så drevne.

3. Inviteret bud:

Kvalificerede bud skal holdes private for at garantere et retfærdigt resultat. Den bedste praksis er at afslutte budgivningen på forfaldsdatoen og åbne alle tilbud. Analyser buddene i mellemtiden og forbered dine prøveanmodninger. Organiser deres kontaktoplysninger for at sende opfølgende beskeder. 

4. Omvendt auktion:

I en omvendt auktion anmodes sælgerne om at afgive deres laveste bud. Når ingen leverandører matcher det angivne prismål, kan en omvendt auktion bruges som anden fase i RFQ-udvælgelsesprocessen.

5 trin RFQ-proces

Trin 1: RFQ dokument forberedelsesfase

Begynd din RFQ ved at samle de nødvendige dokumenter. For at sikre, at du har dækket alle baserne, skal du få feedback fra interne interessenter om, hvad de har brug for. Dette bør omfatte ting som:

Definition af de nødvendige varer, herunder nøjagtige specifikationer

• Specifikationer for levering
• mængder
• Betalingsbetingelser
• Den foreslåede evalueringsteknik
• Tidslinje for beslutningstagning og revisionsproceduren
• Betingelser for den bindende kontrakt
• Foruddefinerede kriterier for indsendelse
• Mindste kvalifikationskriterier
• Opret en leverandørliste

RFQ kan gøres tilgængelig for alle potentielle tilbudsgivere. 

Trin 2: Send anmodning

RFQ skal give klare instruktioner og en indsendelsesfrist. Giv en budgiver god tid til at svare. Købers vilkår og betingelser skal vedhæftes tilbudsskabelonerne. Enhver potentiel udbyder skal kunne stille spørgsmål og få forklaringer. 

Trin 3: Modtag svar og analyser resultaterne

Kvalificerede bud skal holdes private for at garantere et retfærdigt resultat. Den bedste praksis er at afslutte budgivningen på forfaldsdatoen og åbne alle tilbud.

Trin 4: Vælg den mest rentable leverandør i betalingsbetingelser.

Vælg den tilbudsgiver, der tilbyder den laveste pris for de angivne produkter eller tjenester og samtidig opfylder alle udvælgelseskriterier. En afklarende procedure og små diskussioner kan være påkrævet for at få det ønskede resultat. Transaktionen er ikke afsluttet, før kontrakten er underskrevet.

Trin 5: Informer mislykkede leverandører efter indkøbsprocessen

Oplys de resterende bud om, at kontrakten er blevet tildelt. Tak dem for deres tid; du kan få brug for dem igen i fremtiden.

Foreslået læsning: Bedste 7 måder at bruge Alibaba RFQ på

Anmodning om tilbud vs. anmodning om tilbud

Mange mennesker, der arbejder i business-to-business feltet, sender og får forespørgsler om forslag og tilbud, når de taler med folk, der ønsker at købe dine produkter og tjenester.

Den primære skelnen er målet mellem RFQ- og RFP-processen. En RFQ indsendes, når du ved, hvilket produkt eller hvilken tjeneste du ønsker og har brug for prissætning. En anmodning om forslag tilbydes, når situationen er mere kompleks, og du ønsker at overveje mange andre variabler end prissætning, før du vælger.

Forslagene inkluderer, hvilken strategi/funktioner han tilbyder. Hvordan de ville hjælpe dig i dine forretningsanliggender. Anmodning om forslag bruges ofte først og anmoder derefter om tilbud for endelig prisfastsættelse. 

Fordelene ved en anmodning om tilbud (RFQ) 

Der er flere fordele ved at bruge en tilbudsanmodning i indkøbsprocessen:

1. En tilbudsanmodning kan hjælpe med at sikre, at du modtager konkurrencedygtige bud fra interesserede leverandører. Du filtrerer ud, hvilke leverandører der er interesserede i forretning. Som et første trin i filtreringsprocessen. 

2. En RFQ kan hjælpe dig med at kontrollere leverandører baseret på deres evne til at opfylde dine specifikke krav.

3. En RFQ kan hjælpe dig med at identificere eventuelle potentielle problemer med en leverandør, før du indgår en kontrakt.

4. En tilbudsanmodning kan hjælpe med at beskytte din virksomhed mod prisfald ved at tvinge leverandører til at konkurrere på prisen.

5. En RFQ kan bruges som et forhandlingsværktøj for at få de bedst mulige vilkår fra en leverandør. Forhandle om pris eller kvantitet/kvalitet og endda om enhver ekstra service. Det er altid bedre at lede efter noget ekstra. 

Hvordan skriver man RFQ-dokumenter?

Når du skriver et RFQ-dokument, er det vigtigt at være klar og kortfattet, når du beskriver det produkt eller den service, der skal udføres. 

1. Anmodningen skal omhandle:

• Mål
• Betalingsbetingelser
• Nødvendige mængder
• Anslåede arbejdstimer
• Projektlængde
• Kontraktlige vilkår og betingelser
• Krav til afgivelse af tilbud
• Frister
• Evalueringskriterie
• Tildelings- og afslutningsproces

2. Send tilbudsanmodningen til forskellige leverandører.

I næste fase vil du skitsere en liste over velrenommerede andre leverandører, du har arbejdet med før. Send RFQ-dokumentet til alle interesserede parter efter at have indsamlet alle kontaktoplysninger. På forhånd skal du oprette en FAQ for at undgå gentagne forespørgsler. Inkorporer administrative værktøjer og procedurer for at assistere tilbuds- og gennemgangsprocessen.

3. Få og tjek feedback.

Inspicer og gennemgå alle indsendelser. Det lyder måske simpelt, men det kan være et tidskrævende og afgørende trin i hele rfq-processen. Se hvilken pris og kvalitet de tilbyder i hvilken mængde. Se, om de har nogen MOQ eller vilkår for betalinger. Filtrer dem og luk kun nogle få af dem i din endelige beslutning. Underret alle leverandører efter modtagelse og evaluering.

4. Valg af den bedste leverandør

Efter at have analyseret alle indsendelser, skal hver leverandør opfylde vurderingskravene eller levere det laveste bud. Underskriv den endelige kontrakt efter at have valgt den vindende leverandør og takket alle deltagere.

Eksempler på RFQ 

International Renewable Energy Agency Anmodning om tilbud (IRENA) er en gruppe lande, der arbejder sammen om at hjælpe lande med at gå over til vedvarende energi. IRENA har også en masse vigtige dokumenter, politikker og undervisningsmateriale. I maj 2021 udsendte IRENA en Request for Proposals (RFP) til konsulenttjenesteudbydere for at hjælpe med specifikke opgaver, såsom at konsultere interessenter og lave en håndbog med praktiske råd. Papiret har en masse information om projektet, herunder nøjagtige datoer, vilkår og betingelser for opgaven og evalueringskriterier.

Hvordan skal jeg sende en anmodning?

Der er et par forskellige måder at sende en RFQ på. Du kan gøre det via e-mail, fax eller post. Du kan også bruge en online formular eller RFQ-skabelon. 

Når du udarbejder din RFQ, skal du inkludere alle de relevante oplysninger, som den valgte leverandør har brug for for at give dig et præcist tilbud. Denne består af en detaljeret beskrivelse af dine behov, specifikationer eller mængder og din deadline. At udsende en tilbudsanmodning kan virke som en masse arbejde, men at få den bedste pris for din virksomhed er det værd.

Ofte stillede spørgsmål om RFQ

Konklusion

Det er en af ​​de bedste måder for købere at lære mere om leverandørers produkter og tjenester og få mere information om deres priser og betalingsbetingelser. Det er et must for små virksomheder at vide, hvordan man kører RFQ-processen rigtigt. Dette forhold kan være godt i årevis, så det er afgørende at finde den rigtige leverandør til din virksomhed. For dem begge skal dette venskab bevares.

Leeline Sourcing har en række forskellige tjenester. Vores dygtige indkøbsagenter vil hjælpe dig, når du køber noget fra leverandører. Vi tager os af den komplicerede proces og tilbyder skræddersyede kvalitetsinspektionsydelser baseret på dine behov. Hvis du har brug for relaterede tjenester, tak kontakt os.