So schreiben Sie eine Informationsanfrage (RFI)

Eine RFI ist der erste Schritt im Beschaffungsprozess, um eine faire und qualitativ hochwertige Geschäftsabwicklung mit anderen Unternehmen sicherzustellen. Unternehmen senden also eine Informationsanfrage an potenzielle Lieferanten, wenn sie einen zuverlässigen Partner benötigen.

Aber was genau ist ein Auskunftsersuchen und warum ist es wichtig?

Als erfahrener Sourcing-Experte haben wir in unserer jahrzehntelangen Karriere Hunderte von RFIs versendet. Daher wissen wir genau, wie man RFIs schreibt, die Antworten von Anbietern garantieren. 

Dieser Artikel erklärt, warum und wie Sie ein RFI-Dokument für Ihre Projekte erstellen sollten. Weiterlesen!

Was ist eine Informationsanfrage?

Auskunftsersuchen werden auch als RFI bezeichnet. Ein Unternehmen verwendet dieses Dokument, um detaillierte schriftliche Informationen von potenziellen Lieferanten anzufordern. Ein RFI ist der erste Teil aller Beschaffungsprozesse. Es wird hauptsächlich verwendet, um Informationen einzuholen, um zu entscheiden, was als nächstes für ein bestimmtes Projekt zu tun ist.

Das Einholen relevanter Informationen von verschiedenen potenziellen Anbietern ermöglicht es einem Unternehmen, RFIs zu vergleichen. Wenn Sie mehr Lieferanten zum Vergleich haben, können Sie leichter feststellen, welcher Lieferant für das Projekt am besten geeignet ist.

Warum verwenden Fachleute Auskunftsersuchen?

Fachleute verwenden RFI, um Details zu erfragen und einem Unternehmen spezifische Fragen zu den von ihnen angebotenen Produkten und Dienstleistungen zu stellen. Es wird häufig in der Marktforschung eingesetzt und ist der erste Teil eines jeden Beschaffungsprozesses.

Einige Informationen, nach denen Fachleute in einer RFI fragen, sind: 

• Erfahrungen des Lieferanten aus ähnlichen Projekten
• Fragen zum Serviceangebot des liefernden Unternehmens 
• Ein Zeitplan, wann sie Dienstleistungen für das Projekt erbringen können
• Der Projektmanagementprozess des Lieferanten

Fachleute verwenden häufig eine reguläre RFI-Vorlage. Eine RFI-Vorlage ist für wiederkehrende Beschaffungsprojekte nützlich. Dadurch können Beschaffungsteams künftig leichter Anbieterprofile finden, die für ähnliche Projekte geeignet sind. Ich behalte meine RFI-Vorlage in Google Docs und kopiere sie einfach, füge sie ein, um sie an jeden Lieferanten zu senden. Nehmen Sie einfach eine kleine Änderung vor, um sie an die Situation anzupassen. 

Wie funktioniert eine RFI?

Hier sind die vier Schritte des RFI-Prozesses: 

Schritt 1: Ein Käufer entwickelt eine RFI.

RFI ist ein schriftliches Dokument, das einen standardisierten Prozess zum Auffinden spezifischer Informationen bietet. Hierbei stellt der Einkäufer dem Lieferanten prägnante Fragen oder Details in einem klaren Format. Wenn das Ausgangsdokument in Word erstellt wird, a Word-zu-PDF-Konverter wird zum Finalisieren der Datei verwendet. Eine RFI ermöglicht es dem Verkäufer, die Bedürfnisse des Käufers leicht zu verstehen. 

Schritt 2: Ein Anbieter antwortet auf die RFI.

Käufer setzen Verkäufern in der Regel eine Frist zur Beantwortung der RFI. Einkäufer vergleichen die gesammelten Antworten von RFI miteinander. Dieser Schritt hilft Unternehmen bei der Entscheidung, welcher Anbieter und welche Dienstleistungen am besten zum Projekt passen. 

Schritt 3: Der Käufer überprüft die Antworten des Verkäufers.

Nach Ablauf der Frist überprüft das Unternehmen die von jedem Anbieter gesendete RFI-Antwort. Der Käufer sucht nach allgemeinen Informationen über jedes Unternehmen und potenzielle Konflikte, die sich aus der Zusammenarbeit mit ihnen ergeben können. In diesem Teil geht es darum, die Hintergrundinformationen der Anbieter zu recherchieren. Ich überprüfe diese Informationen aus öffentlich zugänglichen Datenbanken, wie z. B. Lizenznummern und Registrierungsdaten von Regierungsseiten. 

Die Überprüfung der Lieferantenantworten hilft dem Käufer bei der Entscheidung, welche RFI-Antwort er erhält, um mit dem nächsten Schritt fortzufahren.

Schritt 4: Der nächste Schritt im Beschaffungsprozess: RFP-Prozess

Nach der Auswahl eines Anbieters aus den entsprechenden Lieferanten geht der Einkäufer zum RFP, dem Request for Proposal, über.

Empfohlene Lektüre: Angebotsanfrage (RFP)

Vorteile der Verwendung von Auskunftsersuchen

Ein Auskunftsersuchen kann für ein Unternehmen unterschiedliche Vorteile haben. 

Bei der Arbeit mit wiederkehrenden Beschaffungsprojekten können Einkäufer mithilfe von RFI-Vorlagen jederzeit zu den potenziellen Lieferanten zurückkehren, die sie gefunden haben. Weitere Vorteile der Verwendung von RFI sind:

• RFI zeigt Lieferanten, dass es in Ihrem Unternehmen Wettbewerb gibt. 

Durch das Sammeln von RFI-Antworten erkennen Lieferanten, dass es Konkurrenz für Ihr Unternehmen gibt. Die Erstellung eines RFI lässt Ihr Projekt begehrenswerter erscheinen. Es gibt den Lieferanten auch die Dringlichkeit, schnell zu reagieren, um für das Angebot ausgewählt zu werden. Es erhöht auch das Vertrauen zwischen Lieferant und Käufer. Da der Käufer eine RFI anfordert, geht es ihm ernst um die Geschäftsabwicklung und nicht um eine beliebige Person, die nach Angeboten fragt. 

• Sie erhalten eine detaillierte Übersicht über jeden Anbieter. 

RFIs ermöglichen Käufern, direkt mit Lieferanten zu kommunizieren. Im Vergleich zu ihren Informationen, die im Internet öffentlich zugänglich sind, sind die Antworten der Anbieter auf Ihr RFI-Dokument viel glaubwürdiger. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie den Service erhalten, den die Anbieter selbst versprochen haben.

So schreiben Sie eine Informationsanfrage (RFI)？

Es sind viele RFI-Vorlagen für Projekte online verfügbar. Wir stellen Ihnen jedoch eine einfache, aber effektive Informationsanforderungsvorlage zur Verfügung, um den Beschaffungsprozess für Ihr Projekt zu starten. Folgendes sollten Sie in Ihre RFI aufnehmen:

 1. Überblick

Sie sollten den Kontext Ihres Unternehmens im RFI-Dokument angeben. Ein solches Schreiben ermutigt die Anbieter, aktiv Ihr potenzieller Partner zu sein. Es wird ihnen auch mitteilen, ob sie verfügbare Lösungen für Ihre aktuellen Anforderungen anbieten können oder nicht.

Denken Sie daran, dass Unternehmen im Geschäftsleben Beziehungen aufbauen, um Gewinne zu erzielen. Anbieter müssen erkennen, dass Ihr Vorschlag im nächsten Schritt ihnen genauso zugute kommen kann wie Ihnen. Stellen Sie jedem potenziellen Anbieter Ihre Anmeldeinformationen zur Verfügung und erhöhen Sie Ihre Chancen, Antworten zu erhalten. 

 2. UNSERE VORTEILE

Geben Sie in diesem Teil des Informationsanfrageformulars den Anbietern die spezifischen Details der Dienstleistungen an, nach denen Sie suchen. Sorgen Sie für eine klare Kommunikation über die Produkte, Dienstleistungen und Liefermethoden, die Sie erreichen möchten. Die Reaktion in diesem Teil wird zum Hauptfaktor bei Ihrer Entscheidungsfindung. Schenken Sie diesem Teil des Informationsvorlagendokuments also große Aufmerksamkeit. 

Wenn Sie diesen Teil gut machen, erhalten Sie einen detaillierten Vergleich aller Antworten, die Sie erhalten. 

 3. Angeforderte Information

Sammeln Sie in diesem Teil der Informationsanfragevorlage Informationen über die Glaubwürdigkeit, Leistungsfähigkeit, Qualitätskontrolle usw. des Lieferanten. Stellen Sie spezifische Fragen. Die Antworten auf diese Fragen werden Ihnen dabei helfen, fundierte Entscheidungen als Käufer zu treffen. Manche Leute fragen nach ihrer Geschäftslizenznummer, um ihre Einträge in öffentlichen Datenbanken noch einmal zu überprüfen. Außerdem erhalten Sie dort das Registrierungsdatum. Das heißt, je älter sie sind, desto vertrauenswürdiger sind sie. 

 4. Reaktionserwartungen

Notieren Sie Ihre Antworterwartungen auch in Ihrer RFI-Vorlage. Geben Sie den Lieferanten genügend Zeit, um zu antworten, aber vergessen Sie nicht, eine Frist zu setzen. Wenn Sie ein Bewertungskriterium verwenden, geben Sie es in diesem Teil an, damit die Lieferanten wissen, wonach Sie suchen. 

Sie können hier auch eine Vertraulichkeitsklausel als Teil der beigefügten Anhänge hinzufügen.

7 Tipps zum Einreichen einer Informationsanfrage

1. Studieren Sie Ihr Projekt gründlich

Der erste Schritt beim Einreichen einer RFI besteht darin, Ihr Projekt zuerst zu verstehen. Kennen Sie jedes Detail Ihres Projekts und füllen Sie Lücken in Ihren Informationen aus. Sie werden Ihre Bedürfnisse gegenüber Lieferanten nicht richtig angeben können, wenn Sie diese nicht kennen. 

Außerdem garantiert eine solide Beschreibung Ihres Projekts den Anbietern, dass sich die Zusammenarbeit mit Ihnen lohnt.

      2. Formulieren Sie entscheidende Fragen 

Stellen Sie in Ihrem RFI-Dokument Fragen, die für Ihr Projekt relevant sind. Hier sind einige Hinweise, die Sie bei der Formulierung von Fragen beachten sollten:

• Seien Sie konkret. 

Bevor Sie Ihre Frage stellen, geben Sie einen Kontext dazu an, auf welchen Teil des Projekts sich die Frage bezieht. Fügen Sie Ihrer Vorlage keine Bluffzeilen und unnötigen Wörter hinzu. Seien Sie bei der Verwendung von Wörtern präzise und vorsichtig.

• Stellen Sie unterstützende Dokumente bereit. 

Wenn Sie Bilder benötigen, um Ihre Fragen klarer zu machen, zögern Sie nicht, die beigefügten Dokumente in Ihre RFI aufzunehmen. 

    3. Befolgen Sie das richtige Format

Einige Lieferanten stellen ihre Informationsanforderungsvorlage zur Verfügung, von der sie erwarten, dass potenzielle Kunden sie verwenden. Stellen Sie vor dem Senden einer generischen RFI sicher, dass die Unternehmen nicht das erwartete Format haben. Andernfalls könnte Ihre RFI von strengen Lieferanten ignoriert werden. 

    4. Überprüfen Sie Ihr RFI-Dokument

Überprüfen Sie die gesamte RFI-Vorlage kritisch und stellen Sie sicher, dass Sie alles enthalten, was Sie wissen möchten. Stellen Sie notwendige Fragen, aber stellen Sie auch sicher, dass Sie keine Fragen stellen, die Sie selbst beantworten können. Überprüfen Sie die Struktur, Grammatik und Klarheit Ihres Dokuments. 

Dadurch präsentieren Sie sich als zuverlässiges und professionelles Unternehmen. 

    5. Senden Sie Ihre Anfrage

Nachdem Sie sichergestellt haben, dass Ihr Dokument alle erforderlichen Informationen enthält und danach fragt, senden Sie Ihre RFI. Einige Anbieter legen bestimmte Intervalle für laufende Anfragen fest, die Sie beim Senden Ihrer Anfrage verwenden sollen. Stellen Sie also sicher, dass Sie das angeforderte Intervall einhalten. Senden Sie nicht jedes Mal eine Anfrage, wenn Sie eine Frage haben. Fassen Sie Fragen zu einer Abfrage zusammen und senden Sie sie zum richtigen Zeitpunkt.

   6. Verwalten Sie laufende RFI-Anfragen

Haben Sie einen Plan für die Verwaltung Ihrer RFI-Abfragen. Einige Anbieter antworten sofort, andere gar nicht. Anbieter könnten auch Folgefragen stellen. Stellen Sie sicher, dass Sie einen Plan für alle möglichen Szenarien haben, damit der RFI-Prozess Ihres Projekts reibungslos verläuft. 

    7. Antworten Sie rechtzeitig und detailliert auf Anfragen

Wenn Lieferanten Rückfragen senden, die versuchen, etwas zu klären, lassen Sie sich nicht zu lange Zeit, um zu antworten. Wenn Sie dies tun, könnten Lieferanten Ihre Verspätung als unprofessionell empfinden. Denken Sie daran, immer genau und sehr detailliert zu schreiben. Ungenauigkeiten können zu Missverständnissen führen, die sich nachteilig auf ein Projekt auswirken können. 

RFI-Beispiel

Sagen wir Nike benötigt ODM-Designs von Lieferanten in China. Also beschlossen sie, eine RFI an verschiedene ihnen bekannte chinesische Lieferanten zu senden.

Hier sind die Informationen, die sie in ihre RFI aufnehmen müssen.

Geschäftsüberblick: In diesem Beispiel erwähnt Nike, dass sie neue Schuhdesigns für ihre Jahresendkollektion benötigen. 

Qualifikationen: Nike gibt die genauen Bedürfnisse der Lieferanten an. Nehmen wir an, sie brauchen zehn neue Schuhdesigns. Sie nehmen dies in das RFI-Dokument auf, damit die Lieferanten wissen, welche Dienstleistung das Unternehmen von ihnen erwartet.

Fragen: In diesem Beispiel kann NIKE den Lieferanten Fragen stellen wie:

• Haben Sie derzeit Private-Label-Designs für Schuhe im Angebot? 
• Wie lange ist Ihre Vorlaufzeit in die Vereinigten Staaten? 
• Wie viele Paar Schuhe können Sie an einem Tag produzieren?

Erwartungen: In diesem Beispiel kann Nike die Kriterien für die benötigten Schuhdesigns anhängen. Oder sie können auch Kriterien für den gesuchten Lieferanten anhängen. 

Häufig gestellte Fragen zu einer Informationsanfrage

Was kommt als nächstes

Sie müssen Ihr RFI-Dokument sorgfältig planen und erstellen, um die besten Chancen zu haben, zuverlässige Lieferanten zu finden. Wie bei jedem Schritt in jedem Geschäftsprojekt sollte eine RFI nicht überstürzt werden. Stellen Sie sicher, dass Ihre RFI detailliert, auf den Punkt gebracht und prägnant ist. Bleiben Sie nicht vage, damit Lieferanten ermutigt werden, mit Ihnen zusammenzuarbeiten.

Wenn Sie Probleme haben, potenzielle Lieferanten zu finden, an die Sie RFIs senden können, können wir Ihnen helfen. Leelinesourcing steht daher in Kontakt mit Hunderten von Großhandelslieferanten kontaktieren Sie uns, und wir helfen Ihnen.