RFI on hankeprotsessi esimene samm, et tagada aus ja kvaliteetne äritehing teiste ettevõtetega. Seega esitavad ettevõtted potentsiaalsetele tarnijatele teabenõude, kui nad vajavad usaldusväärset partnerit.
Aga mis täpselt on teabenõue ja miks see on oluline?
Kogenud hankimiseksperdina oleme oma kümnendi pikkuse karjääri jooksul saatnud sadu RFI-sid. Seega teame täpselt, kuidas kirjutada RFI-sid, mis tagavad tarnijate vastused.
See artikkel selgitab, miks ja kuidas peaksite oma projektide jaoks koostama RFI-dokumendi. Jätka lugemist!
Mis on teabenõue?
Teabepäringut tuntakse ka kui RFI-d. Ettevõte kasutab seda dokumenti, et nõuda potentsiaalsetelt tarnijatelt üksikasjalikku kirjalikku teavet. RFI on kõigi hankeprotsesside esimene osa. Seda kasutatakse peamiselt teabe hankimiseks, et otsustada, mida konkreetse projekti jaoks edasi teha.
Asjakohase teabe hankimine erinevatelt potentsiaalsetelt pakkujatelt võimaldab ettevõttel RFI-sid võrrelda. Kui võrdluseks on rohkem tarnijaid, on lihtsam teada, milline tarnija projekti jaoks kõige paremini sobib.
Miks kasutavad spetsialistid teabepäringuid?
Spetsialistid kasutavad RFI-d, et küsida üksikasju ja esitada ettevõttele konkreetseid küsimusi nende pakutavate toodete ja teenuste kohta. Seda kasutatakse sageli turu-uuringutes ja see on iga hankeprotsessi esimene osa.
Mõned teabespetsialistid, mida RFI-s küsivad, on järgmised:
- Tarnija kogemused sarnaste projektide jaoks
- Küsimused tarniva ettevõtte pakutava teenuse kohta
- Ajakava, millal nad saavad projektile teenuseid pakkuda
- Tarnija projektijuhtimise protsess
Spetsialistid kasutavad sageli tavalist RFI-malli. RFI mall on kasulik korduvate hankeprojektide jaoks. See muudab hankemeeskondade jaoks tulevikus sarnaste projektide jaoks sobivate hankijate profiilide leidmise lihtsamaks. Hoian oma RFI-malli Google'i dokumentides ning lihtsalt kopeerin ja kleebin selle igale tarnijale saatmiseks. Lihtsalt tehke olukorrale vastavad muudatused.
Kuidas RFI töötab?
Siin on RFI protsessi neli etappi:
Samm 1: Ostja töötab välja RFI.
RFI on kirjalik dokument, mis pakub standardiseeritud protsessi konkreetse teabe leidmiseks. Siin küsib ostja tarnijatelt ülevaatlikke küsimusi või üksikasju selges vormingus. Kui esialgne dokument luuakse Wordis, Wordi PDF-i teisendaja kasutatakse faili lõpetamiseks. RFI võimaldab müüjal hõlpsalt mõista ostja vajadusi.
Samm 2: Müüja vastab RFI-le.
Ostjad määravad tavaliselt müüjatele RFI-le vastamiseks tähtaja. Ostjad võrdlevad RFI kogutud vastuseid üksteisega. See samm aitab ettevõtetel otsustada, milline tarnija ja teenused sobivad projektiga kõige paremini.
Samm 3: Ostja vaatab müüja vastused üle.
Pärast tähtaega vaatab ettevõte üle iga müüja saadetud RFI vastuse. Ostja otsib iga ettevõtte kohta üldist teavet ja võimalikke konflikte, mis võivad tekkida nendega töötades. See osa käsitleb hankijate taustteabe uurimist. Kontrollin seda teavet avalikult kättesaadavatest andmebaasidest, nagu litsentsinumbrid ja registreerimisandmed valitsuse saitidelt.
Tarnija vastuste ülevaatamine aitab ostjal otsustada, millise RFI vastuse saab, et järgmise sammu juurde minna.
Samm 4: Hankeprotsessi järgmine etapp: RFP protsess
Pärast sobivate tarnijate hulgast ühe müüja valimist liigub ostja edasi RFP-le, pakkumise päringule.
Soovitatav lugemine: Ettepaneku taotlus (RFP)
Teabepäringu kasutamise eelised
Teabepäring võib pakkuda ettevõttele erinevaid eeliseid.
Korduvate hankeprojektidega töötades saavad ostjad alati naasta potentsiaalsete hankijate juurde, kelle nad on RFI-mallide abil leidnud. Muud RFI kasutamise eelised on järgmised:
- RFI näitab tarnijatele, et teie ettevõttes on konkurents.
RFI vastuste kogumine paneb tarnijad mõistma, et teie ettevõtte pärast on konkurents. RFI koostamine muudab teie projekti ihaldusväärsemaks. Samuti annab see tarnijatele kiireloomulise reageerimise, et neid ettepaneku jaoks valida. See suurendab ka usaldust tarnija ja ostja vahel. Kuna ostja küsib RFI-d, suhtub ta äritegevusesse tõsiselt, mitte lihtsalt juhuslikult hinnapakkumisi küsiv inimene.
- Saate üksikasjaliku ülevaate iga tarnija kohta.
RFI-d võimaldavad ostjatel tarnijatega otse suhelda. Võrreldes Internetis avalikult kuvatava teabega, on tarnijate vastused teie RFI-dokumendile palju usaldusväärsemad. See tagab, et saate teenuse, mida müüjad ise lubasid pakkuda.
Kas otsite parimat Hiina allhankeagenti?
Leeline Sourcing aitab teil leida tehaseid, saada konkurentsivõimelisi hindu, jälgida tootmist, tagada kvaliteeti ja tarnida tooted ukseni.
Kuidas kirjutada teabetaotlust (RFI)?
Internetis on saadaval palju projekti RFI-malle. Kuid pakume teile lihtsa, kuid tõhusa teabepäringu malli, et alustada teie projekti hankeprotsessi. Siin on, mida peaksite oma RFI-sse lisama:
1. Ülevaade
Peaksite RFI-dokumendis esitama oma ettevõtte konteksti. Sellisel viisil kirjutamine julgustab müüjaid püüdma olla teie potentsiaalne partner aktiivselt. Samuti annab see neile teada, kas nad suudavad pakkuda teie praegustele vajadustele olemasolevaid lahendusi või mitte.
Pidage meeles, et äris loovad ettevõtted kasumi teenimiseks suhteid. Müüjad peavad mõistma, et teie järgmises etapis tehtud ettepanek võib neile kasu tuua täpselt samamoodi nagu teile. Esitage oma mandaadid igale potentsiaalsele tarnijale ja suurendage vastuste saamise võimalusi.
2. Kvalifikatsiooniraamistiku
Teabetaotluse vormi selles osas esitage hankijatele otsitavate teenuste üksikasjad. Pakkuge selget teavet toodete, teenuste ja tarneviiside kohta, mida soovite saavutada. Selle osa vastusest saab teie otsuste tegemisel peamine tegur. Seega pöörake suurt tähelepanu teabemalli dokumendi sellele osale.
Kui teete selle osa hästi, saate iga saadud vastuse üksikasjaliku võrdluse.
3. Soovitud teave
Selles teabepäringu malli osas koguge teavet tarnija usaldusväärsuse, võimekuse, kvaliteedikontrolli jms kohta. Esitage konkreetseid küsimusi. Nendele küsimustele antud vastused aitavad teil ostjana teadlikke otsuseid teha. Mõned inimesed küsivad oma ärilitsentsi numbrit, et kontrollida oma kirjeid avalikest andmebaasidest. See annab teile ka nende registreerimiskuupäeva, mis tähendab, et mida vanemad nad on, seda usaldusväärsemad nad on.
4. Vastuse ootused
Kirjutage oma vastuse ootused ka oma RFI-malli. Andke tarnijatele vastamiseks piisavalt aega, kuid ärge unustage määrata tähtaega. Kui kavatsete kasutada hindamiskriteeriume, märkige see selles osas, et tarnijad teaksid, mida otsite.
Saate siia lisada ka konfidentsiaalsusklausli kaasatud manuste osana.
7 näpunäidet teabepäringu esitamiseks
- Uurige oma projekti põhjalikult
RFI esitamise esimene samm on kõigepealt oma projekti mõistmine. Teadke oma projekti kõiki üksikasju ja täitke oma teabes lüngad. Te ei saa tarnijatele oma vajadusi õigesti väljendada, kui te ei tea, mis need on.
Samuti tagab teie projekti põhjalik kirjeldus müüjatele, et teiega töötamine on seda väärt.
2. Sõnasta üliolulised küsimused
Esitage oma RFI-dokumendis oma projektiga seotud küsimusi. Siin on mõned näpunäited, mida küsimuste sõnastamisel meeles pidada:
- Ole täpne.
Enne küsimuse esitamist esitage kontekst selle kohta, millise projekti osaga küsimus on seotud. Ärge lisage oma malli blufijooni ja tarbetuid sõnu. Olge sõnade kasutamisel täpne ja ettevaatlik.
- Esitage tõendavad dokumendid.
Kui vajate küsimuste selgemaks muutmiseks pilte, lisage lisatud dokumendid oma RFI-sse.
3. Järgige õiget vormingut
Mõned tarnijad esitavad oma teabepäringu malli, mida nad eeldavad, et potentsiaalsed kliendid kasutavad. Enne üldise RFI saatmist veenduge, et ettevõtetel poleks esmalt oodatud vormingut. Vastasel juhul võivad ranged tarnijad teie RFI-d ignoreerida.
4. Vaadake üle oma RFI dokument
Vaadake kriitiliselt üle kogu RFI mall ja veenduge, et lisate kõik, mida soovite teada. Esitage vajalikke küsimusi, kuid veenduge, et te ei esitaks küsimusi, millele saate ise vastata. Kontrollige oma dokumendi struktuuri, grammatikat ja selgust.
Seda tehes esitlete teid usaldusväärse ja professionaalse ettevõttena.
5. Saatke päring
Kui olete veendunud, et teie dokument sisaldab kogu vajalikku teavet ja küsib seda, saatke oma RFI. Mõned tarnijad määravad käimasolevatele päringutele kindlad intervallid, mida nad soovivad, et te päringu saatmisel kasutaksite. Seega veenduge, et austate nende soovitud intervalli. Ärge saatke päringut iga kord, kui teil on küsimus. Koguge küsimused üheks päringuks ja saatke need sobival ajal.
6. Hallake käimasolevaid RFI-päringuid
Olge oma RFI-päringute haldamise plaan. Mõned tarnijad vastavad kohe ja mõned ei vasta üldse. Müüjad võivad esitada ka järelküsimusi. Veenduge, et teil oleks plaan kõigi võimalike stsenaariumide jaoks, et teie projekti RFI-protsess kulgeks sujuvalt.
7. Vastake päringutele õigeaegselt ja üksikasjalikult
Kui tarnijad saadavad tagasi päringuid, mis üritavad midagi selgitada, ärge võtke vastamisega liiga kaua aega. Kui teete seda, võivad tarnijad pidada teie hilinemist ebaprofessionaalseks. Ärge unustage kirjutada alati täpselt ja üksikasjalikult. Ebamäärasus võib põhjustada suhtlemisvigu, mis võib projekti kahjustada.
Kas soovite leida usaldusväärset Hiina tarnijat?
Kui parim Hiina hankija, aitame teil leida tehaseid, saada konkurentsivõimelisi hindu, jälgida tootmist, tagada kvaliteet ja tarnida tooted ukseni.
RFI näide
Ütleme Nike vajab Hiina tarnijatelt ODM-i disainilahendusi. Seetõttu otsustasid nad saata RFI-teate erinevatele Hiina tarnijatele, keda nad teavad.
Siin on teave, mida nad peavad oma RFI-sse lisama.
Ettevõtte ülevaade: Selles näites mainib Nike, et nad vajavad oma Aastalõpukollektsiooni jaoks uusi kingakujundusi.
Kvalifikatsioon: Nike teatab tarnijatelt nende täpsed vajadused. Oletame, et neil on vaja kümmet uut kingadisaini. Nad lisavad selle RFI-dokumenti, et tarnijad teaksid, millist teenust ettevõte neilt ootab.
Küsimused: Selles näites saab NIKE esitada tarnijatele selliseid küsimusi nagu:
- Kas teil on praegu saadaval oma kaubamärgiga kingade disainilahendusi?
- Kui pikk on teie tarneaeg Ameerika Ühendriikidesse?
- Mitu paari kingi saate päevas toota?
Ootused: Selles näites saab Nike lisada vajalike kingade kujunduse kriteeriumid. Või võivad nad lisada ka otsitava tarnija kriteeriumid.
KKK teabepäringu kohta
Kes peaks kasutama RFI malli?
Iga ettevõte, kes soovib tarnijaga õiglast tehingut, peaks kasutama RFI-malli. Internetis on rohkem malle, kui jõuate kokku lugeda, seega valige endale sobiv.
Millist teavet RFI-sse lisada?
RFI sisaldab ülevaadet teie ettevõttest, otsitavatest teenustest ja teie küsimusi iga tarnija kohta. Need kolm on kõige olulisem teave, mida te ei tohiks kunagi oma RFI-dokumentides unustada.
Millal kasutada RFI malli?
Kasutage tarnijatele RFI-dokumendi saatmisel teabepäringu malle. Ükskõik, kas tegemist on ühekordse hankeprojektiga või korduva hankeprojektiga, ei eksi te kunagi RFI-malli kasutades.
Kas kõik müüjad vastavad RFI-le?
Kõik müüjad ei vasta RFI-le. Oluline on kirjutada üksikasjalikud RFI-d, et suurendada tarnijate võimalusi teile vastata.
Mis järgmiseks
Peate oma RFI-dokumendi hoolikalt kavandama ja koostama, et teil oleks parim võimalus usaldusväärsete tarnijate leidmiseks. Nagu iga äriprojekti iga sammu puhul, ei tohiks RFI-ga kiirustada. Veenduge, et teie RFI oleks üksikasjalik, asjakohane ja lühike. Ärge olge ebamäärane, et tarnijaid julgustatakse teiega koostööd tegema.
Kui teil on probleeme võimalike tarnijate leidmisega, kellele RFI-d saata, saame aidata. Leelinesourcing on kontaktis sadade hulgimüüjatega, nii et võta meiega ühendust, ja me aitame teid.
