Apa Itu Permintaan Penawaran (RFQ)

Di pasar yang kompetitif saat ini, barang-barang dirancang, diberi harga, dan dikutip untuk memastikan mereka memiliki perpaduan fitur yang tepat untuk setiap orang yang membelinya. Situs web mungkin memberikan berapa biaya solusi mereka, tetapi pembeli yang serius akan selalu meminta penawaran untuk mendapatkan angka yang lebih akurat.

Sekarang Anda bertanya-tanya apa itu RFQ dan apakah itu bermanfaat bagi Anda? Bekerja dengan ratusan skenario dan klien sebagai ahli sumber berpengalaman dan dengan satu dekade pengetahuan pengadaan, kami yakin dengan kemampuan kami untuk membantu Anda menemukan sumber terbaik untuk produk tertentu. 

Artikel ini akan membantu Anda dalam menulis RFQ yang sangat baik dan menyelesaikan prosedur lengkap dan kriteria evaluasi dengan sedikit usaha.

Apa itu Permintaan Penawaran?

Request for Quotation (RFQ) adalah proses di mana perusahaan meminta pemasok dan vendor untuk menawar produk atau layanan tertentu yang ingin mereka beli atau jual. Biasanya pertanyaan tentang harga apa yang Anda tahu Anda inginkan.

Namun, permintaan penawaran biasanya mencakup lebih dari harga barang. Ini juga dapat mencakup informasi spesifik tentang proyek dan kebutuhannya. Akibatnya, ketika seseorang meminta penawaran, mereka perlu mengetahui semua tentang produk atau proyek.

Untuk mendapatkan penawaran yang lebih baik dari perusahaan lain, Anda perlu memberikan informasi yang relevan sebanyak mungkin. Alasan lain untuk memperjelas kutipan harga adalah bahwa mereka dapat digunakan untuk alasan hukum.

Kapan Anda Harus Menggunakan Permintaan Penawaran（RFQ）?

Jika Anda berpikir untuk menggunakan Permintaan Penawaran (RFQ) untuk membeli barang atau jasa, Anda perlu tahu kapan proses ini tepat untuk Anda. Kapan Anda harus menggunakan proses RFQ:

• Anda perlu membeli barang atau jasa yang kompleks atau teknis.
• Anda perlu membeli barang atau jasa dari yang baru pemasok.
• Jumlah barang atau jasa yang Anda butuhkan cukup signifikan.
• Anda punya waktu untuk melakukan evaluasi pemasok yang lebih detail.

Saat Anda mengirimkan RFQ, pemasok akan memberi tahu Anda tentang harga mereka dan seberapa baik mereka dapat memenuhi kebutuhan Anda. Sebagai hasil dari metode ini, Anda dapat membandingkan pemasok dan memilih yang terbaik untuk bisnis Anda. Lebih baik memiliki template yang sudah jadi untuk mengirim semuanya. Lihat mana yang membalas dengan cepat. Artinya dia lebih suka berbisnis lebih awal. Namun tunggu selama 24 jam untuk mengirim pesan tindak lanjut. 

4 Jenis RFQ

Ada empat jenis RFQ, dan periode persiapan penawaran dalam proses RFQ sangat penting.

1. Tawaran Terbuka:

Tawaran terbuka adalah RFQ di mana semua pihak dapat melihat balasan penawaran. Suplai dapat mengubah penawaran yang diajukan. Mempublikasikan harga dapat mendorong lebih banyak persaingan di antara pemasok. Dalam skenario tersebut, Anda mendapatkan banyak tawaran dari yang terendah hingga TERTINGGI. Tanyakan tentang kualitasnya sambil memilih tawaran harga rendah. 

RFQ mungkin disediakan untuk semua penawar potensial. Lebih baik mengiklankan penawaran di situs web Anda karena banyak pemasok akan menemukannya. Namun Anda juga mengumumkan tawaran Anda di Marketplaces. 

2. Tawaran Tertutup:

RFQ terbuka untuk semua penawar yang memenuhi syarat menggunakan tawaran tertutup. Pembeli melihat tanggapan setelah semua tawaran diajukan. Tawaran tertutup lebih dapat diandalkan daripada tawaran terbuka. Ini mungkin tidak sebaik penjual karena mereka mungkin tidak didorong.

3. Tawaran yang Diundang:

Tawaran yang memenuhi syarat harus dirahasiakan untuk menjamin hasil yang adil. Praktik terbaik adalah mengakhiri penawaran pada tanggal jatuh tempo dan membuka semua penawaran. Analisis tawaran sementara itu dan siapkan permintaan sampel Anda. Atur informasi kontak mereka untuk mengirim pesan tindak lanjut. 

4. Lelang Terbalik:

Dalam lelang terbalik, penjual diminta untuk mengajukan tawaran terendah mereka. Ketika tidak ada pemasok yang sesuai dengan tujuan harga yang ditentukan, lelang terbalik dapat digunakan sebagai tahap kedua dalam proses pemilihan RFQ.

5 Langkah Proses RFQ

Langkah1：Fase persiapan dokumen RFQ

Mulailah RFQ Anda dengan mengumpulkan dokumen yang diperlukan. Untuk memastikan Anda telah membahas semua dasar, dapatkan umpan balik dari pemangku kepentingan internal tentang apa yang mereka butuhkan. Ini harus mencakup hal-hal seperti:

Definisi barang yang dibutuhkan, termasuk spesifikasi yang tepat

• Spesifikasi untuk pengiriman
• Jumlah
• Syarat pembayaran
• Teknik evaluasi yang diusulkan
• Garis waktu untuk pengambilan keputusan dan prosedur peninjauan
• Kondisi kontrak yang mengikat
• Kriteria yang telah ditentukan untuk Pengajuan
• Kriteria kualifikasi terkecil
• Buat daftar pemasok

RFQ mungkin tersedia untuk semua calon penawar. 

Langkah2：Kirim RFQ

RFQ harus memberikan instruksi yang jelas dan tenggat waktu penyerahan. Berikan waktu yang cukup bagi penawar untuk merespons. Syarat dan ketentuan pembeli harus dilampirkan pada template RFQ. Setiap calon penyedia harus bisa bertanya dan mendapatkan penjelasan. 

Langkah3： Terima jawaban dan analisis hasilnya

Tawaran yang memenuhi syarat harus dijaga kerahasiaannya untuk menjamin hasil yang adil. Praktik terbaik adalah mengakhiri penawaran pada tanggal jatuh tempo dan membuka semua penawaran.

Langkah4：Pilih pemasok yang paling menguntungkan dalam hal pembayaran.

Pilih penawar yang menawarkan harga terendah untuk produk atau layanan tertentu sambil memenuhi semua kriteria pemilihan. Prosedur klarifikasi dan diskusi kecil mungkin diperlukan untuk mendapatkan hasil yang diinginkan. Transaksi belum selesai sampai kontrak ditandatangani.

Langkah5： Beri tahu pemasok yang gagal setelah proses pengadaan

Menginformasikan tawaran yang tersisa bahwa kontrak telah diberikan. Terima mereka untuk waktu mereka; Anda mungkin membutuhkannya lagi di masa mendatang.

Bacaan yang disarankan: 7 Cara Terbaik Menggunakan Alibaba RFQ

Permintaan Penawaran vs. Permintaan Proposal

Banyak orang yang bekerja di bidang bisnis-ke-bisnis mengirim dan mendapatkan permintaan proposal dan kutipan ketika mereka berbicara dengan orang-orang yang ingin membeli produk dan layanan Anda.

Perbedaan utama adalah tujuan antara proses RFQ dan RFP. RFQ diajukan ketika Anda mengetahui produk atau layanan apa yang Anda inginkan dan butuhkan di harga. Sebuah proposal permintaan ditawarkan ketika situasinya lebih kompleks, dan Anda ingin mempertimbangkan banyak variabel selain harga sebelum memilih.

Proposal mencakup strategi/fitur apa yang dia tawarkan. Bagaimana mereka akan membantu Anda dalam urusan bisnis Anda. Permintaan proposal sering digunakan terlebih dahulu dan kemudian permintaan Penawaran harga akhir. 

Manfaat Permintaan Penawaran (RFQ) 

Ada beberapa manfaat menggunakan RFQ dalam proses pengadaan:

1. RFQ dapat membantu memastikan bahwa Anda menerima penawaran kompetitif dari pemasok yang berminat. Anda menyaring pemasok mana yang tertarik dengan bisnis. Seperti langkah awal dalam proses penyaringan. 

2. RFQ dapat membantu Anda memeriksa pemasok berdasarkan kemampuan mereka untuk memenuhi kebutuhan spesifik Anda.

3. RFQ dapat membantu Anda mengidentifikasi potensi masalah dengan pemasok sebelum menandatangani kontrak.

4. RFQ dapat membantu melindungi perusahaan Anda dari penipuan harga dengan memaksa pemasok untuk bersaing dalam harga.

5. RFQ dapat digunakan sebagai alat negosiasi untuk mendapatkan persyaratan terbaik dari pemasok. Negosiasikan harga atau kuantitas/kualitas dan bahkan layanan tambahan apa pun. Itu selalu lebih baik untuk mencari sesuatu yang ekstra. 

Bagaimana cara menulis dokumen RFQ?

Saat menulis dokumen RFQ, penting untuk memperjelas dan menjelaskan produk atau layanan yang perlu dilakukan. 

1. RFQ harus membahas:

• Tujuan
• Syarat pembayaran
• jumlah yang dibutuhkan
• Perkiraan jam kerja
• Panjang proyek
• Syarat dan ketentuan kontrak
• Persyaratan pengiriman kutipan
• Tenggat waktu
• Kriteria evaluasi
• Proses pemberian dan penutupan

2. Kirim RFQ ke pemasok yang berbeda.

Pada fase berikutnya, Anda akan menguraikan daftar vendor terkemuka lainnya yang pernah bekerja sama dengan Anda. Kirim dokumen RFQ ke semua pihak yang berkepentingan setelah mengumpulkan semua informasi kontak. Sebelumnya, buat FAQ untuk menghindari pertanyaan berulang. Memasukkan alat dan prosedur administratif untuk membantu proses penawaran dan peninjauan.

3. Dapatkan dan periksa umpan balik.

Periksa dan tinjau semua kiriman. Ini mungkin terdengar sederhana, tetapi ini mungkin merupakan langkah yang memakan waktu dan penting dalam keseluruhan proses rfq. Lihat harga dan kualitas apa yang mereka tawarkan dalam jumlah berapa. Lihat apakah mereka memiliki MOQ atau syarat pembayaran. Saring mereka dan tutup hanya beberapa di antaranya dalam keputusan akhir Anda. Beri tahu semua vendor setelah penerimaan dan evaluasi.

4. Memilih vendor terbaik

Setelah menganalisis semua pengajuan, setiap vendor harus memenuhi persyaratan penilaian atau memberikan penawaran terendah. Tandatangani kontrak akhir setelah memilih vendor yang menang dan berterima kasih kepada semua peserta.

Contoh untuk RFQ 

Permintaan Penawaran Badan Energi Terbarukan Internasional (IRENA) adalah sekelompok negara yang bekerja sama untuk membantu negara-negara bertransisi ke energi terbarukan. IRENA juga memiliki banyak dokumen penting, kebijakan, dan materi pendidikan. Pada Mei 2021, IRENA mengeluarkan Request for Proposals (RFP) untuk penyedia layanan konsultasi untuk membantu tugas-tugas tertentu, seperti berkonsultasi dengan pemangku kepentingan dan membuat buku pegangan dengan saran praktis. Makalah ini memiliki banyak informasi tentang proyek, termasuk tanggal pasti, syarat dan ketentuan penugasan, dan kriteria evaluasi.

Bagaimana cara mengirim RFQ?

Ada beberapa cara berbeda untuk mengirim RFQ. Anda dapat melakukannya melalui email, faks, atau surat. Anda juga dapat menggunakan formulir online atau template RFQ. 

Saat menyusun RFQ Anda, sertakan semua informasi terkait yang dibutuhkan vendor terpilih untuk memberi Anda penawaran yang akurat. Ini terdiri dari deskripsi rinci tentang kebutuhan Anda, spesifikasi atau jumlah, dan tenggat waktu Anda. Mengirimkan RFQ bisa tampak seperti banyak pekerjaan, tetapi mendapatkan harga terbaik untuk bisnis Anda tidak sia-sia.

FAQ tentang RFQ

Kesimpulan

Ini adalah salah satu cara terbaik bagi pembeli untuk mempelajari lebih lanjut tentang produk dan layanan pemasok dan mendapatkan lebih banyak informasi tentang harga dan syarat pembayaran mereka. Bisnis kecil harus mengetahui cara menjalankan proses RFQ dengan benar. Hubungan ini bisa baik selama bertahun-tahun, jadi sangat penting untuk menemukan pemasok yang tepat untuk bisnis Anda. Bagi keduanya, persahabatan ini harus tetap dijaga.

Sumber Leeline memiliki berbagai layanan yang berbeda. terampil kami agen sumber akan membantu Anda ketika Anda membeli sesuatu dari pemasok. Kami akan menangani proses yang rumit dan menawarkan layanan pemeriksaan kualitas yang disesuaikan berdasarkan kebutuhan Anda. Jika Anda membutuhkan layanan terkait, silakan atau hubungi kami .