1. Bevestiging van de vraag

(1) Evaluatie vanaf drie niveaus:

Voordat het sourcing-werk begint, is het noodzakelijk om het doel en de vraag van de sourcing-inkoop te verduidelijken, zodat het bedrijf en de sourcing-inkoop een consistent begrip hebben en voorkomen dat er veel tijd wordt verspild aan nutteloos werk in de latere fase.

Als we het “Vraagbevestigingsformulier” in het sourcing-standaardisatiedocument van ons bedrijf als voorbeeld nemen, is de vraagbevestiging verdeeld in drie delen: bestaande productbeschrijving, bestaande leverancier beschrijving, en beschrijving van de nieuwe leverancier en productvraag.

Bestaande productbeschrijving

Type bestaand product: OEM or ODM

Beschrijving van de belangrijkste productprestaties: Beschrijf de belangrijke parameterprestatie-indicatoren die nodig zijn voor het gebruik van dit product en sorteer ze in volgorde van belangrijkheid van groot naar klein.

Beschrijving van bestaande leverancier

Beschrijf de prestaties van de bestaande leverancier vanuit vier aspecten: kosten, kwaliteitsevaluatie, levering en voor- en nadelen van de bestaande leverancier.

Nieuwe inkoopvereisten

Bestaat voornamelijk uit drie onderdelen: de reden voor herinkoop, de plaatsen waaraan het product moet voldoen en de normen/eisen waaraan de nieuwe leverancier moet voldoen.

(Volgende pagina is het “Demand Sourcing Form”)

(2) Opmerkingen:

We hopen altijd dat aan de meeste eisen kan worden voldaan, om leveranciers te vinden, inclusief maar niet beperkt tot goede communicatie, kosteneffectief… maar de realiteit is vaak in strijd met onze wensen en er zijn geen perfecte leveranciers. Zelfs als ze bestaan, moeten ze door klanten worden ‘opgevoed’ via een lang proces. Net als een jongen die de geest van een meisje heel goed begrijpt, is de kans groot dat hij veel “aanplanting” door zijn voorgangers heeft ondergaan voordat het jouw beurt is om “van de koelte te genieten”. Daarom moeten bij de inkoopvraag de belangrijkste vereisten worden verduidelijkt en gestroomlijnd, en worden gesorteerd op basis van hun belang. Aan welke eisen moet worden voldaan en welke kunnen worden losgelaten, zodat de vraag focus krijgt en relatief eenvoudig wordt.

2. Sourcingpad: waar te vinden en hoe te vinden

Categoriseer eerst de producten die u wilt inkopen en bepaal tot welke categorie ze behoren. In ons bedrijf zijn de belangrijkste producten die we inkopen bijvoorbeeld meestal onderverdeeld in drie categorieën: verlichting en aanverwante producten, wooncadeaus en nieuwe/onbekende producten.

(I) Wat u moet weten voordat u inkoopt

Zoals het gezegde luidt: ‘slijp de bijl voordat je het brandhout hakt’. Als we op zoek zijn naar een nieuw of onbekend product, is het belangrijk om vooraf wat onderzoek te doen. Dus wat moeten we weten over een nieuw of onbekend product?

Dit omvat, maar is niet beperkt tot, de volgende aspecten: uiterlijk, functie, vakmanschap, productparameters, normen/certificeringen, toepassingsscenario's en markt/gebruikers. Waar moet je kijken en hoe moet je kijken?

(1) 1688/Alibaba International – om functies/eigenschappen/parameters/uiterlijk te begrijpen

Als we een buislamp als voorbeeld nemen, zal het zoeken naar gerelateerde trefwoorden op 1688/Alibaba International veel zoekresultaten van verschillende verkopers weergeven, en als je er meerdere bekijkt, krijg je een globaal idee van de parameters van een product.

(2) Zoeken op trefwoorden via Google

Ook het zoeken op Google met verschillende trefwoorden kan veel informatie opleveren. Bijvoorbeeld: productnaam + land, productnaam + kanaal, productnaam + specifieke functie/kenmerk.

Houd er rekening mee dat voordat u formeel een leverancier inhuurt, het belangrijk is om u ervan bewust te zijn dat het product dat wordt ingekocht veel verschillende beschrijvingen kan hebben. Vinylbehang kan bijvoorbeeld ook worden omschreven als PVC-behang, kunststofbehang, vinylmuurstickers, opgerold behang, enz. Beperk u niet tot de productnaam die u van de uitgever krijgt, gebruik verschillende beschrijvingen en trefwoorden om naar meer te zoeken resultaten en vermijd de situatie waarin er weinig leveranciers zijn om uit te kiezen.

(II) Inkoopkanalen en -methoden

Zoek uit of er gespecialiseerde/uitgebreide tentoonstellingen zijn voor de categorie producten die u moet aanschaffen, en zoek vervolgens naar de deelnemende leveranciers. Als we verlichtingsproducten als voorbeeld nemen:

Kanaal 1: Professionele tentoonstelling/uitgebreide tentoonstelling, zoals Guangzhou International Lighting Exhibition, Hong Kong International Lighting Fair, Frankfurt Lighting Exhibition en Canton Fair.

Exposantenlijst van de internationale verlichtingstentoonstelling van Guangzhou:

Exposantenlijst van de Hong Kong International Lighting Fair:

Verlichtingstentoonstelling Frankfurt

Canton Fair

Kanaal 2: Douanegegevens. Ons bedrijf maakt vaak gebruik van websites zoals Maoxiaoqi en Mondiale handel online. Voor het gebruik van deze twee websites is betaling vereist, maar hier zijn enkele andere opties:

Panjiwa

52wmb, dat een gratis proeflidmaatschap biedt.

B2B3, waarmee u dagelijks drie gratis leveranciersanalyserapporten kunt bekijken.

Kanaal 3: Mondiale hulpbronnen/Alibaba/Made in China/1688, enz.

De eerste drie zijn veelgebruikte B2B-platforms die intuïtieve informatie bieden over de productlijn en bedrijfsstatus van een leverancier. De leveranciers op 1688 bedienen voornamelijk de binnenlandse markt of zijn groothandel. Let bij het zoeken naar leveranciers op 1688 of zij aan uw wensen voldoen. Als het om de voorbereidende technische ontwikkeling gaat of als het ordervolume niet groot is, kunt u terecht bij 1688 leveranciers.

Kanaal 4: Brancheverenigingen, DingTalk “Enterprise Encyclopedia”, Qichacha, Baidu, Google en andere zoekmachines.

Kanaal 5: Industriële concentratiegebieden (als de belangrijkste productcategorie van het bedrijf bijvoorbeeld LED is, gaan ze vaak naar Zhongshan om in te kopen).

Opmerking:

Bij het zoeken naar leveranciers wordt bij het zoeken naar douanegegevens doorgaans niet gebruik gemaakt van HS CODE’s, omdat elk land andere codes gebruikt. Gebruik dus zoveel mogelijk productzoekwoorden, of gebruik verschillende productbeschrijvingen om de zoekresultaten te maximaliseren.

Als u geen idee heeft hoe u een leverancier moet zoeken, kunt u het beste leren van de “reuzen”. Ontdek welke bekende bedrijven er in jouw branche bestaan en zoek naar de leveranciers waar ze gebruik van maken. Het leverancierstoelatings- en screeningsysteem van grote bedrijven zal alleen maar strenger zijn dan het onze. Als topbedrijven in de branche bij een bepaalde leverancier inkopen, betekent dit dat iemand het screeningswerk al voor u heeft gedaan.

3.De eerste ontwikkelingsbrief aan een nieuwe leverancier

(I) Hoe schrijf je een ontwikkelingsbrief?

Misschien heeft u via de verschillende eerder genoemde sourcingkanalen een leverancier gevonden die er goed uitziet en wilt u verder contact met hen opnemen en hen begrijpen. Hoewel weinig mensen tegenwoordig ontwikkelingsbrieven lezen, als een belangrijke stap in het ontwikkelen van leveranciers, is het nog steeds nodig om te schrijven over hoe je de eerste ontwikkelingsbrief aan een nieuwe leverancier schrijft.

Let in het algemeen op de volgende punten:

Probeer zoveel mogelijk de naam van de verkoper van de leverancier op te schrijven

Veel bedrijfswebsites laten e-mailadressen achter die beginnen met verkoop, info, enz., dus of de e-mail wordt geopend en gezien, is echt een kwestie van geluk. Op dit moment zal ik er aandacht aan besteden. Soms wordt het telefoonnummer naast de vaste lijn gevolgd door een reeks mobiele telefoonnummers. De meeste nummers kunnen worden gebruikt om in WeChat naar de naam van de verkoper te zoeken. Als ik het e-mailadres van de betreffende verkoper echt niet kan vinden, schrijf ik de naam van de verkoper op. Dit kan ook de kans enigszins vergroten dat uw e-mail wordt beantwoord, in plaats van dat deze als spam wordt behandeld.

Schrijf de e-mail als een echt persoon

Stel je voor, zou je de leverancier meteen om een catalogus/prijslijst vragen zodra je begint? Afgezien van echt verveelde/beginnende, onervaren verkopers die u een buitensporige prijs zullen geven, is de kans groter dat de leverancier helemaal niet antwoordt. Daarom moet u schrijven als een echte klant en meer specifieke behoeften/vragen vermelden. Over het algemeen zal ik dit doen:

①Voordat ik de e-mail verzend, zal ik zorgvuldig naar de productlijst van de leverancier kijken om te zien of deze voldoet aan de inkoopvereisten/geïnteresseerde modellen/sleutelparameterindicatoren/certificeringen, enz., en vervolgens in de e-mail schrijven: geïnteresseerd in de XX- en XX-modellen van uw bedrijf (specifiek voor de modelnaam).

②Stel vragen. Als u de parameters, certificering of andere informatie die u nodig heeft niet kunt vinden op de webpagina van de leverancier, moet u dit in de e-mail vermelden, zoals wat de XX-parameter is van het XX-product/of er een XX-certificering is, enz. Vraag wat er ook is missend. Als alle informatie werkelijk volledig is (deze situatie komt zelden voor), moet u soms leren vragen te stellen waarop u het antwoord al weet, de leverancier een aantal belangrijke parameters vragen, en wat zij kunnen doen, enz. Het stellen van vragen kan weerspiegelen dat ik heeft echt aandachtig naar het product gekeken, in plaats van terloops e-mails te sturen.

Zeg niet te veel overdreven woorden

Misschien is het vorige aankoopvolume echt aanzienlijk, maar als een nieuwe leverancier zegt hoe groot uw aankoopvolume is, zijn anderen moeilijk te geloven, en zij zullen ook het gevoel hebben dat uw e-mail oplichterij is. Vermijd daarom in de eerste e-mail de introductie van uw bedrijf op een lange en uitgebreide manier.

Het volgende is een voorbeeld van mijn ontwikkelings-e-mail:

Hallo Tony/Jacky/Amy...

Schrijf de naam van de verkoper zo veel mogelijk op. Als je het echt niet kunt vinden, moeten er ook beleefde titels zoals mevrouw/meneer worden geschreven.

Ik ben XXX van XXX. Wij zijn een aankoopkantoor van een buitenlandse lampenfabriek. Onze hoofdactiviteit is straatverlichting, tankstations van overheidskanalen. Elk jaar kopen we 3-4W sets lichtbehuizingen en accessoires en exporteren we naar Noord-Amerika en assembleren we lokaal.

Kort voorstellen wie ik ben, wat we doen en hoe ons bedrijf eruit ziet.

In het verleden kochten we de LED-drivers in Taiwan, maar de productperiode en prijs waren begin 2022 enorm gestegen, dus we moeten nieuwe leveranciers vinden.

Leg kort uit wat het doel is van het vinden van nieuwe leveranciers.

Onze eis zoals hieronder:

30-100w, 1250mA max, gebruik in buitenverlichting/straatverlichting
0-10v dimregelaar
5 jaar garantie
klasse 2
UL-certificering
PF>0.9 THD<10%
Levensduur >50000 uur
IP6X

We hebben uw productlijst gecontroleerd en ontdekt dat een model XXX/XXX/XXX mogelijk aan onze behoeften voldoet. Als er een ander model is dat aan de bovenstaande vereisten voldoet, introduceer dit dan met specificatie en e-catalogus.

Maak een lijst van onze productvereisten om aan te tonen dat we een bepaald begrip van het product hebben en niet terloops om prijzen vragen. Schrijf vervolgens dat we geïnteresseerd zijn in de XX- en XX-modellen van de leverancier, waarmee u aangeeft dat we ons huiswerk hebben gedaan en hun webpagina aandachtig hebben gelezen. Vermeld dan duidelijk welke gegevens wij van de leverancier nodig hebben.

(II) Voorzorgsmaatregelen:

De e-mail mag niet te lang zijn, beknopt en kort het doel toelichten en het thema verduidelijken.

Wanneer een e-mail gevuld is met lange alinea's tekst, zal iedereen de neiging hebben om deze in één oogopslag te sluiten. Grote blokken tekst zijn gevoelig voor leesvermoeidheid en stellen ook de aandacht op de proef. Gebruik beknopte woorden om uw doel uit te drukken.

Het lettertypeformaat moet uniform en harmonieus zijn.

Het lettertype en de indeling van de e-mail weerspiegelen de werkgewoonten en -gegevens van een persoon, en voor een leverancier waarmee in eerste instantie contact wordt opgenomen, vertegenwoordigt uw e-mail ook.