Hoe schrijf je een verzoek om informatie （RFI）

Een RFI is de eerste stap in het inkoopproces om een ​​eerlijke en hoogwaardige zakelijke transactie met andere bedrijven te garanderen. Bedrijven dienen dus een Informatieverzoek in bij potentiële leveranciers wanneer ze een betrouwbare partner nodig hebben.

Maar wat is een Informatieverzoek precies en waarom is het belangrijk?

Als ervaren sourcing-expert hebben we honderden RFI's gestuurd in onze tien jaar durende carrière. We weten dus precies hoe we RFI's moeten schrijven die antwoorden van leveranciers garanderen. 

In dit artikel wordt uitgelegd waarom en hoe u een RFI-document voor uw projecten moet opstellen. Lees verder!

Wat is een verzoek om informatie?

Informatieverzoek wordt ook wel RFI genoemd. Een bedrijf gebruikt dit document om gedetailleerde schriftelijke informatie op te vragen bij potentiële leveranciers. Een RFI is het eerste onderdeel van alle inkoopprocessen. Het wordt voornamelijk gebruikt om informatie te vragen om te beslissen wat te doen voor een specifiek project.

Door relevante informatie van verschillende potentiële providers te krijgen, kan een bedrijf RFI's vergelijken. Het hebben van meer leveranciers ter vergelijking maakt het gemakkelijker om te weten welke leverancier het meest geschikt is voor het project.

Waarom gebruiken professionals informatieverzoeken?

Professionals gebruiken RFI om details te stellen en specifieke vragen te stellen aan een bedrijf over de producten en diensten die zij leveren. Het wordt vaak gebruikt in marktonderzoek en het is het eerste onderdeel van elk inkoopproces.

Sommige informatieprofessionals vragen om in een RFI zijn: 

• Ervaringen van de leverancier voor soortgelijke projecten
• Vragen over de service aangeboden door het leverende bedrijf 
• Een tijdlijn voor wanneer ze diensten aan het project kunnen leveren
• Het projectmanagementproces van de leverancier

Professionals gebruiken vaak een regulier RFI-template. Een RFI-template is handig voor terugkerende inkoopprojecten. Het maakt het voor inkoopteams gemakkelijker om leveranciersprofielen te vinden die geschikt zijn voor soortgelijke projecten in de toekomst. Ik bewaar mijn RFI-sjabloon in google docs en kopieer en plak het gewoon om naar elke leverancier te sturen. Breng gewoon een kleine wijziging aan om bij de situatie te passen. 

Hoe werkt een RFI?

Dit zijn de vier stappen van het RFI-proces: 

Stap 1: Een koper ontwikkelt een RFI.

RFI is een schriftelijk document dat een gestandaardiseerd proces biedt voor het vinden van specifieke informatie. Hier stelt de inkoper korte vragen of details in een duidelijk format aan leveranciers. Als het initiële document in Word wordt gemaakt, a Word naar PDF-converter wordt gebruikt om het bestand te finaliseren. Met een RFI kan de verkoper de behoeften van de koper gemakkelijk begrijpen. 

Stap 2: Een leverancier reageert op de RFI.

Kopers wijzen meestal een deadline toe voor leveranciers om de RFI te beantwoorden. Kopers vergelijken de verzamelde reacties van RFI met elkaar. Deze stap helpt bedrijven te beslissen welke leverancier en diensten het beste bij het project passen. 

Stap 3: De koper beoordeelt de antwoorden van de verkoper.

Na de deadline beoordeelt het bedrijf het RFI-antwoord dat door elke leverancier is verzonden. De koper zoekt naar algemene informatie over elk bedrijf en mogelijke conflicten die kunnen voortvloeien uit het werken met hen. Dit deel gaat helemaal over het onderzoeken van de achtergrondinformatie van de leveranciers. Ik controleer deze informatie uit openbaar beschikbare databases, zoals licentienummers en registratiegegevens van overheidssites. 

Door de reacties van leveranciers te beoordelen, kan de koper beslissen welke RFI-reactie wordt ontvangen om door te gaan naar de volgende stap.

Stap 4: De volgende stap in het inkoopproces: RFP-proces

Na het kiezen van een leverancier uit de juiste leveranciers, gaat de koper verder met RFP, de Request for Proposal.

Aanbevolen lectuur: Verzoek om voorstel (RFP)

Voordelen van het gebruik van informatieverzoek

Een verzoek om informatie kan een bedrijf verschillende voordelen opleveren. 

Bij het werken met terugkerende inkoopprojecten kunnen kopers altijd terugkeren naar de potentiële leveranciers die ze hebben gevonden met behulp van RFI-sjablonen. Andere voordelen van het gebruik van RFI zijn:

• RFI laat leveranciers zien dat er concurrentie is in uw bedrijf. 

Door RFI-reacties te verzamelen, realiseren leveranciers zich dat er concurrentie is voor uw bedrijf. Door een RFI te maken, lijkt uw project aantrekkelijker. Het geeft leveranciers ook de urgentie om responsief te zijn om voor het voorstel te worden gekozen. Het vergroot ook het vertrouwen tussen leverancier en afnemer. Aangezien de koper om RFI vraagt, zijn ze serieus bezig met zakendoen, niet zomaar een willekeurige persoon die offertes opvraagt. 

• U krijgt een gedetailleerd overzicht van elke leverancier. 

RFI's stellen kopers in staat rechtstreeks met leveranciers te communiceren. Vergeleken met hun informatie die beschikbaar is voor openbare weergave op internet, zullen de reacties van leveranciers op uw RFI-document veel geloofwaardiger zijn. Dit zorgt ervoor dat u de service krijgt die de leveranciers zelf hebben beloofd te kunnen bieden.

Een informatieverzoek schrijven (RFI)？

Er zijn veel RFI-sjablonen voor projecten online beschikbaar. Maar we bieden u een eenvoudige maar effectieve sjabloon voor het aanvragen van informatie om het inkoopproces voor uw project te starten. Dit moet u in uw RFI opnemen:

 1. Overzicht

U moet de context van uw bedrijf in het RFI-document vermelden. Door op een dergelijke manier te schrijven, zullen leveranciers worden aangemoedigd om actief uw potentiële partner te zijn. Het laat hen ook weten of ze beschikbare oplossingen voor uw huidige behoeften kunnen bieden of niet.

Onthoud dat bedrijven in het bedrijfsleven relaties opbouwen om winst te genereren. Verkopers moeten zich realiseren dat uw voorstel in de volgende stap hen net zo goed kan opleveren als u. Geef uw referenties aan elke potentiële leverancier en vergroot uw kansen op het krijgen van reacties. 

 2. Competenties

In dit deel van het formulier Verzoek om informatie geeft u leveranciers de specifieke details van de services die u zoekt. Zorg voor duidelijke communicatie over de producten, diensten en leveringsmethoden die u wilt bereiken. De reactie in dit deel wordt de belangrijkste factor in uw besluitvorming. Besteed dus veel aandacht aan dit deel van het informatiesjabloondocument. 

Als je dit onderdeel goed doet, heb je een gedetailleerde vergelijking van elk antwoord dat je ontvangt. 

 3. Gevraagde informatie

Verzamel in dit deel van het informatieverzoek-sjabloon informatie over de geloofwaardigheid, het vermogen, de kwaliteitscontrole, enz. van de leverancier. Stel specifieke vragen. De antwoorden op deze vragen zullen u verder helpen om weloverwogen beslissingen te nemen als koper. Sommige mensen vragen naar hun zakelijke licentienummer om hun gegevens uit openbare databases te controleren. Het geeft je ook hun registratiedatum, wat betekent dat hoe ouder ze zijn, hoe betrouwbaarder ze zullen zijn. 

 4. Reactie verwachtingen

Noteer ook uw reactieverwachtingen in uw RFI-sjabloon. Geef leveranciers voldoende tijd om te reageren, maar vergeet niet een deadline te stellen. Als u een beoordelingscriterium gaat gebruiken, vermeld dit dan in dit deel, zodat de leveranciers weten wat u zoekt. 

U kunt hier ook een vertrouwelijkheidsclausule toevoegen als onderdeel van de bijgevoegde bijlagen.

7 Tips voor het indienen van een Informatieverzoek

1. Bestudeer uw project grondig

De eerste stap bij het indienen van een RFI is om eerst uw project te begrijpen. Ken elk detail van uw project en vul gaten in uw informatie in. U kunt uw behoeften niet goed aangeven aan leveranciers als u niet weet wat ze zijn. 

Bovendien garandeert het hebben van een gedegen beschrijving van uw project leveranciers dat het de moeite waard is om met u samen te werken.

      2. Formuleer cruciale vragen 

Stel in uw RFI-document relevante vragen voor uw project. Hier zijn enkele tips om in gedachten te houden bij het formuleren van vragen:

• Wees specifiek. 

Voordat u uw vraag stelt, geeft u context over het onderdeel van het project waar de vraag betrekking op heeft. Voeg geen blufregels en onnodige woorden toe aan uw sjabloon. Wees nauwkeurig en voorzichtig bij het gebruik van woorden.

• Zorg voor bewijsstukken. 

Als u afbeeldingen nodig heeft om uw vragen te verduidelijken, aarzel dan niet om de bijgevoegde documenten in uw RFI op te nemen. 

    3. Volg het juiste formaat

Sommige leveranciers verstrekken hun sjabloon voor het aanvragen van informatie waarvan ze verwachten dat potentiële klanten ze zullen gebruiken. Voordat u een generieke RFI verzendt, moet u ervoor zorgen dat de bedrijven niet eerst hun verwachte formaat hebben. Of anders kan uw RFI worden genegeerd door strikte leveranciers. 

    4. Controleer uw RFI-document

Bekijk kritisch het hele RFI-sjabloon en zorg ervoor dat u alles opneemt wat u wilt weten. Stel de nodige vragen, maar zorg er ook voor dat u geen vragen stelt die u zelf kunt beantwoorden. Controleer de structuur, grammatica en duidelijkheid van uw document. 

Door dit te doen, zult u zich presenteren als een betrouwbaar en professioneel bedrijf. 

    5. Stuur uw vraag

Nadat u er zeker van bent dat uw document alle benodigde informatie bevat en hierom vraagt, verzendt u uw RFI. Sommige leveranciers stellen specifieke intervallen in voor lopende vragen waarvan ze willen dat u deze gebruikt bij het verzenden van uw vraag. Zorg er dus voor dat u hun gevraagde interval respecteert. Stuur niet elke keer een vraag als je een vraag hebt. Stel vragen samen in één query en stuur ze op het juiste moment.

   6. Beheer lopende RFI-query's

Zorg voor een plan voor het beheren van uw RFI-query's. Sommige leveranciers zullen onmiddellijk antwoorden, en sommige zullen helemaal niet antwoorden. Verkopers konden ook vervolgvragen stellen. Zorg ervoor dat u een plan heeft voor alle mogelijke scenario's zodat het RFI-proces van uw project soepel verloopt. 

    7. Reageer tijdig en gedetailleerd op vragen

Wanneer leveranciers vragen terugsturen om iets te verduidelijken, wacht dan niet te lang met reageren. Als u dat wel doet, kunnen leveranciers uw te laat komen als onprofessioneel ervaren. Vergeet niet om altijd in bijzonderheden en met veel detail te schrijven. Vaagheid kan leiden tot miscommunicatie die nadelig kan zijn voor een project. 

RFI-voorbeeld

Laten we zeggen Nike heeft ODM-ontwerpen nodig van leveranciers in China. Dus besloten ze een RFI te sturen naar verschillende Chinese leveranciers die ze kennen.

Dit is de informatie die ze in hun RFI moeten opnemen.

Zakelijk Overzicht: In dit voorbeeld vermeldt Nike dat ze nieuwe schoenontwerpen nodig hebben voor hun eindejaarscollectie. 

Kwalificaties: Nike geeft hun exacte behoeften van de leveranciers aan. Laten we zeggen dat ze tien nieuwe schoenontwerpen nodig hebben. Ze nemen dit op in het RFI-document, zodat de leveranciers weten wat de service van het bedrijf van hen verwacht.

vragen: In dit voorbeeld kan de NIKE leveranciers vragen stellen als:

• Heeft u momenteel private label ontwerpen voor schoenen beschikbaar? 
• Hoe lang is uw doorlooptijd naar de Verenigde Staten? 
• Hoeveel paar schoenen kun je op een dag produceren?

verwachtingen: In dit voorbeeld kan Nike de criteria toevoegen voor de schoenontwerpen die ze nodig hebben. Of ze kunnen ook criteria toevoegen voor de leverancier die ze zoeken. 

Veelgestelde vragen over een verzoek om informatie

Wat is het volgende

U moet uw RFI-document zorgvuldig plannen en opstellen om de beste kans te hebben om betrouwbare leveranciers te vinden. Zoals bij elke stap in elk zakelijk project, moet een RFI niet overhaast worden gedaan. Zorg ervoor dat uw RFI gedetailleerd, direct en beknopt is. Wees niet vaag, zodat leveranciers worden aangemoedigd om met u samen te werken.

Als u problemen ondervindt bij het vinden van potentiële leveranciers om RFI's naar toe te sturen, kunnen wij u helpen. Leelinesourcing heeft contact met honderden groothandelsleveranciers, dus deze link, en wij helpen u verder.