RFI je prvým krokom v procese obstarávania na zabezpečenie spravodlivej a vysokokvalitnej obchodnej transakcie s inými podnikmi. Spoločnosti teda predkladajú žiadosť o informácie potenciálnym dodávateľom, keď potrebujú spoľahlivého partnera.
Ale čo je to vlastne žiadosť o informácie a prečo je dôležitá?
Ako skúsený odborník na získavanie zdrojov sme počas našej desaťročnej kariéry poslali stovky RFI. Vieme teda presne, ako napísať RFI, ktoré zaručia odpovede od dodávateľov.
Tento článok vysvetlí, prečo a ako by ste mali pripraviť dokument RFI pre svoje projekty. Pokračovať v čítaní!
Čo je žiadosť o informácie?
Žiadosť o informácie je známa aj ako RFI. Spoločnosť používa tento dokument na vyžiadanie podrobných písomných informácií od potenciálnych dodávateľov. RFI je prvou časťou všetkých procesov obstarávania. Primárne sa používa na získavanie informácií pri rozhodovaní o ďalšom postupe pre konkrétny projekt.
Získavanie relevantných informácií od rôznych potenciálnych poskytovateľov umožňuje podniku porovnávať RFI. Ak máte viac dodávateľov na porovnanie, ľahšie zistíte, ktorý dodávateľ je pre projekt najvhodnejší.
Prečo odborníci používajú žiadosti o informácie?
Profesionáli používajú RFI na pýtanie sa podrobností a konkrétnych otázok spoločnosti o produktoch a službách, ktoré poskytujú. Často sa používa pri prieskume trhu a je prvou súčasťou každého obstarávacieho procesu.
Niektorí odborníci na informácie, ktoré požadujú v RFI, sú:
- Skúsenosti dodávateľa s podobnými projektmi
- Otázky týkajúce sa služby ponúkanej dodávateľskou spoločnosťou
- Časová os, kedy môžu poskytnúť služby projektu
- Proces riadenia projektu dodávateľa
Profesionáli často používajú bežnú šablónu RFI. Šablóna RFI je užitočná pre opakujúce sa projekty obstarávania. Uľahčuje obstarávacím tímom nájsť profily dodávateľov vhodné pre podobné projekty v budúcnosti. Uchovávam svoju šablónu RFI v dokumentoch Google a jednoducho ju skopírujem a prilepím, aby som ju poslal každému dodávateľovi. Stačí urobiť malú zmenu, aby vyhovovala situácii.
Ako funguje RFI?
Tu sú štyri kroky procesu RFI:
Krok 1: Kupujúci vyvinie RFI.
RFI je písomný dokument, ktorý poskytuje štandardizovaný proces hľadania konkrétnych informácií. Kupujúci tu kladie dodávateľom stručné otázky alebo podrobnosti v jasnom formáte. Ak je počiatočný dokument vytvorený v programe Word, Konvertor Word do PDF sa používa na finalizáciu súboru. RFI umožňuje predajcovi ľahko pochopiť potreby kupujúceho.
Krok 2: Predajca odpovie na RFI.
Kupujúci zvyčajne prideľujú predajcom lehotu na odpoveď na RFI. Kupujúci porovnávajú zhromaždené odpovede RFI navzájom. Tento krok pomáha podnikom rozhodnúť sa, ktorý dodávateľ a služby najlepšie zodpovedajú projektu.
Krok 3: Kupujúci skontroluje odpovede predajcu.
Po termíne podnik skontroluje odpoveď RFI zaslanú každým predajcom. Kupujúci hľadá všeobecné informácie o každej spoločnosti a možných konfliktoch, ktoré môžu vzniknúť pri spolupráci s nimi. Táto časť je o skúmaní základných informácií o dodávateľoch. Tieto informácie kontrolujem z verejne dostupných databáz, ako sú licenčné čísla a registračné údaje z vládnych stránok.
Kontrola odpovedí dodávateľa pomáha kupujúcemu rozhodnúť sa, ktorá odpoveď RFI dostane, aby mohol prejsť na ďalší krok.
Krok 4: Ďalší krok v procese obstarávania: proces RFP
Po výbere jedného dodávateľa z vhodných dodávateľov kupujúci prejde na RFP, žiadosť o ponuku.
Odporúčané čítanie: Žiadosť o návrh (RFP)
Výhody použitia žiadosti o informácie
Žiadosť o informácie môže spoločnosti poskytnúť rôzne výhody.
Pri práci s opakujúcimi sa projektmi obstarávania sa kupujúci môžu vždy vrátiť k potenciálnym predajcom, ktorých našli pomocou šablón RFI. Ďalšie výhody používania RFI sú:
- RFI ukazuje dodávateľom, že vo vašom podnikaní existuje konkurencia.
Zhromažďovaním odpovedí RFI si dodávatelia uvedomia, že pre váš podnik existuje konkurencia. Vytvorením RFI sa váš projekt javí ako žiadanejší. Dodávateľom tiež dáva nutnosť reagovať, aby boli vybratí pre návrh. Zvyšuje tiež dôveru medzi dodávateľom a kupujúcim. Keďže kupujúci žiada o RFI, myslí to s podnikaním vážne, nie len náhodná osoba, ktorá žiada o cenové ponuky.
- Získate podrobný prehľad o každom dodávateľovi.
RFI umožňuje kupujúcim komunikovať priamo s dodávateľmi. V porovnaní s ich informáciami dostupnými na verejné zobrazenie na internete budú odpovede predajcov na váš dokument RFI oveľa dôveryhodnejšie. To zaisťuje, že dostanete službu, ktorú sami predajcovia sľúbili, že by ju mohli poskytnúť.
Hľadáte najlepšieho agenta China Sourcing?
Leeline Sourcing vám pomôže nájsť továrne, získať konkurencieschopné ceny, sledovať výrobu, zabezpečiť kvalitu a dodávať produkty až k dverám.
Ako napísať žiadosť o informácie (RFI)?
Existuje mnoho projektových RFI šablón dostupných online. Poskytneme vám však jednoduchú, ale efektívnu šablónu žiadosti o informácie, aby ste mohli začať proces obstarávania pre váš projekt. Tu je to, čo by ste mali zahrnúť do svojho RFI:
1. Prehľad
V dokumente RFI by ste mali uviesť kontext svojho podnikania. Písanie takýmto spôsobom povzbudí predajcov, aby sa snažili byť vaším potenciálnym partnerom aktívne. Tiež im dá vedieť, či môžu poskytnúť dostupné riešenia pre vaše aktuálne potreby alebo nie.
Pamätajte, že v podnikaní spoločnosti budujú vzťahy, aby generovali zisk. Predajcovia si musia uvedomiť, že váš návrh v ďalšom kroku im môže priniesť úžitok rovnako ako vám. Poskytnite svoje prihlasovacie údaje každému potenciálnemu predajcovi a zvýšte svoje šance na získanie odpovedí.
2. Kvalifikácia
V tejto časti formulára Žiadosť o informácie poskytnite dodávateľom konkrétne podrobnosti o službách, ktoré hľadáte. Poskytnite jasnú komunikáciu o produktoch, službách a spôsoboch doručenia, ktoré chcete dosiahnuť. Odozva v tejto časti sa stane hlavným faktorom pri vašom rozhodovaní. Venujte preto veľkú pozornosť tejto časti dokumentu informačnej šablóny.
Ak túto časť urobíte dobre, budete mať podrobné porovnanie každej odpovede, ktorú dostanete.
3. Požadované informácie
V tejto časti šablóny žiadosti o informácie zozbierajte informácie o dôveryhodnosti dodávateľa, jeho schopnostiach, kontrole kvality atď. Položte konkrétne otázky. Odpovede na tieto otázky vám ďalej pomôžu urobiť informované rozhodnutia ako kupujúceho. Niektorí ľudia sa pýtajú na číslo svojej obchodnej licencie, aby skontrolovali svoje záznamy z verejných databáz. Poskytuje vám aj dátum ich registrácie, čo znamená, že čím sú staršie, tým budú dôveryhodnejšie.
4. Očakávania odozvy
Do šablóny RFI si tiež zapíšte svoje očakávania odozvy. Poskytnite dodávateľom dostatok času na odpoveď, no nezabudnite si stanoviť termín. Ak sa chystáte použiť hodnotiace kritérium, uveďte ho v tejto časti, aby dodávatelia vedeli, čo hľadáte.
Môžete sem pridať aj doložku o dôvernosti ako súčasť priložených príloh.
7 tipov na odoslanie žiadosti o informácie
- Dôkladne si preštudujte svoj projekt
Prvým krokom pri odoslaní RFI je najprv pochopiť váš projekt. Poznajte každý detail svojho projektu a vyplňte medzery vo svojich informáciách. Nebudete môcť správne uviesť svoje potreby dodávateľom, ak nebudete vedieť, aké sú.
Tiež solídny popis vášho projektu zaručí predajcom, že spolupráca s vami bude stáť za to.
2. Formulujte zásadné otázky
V dokumente RFI sa pýtajte otázky týkajúce sa vášho projektu. Tu je niekoľko rád, ktoré treba mať na pamäti pri formulovaní otázok:
- Byť špecifický.
Pred položením otázky uveďte kontext o tom, s ktorou časťou projektu sa otázka týka. Nepridávajte do šablóny blufové čiary a zbytočné slová. Pri používaní slov buďte presní a opatrní.
- Poskytnite podporné dokumenty.
Ak potrebujete obrázky, aby boli vaše otázky jasnejšie, neváhajte a pridajte priložené dokumenty do RFI.
3. Dodržujte správny formát
Niektorí dodávatelia poskytujú svoju šablónu žiadosti o informácie, ktorú očakávajú od potenciálnych klientov. Pred odoslaním všeobecnej RFI sa najskôr uistite, že spoločnosti nemajú očakávaný formát. V opačnom prípade môžu prísni dodávatelia ignorovať vaše RFI.
4. Skontrolujte svoj dokument RFI
Kriticky skontrolujte celú šablónu RFI a uistite sa, že obsahuje všetko, čo chcete vedieť. Pýtajte sa potrebné otázky, ale tiež sa uistite, že sa nepýtate otázky, na ktoré si viete odpovedať sami. Skontrolujte štruktúru, gramatiku a zrozumiteľnosť dokumentu.
Ak to urobíte, predstavíte sa ako spoľahlivý a profesionálny podnik.
5. Pošlite svoj dopyt
Potom, čo sa ubezpečíte, že váš dokument obsahuje a požaduje všetky potrebné informácie, odošlite RFI. Niektorí dodávatelia nastavujú špecifické intervaly pre prebiehajúce dopyty, ktoré chcú, aby ste ich použili pri odosielaní dopytu. Uistite sa teda, že rešpektujete ich požadovaný interval. Neposielajte dopyt zakaždým, keď máte otázku. Zostavte otázky do jedného dotazu a odošlite ich vo vhodnom čase.
6. Spravujte prebiehajúce otázky RFI
Majte plán na správu vašich RFI dopytov. Niektorí dodávatelia odpovedia okamžite a niektorí neodpovedia vôbec. Predajcovia mohli klásť aj doplňujúce otázky. Uistite sa, že máte plán pre všetky možné scenáre, aby proces RFI vášho projektu prebehol hladko.
7. Odpovedajte na otázky včas a podrobne
Keď dodávatelia posielajú späť otázky, ktoré sa snažia niečo objasniť, odpoveď nečakajte príliš dlho. Ak tak urobíte, dodávatelia by mohli vnímať vaše meškanie ako neprofesionálne. Nezabudnite vždy písať konkrétne a veľmi podrobne. Nejasnosť môže viesť k nesprávnej komunikácii, ktorá môže byť pre projekt škodlivá.
Hľadáte spoľahlivého čínskeho dodávateľa?
Vzhľadom k tomu, najlepší čínsky sourcing agent, pomôžeme vám nájsť továrne, získať konkurencieschopné ceny, sledovať výrobu, zabezpečiť kvalitu a dodať produkty až k dverám.
Príklad RFI
Povedzme Nike potrebuje návrhy ODM od dodávateľov v Číne. Preto sa rozhodli poslať RFI rôznym čínskym dodávateľom, ktorých poznajú.
Tu sú informácie, ktoré musia zahrnúť do svojej RFI.
Prehľad podnikania: V tomto príklade Nike spomína, že potrebuje nový dizajn topánok pre svoju koncoročnú kolekciu.
Kvalifikácia: Nike uvádza ich presné potreby od dodávateľov. Povedzme, že potrebujú desať nových dizajnov topánok. Zahŕňajú to do dokumentu RFI, aby dodávatelia vedeli, aké služby od nich spoločnosť očakáva.
Otázky: V tomto príklade môže NIKE klásť dodávateľom otázky ako:
- Máte momentálne k dispozícii návrhy topánok privátnych značiek?
- Ako dlho trvá vaša cesta do Spojených štátov?
- Koľko párov topánok dokážete vyrobiť za deň?
očakávania: V tomto príklade môže Nike pripojiť kritériá pre dizajn topánok, ktoré potrebuje. Alebo môžu tiež pripojiť kritériá pre dodávateľa, ktorého hľadajú.
Časté otázky týkajúce sa žiadosti o informácie
Kto by mal používať šablónu RFI?
Každý podnik, ktorý chce férovú transakciu s dodávateľom, by mal používať šablónu RFI. Na internete je viac šablón, ako dokážete spočítať, preto si vyberte takú, ktorá vám vyhovuje.
Aké informácie zahrnúť do RFI?
RFI obsahuje prehľad vášho podnikania, služby, ktoré hľadáte, a vaše otázky pre každého dodávateľa. Tieto tri sú najdôležitejšie informácie, na ktoré by ste v dokumentoch RFI nikdy nemali zabudnúť.
Kedy použiť šablónu RFI?
Pri odosielaní akéhokoľvek dokumentu RFI dodávateľom použite šablóny Request for Information. Či už ide o jednorazový projekt obstarávania alebo opakujúci sa projekt obstarávania, pri použití šablóny RFI nikdy neurobíte chybu.
Reagujú všetci predajcovia na RFI?
Nie všetci predajcovia odpovedia na RFI. Je dôležité napísať podrobné RFI, aby ste zvýšili šance, že vám dodávatelia odpovedia.
Čo bude ďalej
Musíte starostlivo naplánovať a vytvoriť dokument RFI, aby ste mali najlepšiu šancu nájsť spoľahlivých dodávateľov. Ako pri každom kroku v akomkoľvek obchodnom projekte, RFI by sa nemalo uponáhľať. Uistite sa, že vaša RFI je podrobná, priamo k veci a stručná. Nebuďte vágni, aby boli dodávatelia povzbudení, aby pokračovali v spolupráci s vami.
Ak máte problém nájsť potenciálnych dodávateľov, ktorým by ste mohli poslať RFI, môžeme vám pomôcť. Leelinesourcing je v kontakte so stovkami veľkoobchodných dodávateľov, tzv KONTAKTUJTE NÁSa my vám pomôžeme.
