Žiadosť o návrh (RFP) je kritickým krokom v akomkoľvek procese obstarávania. Je to dokument kupujúceho pre dodávateľa, predajcu alebo poskytovateľa služieb.
Získanie nesprávneho predajcu môže byť nákladné. 61 % CPO (Chief Procurement Officers) sa domnievajú, že riziko sa zvýšilo. Žiadosť o ponuku musí byť schopná filtrovať od viacerých uchádzačov, takže zostávajú len vysokokvalifikovaní.
S viac ako 10-ročnými skúsenosťami a tisíckami úspešných vysokokvalitných výrobných projektov pre klientov, Leelinesourcing rozhodne má odborné znalosti v oblasti generovania dokumentov RFP s cieľom nájsť najlepších výrobcov, ktorí vyrábajú vysokokvalitné produkty s dodaním podľa plánu, aby podporili vysokú ziskovosť klientov.
Vysvetlíme vám proces vytvárania vysokokvalitnej RFP. Môžete získať efektívnu RFP, ktorá priláka kvalitných predajcov.
Poďme sa ponoriť!
Čo je žiadosť o návrh?
Dobrá RFP je dokument, ktorý má prilákať všetkých predajcov tovaru alebo služieb. Ide o formálny dokument, ktorý obsahuje tieto zložky:
- Vyhlásenie o poslaní alebo účele žiadosti o ponuku.
- Stručný prehľad organizácie.
- Zoznam produktov alebo služieb, ktoré organizácia potrebuje.
- Špecifikácia požadovanej kvality, dodávky a ceny.
- Časová os procesu kontroly obstarávania.
- Vysvetlenie akýchkoľvek postupov ponúk, ktoré bude potenciálny predajca dodržiavať.
- Kontaktné informácie na oddelenie nákupu.
Kedy by ste mali použiť RFP?
RFP je najlepší spôsob, ako získať veľa ponúk od potenciálnych dodávateľov pre úspech projektu.
Ponukový proces otvárate rôznym predajcom vydaním RFP. Môže vám pomôcť získať lepšie ponuky a nájsť to, čo najlepšie vyhovuje vašim potrebám.
Ak ste začínajúca spoločnosť, je dôležité pochopiť, kedy možno budete musieť použiť RFP.
Tu je niekoľko scenárov, ktoré vás môžu vyzvať na použitie RFP:
- Hľadáte nového dodávateľ alebo partner.
- Chcete zvýšiť predaj alebo propagovať svoju firmu.
- Chcete vedieť, čo robí vaša konkurencia.
- Chcete sa dozvedieť viac o svojej cieľovej skupine.
- Chcete zistiť, či by bolo možné začať podnikať v tomto odvetví alebo regióne.
- Pomôžte vypočítať náklady a prínosy začatia podnikania.
Prečo organizácie vytvárajú RFP?
Organizácie používajú Request For Offers (RFP) na nákup tovaru, služieb alebo projektov. Najčastejším dôvodom, prečo organizácie používajú RFP, je úspora času a peňazí.
Ak organizácia uzavrie zmluvu s víťazným uchádzačom, môže to ušetriť čas a námahu. Víťazný uchádzač bude mať správne zdroje, ktoré organizácia potrebuje.
Proces RFP môže zabezpečiť, že zainteresované strany budú mať prístup k rovnakým informáciám. To umožňuje spravodlivú a otvorenú súťaž, ktorá je ideálna pri výbere správneho predajcu.
Ako funguje proces RFP?
Cieľom procesu RFP je nájsť najlepšieho predajcu pre požadované produkty. Úspech projektu RFP, ak šetrí čas a náklady v procese.
Kroky, ktoré musíte vykonať na vytvorenie RFP:
- Navrhnite presné špecifikácie toho, čo hľadáte.
- Vytvorte konkurenčné prostredie, aby ste videli, čo ponúkajú iné spoločnosti.
- Vydajte žiadosť o ponuku RFP.
- Sledujte a porovnávajte odpovede, ktoré dostanete.
Žiadosť o ponuku bude mať špecifické požiadavky, ktoré musia splniť dodávatelia ponúk.
Získanie najlepšieho návrhu od vášho predajcu je životne dôležité pre úspech vášho podnikania!
Výhody žiadosti o ponuku (RFP)
Vydanie RFP vám umožní získať proces návrhu od dodávateľov a vybrať si toho najlepšieho.
RFP uľahčuje zefektívnenie procesu a porovnávanie návrhov.
RFP ponúkajú niektoré výhody pre kupujúcich aj dodávateľov, vrátane nasledujúcich:
- Vytvorte spravodlivý a otvorený proces ponúk.
- Nájdite kvalifikovaných a potenciálnych predajcov.
- Hodnotiace kritériá pre prijímanie návrhov sú založené na RFP.
- RFP používané na riadenie procesu implementácie obstarávania.
- Žiadosti o ponuku sa ľahko distribuujú prostredníctvom online formátov, ako sú e-mail a webové stránky.
- RFP majú termíny a špecifikácie, takže projekty majú jasné dátumy začiatku a konca.
- RFP majú podrobné požiadavky, takže viete, čo od potenciálnych dodávateľov potrebujete.
- Vďaka systematickým šablónam môžete ľahko vytvárať a distribuovať nové RFP.
- RFP zlepšili rozhodovanie, zvýšili efektivitu a lepšie výsledky.
- RFP môžu zaručiť, že projekt je dokončený, pretože pri konečnom výbere, vždy finančná kontrola predajcov, zaistia, že zostávajúci uchádzači majú vynikajúce finančné zdravie.
Chcete zadať objednávku u nového čínskeho dodávateľa?Ste si istý, že je spoľahlivý?
Zaistite si svoj zásobovací reťazec kontrolou dodržiavania etických, environmentálnych, sociálnych a výrobných kapacít vašich dodávateľov LeelineProgramy auditu dodávateľov.
RFP vs. RFQ vs. RFI
RFP je obchodný dokument, ktorý používajú spoločnosti na vyžiadanie návrhov od predajcov.
Žiadosť o cenovú ponuku (RFQ) je dokument, ktorý podniky používajú na vyžiadanie cenových ponúk alebo cien.
RFI je dokument, ktorý používajú podniky na zisťovanie dostupnosti tovaru alebo služieb. Je to ako žiadosť o ponuku, ibaže neobsahuje cien informácie alebo návrhy.
Ako napísať RFP?
Podniky používajú konečnú RFP na posúdenie najlepšej možnej možnosti pre konkrétny projekt.
Firmy zabezpečujú, že RFP sú profesionálne, jasné a stručné ako štandardizovaný proces. Chráňte sa pred možnými konfliktmi záujmov medzi spoločnosťou a jej potenciálnymi uchádzačmi.
Pozrime sa na niektoré z kritických prvkov podrobnej RFP:
- Názov: Odráža názov vašej spoločnosti alebo organizácie
- číslo: Pri oznamovaní vašej žiadosti o ponuku uveďte číslo
- Stručná: Stručný popis RFP, základné informácie atď
- ciele: Uveďte ciele, ciele projektu a kritériá na kontrolu návrhov dodávateľov
- výstupy: Pri popise výstupov vášho projektu buďte čo najkonkrétnejší
- Program: Uveďte fakty a konečný termín projektu vrátane predloženia, dátumov dokončenia a podpisu zmluvných podmienok
- Rozpočet: Zahrňte svoj cieľový rozpočet pre projekt
- Hodnotiace kritériá: Uvediete svoje hodnotiace kritériá, najlepšiu a konečnú ponuku
V súčasnosti mnoho organizácií nakupuje softvér RFP pri poskytovaní žiadosť o návrh RFP. Digitálne obstarávanie nahrádza ponuky papierovým systémom.
Príklady a šablóny žiadostí o ponuku
Ukážku žiadostí o ponuku od vládnych agentúr nájdete na tomto odkaze USAgencie pre medzinárodný rozvoj (USAID). RFP pre projekt s rozpočtom 23 miliónov USD na päť rokov.
Žiadosť o návrh RFP od vládneho úradu má oficiálne vzory RFP. Šablóny poskytujú vláde a ponukovým spoločnostiam jasnosť a konzistentnosť.
Pri písaní šablón RFP je nasledujúci formálny proces:
- Vyšší manažment vytvára RFP.
Právne, marketingové a obstarávacie tímy ako obchodné zainteresované strany. Revidujú RFP, aby zabezpečili, že nevyvoláva súdne spory alebo zlú reklamu.
- RFP by mala obsahovať zoznam referencií a predajcov, ktorí ju v minulosti použili. Pomáha potenciálnym predajcom vedieť, že spoločnosť použila tento typ produktu.
- RFP by mala obsahovať zoznam výstupov vrátane nákladov na každý výstup. Takže predajcovia môžu určiť, aký zisk budú mať na projekte.
- Do tela dokumentu uveďte všetky potrebné časové rozvrhy a informácie.
- Používajte jasný jazyk, ktorému rozumie každý.
Uistite sa, že predajcovia majú dostatok priestoru na to, aby mohli odpovedať otázkami a komentármi.
Chcete, aby sa cítili pohodlne pri kladení otázok, pretože sa snažia vyhrať!
Časté otázky o žiadosti o ponuku (RFP)
1. Koľko typov požiadaviek RFP?
Požiadavky na RFP pri vykonávaní obchodnej RFP: pokyny, kritériá a ďalšie doplňujúce údaje.
• Pokyny špecifikujú, čo požaduje RFP, ako napríklad typ ponuky a časový harmonogram.
• Kritériá špecifikujú kvality a charakteristiky, ktoré by mal uchádzač spĺňať.
• Ďalšie doplňujúce údaje zahŕňajú výrobné výkresy, informácie o dodávateľoch a ďalšie.
Všetky tri typy požiadaviek na žiadosť o ponuku nájdete v šablóne obchodnej žiadosti o ponuku.
2. Čo sa stane po RFP?
Po odoslaní žiadosti o ponuku sa musíte pripraviť na odpovede na žiadosť o ponuku. Uistite sa, že máte všetky informácie, ktoré potrebujete na posúdenie žiadostí o ponuku a odpovede na ne. Môžete tiež vytvoriť časový plán na kontrolu a odpovedanie na návrhy. Nakoniec nezabudnite kontaktovať všetkých predajcov a poďakovať im za ich príspevky. Odpovedzte na akékoľvek otázky, ktoré môžu mať predajcovia.
3. Kedy vydať RFP?
Závisí to od rôznych faktorov a zložitosti projektu. Vydanie RFP je však vo všeobecnosti dobrý nápad, keď chcete:
• Urobte si obraz o potenciálnej konkurencii.
• Určite úroveň záujmu medzi potenciálnymi predajcami.
• Získajte presný odhad nákladov a času potrebného na dokončenie projektu.
• Posúdiť uskutočniteľnosť vyjednania zmluvy s konkrétnym predajcom.
4. Kto píše RFP?
RFP píšu kľúčoví zainteresovaní aktéri projektu v rámci interných diskusií. Člen zainteresovaných strán, ako je projektový manažér, inžinieri s technickými zručnosťami, až po právne. Ale stále ich vedie tím obstarávania.
Písanie RFP má tri procesy návrhu: konceptualizáciu, návrh a prezentáciu.
Rozvíjanie obchodných potrieb je prvým krokom v konceptualizácii. Identifikujte konkrétny cieľový trh.
Návrh zahŕňa vypracovanie špecifických požiadaviek a špecifikácií. Je to pre navrhované riešenie.
Fáza prezentácie je žiadosť o ponuku zdieľaná s užšími predajcami. Predajcovia predkladajú návrhy ako odpoveď na požiadavky uvedené v RFP.
Čo bude ďalej
Teraz viete, kedy by ste mali použiť RFP a ako vám to pomôže lepšie posúdiť potreby vášho projektu.
Dúfame, že tento komplexný sprievodca vytváraním vlastnej RFP obsahuje kroky a pokyny, ktoré vám pomôžu zhromaždiť informácie na vytvorenie efektívneho dokumentu RFP.
s Leelinesourcing skúsený tím, môžeme vám pomôcť previesť vás celým procesom od začiatku. Tak načo čakať? Kontaktujte nás dnes začať!
