Kako napisati zahtevo za informacije (RFI)

RFI je prvi korak v postopku javnega naročanja, ki zagotavlja pošteno in kakovostno poslovanje z drugimi podjetji. Tako podjetja oddajo Zahtevo za informacije potencialnim dobaviteljem, ko potrebujejo zanesljivega partnerja.

Toda kaj pravzaprav je zahteva za informacije in zakaj je pomembna?

Kot izkušen strokovnjak za nabavo smo v svoji desetletni karieri poslali na stotine RFI-jev. Tako natančno vemo, kako napisati RFI, ki zagotavljajo odzive prodajalcev. 

Ta članek bo razložil, zakaj in kako bi morali pripraviti dokument RFI za svoje projekte. Nadaljujte z branjem!

Kaj je zahteva za informacije?

Zahteva po informacijah je znana tudi kot RFI. Podjetje uporablja ta dokument, da od potencialnih dobaviteljev zahteva podrobne pisne informacije. RFI je prvi del vseh postopkov javnega naročanja. Uporablja se predvsem za zbiranje informacij za odločitev, kaj storiti naprej za določen projekt.

Pridobivanje ustreznih informacij od različnih potencialnih ponudnikov podjetju omogoča primerjavo RFI. Če imate več dobaviteljev za primerjavo, lažje ugotovite, kateri dobavitelj je najprimernejši za projekt.

Zakaj strokovnjaki uporabljajo zahteve po informacijah?

Strokovnjaki uporabljajo RFI, da sprašujejo o podrobnostih in postavljajo konkretna vprašanja podjetju o izdelkih in storitvah, ki jih ponujajo. Pogosto se uporablja v tržnih raziskavah in je prvi del vsakega postopka javnega naročanja.

Nekatere informacije, ki jih strokovnjaki zahtevajo v RFI, so: 

• Izkušnje dobavitelja za podobne projekte
• Vprašanja o storitvi, ki jo ponuja dobavitelj 
• Časovni načrt, ko lahko zagotovijo storitve za projekt
• Dobaviteljev proces vodenja projektov

Strokovnjaki pogosto uporabljajo običajno predlogo RFI. Predloga RFI je uporabna za ponavljajoče se projekte javnih naročil. Nabavnim ekipam olajša iskanje profilov prodajalcev, primernih za podobne projekte v prihodnosti. Svojo predlogo RFI hranim v google dokumentih in jo samo kopiram in prilepim, da jo pošljem vsakemu dobavitelju. Samo naredite malo spremembo, da bo ustrezala situaciji. 

Kako deluje RFI?

Tu so štirje koraki postopka RFI: 

Korak 1: Kupec razvije RFI.

RFI je pisni dokument, ki zagotavlja standardiziran postopek iskanja določenih informacij. Tukaj kupec dobaviteljem postavi jedrnata vprašanja ali podrobnosti v jasni obliki. Če je začetni dokument ustvarjen v Wordu, Pretvornik Word v PDF se uporablja za dokončanje datoteke. RFI omogoča prodajalcu, da enostavno razume potrebe kupca. 

Korak 2: Prodajalec se odzove na RFI.

Kupci običajno določijo rok, v katerem prodajalci odgovorijo na RFI. Kupci primerjajo zbrane odgovore RFI med seboj. Ta korak podjetjem pomaga pri odločitvi, kateri dobavitelj in storitve najbolj ustrezajo projektu. 

Korak 3: Kupec pregleda odgovore prodajalca.

Po preteku roka podjetje pregleda odgovor RFI, ki ga pošlje vsak prodajalec. Kupec išče splošne informacije o posameznem podjetju in morebitnih konfliktih, ki lahko nastanejo pri sodelovanju z njim. Ta del je namenjen raziskovanju osnovnih informacij prodajalcev. Te informacije preverjam v javno dostopnih zbirkah podatkov, kot so številke licenc in podatki o registraciji na spletnih mestih Govt. 

Pregledovanje odgovorov prodajalca pomaga kupcu pri odločitvi, kateri odziv RFI lahko nadaljuje na naslednji korak.

Korak 4: Naslednji korak v postopku javnega naročanja: postopek RFP

Ko izbere enega prodajalca izmed ustreznih dobaviteljev, kupec preide na RFP, zahtevo za ponudbo.

Priporočeno branje: Zahteva za predlog (RFP)

Prednosti uporabe zahteve po informacijah

Zahteva po informacijah lahko podjetju prinese različne koristi. 

Pri delu s ponavljajočimi se projekti javnih naročil se lahko kupci vedno vrnejo k potencialnim prodajalcem, ki so jih našli s pomočjo predlog RFI. Druge prednosti uporabe RFI so:

• RFI dobaviteljem pokaže, da v vašem podjetju obstaja konkurenca. 

Z zbiranjem odgovorov RFI dobavitelji ugotovijo, da obstaja konkurenca za vaše podjetje. Če izdelate RFI, bo vaš projekt videti bolj zaželen. Dobaviteljem tudi daje nujnost, da se odzivajo na izbiro za ponudbo. Povečuje tudi zaupanje med dobaviteljem in kupcem. Ker kupec prosi za RFI, misli resno na poslovanje, ne le naključna oseba, ki prosi za ponudbe. 

• Dobite podroben pregled vsakega dobavitelja. 

RFI omogočajo kupcem neposredno komunikacijo z dobavitelji. V primerjavi z njihovimi informacijami, ki so na voljo za javni prikaz na internetu, bodo odgovori prodajalcev na vaš dokument RFI veliko bolj verodostojni. To zagotavlja, da boste prejeli storitev, ki so jo lahko zagotovili sami prodajalci.

Kako napisati zahtevo za informacije (RFI)?

Na spletu je na voljo veliko predlog projektov RFI. Za začetek postopka javnega naročanja za vaš projekt vam bomo zagotovili preprosto, a učinkovito predlogo Zahteve za informacije. Tukaj je tisto, kar morate vključiti v svoj RFI:

 1. Pregled

V dokumentu RFI morate navesti kontekst svojega poslovanja. Pisanje na tak način bo spodbudilo prodajalce, da si prizadevajo, da bodo dejavno vaš potencialni partner. Prav tako jim bo povedal, ali lahko zagotovijo razpoložljive rešitve za vaše trenutne potrebe ali ne.

Ne pozabite, v poslu podjetja gradijo odnose za ustvarjanje dobička. Prodajalci se morajo zavedati, da lahko vaš predlog v naslednjem koraku koristi njim tako kot vam. Posredujte svoje poverilnice vsakemu potencialnemu prodajalcu in povečajte svoje možnosti za odgovore. 

 2. Kvalifikacije

V tem delu obrazca Zahteva po informacijah prodajalcem navedite posebne podrobnosti storitev, ki jih iščete. Zagotovite jasno komunikacijo o izdelkih, storitvah in načinih dostave, ki jih želite doseči. Odziv v tem delu bo postal glavni dejavnik pri vašem odločanju. Zato bodite zelo pozorni na ta del dokumenta predloge z informacijami. 

Če ta del dobro opravite, boste imeli podrobno primerjavo vsakega odgovora, ki ga prejmete. 

 3. Zahtevane informacije

V tem delu predloge za zahtevo po informacijah zberite informacije o dobaviteljevi verodostojnosti, sposobnosti, nadzoru kakovosti itd. Postavite posebna vprašanja. Odgovori na ta vprašanja vam bodo dodatno pomagali pri sprejemanju premišljenih odločitev kot kupec. Nekateri ljudje sprašujejo o številki svoje poslovne licence, da še enkrat preverijo svoje zapise v javnih zbirkah podatkov. Poda tudi njihov datum registracije, kar pomeni, da starejši kot so, bolj bodo vredni zaupanja. 

 4. Odzivna pričakovanja

Zapišite tudi svoja pričakovanja glede odziva v predlogo RFI. Dajte dobaviteljem dovolj časa za odgovor, vendar ne pozabite določiti roka. Če boste uporabili merilo za ocenjevanje, ga navedite v tem delu, da bodo dobavitelji vedeli, kaj iščete. 

Tukaj lahko dodate tudi klavzulo o zaupnosti kot del priloženih prilog.

7 nasvetov za oddajo zahteve za informacije

1. Temeljito preučite svoj projekt

Prvi korak pri predložitvi RFI je najprej razumeti svoj projekt. Poznajte vse podrobnosti svojega projekta in zapolnite vrzeli v svojih informacijah. Svoje potrebe dobaviteljem ne boste mogli pravilno povedati, če ne veste, kaj so. 

Poleg tega bo trden opis vašega projekta zagotovil prodajalcem, da se bo delo z vami izplačalo.

      2. Oblikujte ključna vprašanja 

V dokumentu RFI postavite vprašanja, ki so pomembna za vaš projekt. Tukaj je nekaj napotkov, ki jih morate upoštevati pri oblikovanju vprašanj:

• Bodite natančni. 

Preden postavite vprašanje, navedite kontekst o tem, s katerim delom projekta je vprašanje povezano. V svojo predlogo ne dodajajte blefov in nepotrebnih besed. Bodite natančni in previdni pri uporabi besed.

• Zagotovite dokazila. 

Če potrebujete slike, da bodo vaša vprašanja bolj jasna, ne oklevajte in vključite priložene dokumente v svoj RFI. 

    3. Sledite pravilni obliki

Nekateri dobavitelji predložijo svojo predlogo Zahteva po informacijah, za katero pričakujejo, da jo bodo potencialne stranke uporabile. Preden pošljete generični RFI, se prepričajte, da podjetja najprej nimajo pričakovanega formata. Sicer pa bi strogi dobavitelji lahko prezrli vaš RFI. 

    4. Preglejte svoj dokument RFI

Kritično preglejte celotno predlogo RFI in zagotovite, da vključite vse, kar želite vedeti. Postavljajte potrebna vprašanja, vendar pazite, da ne postavljate vprašanj, na katera lahko sami odgovorite. Preverite strukturo, slovnico in jasnost dokumenta. 

S tem se boste predstavili kot zanesljivo in profesionalno podjetje. 

    5. Pošljite povpraševanje

Ko se prepričate, da vaš dokument vsebuje in zahteva vse potrebne informacije, pošljite RFI. Nekateri dobavitelji določijo posebne intervale za tekoče poizvedbe, ki jih želijo uporabiti pri pošiljanju poizvedbe. Zato se prepričajte, da spoštujete njihov zahtevani interval. Ne pošiljajte povpraševanja vsakič, ko imate vprašanje. Sestavite vprašanja v eno poizvedbo in jih pošljite ob ustreznem času.

   6. Upravljajte tekoče poizvedbe RFI

Imejte načrt za upravljanje poizvedb RFI. Nekateri dobavitelji bodo odgovorili takoj, nekateri pa sploh ne bodo odgovorili. Prodajalci bi lahko postavili tudi dodatna vprašanja. Prepričajte se, da imate načrt za vse možne scenarije, tako da bo proces RFI vašega projekta potekal nemoteno. 

    7. Odgovarjajte na vprašanja pravočasno in podrobno

Ko dobavitelji pošljejo nazaj poizvedbe, ki poskušajo nekaj razjasniti, ne odgovarjajte predolgo. Če to storite, bi lahko dobavitelji vašo zamudo zaznali kot neprofesionalno. Ne pozabite vedno pisati natančno in z velikimi podrobnostmi. Nejasnost lahko povzroči napačno komunikacijo, ki je lahko škodljiva za projekt. 

Primer RFI

Recimo Nike potrebuje modele ODM od dobaviteljev na Kitajskem. Zato so se odločili poslati RFI različnim kitajskim dobaviteljem, ki jih poznajo.

Tukaj so informacije, ki jih morajo vključiti v svoj RFI.

Pregled poslovanja: V tem primeru Nike omenja, da potrebujejo nove modele čevljev za svojo kolekcijo ob koncu leta. 

Kvalifikacije: Nike navaja svoje natančne potrebe pri dobaviteljih. Recimo, da potrebujejo deset novih modelov čevljev. To vključijo v dokument RFI, tako da dobavitelji vedo, kakšne storitve podjetje pričakuje od njih.

Vprašanja: V tem primeru lahko NIKE dobaviteljem postavlja vprašanja, kot so:

• Ali imate trenutno na voljo modele zasebnih znamk za čevlje? 
• Kako dolgo traja vaš čas za odhod v Združene države? 
• Koliko parov čevljev lahko proizvedete na dan?

Pričakovanja: V tem primeru lahko Nike priloži merila za modele čevljev, ki jih potrebuje. Lahko pa tudi priložijo merila za dobavitelja, ki ga iščejo. 

Pogosta vprašanja o zahtevi po informacijah

Kaj je naslednje

Svoj dokument RFI morate skrbno načrtovati in izdelati, da boste imeli najboljše možnosti za iskanje zanesljivih dobaviteljev. Kot pri vsakem koraku v katerem koli poslovnem projektu, z RFI ne bi smeli hiteti. Poskrbite, da bo vaš RFI podroben, naravnost do bistva in jedrnat. Ne bodite nedorečeni, da bi dobavitelje spodbudili k nadaljnjemu sodelovanju z vami.

Če imate težave pri iskanju potencialnih dobaviteljev za pošiljanje RFI, vam lahko pomagamo. Leelinesourcing je v stiku s stotinami veleprodajnih dobaviteljev, torej kontaktiraj nas, mi pa vam bomo pomagali.