Zahteva za ponudbo (RFP) je ključni korak v vsakem postopku javnega naročanja. To je kupčev dokument za izvajalca, prodajalca ali ponudnika storitev.
Nakup napačnega prodajalca je lahko drag. 61 % CPO (vodje javnih naročil) menijo, da se je tveganje povečalo. RFP mora imeti možnost filtriranja med več ponudniki, tako da ostanejo samo visokokvalificirani.
Z več kot 10 letnimi izkušnjami in na tisoče uspešnih visokokakovostnih proizvodnih projektov za stranke, Leelinesourcing vsekakor ima strokovno znanje pri ustvarjanju dokumentov RFP, da bi našel najboljše proizvajalce, ki proizvajajo visokokakovostne izdelke z dostavo po urniku, da bi podprli stranke pri doseganju visoke dobičkonosnosti.
Pojasnili bomo postopek izdelave visokokakovostnega RFP. Dobite lahko učinkovit RFP, ki pritegne visokokakovostne prodajalce.
Potopimo se!
Kaj je zahteva za predlog?
Dober RFP je dokument, ki pritegne vse prodajalce blaga ali storitev. To je uradni dokument, ki vsebuje naslednje komponente:
- Izjava o poslanstvu ali namenu RFP.
- Kratek pregled organizacije.
- Seznam izdelkov ali storitev, ki jih organizacija potrebuje.
- Specifikacija zahtevane kakovosti, dostave in cene.
- Časovni načrt za postopek pregleda javnega naročila.
- Pojasnilo vseh postopkov oddaje ponudb, ki jih bo potencialni prodajalec upošteval.
- Kontaktni podatki nabavnega oddelka.
Kdaj uporabiti RFP?
RFP je najboljši način za pridobitev številnih ponudb potencialnih dobaviteljev za uspeh projekta.
Postopek oddaje ponudb odprete različnim ponudnikom z izdajo RFP. Pomaga vam lahko pridobiti boljše ponudbe in najti najboljšo za vaše potrebe.
Če ste novoustanovljeno podjetje, je pomembno razumeti, kdaj boste morda morali uporabiti RFP.
Tukaj je nekaj scenarijev, ki bi vas lahko pozvali, da uporabite RFP:
- Iščete novega dobavitelj ali partnerja.
- Želite povečati prodajo ali tržiti svoje podjetje.
- Želite vedeti, kaj namerava vaša konkurenca.
- Želite izvedeti več o svoji ciljni publiki.
- Želite izvedeti, ali bi bilo izvedljivo začeti podjetje v tej panogi ali regiji.
- Pomagajte izračunati stroške in koristi ustanovitve podjetja.
Zakaj organizacije ustvarjajo RFP?
Organizacije uporabljajo zahtevo za predloge (RFP) za nakup blaga, storitev ali projektov. Najpogostejši razlog, zakaj organizacije uporabljajo RFP, je prihranek časa in denarja.
Če organizacija sklene pogodbo z zmagovalnim ponudnikom, lahko prihrani čas in trud. Zmagovalni ponudnik bo imel ustrezna sredstva, ki jih organizacija potrebuje.
Postopek RFP lahko zagotovi, da imajo zainteresirane strani dostop do istih informacij. To omogoča pošteno in odprto konkurenco, kar je idealno pri izbiri pravega prodajalca.
Kako deluje postopek RFP?
Cilj postopka RFP je najti najboljšega prodajalca za zahtevane izdelke. Projekt RFP je uspešen, če prihrani čas in stroške v procesu.
Koraki, ki jih morate izvesti, da ustvarite RFP:
- Pripravite natančne specifikacije tega, kar iščete.
- Ustvarite konkurenčno okolje, da boste lahko videli, kaj ponujajo druga podjetja.
- Izdajte zahtevo za predlog RFP.
- Spremljajte in primerjajte odgovore, ki jih prejmete.
RFP bo imel posebne zahteve, ki jih morajo izpolnjevati ponudniki ponudb.
Pridobivanje najboljše ponudbe od vašega prodajalca je ključnega pomena za uspeh vašega podjetja!
Prednosti zahteve za predlog (RFP)
Z izdajo RFP boste prejeli postopek predloga od prodajalcev in izbrali najboljšega.
RFP olajša poenostavitev postopka in primerjavo predlogov.
RFP ponujajo nekatere prednosti tako za kupce kot za dobavitelje, vključno z naslednjim:
- Ustvarite pošten in odprt postopek zbiranja ponudb.
- Poiščite usposobljene in potencialne prodajalce.
- Merila za ocenjevanje za prejem predlogov temeljijo na RFP.
- RFP, ki se uporabljajo za upravljanje postopka izvajanja javnih naročil.
- RFP je enostavno distribuirati prek spletnih formatov, kot so e-pošta in spletna mesta.
- RFP imajo roke in specifikacije, zato imajo projekti jasne datume začetka in konca.
- RFP imajo podrobne zahteve, tako da veste, kaj potrebujete od potencialnih izvajalcev.
- Zahvaljujoč sistematičnim predlogam lahko z lahkoto ustvarjate in distribuirate nove RFP.
- RFP so izboljšali odločanje, povečali učinkovitost in boljše rezultate.
- RFP lahko jamčijo, da je projekt zaključen, saj ob končnem izboru ponudniki vedno finančni pregled zagotavljajo, da imajo preostali ponudniki odlično finančno zdravje.
Želite oddati naročilo pri novem kitajskem dobavitelju? Ali ste prepričani, da so zanesljivi?
Zavarujte svoje dobavne verige s preverjanjem etičnih, okoljskih, družbenih in proizvodnih zmogljivosti vaših dobaviteljev glede skladnosti prek LeelineProgrami za revizijo dobaviteljev.
RFP proti RFQ proti RFI
RFP je poslovni dokument, s katerim podjetja prosijo za predloge od prodajalcev.
Zahteva za ponudbo (RFQ) je dokument, s katerim podjetja zahtevajo ponudbe ali cene.
RFI je dokument, ki ga podjetja uporabljajo za poizvedovanje o razpoložljivosti blaga ali storitev. Je kot RFP, le da ne vključuje cenitev informacij ali predlogov.
Kako napisati RFP?
Podjetja uporabljajo končni RFP za oceno najboljše možne možnosti za določen projekt.
Podjetja zagotavljajo, da so RFP profesionalni, jasni in jedrnati kot standardiziran postopek. Zaščitite pred morebitnimi navzkrižji interesov med podjetjem in njegovimi potencialnimi ponudniki.
Oglejmo si nekaj kritičnih elementov podrobnega RFP:
- ime: Odraža ime vašega podjetja ali organizacije
- Število: Vključite številko, ko objavite RFP
- Na kratko: Kratek opis RFP, osnovne informacije itd
- Cilji: Navedite cilje, cilje projekta in merila za preverjanje predlogov prodajalcev
- Dostavki: Bodite čim bolj natančni, ko opisujete rezultate svojega projekta
- Urnik: Navedite dejstva in rok projekta, vključno z oddajo, datumi zaključka in podpisom pogodbenih pogojev
- proračun: Vključite svoj ciljni proračun za projekt
- Merila za ocenjevanje: Navedli boste svoja merila za ocenjevanje, najboljšo in končno ponudbo
Trenutno veliko organizacij kupuje RFP programsko opremo pri zagotavljanju zahtevo za predlog RFP. Digitalna javna naročila nadomeščajo ponudbe s papirnatim sistemom.
Primeri in predloge RFP
Na tej povezavi najdete vzorec RFP vladnih agencij Ameriške agencije za mednarodni razvoj (USAID). RFP za projekt s proračunom 23 milijonov USD za pet let.
Zahtevek za predlog RFP od vladne agencije ima uradne predloge RFP. Predloge zagotavljajo jasnost in doslednost za vlado in ponudnike.
Pri pisanju predlog RFP je naslednji formalni postopek:
- Višje vodstvo oblikuje RFP.
Pravne, marketinške in nabavne ekipe kot poslovne zainteresirane strani. Pregledajo RFP, da zagotovijo, da ne vabi tožb ali slabe reklame.
- RFP mora vsebovati seznam referenc in prodajalcev, ki so ga uporabljali v preteklosti. Potencialnim prodajalcem pomaga vedeti, da je podjetje uporabljalo to vrsto izdelka.
- RFP mora vključevati seznam končnih rezultatov, vključno s stroški za vsak končni rezultat. Tako lahko prodajalci določijo, koliko dobička bodo imeli pri projektu.
- V telo dokumenta vključite ves potreben urnik in informacije.
- Uporabljajte jasen jezik, ki ga lahko razume vsak.
Poskrbite, da bo prodajalcem na voljo dovolj prostora, da odgovorijo z vprašanji in komentarji.
Želite, da se počutijo udobno pri postavljanju vprašanj, ker poskušajo zmagati!
Pogosta vprašanja o zahtevi za predlog (RFP)
1. Koliko vrst zahtev RFP?
Zahteve RFP pri izvajanju poslovnega RFP: navodila, merila in drugi dodatni podatki.
• Navodila določajo, kaj zahteva RFP, na primer vrsta ponudb in časovnica.
• Merila določajo kvalitete in značilnosti, ki jih mora ponudnik izpolnjevati.
• Drugi dodatni podatki vključujejo proizvodne risbe, informacije o dobavitelju in drugo.
Vse tri vrste zahtev RFP najdete v predlogi poslovnega RFP.
2. Kaj se zgodi po RFP?
Ko izdate RFP, se morate pripraviti na odgovore RFP. Zagotovite, da imate vse informacije, ki jih potrebujete za oceno in odgovarjanje na RFP. Ustvarite tudi časovni razpored za pregledovanje in odgovarjanje na predloge. Nazadnje se prepričajte, da boste nadaljevali z vsemi prodajalci in se jim zahvalili za njihove prispevke. Odgovorite na morebitna vprašanja prodajalcev.
3. Kdaj izdati RFP?
Odvisno je od različnih dejavnikov in zahtevnosti projekta. Vendar je izdaja RFP na splošno dobra ideja, če želite:
• Pridobite sliko potencialne konkurence.
• Določite stopnjo zanimanja med potencialnimi prodajalci.
• Pridobite natančno oceno stroškov in časa, potrebnega za dokončanje projekta.
• Ocenite izvedljivost pogajanj o pogodbi z določenim prodajalcem.
4. Kdo piše RFP?
RFP pišejo ključni deležniki projekta v podjetju v internih razpravah. Član deležnikov, kot so vodja projekta, inženirji, ki imajo tehnične veščine, do pravnih. A jih še vedno vodi nabavna ekipa.
Pisanje RFP vključuje tri postopke predloga: konceptualizacijo, pripravo in predstavitev.
Razvoj poslovne potrebe je prvi korak v konceptualizaciji. Določite poseben ciljni trg.
Priprava vključuje razvoj posebnih zahtev in specifikacij. Gre za predlagano rešitev.
Predstavitvena faza je RFP, ki se deli s ponudniki v ožjem izboru. Prodajalci predložijo predloge v skladu z zahtevami, navedenimi v RFP.
Kaj je naslednje
Zdaj veste, kdaj bi morali uporabiti RFP in kako vam pomaga bolje oceniti potrebe vašega projekta.
Upamo, da je ta izčrpen vodnik za ustvarjanje lastnega RFP, vključno s koraki in smernicami, ki vam bodo pomagali zbrati informacije za ustvarjanje učinkovitega dokumenta RFP.
z Leelinesourcing's izkušena ekipa vam lahko pomaga voditi skozi celoten proces od začetka. Zakaj torej čakati? Kontaktiraj nas danes za začetek!
