1. Bekräftelse på begäran

(1) Utvärdering från tre nivåer:

Innan inköpsarbetet startar är det nödvändigt att klargöra syftet och efterfrågan med inköpsupphandlingen, för att få företaget och inköpsupphandlingen att ha en konsekvent förståelse och undvika att slösa mycket tid på onyttigt arbete i ett senare skede.

Med "Demand Confirmation Form" i vårt företags inköpsstandardiseringsdokument som ett exempel, är efterfrågan bekräftelse uppdelad i tre delar: befintlig produktbeskrivning, befintlig leverantör beskrivning och beskrivning av ny inköpsleverantör och produktefterfrågan.

Befintlig produktbeskrivning

Typ av befintlig produkt: OEM or ODM

Beskrivning av nyckelproduktens prestanda: Beskriv de viktiga parameterprestandaindikatorer som krävs för användningen av denna produkt, och sortera dem i ordningsföljd från stor till liten.

Befintlig leverantörsbeskrivning

Beskriv prestandan hos den befintliga leverantören utifrån fyra aspekter: kostnad, kvalitetsutvärdering, leverans samt för- och nackdelar med den befintliga leverantören.

Nya inköpskrav

Inkludera huvudsakligen tre delar: anledningen till resourcing, de platser som produkten måste uppfylla och de standarder/krav som den nya leverantören måste uppfylla.

(Nästa sida är "formuläret för efterfrågekälla")

(2) Anmärkningar:

Vi hoppas alltid att de flesta av kraven kan uppfyllas, att hitta leverantörer inklusive men inte begränsat till bra kommunikation, kostnadseffektivt... men verkligheten är ofta tvärtemot våra önskemål och det finns inga perfekta leverantörer. Även om de finns behöver de "utbildas" av kunderna genom en lång process. Precis som en pojke som förstår flickans sinne mycket väl, är det mycket troligt att han har gått igenom många "planteringar" av föregångare innan det är din tur att "njuta av det coola". I inköpsefterfrågan bör därför de viktigaste kraven förtydligas och effektiviseras och sorteras efter vikten. Vilka krav måste uppfyllas och vilka kan överges, så att efterfrågan får fokus och blir relativt enkel.

2、 Sourcing Path: Var man hittar och hur man hittar

Kategorisera först de produkter som ska köpas och bestäm vilken kategori de tillhör. Till exempel i vårt företag är huvudprodukterna vi köper vanligtvis indelade i tre kategorier: belysning och relaterade produkter, presenter till hemmet och nya/obekanta produkter.

(I) Vad du ska veta innan du köper inköp

Som ordspråket säger, "vässa yxan innan du hugger veden." Om vi skaffar en ny eller obekant produkt är det viktigt att göra en del efterforskningar i förväg. Så vad behöver vi veta om en ny eller obekant produkt?

Detta inkluderar, men är inte begränsat till, följande aspekter: utseende, funktion, hantverk, produktparametrar, standarder/certifieringar, applikationsscenarier och marknad/användare. Var ska man leta och hur man ser?

(1) 1688/Alibaba International – för att förstå funktioner/funktioner/parametrar/utseende

Om du tar en rörlampa som exempel, söker du efter relaterade nyckelord på 1688/Alibaba International kommer många sökresultat från olika handlare att visas, och genom att titta på flera av dem får du en ungefärlig uppfattning om parametrarna för en produkt.

(2) Google sökordssökning

Att använda olika nyckelord för att söka på Google kan också ge mycket information. Till exempel: produktnamn + land, produktnamn + kanal, produktnamn + specifik funktion/funktion.

Observera att innan du formellt skaffar en leverantör är det viktigt att vara medveten om att produkten som köps kan ha många olika beskrivningar. Till exempel kan vinyltapeter också beskrivas som PVC-tapeter, plasttapeter, vinylväggdekaler, rullade tapeter etc. Begränsa dig inte till produktnamnet som du fått av förlaget, använd olika beskrivningar och nyckelord för att söka efter mer resultat och undvika situationen med få leverantörer att välja mellan.

(II) Inköpskanaler och metoder

Ta reda på om det finns specialiserade/omfattande utställningar för den kategori av produkter du behöver köpa och sök sedan efter de deltagande leverantörerna. Ta belysningsprodukter som ett exempel:

Kanal 1: Professionell utställning/omfattande utställning, såsom Guangzhou International Lighting Exhibition, Hong Kong International Lighting Fair, Frankfurt Lighting Exhibition och Canton Fair.

Guangzhou International Lighting Exhibition Exhibitor List:

Hong Kong International Lighting Fair utställarlista:

Frankfurts ljusutställning

Canton Fair

Kanal 2: Tulldata. Vårt företag använder ofta hemsidor som t.ex Maoxiaoqi och Global handel online. Dessa två webbplatser kräver betalning för att använda, men här är några andra alternativ:

Panjiwa

52wmb, som ger gratis provmedlemskap.

B2B3, vilket låter dig se tre kostnadsfria leverantörsanalysrapporter per dag.

Kanal 3: Global Resources/Alibeba/Made in Kina/1688 osv.

De tre första är vanliga B2B-plattformar som ger intuitiv information om en leverantörs produktlinje och företagsstatus. Leverantörerna på 1688 betjänar huvudsakligen den inhemska marknaden eller är grossister. När du letar efter leverantörer på 1688, var uppmärksam på om de uppfyller dina behov. Om det är för preliminär teknisk utveckling eller om ordervolymen inte är stor kan du hänvisa till 1688 leverantörer.

Kanal 4: Branschorganisationer, DingTalk "Enterprise Encyclopedia", Qichacha, Baidu, Google och andra sökmotorer.

Kanal 5: Industriella koncentrationsområden (om företagets huvudproduktkategori till exempel är LED, kommer de ofta att gå till Zhongshan för att köpa).

Notera:

När man använder tulldata för att söka efter leverantörer används i allmänhet inte HS-KODER för sökning, eftersom varje land använder olika koder. Så använd produktsökord så mycket som möjligt, eller använd olika produktbeskrivningar för att maximera sökresultaten.

Om du inte har någon aning om hur du söker efter en leverantör är ett sätt att lära av "jättarna". Ta reda på vilka kända företag som finns i din bransch och sök efter de leverantörer de använder. Storföretagens leverantörstillträde och kontrollsystem kommer bara att vara strängare än vårt. Om toppföretag i branschen köper från en viss leverantör betyder det att någon redan har gjort screeningarbetet åt dig.

3. Det första utvecklingsbrevet till en ny leverantör

(I) Hur man skriver ett utvecklingsbrev

Genom olika inköpskanaler som nämnts tidigare kanske du har hittat en leverantör som ser bra ut och vill kontakta och förstå dem ytterligare. Även om få människor läser utvecklingsbrev nuförtiden, som ett viktigt steg i att utveckla leverantörer, är det fortfarande nödvändigt att skriva om hur man skriver det första utvecklingsbrevet till en ny leverantör.

Var generellt uppmärksam på följande punkter:

Försök att skriva ner leverantörens säljares namn så mycket som möjligt

Många företagswebbplatser lämnar e-postadresser som börjar med försäljning, info etc., så om mejlet kommer att öppnas och ses är verkligen en fråga om tur. Vid det här laget kommer jag att uppmärksamma det. Ibland, förutom den fasta telefonen, kommer kontakttelefonnumret att följas av en rad mobiltelefonnummer. De flesta numren kan användas för att söka efter säljarens namn i WeChat. Om jag verkligen inte hittar motsvarande säljares mejl så skriver jag ner säljarens namn. Detta kan också öka sannolikheten för att ditt e-postmeddelande besvaras något, snarare än att det behandlas som skräppost.

Skriv mejlet som en riktig person

Föreställ dig, skulle du rent ut be leverantören om en katalog/prislista så fort du börjar? Förutom riktigt uttråkade/nybörjare oerfarna säljare som kommer att ge dig ett upprörande pris, desto mer sannolikt är det att leverantören inte svarar alls. Därför måste du skriva som en riktig kund och ge mer specifika behov/frågor. I allmänhet kommer jag att göra så här:

①Innan jag skickar e-postmeddelandet kommer jag noggrant att titta på leverantörens produktlista för att se om den uppfyller inköpskraven/intresserade modeller/nyckelparameterindikatorer/certifieringar etc., och sedan skriva i mejlet: intresserad av ditt företags XX- och XX-modeller (specifikt för modellnamnet).

②Ställ frågor. Om du inte kan hitta parametrarna, certifieringen eller annan information du behöver på leverantörens webbsida måste du nämna det i mailet, till exempel vad är XX-parametern för XX-produkten/om det finns en XX-certifiering etc. Fråga vad som är saknas. Om all information verkligen är fullständig (den här situationen är sällsynt) måste du ibland lära dig att ställa frågor du redan vet svaret på, fråga leverantören några viktiga parametrar, och vad de kan göra etc. Att ställa frågor kan spegla att jag har verkligen tittat på produkten noggrant, snarare än att skicka e-postmeddelanden nonchalant.

Säg inte för mycket överdrivna ord

Kanske är den tidigare inköpsvolymen verkligen betydande, men för en ny leverantör, om man säger hur stor din inköpsvolym är, är andra svåra att tro, och de kommer också att känna att din e-post är en bluff. Undvik därför i det första mejlet att presentera ditt företag på ett långt och utförligt sätt.

Följande är ett exempel på min utvecklingsmail:

Hej Tony/Jacky/Amy...

Skriv ner säljarens namn så mycket som möjligt. Om du verkligen inte kan hitta det, bör det också skrivas artiga titlar som Madam/Sir.

Jag är XXX från XXX. Vi är ett inköpskontor för en utländsk lampfabrik. Vår huvudsakliga verksamhet är gatubelysning, bensinstation av statliga kanaler. Varje år kommer vi att köpa 3-4w set ljushus och tillbehör och exportera till Nordamerika och montera lokalt.

Presentera kort vem jag är, vad vi gör och hur vår verksamhet ser ut.

Tidigare har LED-drivrutinerna vi köpt i Taiwan, men produktperioden och priset hade ökat kraftigt i början av 2022, så vi måste skaffa nya leverantörer.

Förklara kort syftet med att hitta nya leverantörer.

Vårt krav enligt nedan:

30-100w, 1250mA max, med utomhusljus/gatljus
0-10v dimkontroll
5 års garanti
Klass 2
UL-certifiering
PF>0.9 THD<10 %
Livstid >50000h
IP6X

Vi har kontrollerat din produktlista och funnit att någon modell XXX/XXX/XXX kan passa våra behov, om det finns en annan modell som uppfyller ovanstående krav, presentera gärna med specifikation och E-katalog.

Lista våra produktkrav för att visa att vi har en viss förståelse för produkten och inte frågar efter priser nonchalant. Skriv sedan att vi är intresserade av leverantörens XX- och XX-modeller, vilket indikerar att vi har gjort våra läxor och läser deras webbsida noggrant. Ange sedan tydligt vilken information vi behöver leverantören att tillhandahålla.

(II) Försiktighetsåtgärder:

Mejlet ska inte vara för långt, kortfattat och kortfattat förklara syftet och förtydliga temat.

När ett e-postmeddelande är fyllt med långa stycken med text, kommer vem som helst att bli sugen på att stänga det med en blick. Stora textblock är benägna att läs trötthet, och även testa uppmärksamhet. Använd kortfattade ord för att uttrycka ditt syfte.

Teckensnittsformatet ska vara enhetligt och harmoniskt.

E-posttypsnittet och formatet speglar en persons arbetsvanor och detaljer, och för en leverantör som initialt kontaktas representerar din e-post också.