Hur man skriver en begäran om information （RFI）

En RFI är det första steget i upphandlingsprocessen för att säkerställa en rättvis och högkvalitativ affärstransaktion med andra företag. Så företag skickar in en begäran om information till potentiella leverantörer när de behöver en pålitlig partner.

Men vad är egentligen en begäran om information, och varför är den viktig?

Som en erfaren inköpsexpert har vi skickat hundratals RFI:er under vår decennielånga karriär. Således vet vi exakt hur man skriver RFI:er som garanterar svar från leverantörer. 

Den här artikeln kommer att förklara varför och hur du bör förbereda ett RFI-dokument för dina projekt. Fortsätt läsa!

Vad är en begäran om information?

Begäran om information kallas även RFI. Ett företag använder detta dokument för att begära detaljerad skriftlig information från potentiella leverantörer. En RFI är den första delen av alla upphandlingsprocesser. Det används främst för att be om information för att bestämma vad som ska göras härnäst för ett specifikt projekt.

Genom att få relevant information från olika potentiella leverantörer kan ett företag jämföra RFI:er. Att ha fler leverantörer för jämförelse gör det lättare att veta vilken leverantör som är bäst lämpad för projektet.

Varför använder proffs förfrågningar om information?

Proffs använder RFI för att ställa detaljer och ställa specifika frågor till ett företag om de produkter och tjänster som de tillhandahåller. Det används ofta i marknadsundersökningar, och det är den första delen av varje upphandlingsprocess.

En del information som professionella efterfrågar i en RFI är: 

• Leverantörens erfarenheter för liknande projekt
• Frågor om tjänsten som tillhandahålls av det levererande företaget 
• En tidslinje för när de kan tillhandahålla tjänster till projektet
• Leverantörens projektledningsprocess

Proffs använder ofta en vanlig RFI-mall. En RFI-mall är användbar för återkommande upphandlingsprojekt. Det gör det lättare för inköpsteam att hitta leverantörsprofiler som är lämpliga för liknande projekt i framtiden. Jag behåller min RFI-mall i google docs och bara kopiera och klistra in den för att skicka till alla leverantörer. Gör bara en liten förändring för att passa situationen. 

Hur fungerar en RFI?

Här är de fyra stegen i RFI-processen: 

Steg 1: En köpare utvecklar en RFI.

RFI är ett skriftligt dokument som tillhandahåller en standardiserad process för att hitta specifik information. Här ställer köparen leverantörer kortfattade frågor eller detaljer i ett tydligt format. Om det initiala dokumentet är skapat på Word, en Word till PDF-konverterare används för att slutföra filen. En RFI gör det möjligt för säljaren att enkelt förstå köparens behov. 

Steg 2: En leverantör svarar på RFI.

Köpare tilldelar vanligtvis en deadline för leverantörer att svara på RFI. Köpare jämför de insamlade svaren från RFI med varandra. Detta steg hjälper företag att bestämma vilken leverantör och vilka tjänster som passar projektet bäst. 

Steg 3: Köparen granskar säljarens svar.

Efter deadline granskar företaget RFI-svaret som skickas av varje leverantör. Köparen letar efter allmän information om varje företag och potentiella konflikter som kan uppstå vid samarbete med dem. Den här delen handlar om att undersöka bakgrundsinformationen från leverantörerna. Jag kontrollerar denna information från allmänt tillgängliga databaser, som licensnummer och registreringsdata från statliga webbplatser. 

Granskning av leverantörssvar hjälper köparen att bestämma vilket RFI-svar som ska gå vidare till nästa steg.

Steg 4: Nästa steg i upphandlingsprocessen: RFP-process

Efter att ha valt en leverantör från lämpliga leverantörer går köparen vidare till RFP, Request for Proposal.

Föreslagen läsning: Begäran om förslag (RFP)

Fördelar med att använda begäran om information

En begäran om information kan ge olika fördelar för ett företag. 

När man arbetar med återkommande upphandlingsprojekt kan köpare alltid återvända till de potentiella leverantörer de har hittat genom att använda RFI-mallar. Andra fördelar med att använda RFI är:

• RFI visar leverantörer att det finns konkurrens i din verksamhet. 

Att samla in RFI-svar får leverantörer att inse att det finns konkurrens om ditt företag. Att skapa en RFI får ditt projekt att framstå som mer önskvärt. Det ger också leverantörer det brådskande att vara lyhörda för att bli valda för förslaget. Det ökar också förtroendet mellan leverantör och köpare. Eftersom köparen frågar efter RFI menar de allvar med att bedriva affärer, inte bara en slumpmässig person som ber om offerter. 

• Du får en detaljerad översikt över varje leverantör. 

RFI:er tillåter köpare att kommunicera direkt med leverantörer. Jämfört med deras information som är tillgänglig för offentlig visning på internet, kommer säljarnas svar på ditt RFI-dokument att vara mycket mer trovärdiga. Detta säkerställer att du kommer att få den tjänst som leverantörerna själva lovade att de skulle kunna tillhandahålla.

Hur man skriver en begäran om information (RFI)?

Det finns många projekt RFI-mallar tillgängliga online. Men vi kommer att förse dig med en enkel men effektiv mall för begäran om information för att starta upphandlingsprocessen för ditt projekt. Här är vad du bör inkludera i din RFI:

 1. Översikt

Du bör ange sammanhanget för ditt företag i RFI-dokumentet. Att skriva på ett sådant sätt kommer att uppmuntra leverantörer att sträva efter att vara din potentiella partner aktivt. Det kommer också att låta dem veta om de kan tillhandahålla tillgängliga lösningar för dina nuvarande behov eller inte.

Kom ihåg att i affärer bygger företag relationer för att generera vinst. Leverantörer måste inse att ditt förslag i nästa steg kan gynna dem precis som det kan gynna dig. Ange dina referenser till varje potentiell leverantör och öka dina chanser att få svar. 

 2. Kvalifikationer

I den här delen av formuläret för begäran om information ger du leverantörer de specifika detaljerna om de tjänster du letar efter. Ge tydlig kommunikation om de produkter, tjänster och leveransmetoder du vill uppnå. Svaret i denna del kommer att bli huvudfaktorn i ditt beslutsfattande. Så ägna stor uppmärksamhet åt den här delen av informationsmalldokumentet. 

Om du gör den här delen bra kommer du att få en detaljerad jämförelse av varje svar du får. 

 3. Begärd information

I denna del av mallen för begäran om information, samla information om leverantörens trovärdighet, förmåga, kvalitetskontroll etc. Ställ specifika frågor. Svaren på dessa frågor kommer att hjälpa dig att fatta välgrundade beslut som köpare. Vissa människor frågar om deras företagslicensnummer för att dubbelkolla sina register från offentliga databaser. Det ger dig också deras registreringsdatum, vilket betyder att ju äldre de är, desto mer pålitliga blir de. 

 4. Svarsförväntningar

Skriv ner dina svarsförväntningar i din RFI-mall också. Ge leverantörerna gott om tid att svara, men glöm inte att sätta en deadline. Om du ska använda ett utvärderingskriterier, ange det i denna del, så vet leverantörerna vad du letar efter. 

Du kan också lägga till en sekretessklausul här som en del av de medföljande bilagorna.

7 tips för att skicka in en begäran om information

1. Studera ditt projekt noggrant

Det första steget i att skicka in en RFI är att först förstå ditt projekt. Känn till varje detalj i ditt projekt och fyll i luckor i din information. Du kommer inte att kunna ange dina behov ordentligt till leverantörer om du inte vet vad de är. 

Att ha en solid beskrivning av ditt projekt garanterar även leverantörer att det är värt det att arbeta med dig.

      2. Formulera avgörande frågor 

Ställ frågor som är relevanta för ditt projekt i ditt RFI-dokument. Här är några tips att tänka på när du formulerar frågor:

• Var specifik. 

Innan du ställer din fråga, ge sammanhang om vilken del av projektet frågan är relaterad till. Lägg inte till bluffrader och onödiga ord i din mall. Var noggrann och försiktig när du använder ord.

• Tillhandahålla stödjande dokument. 

Om du behöver bilder för att göra dina frågor tydligare, tveka inte att inkludera de bifogade dokumenten i din RFI. 

    3. Följ rätt format

Vissa leverantörer tillhandahåller sin mall för begäran om information som de förväntar sig att potentiella kunder ska använda. Innan du skickar en generisk RFI, se till att företagen inte har det förväntade formatet först. Annars kan din RFI ignoreras av strikta leverantörer. 

    4. Granska ditt RFI-dokument

Gå igenom hela RFI-mallen kritiskt och se till att du inkluderar allt du vill veta. Ställ nödvändiga frågor men se till att du inte ställer frågor som du själv kan svara på. Kontrollera strukturen, grammatiken och tydligheten i ditt dokument. 

Att göra detta kommer att presentera dig som ett pålitligt och professionellt företag. 

    5. Skicka din förfrågan

Efter att ha sett till att ditt dokument innehåller och ber om all nödvändig information, skicka din RFI. Vissa leverantörer ställer in specifika intervall för pågående frågor som de vill att du ska använda när du skickar din förfrågan. Så se till att du respekterar deras begärda intervall. Skicka inte en fråga varje gång du har en fråga. Sammanställ frågor till en fråga och skicka dem vid lämplig tidpunkt.

   6. Hantera pågående RFI-frågor

Ha en plan för att hantera dina RFI-frågor. Vissa leverantörer kommer att svara omedelbart, och andra kommer inte att svara alls. Leverantörer kan också ställa följdfrågor. Se till att du har en plan för alla möjliga scenarier så att RFI-processen för ditt projekt kommer att gå smidigt. 

    7. Svara på frågor i tid och med detaljer

När leverantörer skickar tillbaka frågor för att försöka klargöra något, ta inte för lång tid att svara. Om du gör det kan leverantörer uppfatta din försening som oprofessionell. Kom ihåg att alltid skriva detaljerat och detaljerat. Otydlighet kan resultera i felkommunikation som kan vara skadlig för ett projekt. 

RFI-exempel

Låt oss säga Nike behöver ODM-designer från leverantörer i Kina. Så de bestämde sig för att skicka en RFI till olika kinesiska leverantörer som de känner till.

Här är informationen de behöver inkludera i sin RFI.

Företagsöversikt: I det här exemplet nämner Nike att de behöver nya skodesigner för sin årsavslutningskollektion. 

Kvalifikationer: Nike uppger deras exakta behov från leverantörerna. Låt oss säga att de behöver tio nya skodesigner. De tar med detta i RFI-dokumentet så att leverantörerna vet vad företagets förväntade service från dem är.

frågor: I det här exemplet kan NIKE ställa frågor till leverantörer som:

• Har du för närvarande egna märkesdesigner för skor tillgängliga? 
• Hur lång är din ledtid till USA? 
• Hur många par skor kan du producera på en dag?

förväntningar: I det här exemplet kan Nike bifoga kriterierna för de skodesigner som de behöver. Eller så kan de också bifoga kriterier för leverantören som de söker efter. 

Vanliga frågor om en begäran om information

Vad kommer härnäst

Du måste noggrant planera och skapa ditt RFI-dokument för att ha din bästa chans att hitta pålitliga leverantörer. Som med varje steg i alla affärsprojekt bör en RFI inte skynda sig. Se till att din RFI är detaljerad, rakt på sak och koncis. Var inte vaga så att leverantörer uppmuntras att fortsätta arbeta med dig.

Om du har problem med att hitta potentiella leverantörer att skicka RFI till kan vi hjälpa dig. Leelinesourcing är i kontakt med hundratals grossistleverantörer, så kontakta oss, så hjälper vi dig.