วิธีการเขียนคำขอข้อมูล (RFI)

RFI เป็นขั้นตอนแรกในกระบวนการจัดซื้อเพื่อให้แน่ใจว่าธุรกรรมทางธุรกิจที่ยุติธรรมและมีคุณภาพสูงกับธุรกิจอื่นๆ ดังนั้น บริษัทต่างๆ จึงส่งคำขอข้อมูลไปยังซัพพลายเออร์ที่มีศักยภาพเมื่อพวกเขาต้องการพันธมิตรที่เชื่อถือได้

แต่คำขอข้อมูลคืออะไร และเหตุใดจึงสำคัญ

ในฐานะผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดหาที่มีประสบการณ์ เราได้ส่ง RFIs หลายร้อยรายการในอาชีพการทำงานที่ยาวนานกว่าทศวรรษของเรา ดังนั้นเราจึงทราบวิธีการเขียน RFI ที่รับประกันการตอบกลับจากผู้ขายได้อย่างแม่นยำ 

บทความนี้จะอธิบายเหตุผลและวิธีที่คุณควรเตรียมเอกสาร RFI สำหรับโครงการของคุณ อ่านต่อไป!

การขอข้อมูลคืออะไร?

ขอข้อมูลเรียกอีกอย่างว่า RFI บริษัทใช้เอกสารนี้เพื่อขอข้อมูลที่เป็นลายลักษณ์อักษรโดยละเอียดจากซัพพลายเออร์ที่มีศักยภาพ RFI เป็นส่วนแรกของกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างทั้งหมด ส่วนใหญ่จะใช้เพื่อขอข้อมูลเพื่อตัดสินใจว่าจะทำอะไรต่อไปสำหรับโครงการเฉพาะ

การรับข้อมูลที่เกี่ยวข้องจากผู้ให้บริการที่มีศักยภาพต่างๆ ช่วยให้ธุรกิจสามารถเปรียบเทียบ RFI ได้ การมีซัพพลายเออร์ให้เปรียบเทียบมากขึ้นทำให้ง่ายต่อการทราบว่าซัพพลายเออร์รายใดเหมาะสมที่สุดสำหรับโครงการ

เหตุใดผู้เชี่ยวชาญจึงใช้คำขอข้อมูล

ผู้เชี่ยวชาญใช้ RFI เพื่อถามรายละเอียดและถามคำถามเฉพาะกับบริษัทเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์และบริการที่พวกเขาจัดหาให้ มักใช้ในการวิจัยตลาด และเป็นส่วนแรกของทุกกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง

ผู้เชี่ยวชาญด้านข้อมูลบางคนขอใน RFI คือ: 

• ประสบการณ์ของซัพพลายเออร์สำหรับโครงการที่คล้ายคลึงกัน
• คำถามเกี่ยวกับบริการที่นำเสนอโดยบริษัทผู้จัดหา 
• กำหนดเวลาที่สามารถให้บริการแก่โครงการได้
• กระบวนการจัดการโครงการของซัพพลายเออร์

ผู้เชี่ยวชาญมักใช้เทมเพลต RFI ปกติ เทมเพลต RFI มีประโยชน์สำหรับโครงการจัดซื้อที่เกิดซ้ำ ช่วยให้ทีมจัดซื้อค้นหาโปรไฟล์ผู้ขายที่เหมาะกับโครงการที่คล้ายกันได้ง่ายขึ้นในอนาคต ฉันเก็บเทมเพลต RFI ไว้ใน google docs และคัดลอกและวางเพื่อส่งไปยังซัพพลายเออร์ทุกราย แค่ปรับเปลี่ยนเล็กน้อยให้เข้ากับสถานการณ์ 

RFI ทำงานอย่างไร

นี่คือสี่ขั้นตอนของกระบวนการ RFI: 

ขั้นตอนที่ 1: ผู้ซื้อพัฒนา RFI

RFI เป็นเอกสารลายลักษณ์อักษรที่ให้กระบวนการที่เป็นมาตรฐานในการค้นหาข้อมูลเฉพาะ ที่นี่ ผู้ซื้อถามคำถามหรือรายละเอียดที่กระชับกับซัพพลายเออร์ในรูปแบบที่ชัดเจน หากเอกสารเริ่มต้นถูกสร้างขึ้นบน Word โปรแกรมแปลงไฟล์ Word เป็น PDF ใช้เพื่อจบไฟล์ RFI ช่วยให้ผู้ขายเข้าใจความต้องการของผู้ซื้อได้อย่างง่ายดาย 

ขั้นตอนที่ 2: ผู้ขายตอบสนองต่อ RFI

ผู้ซื้อมักจะจัดสรรกำหนดเวลาให้ผู้ขายตอบ RFI ผู้ซื้อเปรียบเทียบการตอบสนองที่รวบรวมได้ของ RFI ให้กันและกัน ขั้นตอนนี้ช่วยให้ธุรกิจตัดสินใจได้ว่าซัพพลายเออร์และบริการรายใดเหมาะสมกับโครงการมากที่สุด 

ขั้นตอนที่ 3: ผู้ซื้อตรวจสอบคำตอบของผู้ขาย

หลังจากกำหนดเส้นตาย ธุรกิจจะตรวจสอบการตอบกลับ RFI ที่ส่งโดยผู้ขายแต่ละราย ผู้ซื้อมองหาข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับแต่ละบริษัทและข้อขัดแย้งที่อาจเกิดขึ้นจากการทำงานร่วมกับพวกเขา ส่วนนี้เป็นข้อมูลเกี่ยวกับการค้นคว้าข้อมูลเบื้องหลังของผู้ขาย ฉันตรวจสอบข้อมูลนี้จากฐานข้อมูลที่เปิดเผยต่อสาธารณะ เช่น หมายเลขใบอนุญาตและข้อมูลการลงทะเบียนจากไซต์ของรัฐบาล 

การตรวจสอบการตอบกลับของผู้ขายช่วยให้ผู้ซื้อตัดสินใจได้ว่าการตอบกลับ RFI ใดจะได้รับการดำเนินการในขั้นตอนต่อไป

ขั้นตอนที่ 4: ขั้นตอนต่อไปในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง: กระบวนการ RFP

หลังจากเลือกผู้ขายหนึ่งรายจากซัพพลายเออร์ที่เหมาะสมแล้ว ผู้ซื้อจะไปยัง RFP ซึ่งเป็นคำขอข้อเสนอ

แนะนำให้อ่าน: ขอเสนอ (RFP)

ประโยชน์ของการใช้คำขอข้อมูล

การขอข้อมูลสามารถให้ประโยชน์ที่แตกต่างกันสำหรับบริษัท 

เมื่อทำงานกับโครงการจัดซื้อจัดจ้างที่เกิดซ้ำ ผู้ซื้อสามารถกลับไปหาผู้ขายที่อาจพบได้เสมอโดยใช้เทมเพลต RFI ประโยชน์อื่นๆ ของการใช้ RFI ได้แก่:

• RFI แสดงซัพพลายเออร์ว่ามีการแข่งขันในธุรกิจของคุณ 

การรวบรวมการตอบกลับ RFI ทำให้ซัพพลายเออร์ตระหนักว่ามีการแข่งขันสำหรับธุรกิจของคุณ การสร้าง RFI ทำให้โครงการของคุณดูเป็นที่ต้องการมากขึ้น นอกจากนี้ยังช่วยให้ซัพพลายเออร์ตอบสนองอย่างเร่งด่วนเพื่อรับเลือกสำหรับข้อเสนอ นอกจากนี้ยังเพิ่มความไว้วางใจระหว่างซัพพลายเออร์และผู้ซื้อ เนื่องจากผู้ซื้อขอ RFI พวกเขาจึงจริงจังกับการดำเนินธุรกิจ ไม่ใช่แค่คนสุ่มขอใบเสนอราคา 

• คุณจะได้รับภาพรวมโดยละเอียดของซัพพลายเออร์แต่ละราย 

RFIs ช่วยให้ผู้ซื้อสามารถสื่อสารกับซัพพลายเออร์ได้โดยตรง เมื่อเทียบกับข้อมูลที่เปิดเผยต่อสาธารณะบนอินเทอร์เน็ต การตอบกลับของผู้ขายต่อเอกสาร RFI ของคุณจะน่าเชื่อถือกว่ามาก เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะได้รับบริการที่ผู้ขายสัญญาเองว่าจะสามารถให้ได้

จะเขียนคำขอข้อมูล (RFI) ได้อย่างไร？

มีเทมเพลต RFI ของโครงการมากมายทางออนไลน์ แต่เราจะจัดเตรียมเทมเพลตคำขอข้อมูลที่เรียบง่ายแต่มีประสิทธิภาพให้คุณเพื่อเริ่มกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างสำหรับโครงการของคุณ นี่คือสิ่งที่คุณควรรวมไว้ใน RFI ของคุณ:

 1. ภาพรวม

คุณควรระบุบริบทของธุรกิจของคุณในเอกสาร RFI การเขียนในลักษณะดังกล่าวจะส่งเสริมให้ผู้ขายตั้งเป้าที่จะเป็นหุ้นส่วนที่มีศักยภาพของคุณอย่างแข็งขัน นอกจากนี้ยังจะแจ้งให้พวกเขาทราบว่าพวกเขาสามารถให้บริการโซลูชั่นที่มีอยู่กับความต้องการในปัจจุบันของคุณหรือไม่

โปรดจำไว้ว่า ในธุรกิจ บริษัทสร้างความสัมพันธ์เพื่อสร้างผลกำไร ผู้ขายจำเป็นต้องตระหนักว่าข้อเสนอของคุณในขั้นตอนต่อไปจะเป็นประโยชน์ต่อพวกเขาเช่นเดียวกับที่จะเป็นประโยชน์ต่อคุณ ให้ข้อมูลประจำตัวของคุณแก่ผู้ขายที่มีศักยภาพแต่ละรายและเพิ่มโอกาสในการได้รับการตอบกลับ 

 2. คุณสมบัติ

ในส่วนนี้ของแบบฟอร์มขอข้อมูล ให้รายละเอียดเฉพาะของบริการที่คุณกำลังมองหากับผู้จำหน่าย ให้การสื่อสารที่ชัดเจนเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ บริการ และวิธีการจัดส่งที่คุณต้องการบรรลุ การตอบสนองในส่วนนี้จะกลายเป็นปัจจัยหลักในการตัดสินใจของคุณ ดังนั้น ให้ความสนใจเป็นพิเศษกับส่วนนี้ของเอกสารเทมเพลตข้อมูล 

หากคุณทำส่วนนี้ได้ดี คุณจะมีการเปรียบเทียบโดยละเอียดของทุกคำตอบที่คุณได้รับ 

 3. ข้อมูลที่ร้องขอ

ในส่วนนี้ของเทมเพลตคำขอข้อมูล ให้รวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับความน่าเชื่อถือของซัพพลายเออร์ ความสามารถ การควบคุมคุณภาพ ฯลฯ ถามคำถามที่เฉพาะเจาะจง คำตอบสำหรับคำถามเหล่านี้จะช่วยให้คุณตัดสินใจได้อย่างมีข้อมูลมากขึ้นในฐานะผู้ซื้อ บางคนถามเกี่ยวกับหมายเลขใบอนุญาตธุรกิจเพื่อตรวจสอบบันทึกอีกครั้งจากฐานข้อมูลสาธารณะ นอกจากนี้ยังให้วันที่ลงทะเบียนแก่คุณ ซึ่งหมายความว่ายิ่งมีอายุมากเท่าไร ก็ยิ่งน่าเชื่อถือมากขึ้นเท่านั้น 

 4. การตอบสนองความคาดหวัง

เขียนความคาดหวังการตอบสนองของคุณในเทมเพลต RFI ของคุณด้วย ให้เวลาซัพพลายเออร์เพียงพอในการตอบกลับ แต่อย่าลืมกำหนดเส้นตาย หากคุณกำลังจะใช้เกณฑ์การประเมิน ให้ระบุในส่วนนี้ เพื่อให้ซัพพลายเออร์รู้ว่าคุณต้องการอะไร 

คุณยังสามารถเพิ่มประโยคการรักษาความลับที่นี่โดยเป็นส่วนหนึ่งของสิ่งที่แนบมาด้วย

7 เคล็ดลับในการยื่นคำขอข้อมูล

1. ศึกษาโครงการของคุณอย่างละเอียด

ขั้นตอนแรกในการส่ง RFI คือการทำความเข้าใจโครงการของคุณก่อน รู้ทุกรายละเอียดของโครงการของคุณและเติมช่องว่างในข้อมูลของคุณ คุณจะไม่สามารถระบุความต้องการของคุณต่อซัพพลายเออร์ได้อย่างถูกต้องหากคุณไม่รู้ว่าพวกเขาคืออะไร 

นอกจากนี้ การมีคำอธิบายที่ชัดเจนเกี่ยวกับโครงการของคุณจะรับประกันว่าผู้ขายที่ทำงานร่วมกับคุณจะคุ้มค่า

      2. กำหนดคำถามที่สำคัญ 

ถามคำถามที่เกี่ยวข้องกับโครงการของคุณในเอกสาร RFI ต่อไปนี้คือคำแนะนำบางประการที่ควรคำนึงถึงเมื่อกำหนดคำถาม:

• มีความเฉพาะเจาะจง 

ก่อนที่คุณจะถามคำถาม ให้ระบุบริบทว่าส่วนใดของโปรเจ็กต์ที่เกี่ยวข้องกับคำถาม อย่าเพิ่มบรรทัดบลัฟและคำที่ไม่จำเป็นในเทมเพลตของคุณ แม่นยำและระมัดระวังในการใช้คำพูด

• จัดเตรียมเอกสารประกอบการ 

หากคุณต้องการรูปภาพเพื่อให้คำถามของคุณชัดเจนขึ้น อย่าลังเลที่จะรวมเอกสารที่แนบมาใน RFI ของคุณ 

    3. ปฏิบัติตามรูปแบบที่เหมาะสม

ซัพพลายเออร์บางรายจัดเตรียมเทมเพลตคำขอข้อมูลที่พวกเขาคาดหวังให้ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าใช้ ก่อนส่ง RFI ทั่วไป ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบริษัทไม่มีรูปแบบที่คาดหวังก่อน มิฉะนั้น RFI ของคุณอาจถูกละเลยโดยซัพพลายเออร์ที่เข้มงวด 

    4. ตรวจสอบเอกสาร RFI ของคุณ

ตรวจทานเทมเพลต RFI ทั้งหมดอย่างมีวิจารณญาณและให้แน่ใจว่าคุณรวมทุกสิ่งที่คุณอยากรู้ ถามคำถามที่จำเป็นแต่ในทำนองเดียวกัน อย่าถามคำถามที่คุณสามารถตอบตัวเองได้ ตรวจสอบโครงสร้าง ไวยากรณ์ และความชัดเจนของเอกสารของคุณ 

การทำเช่นนี้จะนำเสนอคุณเป็นธุรกิจที่เชื่อถือได้และเป็นมืออาชีพ 

    5. ส่งคำถามของคุณ

หลังจากตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารของคุณรวมและขอข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดแล้ว ให้ส่ง RFI ของคุณ ซัพพลายเออร์บางรายกำหนดช่วงเวลาเฉพาะสำหรับการค้นหาอย่างต่อเนื่องซึ่งพวกเขาต้องการให้คุณใช้เมื่อส่งคำถามของคุณ ดังนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเคารพช่วงเวลาที่ร้องขอ อย่าส่งคำถามทุกครั้งที่คุณมีคำถาม รวบรวมคำถามเป็นคำถามเดียวและส่งในเวลาที่เหมาะสม

   6. จัดการการสืบค้น RFI อย่างต่อเนื่อง

มีแผนในการจัดการการสืบค้น RFI ของคุณ ซัพพลายเออร์บางรายจะตอบกลับทันทีและบางรายจะไม่ตอบกลับเลย ผู้ขายยังสามารถถามคำถามติดตามผลได้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีแผนสำหรับสถานการณ์ที่เป็นไปได้ทั้งหมด เพื่อให้กระบวนการ RFI ของโครงการของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่น 

    7. ตอบคำถามตรงเวลาและมีรายละเอียด

เมื่อซัพพลายเออร์ส่งคำถามกลับมาเพื่อพยายามชี้แจงบางอย่าง อย่าใช้เวลาในการตอบนานเกินไป หากคุณทำเช่นนั้น ซัพพลายเออร์อาจมองว่าการมาสายของคุณไม่เป็นมืออาชีพ อย่าลืมเขียนให้เฉพาะเจาะจงและมีรายละเอียดที่ดีเสมอ ความคลุมเครืออาจส่งผลให้เกิดการสื่อสารที่ผิดพลาดซึ่งอาจเป็นอันตรายต่อโครงการ 

ตัวอย่าง RFI

เอาเป็นว่า ไนกี้ ต้องการการออกแบบ ODM จากซัพพลายเออร์ในประเทศจีน ดังนั้น พวกเขาจึงตัดสินใจส่ง RFI ไปยังซัพพลายเออร์จีนหลายรายที่พวกเขารู้จัก

นี่คือข้อมูลที่จำเป็นต้องรวมไว้ใน RFI

ภาพรวมธุรกิจ: ในตัวอย่างนี้ Nike ระบุว่าพวกเขาต้องการรองเท้าดีไซน์ใหม่สำหรับคอลเลกชันสิ้นปี 

คุณสมบัติผู้สมัคร: Nike ระบุความต้องการที่แท้จริงจากซัพพลายเออร์ สมมติว่าพวกเขาต้องการรองเท้าดีไซน์ใหม่ XNUMX แบบ ซึ่งรวมสิ่งนี้ไว้ในเอกสาร RFI เพื่อให้ซัพพลายเออร์ทราบว่าบริการที่คาดหวังของบริษัทจากพวกเขาคืออะไร

คำถาม: ในตัวอย่างนี้ NIKE สามารถถามคำถามซัพพลายเออร์ได้ เช่น

• ขณะนี้คุณมีการออกแบบฉลากส่วนตัวสำหรับรองเท้าหรือไม่? 
• ระยะเวลารอคอยของคุณไปสหรัฐอเมริกานานแค่ไหน? 
• คุณสามารถผลิตรองเท้าได้กี่คู่ในหนึ่งวัน?

ความคาดหวัง: ในตัวอย่างนี้ Nike สามารถแนบเกณฑ์สำหรับการออกแบบรองเท้าที่ต้องการได้ หรือพวกเขายังสามารถแนบเกณฑ์สำหรับซัพพลายเออร์ที่พวกเขากำลังค้นหาได้อีกด้วย 

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการขอข้อมูล

อะไรต่อไป

คุณต้องวางแผนและจัดทำเอกสาร RFI ของคุณอย่างรอบคอบเพื่อให้มีโอกาสที่ดีที่สุดในการค้นหาซัพพลายเออร์ที่เชื่อถือได้ เช่นเดียวกับทุกขั้นตอนในโครงการธุรกิจ RFI ไม่ควรเร่งรีบ ตรวจสอบให้แน่ใจว่า RFI ของคุณมีรายละเอียด ตรงประเด็น และรัดกุม อย่าคลุมเครือเพื่อให้ซัพพลายเออร์ได้รับการสนับสนุนให้ทำงานร่วมกับคุณต่อไป

หากคุณประสบปัญหาในการหาซัพพลายเออร์ที่มีศักยภาพเพื่อส่ง RFI ให้ เราช่วยคุณได้ Leelinesourcing กำลังติดต่อกับซัพพลายเออร์ขายส่งหลายร้อยราย ดังนั้น ติดต่อเราและเราจะช่วยคุณ