การขอข้อเสนอ (RFP) เป็นขั้นตอนสำคัญในกระบวนการจัดซื้อใดๆ เป็นเอกสารของผู้ซื้อสำหรับผู้รับเหมา ผู้ขาย หรือผู้ให้บริการ
การหาผู้ขายที่ไม่ถูกต้องอาจมีค่าใช้จ่ายสูง 61% ของ CPOs (หัวหน้าเจ้าหน้าที่จัดซื้อจัดจ้าง) เชื่อว่ามีความเสี่ยงเพิ่มขึ้น RFP ต้องสามารถกรองจากผู้เสนอราคาหลายราย ดังนั้นจึงเหลือเฉพาะผู้ที่มีคุณสมบัติสูงเท่านั้น
ด้วยประสบการณ์กว่า 10 ปีและโครงการการผลิตคุณภาพสูงที่ประสบความสำเร็จหลายพันโครงการสำหรับลูกค้า ลีไลน์ซอร์สซิ่ง มีความเชี่ยวชาญในการสร้างเอกสาร RFP เพื่อค้นหาผู้ผลิตที่ดีที่สุดซึ่งผลิตสินค้าคุณภาพสูงพร้อมจัดส่งตามกำหนดเวลา เพื่อรองรับการได้รับผลกำไรสูงของลูกค้า
เราจะอธิบายขั้นตอนเบื้องหลังการสร้าง RFP คุณภาพสูง คุณสามารถรับ RFP ที่มีประสิทธิภาพซึ่งดึงดูดผู้ขายคุณภาพสูง
มาดำดิ่งกัน!
การขอข้อเสนอคืออะไร?
RFP ที่ดีคือเอกสารเพื่อดึงดูดผู้ขายสินค้าหรือบริการทั้งหมด เป็นเอกสารอย่างเป็นทางการที่มีองค์ประกอบดังต่อไปนี้:
- พันธกิจหรือคำชี้แจงวัตถุประสงค์สำหรับ RFP
- ภาพรวมโดยย่อขององค์กร
- รายการผลิตภัณฑ์หรือบริการที่องค์กรต้องการ
- ข้อกำหนดด้านคุณภาพ การส่งมอบ และราคาที่ต้องการ
- เส้นเวลาสำหรับกระบวนการตรวจสอบการจัดซื้อจัดจ้าง
- คำอธิบายของขั้นตอนการประมูลใด ๆ ที่ผู้ขายที่มีศักยภาพจะปฏิบัติตาม
- ข้อมูลติดต่อฝ่ายจัดซื้อ
คุณควรใช้ RFP เมื่อใด
RFP เป็นวิธีที่ดีที่สุดในการรับการเสนอราคาจำนวนมากจากซัพพลายเออร์ที่มีศักยภาพสำหรับความสำเร็จของโครงการ
คุณเปิดกระบวนการเสนอราคาให้กับผู้ขายหลายรายโดยการออก RFP สามารถช่วยให้คุณได้รับข้อเสนอที่ดีขึ้นและค้นหาสิ่งที่ดีที่สุดสำหรับความต้องการของคุณ
หากคุณเป็นบริษัทสตาร์ทอัพ สิ่งสำคัญคือต้องทำความเข้าใจว่าเมื่อใดที่คุณอาจต้องใช้ RFP
ต่อไปนี้คือบางสถานการณ์ที่อาจแจ้งให้คุณใช้ RFP:
- คุณกำลังมองหาใหม่ ผู้จัดจำหน่าย หรือพันธมิตร
- คุณต้องการเพิ่มยอดขายหรือทำการตลาดให้กับธุรกิจของคุณ
- คุณต้องการรู้ว่าการแข่งขันของคุณเป็นอย่างไร
- คุณต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับกลุ่มเป้าหมายของคุณ
- คุณต้องการค้นหาว่าจะสามารถใช้การได้ในการเริ่มต้นธุรกิจในอุตสาหกรรมหรือภูมิภาคนี้
- ช่วยคำนวณต้นทุนและผลประโยชน์ในการเริ่มต้นธุรกิจ
ทำไมองค์กรถึงสร้าง RFPs?
องค์กรต่างๆ ใช้ Request For Proposals (RFP) เพื่อซื้อสินค้า บริการ หรือโครงการต่างๆ สาเหตุที่พบบ่อยที่สุดที่องค์กรใช้ RFP คือการประหยัดเวลาและเงิน
หากองค์กรทำสัญญากับผู้ชนะการประมูล ก็สามารถประหยัดเวลาและความพยายามได้ ผู้ชนะการประมูลจะมีทรัพยากรที่เหมาะสมกับองค์กร
กระบวนการ RFP ช่วยให้มั่นใจได้ว่าผู้มีส่วนได้เสียสามารถเข้าถึงข้อมูลเดียวกันได้ ซึ่งช่วยให้เกิดการแข่งขันที่ยุติธรรมและเปิดกว้าง ซึ่งเหมาะอย่างยิ่งสำหรับการเลือกผู้ขายที่เหมาะสม
กระบวนการ RFP ทำงานอย่างไร
เป้าหมายของกระบวนการ RFP คือการหาผู้ขายที่ดีที่สุดสำหรับผลิตภัณฑ์ที่จำเป็น ความสำเร็จของโครงการ RFP หากช่วยประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายในกระบวนการ
ขั้นตอนที่คุณต้องดำเนินการเพื่อสร้าง RFP:
- ร่างข้อกำหนดที่แม่นยำของสิ่งที่คุณกำลังมองหา
- สร้างแนวการแข่งขันเพื่อที่คุณจะได้เห็นว่าบริษัทอื่นนำเสนออะไรบ้าง
- ออกคำขอข้อเสนอ RFP
- ติดตามและเปรียบเทียบคำตอบที่คุณได้รับ
RFP จะมีข้อกำหนดเฉพาะที่ต้องปฏิบัติตามโดยผู้ขายที่เสนอราคา
การรับข้อเสนอที่ดีที่สุดจากผู้ขายมีความสำคัญต่อความสำเร็จของธุรกิจของคุณ!
ประโยชน์ของการขอข้อเสนอ (RFP)
การออก RFP จะทำให้คุณได้รับขั้นตอนข้อเสนอจากผู้ขายและเลือกข้อเสนอที่ดีที่สุด
RFP ช่วยให้กระบวนการและเปรียบเทียบข้อเสนอง่ายขึ้น
RFP ให้ประโยชน์บางประการแก่ทั้งผู้ซื้อและซัพพลายเออร์ รวมถึงสิ่งต่อไปนี้:
- สร้างกระบวนการประมูลที่ยุติธรรมและเปิดเผย
- ค้นหาผู้ขายที่ผ่านการรับรองและมีศักยภาพ
- เกณฑ์การประเมินสำหรับการรับข้อเสนอเป็นไปตาม RFP
- RFPs ใช้เพื่อจัดการกระบวนการดำเนินการจัดซื้อจัดจ้าง
- RFP นั้นง่ายต่อการแจกจ่ายผ่านรูปแบบออนไลน์ เช่น อีเมลและเว็บไซต์
- RFP มีกำหนดเวลาและข้อกำหนด ดังนั้นโครงการจึงมีวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดที่ชัดเจน
- RFP มีข้อกำหนดโดยละเอียด ดังนั้นคุณจึงรู้ว่าคุณต้องการอะไรจากผู้รับเหมาที่มีศักยภาพ
- ด้วยเทมเพลตที่เป็นระบบ คุณสามารถสร้างและแจกจ่าย RFP ใหม่ได้อย่างง่ายดาย
- RFPs ปรับปรุงการตัดสินใจ เพิ่มประสิทธิภาพ และผลลัพธ์ที่ดีขึ้น
- RFP สามารถรับประกันได้ว่าโครงการจะเสร็จสมบูรณ์ เนื่องจากในการคัดเลือกขั้นสุดท้าย ผู้ให้บริการตรวจสอบทางการเงินเสมอ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้เสนอราคาที่เหลือมีสถานะทางการเงินที่ดีเยี่ยม
กำลังมองหาการสั่งซื้อกับซัพพลายเออร์จีนรายใหม่ คุณแน่ใจหรือไม่ว่าพวกเขาเชื่อถือได้หรือไม่
รักษาความปลอดภัยของคุณ ห่วงโซ่อุปทาน โดยการตรวจสอบความสามารถด้านจริยธรรม สิ่งแวดล้อม สังคม และการผลิตของซัพพลายเออร์ของคุณเพื่อให้ปฏิบัติตามข้อกำหนด ลีลีนโครงการตรวจสอบซัพพลายเออร์ของ
RFP กับ RFQ กับ RFI
RFP เป็นเอกสารทางธุรกิจที่บริษัทใช้เพื่อขอข้อเสนอจากผู้ขาย
ขอใบเสนอราคา (RFQ) เป็นเอกสารที่ธุรกิจใช้ในการขอใบเสนอราคาหรือราคา
RFI เป็นเอกสารที่ธุรกิจใช้เพื่อสอบถามเกี่ยวกับความพร้อมของสินค้าหรือบริการ มันเหมือนกับ RFP ยกเว้นว่าจะไม่รวม การตั้งราคา ข้อมูลหรือข้อเสนอ
วิธีเขียน RFP?
ธุรกิจต่างๆ ใช้ RFP ขั้นสุดท้ายเพื่อประเมินตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับโครงการเฉพาะ
ธุรกิจรับรองว่า RFP เป็นมืออาชีพ ชัดเจน และรัดกุมเป็นกระบวนการที่เป็นมาตรฐาน ปกป้องจากความขัดแย้งทางผลประโยชน์ที่อาจเกิดขึ้นระหว่างบริษัทและผู้ที่อาจเสนอราคา
มาดูองค์ประกอบที่สำคัญบางประการของ RFP แบบละเอียด:
- ชื่อ: สะท้อนชื่อบริษัทหรือองค์กรของคุณ
- จำนวน: รวมหมายเลขเมื่อประกาศ RFP . ของคุณ
- บทสรุป: คำอธิบายสั้น ๆ ของ RFP ข้อมูลพื้นฐาน ฯลฯ
- วัตถุประสงค์: ระบุวัตถุประสงค์ เป้าหมายโครงการ และเกณฑ์ในการตรวจสอบข้อเสนอของผู้ขาย
- การส่งมอบ: ให้เฉพาะเจาะจงที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้เมื่ออธิบายผลงานที่ได้รับจากโครงการของคุณ
- ตารางออกตรวจ: ระบุข้อเท็จจริงและกำหนดเส้นตายของโครงการ รวมถึงการยื่น วันที่เสร็จสมบูรณ์ และการลงนามในเงื่อนไขสัญญา
- งบประมาณ: รวมงบประมาณเป้าหมายของคุณสำหรับโครงการ
- เกณฑ์การประเมิน: คุณจะระบุเกณฑ์การประเมินของคุณ ข้อเสนอที่ดีที่สุดและสุดท้าย
ปัจจุบันหลายองค์กรซื้อซอฟต์แวร์ RFP เพื่อให้บริการ การขอข้อเสนอ อาร์เอฟพี. การจัดซื้อจัดจ้างแบบดิจิทัลแทนที่การประมูลด้วยระบบกระดาษ
ตัวอย่างและเทมเพลตของ RFP
พบตัวอย่าง RFP จากหน่วยงานราชการในลิงค์นี้ USAgencies เพื่อการพัฒนาระหว่างประเทศ (USAID). RFP สำหรับโครงการที่มีงบประมาณ 23 ล้านเหรียญสหรัฐเป็นเวลาห้าปี
คำขอข้อเสนอ RFP จากหน่วยงานของรัฐมีเทมเพลต RFP ที่เป็นทางการ แม่แบบให้ความชัดเจนและสม่ำเสมอสำหรับรัฐบาลและบริษัทที่เสนอราคา
เมื่อเขียนแม่แบบของ RFP กระบวนการที่เป็นทางการต่อไปนี้คือ:
- ผู้บริหารระดับสูงสร้าง RFP
ทีมกฎหมาย การตลาด และการจัดซื้อจัดจ้างในฐานะผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทางธุรกิจ พวกเขาตรวจสอบ RFP เพื่อให้แน่ใจว่าไม่ก่อให้เกิดการฟ้องร้องหรือการประชาสัมพันธ์ที่ไม่ดี
- RFP ควรมีรายชื่อผู้อ้างอิงและผู้ขายที่เคยใช้ RFP ช่วยให้ผู้ค้าที่มีศักยภาพรู้ว่าบริษัทได้ใช้ผลิตภัณฑ์ประเภทนี้
- RFP ควรรวมรายการสิ่งของที่ส่งมอบ รวมถึงต้นทุนสำหรับการส่งมอบแต่ละรายการ เพื่อให้ผู้ขายสามารถกำหนดกำไรที่พวกเขาจะทำในโครงการได้
- รวมตารางเวลาและข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดไว้ในเนื้อหาของเอกสาร
- ใช้ภาษาที่ชัดเจนที่ทุกคนสามารถเข้าใจได้
ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีพื้นที่เพียงพอสำหรับผู้ขายในการตอบคำถามและแสดงความคิดเห็น
คุณต้องการให้พวกเขารู้สึกสบายใจที่จะถามคำถามเพราะพวกเขาพยายามที่จะชนะ!
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการขอข้อเสนอ (RFP)
1. ข้อกำหนด RFP มีกี่ประเภท?
ข้อกำหนด RFP ขณะดำเนินธุรกิจ RFP: คำแนะนำ เกณฑ์ และข้อมูลเสริมอื่นๆ
• คำแนะนำระบุว่า RFP ต้องการอะไร เช่น ประเภทของการเสนอราคาและไทม์ไลน์
• หลักเกณฑ์กำหนดคุณสมบัติและลักษณะที่ผู้เสนอราคาควรได้รับ
• ข้อมูลเพิ่มเติมอื่นๆ ได้แก่ แบบการผลิต ข้อมูลซัพพลายเออร์ และอื่นๆ
คุณสามารถค้นหาข้อกำหนด RFP ทั้งสามประเภทได้ในเทมเพลต RFP ของธุรกิจ
2. จะเกิดอะไรขึ้นหลังจาก RFP?
หลังจากที่คุณออก RFP แล้ว คุณต้องเตรียมพร้อมสำหรับการตอบกลับ RFP ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นในการประเมินและตอบสนองต่อ RFP คุณยังสร้างตารางเวลาสำหรับการตรวจทานและตอบกลับข้อเสนอ สุดท้าย อย่าลืมติดตามผู้ขายทั้งหมดเพื่อขอบคุณสำหรับการส่งของพวกเขา ตอบคำถามที่ผู้ขายอาจมี
3. เมื่อไรจะออก RFP？
ขึ้นอยู่กับปัจจัยต่างๆ และความซับซ้อนของโครงการ แต่โดยทั่วไป การออก RFP จะเป็นความคิดที่ดีเมื่อคุณต้องการ:
• รับภาพของการแข่งขันที่มีศักยภาพ
• กำหนดระดับความสนใจระหว่างผู้ขายที่มีศักยภาพ
• รับค่าประมาณที่แม่นยำของต้นทุนและเวลาที่จำเป็นในการดำเนินการโครงการให้เสร็จสิ้น
• ประเมินความเป็นไปได้ในการเจรจาสัญญากับผู้ขายรายใดรายหนึ่ง
4. ใครเป็นคนเขียน RFP?
RFP เขียนโดยผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักของโครงการของบริษัทในการอภิปรายภายใน สมาชิกของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เช่น ผู้จัดการโครงการ วิศวกรที่มีทักษะด้านเทคนิค จนถึงกฎหมาย แต่พวกเขายังคงนำโดยทีมจัดซื้อจัดจ้าง
การเขียน RFP มีขั้นตอนข้อเสนอสามขั้นตอน: การวางแนวความคิด การร่าง และการนำเสนอ
การพัฒนาความต้องการทางธุรกิจเป็นขั้นตอนแรกในการกำหนดแนวคิด ระบุตลาดเป้าหมายเฉพาะ
ร่างนี้เกี่ยวข้องกับการพัฒนาข้อกำหนดและข้อกำหนดเฉพาะ เป็นแนวทางแก้ไขที่เสนอ
ขั้นตอนการนำเสนอคือ RFP ที่แชร์กับผู้ขายที่ได้รับการคัดเลือก ผู้ขายส่งข้อเสนอตามข้อกำหนดที่ระบุไว้ใน RFP
อะไรต่อไป
ตอนนี้ คุณทราบแล้วว่าควรใช้ RFP เมื่อใด และจะช่วยให้คุณประเมินความต้องการของโครงการได้ดีขึ้นอย่างไร
เราหวังว่าคู่มือฉบับสมบูรณ์นี้เพื่อสร้าง RFP ของคุณเอง รวมถึงขั้นตอนและหลักเกณฑ์ที่จะช่วยให้คุณรวบรวมข้อมูลเพื่อสร้างเอกสาร RFP ที่มีประสิทธิภาพ
กับ Leelinesourcing's ทีมงานที่มีประสบการณ์ เราสามารถช่วยแนะนำคุณตลอดกระบวนการทั้งหมดตั้งแต่เริ่มต้น แล้วจะรอทำไม? สอบถามเพิ่มเติม วันนี้เพื่อเริ่มต้น!
