1. Xác nhận nhu cầu
(1) Đánh giá từ ba cấp độ:
Trước khi bắt đầu công việc tìm nguồn cung ứng, cần phải làm rõ mục đích và nhu cầu của việc mua sắm tìm nguồn cung ứng, để công ty và bên mua sắm tìm nguồn cung ứng có sự hiểu biết nhất quán và tránh lãng phí nhiều thời gian vào những công việc vô ích ở giai đoạn sau.
Lấy “Mẫu xác nhận nhu cầu” trong tài liệu tiêu chuẩn hóa nguồn cung ứng của công ty chúng tôi làm ví dụ, xác nhận nhu cầu được chia thành ba phần: mô tả sản phẩm hiện có, hiện có nhà cung cấp mô tả, mô tả nhà cung cấp nguồn mới và nhu cầu sản phẩm.
Mô tả sản phẩm hiện có
Loại sản phẩm hiện có: OEM or ODM
Mô tả hiệu suất chính của sản phẩm: Mô tả các chỉ báo hiệu suất thông số quan trọng cần thiết cho việc sử dụng sản phẩm này và sắp xếp chúng theo thứ tự quan trọng từ lớn đến nhỏ.
Mô tả nhà cung cấp hiện tại
Mô tả hoạt động của nhà cung cấp hiện tại từ bốn khía cạnh: chi phí, đánh giá chất lượng, giao hàng, những ưu điểm và nhược điểm của nhà cung cấp hiện tại.
Yêu cầu tìm nguồn cung ứng mới
Chủ yếu bao gồm ba phần: lý do tìm nguồn cung ứng lại, những nơi sản phẩm cần đáp ứng và các tiêu chuẩn/yêu cầu mà nhà cung cấp mới cần đáp ứng.
(Trang tiếp theo là “Mẫu tìm nguồn cung ứng nhu cầu”)
(2) Lưu ý:
Chúng tôi luôn hy vọng có thể đáp ứng được hầu hết các yêu cầu, tìm được nhà cung cấp bao gồm nhưng không giới hạn ở việc giao tiếp tốt, tiết kiệm chi phí… nhưng thực tế thường trái ngược với mong muốn của chúng tôi và không có nhà cung cấp nào hoàn hảo. Dù có tồn tại thì chúng cũng cần được khách hàng “giáo dục” qua một quá trình lâu dài. Cũng giống như một chàng trai hiểu rất rõ tâm tư cô gái, rất có thể anh ta đã trải qua nhiều lần “trồng cây” của những người đi trước trước khi đến lượt bạn “tận hưởng sự mát mẻ”. Vì vậy, trong nhu cầu tìm nguồn cung ứng, các yêu cầu quan trọng nhất cần được làm rõ và sắp xếp hợp lý, sắp xếp theo mức độ quan trọng. Yêu cầu nào phải đáp ứng và yêu cầu nào có thể bỏ, để nhu cầu có trọng tâm và trở nên tương đối đơn giản.
2, Đường dẫn tìm nguồn cung ứng: Tìm ở đâu và tìm như thế nào
Đầu tiên, hãy phân loại các sản phẩm cần tìm nguồn gốc và xác định chúng thuộc loại nào. Ví dụ: trong công ty của chúng tôi, các sản phẩm chính mà chúng tôi cung cấp thường được chia thành ba loại: sản phẩm chiếu sáng và sản phẩm liên quan, quà tặng gia đình và sản phẩm mới/không quen thuộc.
(I) Những điều cần biết trước khi tìm nguồn cung ứng
Tục ngữ có câu: “Hãy mài rìu trước khi bổ củi”. Nếu chúng ta đang tìm nguồn cung ứng cho một sản phẩm mới hoặc không quen thuộc, điều quan trọng là phải thực hiện một số nghiên cứu trước. Vậy chúng ta cần biết gì về một sản phẩm mới hoặc chưa quen thuộc?
Điều này bao gồm nhưng không giới hạn ở các khía cạnh sau: hình thức bên ngoài, chức năng, trình độ tay nghề, thông số sản phẩm, tiêu chuẩn/chứng chỉ, kịch bản ứng dụng và thị trường/người dùng. Tìm ở đâu và tìm như thế nào?
(1) 1688/Alibaba International – tìm hiểu chức năng/tính năng/thông số/hình thức
Lấy đèn ống làm ví dụ, tìm kiếm từ khóa liên quan trên 1688/Alibaba International sẽ hiển thị nhiều kết quả tìm kiếm từ nhiều người bán khác nhau và việc xem xét một vài trong số đó sẽ cho bạn ý tưởng sơ bộ về các thông số của sản phẩm.
(2) Tìm kiếm từ khóa Google
Sử dụng các từ khóa khác nhau để tìm kiếm trên Google cũng có thể mang lại nhiều thông tin. Ví dụ: tên sản phẩm + quốc gia, tên sản phẩm + kênh, tên sản phẩm + chức năng/tính năng cụ thể.
Xin lưu ý rằng trước khi chính thức tìm nguồn cung ứng cho một nhà cung cấp, điều quan trọng cần lưu ý là sản phẩm được tìm nguồn có thể có nhiều mô tả khác nhau. Ví dụ: giấy dán tường vinyl cũng có thể được mô tả là giấy dán tường PVC, giấy dán tường nhựa, đề can dán tường vinyl, giấy dán tường cuộn, v.v. Đừng giới hạn tên sản phẩm mà nhà xuất bản đặt cho bạn, hãy sử dụng các mô tả và từ khóa khác nhau để tìm kiếm thêm quả, tránh tình trạng có ít nhà cung cấp để lựa chọn.
(II) Kênh và phương thức tìm nguồn cung ứng
Tìm hiểu xem có triển lãm chuyên biệt/toàn diện cho danh mục sản phẩm bạn cần tìm nguồn hay không, sau đó tìm kiếm các nhà cung cấp tham gia. Lấy sản phẩm chiếu sáng làm ví dụ:
Kênh 1: Triển lãm chuyên nghiệp/triển lãm toàn diện, như Triển lãm chiếu sáng quốc tế Quảng Châu, Hội chợ chiếu sáng quốc tế Hồng Kông, Triển lãm chiếu sáng Frankfurt và Canton Fair.
Danh sách triển lãm triển lãm chiếu sáng quốc tế Quảng Châu:
Danh sách triển lãm Hội chợ chiếu sáng quốc tế Hồng Kông:
Triển lãm chiếu sáng Frankfurt
Kênh 2: Dữ liệu hải quan. Công ty chúng tôi thường xuyên sử dụng các trang web như Maoxiaoqi và Thương mại toàn cầu trực tuyến. Hai trang web này yêu cầu thanh toán để sử dụng, nhưng đây là một số tùy chọn khác:
Panjiwa
52 wmb, cung cấp tư cách thành viên dùng thử miễn phí.
B2B3, cho phép bạn xem ba báo cáo phân tích nhà cung cấp miễn phí mỗi ngày.
Kênh 3: Tài nguyên toàn cầu/Alibaba/Made in China/ 1688, v.v.
Ba nền tảng đầu tiên là nền tảng B2B phổ biến cung cấp thông tin trực quan về dòng sản phẩm của nhà cung cấp và trạng thái công ty. Các nhà cung cấp trên 1688 chủ yếu phục vụ thị trường trong nước hoặc là các nhà bán buôn. Khi tìm kiếm nhà cung cấp trên 1688, hãy chú ý xem họ có đáp ứng được nhu cầu của bạn hay không. Nếu là phát triển kỹ thuật sơ bộ hoặc số lượng đặt hàng không lớn, bạn có thể tham khảo nhà cung cấp 1688.
Kênh 4: Các hiệp hội trong ngành, “Bách khoa toàn thư doanh nghiệp” DingTalk, Qichacha, Baidu, Google và các công cụ tìm kiếm khác.
Kênh 5: Các khu công nghiệp tập trung (ví dụ nếu ngành hàng chính của công ty là đèn LED thì thường sẽ về Trung Sơn lấy nguồn).
Lưu ý:
Khi sử dụng dữ liệu hải quan để tìm kiếm nhà cung cấp, mã HS CODE thường không được sử dụng để tìm kiếm vì mỗi quốc gia sử dụng các mã khác nhau. Vì vậy hãy sử dụng từ khóa sản phẩm càng nhiều càng tốt hoặc sử dụng các mô tả sản phẩm khác nhau để tối đa hóa kết quả tìm kiếm.
Nếu bạn chưa biết cách tìm kiếm nhà cung cấp thì có một cách là học hỏi từ những “đại gia”. Tìm hiểu những công ty nổi tiếng nào tồn tại trong ngành của bạn và tìm kiếm nhà cung cấp mà họ sử dụng. Hệ thống tuyển chọn và sàng lọc nhà cung cấp của các công ty lớn sẽ chỉ khắt khe hơn chúng ta. Nếu các công ty hàng đầu trong ngành mua hàng từ một nhà cung cấp cụ thể, điều đó có nghĩa là ai đó đã thực hiện công việc sàng lọc cho bạn.
3. Thư phát triển đầu tiên gửi nhà cung cấp mới
(I) Cách viết thư phát triển
Thông qua các kênh tìm nguồn cung ứng khác nhau được đề cập trước đó, có lẽ bạn đã tìm được một nhà cung cấp có vẻ tốt và muốn liên hệ thêm và tìm hiểu họ. Mặc dù ngày nay ít người đọc thư phát triển, nhưng như một bước quan trọng trong việc phát triển nhà cung cấp, vẫn cần phải viết về cách viết thư phát triển đầu tiên cho nhà cung cấp mới.
Nói chung, hãy chú ý đến những điểm sau:
- Cố gắng viết tên nhân viên bán hàng của nhà cung cấp càng nhiều càng tốt
Nhiều trang web của công ty để lại địa chỉ email bắt đầu bằng bán hàng, thông tin, v.v., vì vậy việc email có được mở và xem hay không thực sự là vấn đề may mắn. Lúc này tôi sẽ chú ý đến nó. Đôi khi, ngoài số điện thoại cố định, sau số điện thoại liên lạc sẽ có một dãy số điện thoại di động. Hầu hết các số có thể được sử dụng để tìm kiếm tên nhân viên bán hàng trong WeChat. Nếu thực sự không tìm được email của người bán hàng tương ứng, tôi sẽ ghi tên người bán hàng đó. Điều này cũng có thể tăng nhẹ khả năng email của bạn được trả lời thay vì bị coi là thư rác.
- Viết email như người thật
Hãy tưởng tượng, liệu bạn có thẳng thắn yêu cầu nhà cung cấp cung cấp danh mục/bảng giá ngay khi bắt đầu không? Ngoài những nhân viên bán hàng thực sự nhàm chán/người mới thiếu kinh nghiệm sẽ đưa ra mức giá quá cao cho bạn thì càng có nhiều khả năng nhà cung cấp sẽ không trả lời gì cả. Vì vậy, bạn cần viết như một khách hàng thực sự, đưa ra những nhu cầu/câu hỏi cụ thể hơn. Nói chung, tôi sẽ làm điều này:
①Trước khi gửi email, tôi sẽ xem kỹ danh sách sản phẩm của nhà cung cấp để xem liệu nó có đáp ứng các yêu cầu tìm nguồn cung ứng/mẫu xe quan tâm/chỉ báo thông số chính/chứng nhận, v.v., sau đó viết vào email: quan tâm đến mẫu XX và XX của công ty bạn (cụ thể theo tên model).
②Đặt câu hỏi. Nếu bạn không thể tìm thấy các thông số, chứng nhận hoặc thông tin khác bạn cần trên trang web của nhà cung cấp, bạn cần đề cập đến nó trong email, chẳng hạn như thông số XX của sản phẩm XX là gì/có chứng nhận XX hay không, v.v. Hãy hỏi bất cứ điều gì mất tích. Nếu tất cả thông tin thực sự đầy đủ (tình huống này rất hiếm), đôi khi bạn phải học cách đặt những câu hỏi mà bạn đã biết câu trả lời, hỏi nhà cung cấp một số thông số quan trọng và những gì họ có thể làm, v.v. Việc đặt câu hỏi có thể phản ánh rằng tôi có thực sự đã xem xét sản phẩm một cách cẩn thận, thay vì gửi email một cách tùy tiện.
- Đừng nói quá nhiều lời lẽ cường điệu
Có thể khối lượng mua trước đó thực sự đáng kể, nhưng đối với một nhà cung cấp mới, việc nói khối lượng mua hàng của bạn lớn đến mức nào, những người khác rất khó tin và họ cũng sẽ cảm thấy rằng email của bạn là lừa đảo. Vì vậy, trong email đầu tiên, hãy tránh giới thiệu công ty của bạn một cách dài dòng và dài dòng.
Sau đây là một ví dụ về email phát triển của tôi:
Xin chào Tony/Jacky/Amy…
Viết tên người bán hàng càng nhiều càng tốt. Nếu thực sự không tìm được thì cũng nên viết những chức danh lịch sự như Madam/Sir.
Tôi là XXX đến từ XXX. Chúng tôi là văn phòng mua bán của nhà máy sản xuất đèn nước ngoài. Hoạt động kinh doanh chính của chúng tôi là đèn đường, trạm xăng của các kênh chính phủ. Hàng năm, chúng tôi sẽ mua vỏ và phụ kiện đèn 3-4w rồi xuất khẩu sang Bắc Mỹ và lắp ráp tại địa phương.
Giới thiệu ngắn gọn tôi là ai, chúng tôi làm gì và hoạt động kinh doanh của chúng tôi như thế nào.
Trước đây, bộ điều khiển LED chúng tôi mua ở Đài Loan, tuy nhiên thời gian sản xuất và giá cả đã tăng lên rất nhiều vào đầu năm 2022, do đó chúng tôi phải tìm nguồn cung ứng mới.
Giải thích ngắn gọn mục đích của việc tìm kiếm nhà cung cấp mới.
Yêu cầu của chúng tôi như sau:
- 30-100w, tối đa 1250mA, sử dụng trong đèn ngoài trời/đèn đường
- Bộ điều khiển mờ 0-10v
- bảo hành 5 năm
- Lớp 2
- Chứng nhận UL
- PF>0.9 THD<10%
- Tuổi thọ> 50000h
- IP6X
Chúng tôi đã kiểm tra danh sách sản phẩm của bạn và nhận thấy một số mẫu XXX/XXX/XXX có thể phù hợp với nhu cầu của chúng tôi, nếu có mẫu khác đáp ứng các yêu cầu trên, vui lòng giới thiệu thông số kỹ thuật và Danh mục điện tử.
Liệt kê các yêu cầu về sản phẩm của chúng tôi để chứng tỏ rằng chúng tôi có sự hiểu biết nhất định về sản phẩm và không tùy tiện hỏi giá. Sau đó viết rằng chúng tôi quan tâm đến mẫu XX và XX của nhà cung cấp, cho biết rằng chúng tôi đã làm bài tập về nhà và đọc kỹ trang web của họ. Sau đó nêu rõ những thông tin chúng tôi cần nhà cung cấp cung cấp.
(II) Biện pháp phòng ngừa:
- Email không nên quá dài, ngắn gọn, giải thích ngắn gọn mục đích và làm rõ chủ đề.
Khi một email chứa đầy những đoạn văn bản dài, bất kỳ ai cũng sẽ muốn đóng nó lại ngay lập tức. Các khối văn bản lớn dễ gây mệt mỏi khi đọc và cũng kiểm tra sự chú ý. Sử dụng những từ ngắn gọn để diễn đạt mục đích của bạn.
- Định dạng font chữ cần thống nhất và hài hòa.
Phông chữ và định dạng email phản ánh chi tiết và thói quen làm việc của một người, đồng thời đối với nhà cung cấp được liên hệ ban đầu, email của bạn cũng đại diện cho điều đó.
