Cách Viết Yêu cầu Cung cấp Thông tin （RFI）

RFI là bước đầu tiên trong quy trình mua sắm để đảm bảo giao dịch kinh doanh công bằng và chất lượng cao với các doanh nghiệp khác. Vì vậy, các công ty gửi Yêu cầu cung cấp thông tin cho các nhà cung cấp tiềm năng khi họ cần một đối tác đáng tin cậy.

Nhưng chính xác thì Yêu cầu cung cấp thông tin là gì và tại sao nó lại quan trọng?

Là một chuyên gia tìm nguồn cung ứng có kinh nghiệm, chúng tôi đã gửi hàng trăm RFI trong sự nghiệp kéo dài hàng thập kỷ của mình. Do đó, chúng tôi biết chính xác cách viết các RFI đảm bảo phản hồi từ các nhà cung cấp. 

Bài viết này sẽ giải thích lý do và cách bạn nên chuẩn bị một tài liệu RFI cho các dự án của mình. Tiếp tục đọc!

Yêu cầu thông tin là gì?

Yêu cầu thông tin còn được gọi là RFI. Một công ty sử dụng tài liệu này để yêu cầu thông tin chi tiết bằng văn bản từ các nhà cung cấp tiềm năng. RFI là phần đầu tiên của tất cả các quy trình mua sắm. Nó chủ yếu được sử dụng để thu thập thông tin để quyết định phải làm gì tiếp theo cho một dự án cụ thể.

Nhận thông tin liên quan từ các nhà cung cấp tiềm năng khác nhau cho phép doanh nghiệp so sánh các RFI. Có nhiều nhà cung cấp hơn để so sánh giúp dễ dàng biết nhà cung cấp nào phù hợp nhất cho dự án.

Tại sao các chuyên gia sử dụng các yêu cầu cung cấp thông tin?

Các chuyên gia sử dụng RFI để hỏi chi tiết và đặt câu hỏi cụ thể cho một công ty về các sản phẩm và dịch vụ mà họ cung cấp. Nó thường được sử dụng trong nghiên cứu thị trường và là phần đầu tiên của mọi quy trình mua sắm.

Một số chuyên gia thông tin yêu cầu trong RFI là: 

• Kinh nghiệm của nhà cung cấp cho các dự án tương tự
• Các câu hỏi về dịch vụ được cung cấp bởi công ty cung cấp 
• Lịch trình về thời điểm họ có thể cung cấp dịch vụ cho dự án
• Quy trình quản lý dự án của nhà cung cấp

Các chuyên gia thường sử dụng mẫu RFI thông thường. Mẫu RFI rất hữu ích cho các dự án mua sắm định kỳ. Nó giúp các nhóm mua sắm dễ dàng tìm thấy hồ sơ nhà cung cấp phù hợp cho các dự án tương tự trong tương lai. Tôi giữ mẫu RFI của mình trong tài liệu google và chỉ cần sao chép và dán mẫu đó để gửi cho mọi nhà cung cấp. Chỉ cần thực hiện một chút thay đổi để phù hợp với tình hình. 

RFI hoạt động như thế nào?

Dưới đây là bốn bước của quy trình RFI: 

Bước 1: Người mua phát triển một RFI.

RFI là một tài liệu bằng văn bản cung cấp một quy trình tiêu chuẩn hóa để tìm kiếm thông tin cụ thể. Ở đây, người mua hỏi nhà cung cấp những câu hỏi ngắn gọn hoặc chi tiết ở định dạng rõ ràng. Nếu tài liệu ban đầu được tạo trên Word, Công cụ chuyển đổi Word sang PDF được sử dụng để hoàn thiện tập tin. RFI cho phép nhà cung cấp hiểu được nhu cầu của người mua một cách dễ dàng. 

Bước 2: Một nhà cung cấp phản hồi với RFI.

Người mua thường phân bổ thời hạn để nhà cung cấp trả lời RFI. Người mua so sánh các phản hồi thu thập được của RFI với nhau. Bước này giúp doanh nghiệp quyết định nhà cung cấp và dịch vụ nào phù hợp nhất với dự án. 

Bước 3: Người mua xem xét các phản hồi của nhà cung cấp.

Sau thời hạn, doanh nghiệp xem xét phản hồi RFI do từng nhà cung cấp gửi. Người mua tìm kiếm thông tin chung về từng công ty và những xung đột tiềm ẩn có thể phát sinh khi làm việc với họ. Phần này là tất cả về nghiên cứu thông tin cơ bản của các nhà cung cấp. Tôi kiểm tra thông tin này từ các cơ sở dữ liệu có sẵn công khai, chẳng hạn như số Giấy phép và dữ liệu đăng ký từ các trang web của Chính phủ. 

Việc xem xét phản hồi của nhà cung cấp giúp người mua quyết định phản hồi RFI nào nhận được để tiến hành bước tiếp theo.

Bước 4: Bước tiếp theo trong quy trình mua sắm: Quy trình RFP

Sau khi chọn một nhà cung cấp từ các nhà cung cấp phù hợp, người mua chuyển sang RFP, Yêu cầu đề xuất.

Cách đọc được đề nghị: Yêu cầu Đề xuất （RFP）

Lợi ích của việc sử dụng yêu cầu cung cấp thông tin

Một yêu cầu cung cấp thông tin có thể cung cấp các lợi ích khác nhau cho một công ty. 

Khi làm việc với các dự án mua sắm định kỳ, người mua luôn có thể quay lại các nhà cung cấp tiềm năng mà họ đã tìm thấy bằng cách sử dụng các mẫu RFI. Các lợi ích khác của việc sử dụng RFI là:

• RFI cho các nhà cung cấp biết rằng doanh nghiệp của bạn đang có sự cạnh tranh. 

Thu thập phản hồi RFI làm cho các nhà cung cấp nhận ra rằng có sự cạnh tranh cho doanh nghiệp của bạn. Tạo một RFI làm cho dự án của bạn trông hấp dẫn hơn. Nó cũng mang lại cho các nhà cung cấp sự khẩn cấp để đáp ứng để được chọn cho đề xuất. Nó cũng làm tăng sự tin tưởng giữa nhà cung cấp và người mua. Khi người mua yêu cầu RFI, họ nghiêm túc trong việc tiến hành kinh doanh, không chỉ là một người ngẫu nhiên yêu cầu báo giá. 

• Bạn có được một cái nhìn tổng quan chi tiết về từng nhà cung cấp. 

RFI cho phép người mua giao tiếp trực tiếp với nhà cung cấp. So với thông tin của họ có sẵn để hiển thị công khai trên internet, phản hồi của nhà cung cấp đối với tài liệu RFI của bạn sẽ đáng tin cậy hơn nhiều. Điều này đảm bảo rằng bạn sẽ nhận được dịch vụ mà chính các nhà cung cấp đã hứa rằng họ có thể cung cấp.

Cách viết yêu cầu cung cấp thông tin (RFI)？

Có rất nhiều mẫu RFI của dự án có sẵn trực tuyến. Tuy nhiên, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn một mẫu Yêu cầu Thông tin đơn giản nhưng hiệu quả để bắt đầu quá trình mua sắm cho dự án của bạn. Dưới đây là những gì bạn nên đưa vào RFI của mình:

 1. Tổng quat

Bạn nên cung cấp bối cảnh doanh nghiệp của mình trong tài liệu RFI. Viết theo cách như vậy sẽ khuyến khích các nhà cung cấp tích cực hướng đến trở thành đối tác tiềm năng của bạn. Nó cũng sẽ cho họ biết liệu họ có thể cung cấp các giải pháp khả dụng cho nhu cầu hiện tại của bạn hay không.

Hãy nhớ rằng, trong kinh doanh, các công ty xây dựng các mối quan hệ để tạo ra lợi nhuận. Các nhà cung cấp cần nhận ra rằng đề xuất của bạn trong bước tiếp theo có thể mang lại lợi ích cho họ cũng giống như nó có thể mang lại lợi ích cho bạn. Cung cấp thông tin đăng nhập của bạn cho từng nhà cung cấp tiềm năng và tăng cơ hội nhận được phản hồi của bạn. 

 2. Trình độ chuyên môn

Trong phần này của biểu mẫu Yêu cầu thông tin, hãy cung cấp cho nhà cung cấp thông tin chi tiết cụ thể về các dịch vụ mà bạn đang tìm kiếm. Cung cấp thông tin liên lạc rõ ràng về các sản phẩm, dịch vụ và phương thức phân phối mà bạn muốn đạt được. Phản hồi trong phần này sẽ trở thành yếu tố chính trong việc bạn đưa ra quyết định. Vì vậy, hãy hết sức chú ý đến phần này của tài liệu mẫu thông tin. 

Nếu bạn làm tốt phần này, bạn sẽ có một so sánh chi tiết về mọi phản hồi mà bạn nhận được. 

 3. Thông tin được yêu cầu

Trong phần này của mẫu yêu cầu thông tin, hãy thu thập thông tin về độ tin cậy, năng lực, kiểm soát chất lượng của nhà cung cấp, v.v. Đặt câu hỏi cụ thể. Câu trả lời cho những câu hỏi này sẽ giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt hơn với tư cách là người mua. Một số người hỏi về số Giấy phép kinh doanh của họ để kiểm tra lại hồ sơ của họ từ Cơ sở dữ liệu công cộng. Nó cũng cung cấp cho bạn ngày đăng ký của họ, điều đó có nghĩa là họ càng lớn tuổi thì họ càng đáng tin cậy. 

 4. Đáp ứng kỳ vọng

Viết ra các kỳ vọng phản hồi của bạn trong mẫu RFI của bạn. Cho nhà cung cấp nhiều thời gian để trả lời, nhưng đừng quên đặt thời hạn. Nếu bạn định sử dụng một tiêu chí đánh giá, hãy nêu tiêu chí đó trong phần này, vì vậy các nhà cung cấp sẽ biết bạn đang tìm kiếm điều gì. 

Bạn cũng có thể thêm điều khoản bảo mật tại đây như một phần của các tài liệu đính kèm.

7 Mẹo để gửi Yêu cầu Thông tin

1. Nghiên cứu kỹ lưỡng dự án của bạn

Bước đầu tiên khi gửi RFI là hiểu dự án của bạn trước. Biết mọi chi tiết về dự án của bạn và điền vào những khoảng trống trong thông tin của bạn. Bạn sẽ không thể trình bày đúng nhu cầu của mình với các nhà cung cấp nếu bạn không biết họ là gì. 

Ngoài ra, có một mô tả chắc chắn về dự án của bạn sẽ đảm bảo rằng các nhà cung cấp làm việc với bạn sẽ rất xứng đáng.

      2. Hình thành các câu hỏi quan trọng 

Đặt câu hỏi liên quan đến dự án của bạn trong tài liệu RFI của bạn. Dưới đây là một số lưu ý cần ghi nhớ khi xây dựng câu hỏi:

• Hãy cụ thể. 

Trước khi bạn đặt câu hỏi, hãy cung cấp ngữ cảnh về phần nào của dự án mà câu hỏi có liên quan. Đừng thêm những dòng vô tội vạ và những từ không cần thiết trong mẫu của bạn. Hãy chính xác và cẩn thận trong khi sử dụng các từ.

• Cung cấp các tài liệu hỗ trợ. 

Nếu bạn cần hình ảnh để làm cho câu hỏi của mình rõ ràng hơn, đừng ngần ngại đưa các tài liệu đính kèm vào RFI của bạn. 

    3. Làm theo định dạng thích hợp

Một số nhà cung cấp cung cấp mẫu Yêu cầu thông tin của họ mà họ mong đợi khách hàng tiềm năng sử dụng. Trước khi gửi một RFI chung, hãy đảm bảo rằng các công ty không có định dạng mong đợi của họ trước. Hoặc nếu không, RFI của bạn có thể bị các nhà cung cấp nghiêm ngặt bỏ qua. 

    4. Xem lại tài liệu RFI của bạn

Xem xét nghiêm túc toàn bộ mẫu RFI và đảm bảo rằng bạn bao gồm mọi thứ bạn muốn biết. Đặt những câu hỏi cần thiết nhưng tương tự như vậy, hãy đảm bảo rằng bạn không hỏi những câu hỏi mà bạn có thể tự trả lời. Kiểm tra cấu trúc, ngữ pháp và sự rõ ràng của tài liệu của bạn. 

Làm được điều này sẽ thể hiện bạn là một doanh nghiệp đáng tin cậy và chuyên nghiệp. 

    5. Gửi truy vấn của bạn

Sau khi đảm bảo rằng tài liệu của bạn bao gồm và yêu cầu tất cả thông tin cần thiết, hãy gửi RFI của bạn. Một số nhà cung cấp đặt khoảng thời gian cụ thể cho các truy vấn đang diễn ra mà họ muốn bạn sử dụng khi gửi truy vấn của mình. Vì vậy, hãy đảm bảo rằng bạn tôn trọng khoảng thời gian yêu cầu của họ. Đừng gửi truy vấn mỗi khi bạn có câu hỏi. Biên dịch các câu hỏi thành một truy vấn và gửi chúng vào thời điểm thích hợp.

   6. Quản lý các truy vấn RFI đang diễn ra

Có kế hoạch quản lý các truy vấn RFI của bạn. Một số nhà cung cấp sẽ trả lời ngay lập tức, và một số sẽ không trả lời. Các nhà cung cấp cũng có thể đặt các câu hỏi tiếp theo. Đảm bảo rằng bạn có kế hoạch cho tất cả các tình huống có thể xảy ra để quá trình RFI trong dự án của bạn diễn ra suôn sẻ. 

    7. Trả lời các truy vấn đúng lúc và chi tiết

Khi nhà cung cấp gửi lại các truy vấn cố gắng làm rõ điều gì đó, đừng mất quá nhiều thời gian để trả lời. Nếu bạn làm vậy, các nhà cung cấp có thể coi việc bạn đến muộn là thiếu chuyên nghiệp. Hãy nhớ luôn viết chi tiết và cụ thể. Sự mơ hồ có thể dẫn đến thông tin sai lệch có thể gây bất lợi cho dự án. 

Ví dụ RFI

Hãy cùng nói nào Nike cần thiết kế ODM từ các nhà cung cấp ở Trung Quốc. Vì vậy, họ quyết định gửi RFI đến nhiều nhà cung cấp Trung Quốc mà họ biết.

Đây là thông tin họ cần đưa vào RFI của mình.

Tổng quan về Doanh nghiệp: Trong ví dụ này, Nike đề cập rằng họ cần thiết kế giày mới cho bộ sưu tập cuối năm của họ. 

Trình độ chuyên môn: Nike cho biết nhu cầu chính xác của họ từ các nhà cung cấp. Giả sử họ cần mười thiết kế giày mới. Họ bao gồm điều này trong tài liệu RFI để các nhà cung cấp biết dịch vụ mong đợi của công ty từ họ là gì.

câu hỏi: Trong ví dụ này, NIKE có thể hỏi nhà cung cấp những câu hỏi như:

• Bạn hiện có thiết kế nhãn hiệu riêng cho giày có sẵn không? 
• Thời gian dẫn đầu của bạn đến Hoa Kỳ là bao lâu? 
• Bạn có thể sản xuất bao nhiêu đôi giày trong một ngày?

Mong đợi: Trong ví dụ này, Nike có thể đính kèm các tiêu chí cho kiểu dáng giày mà họ cần. Hoặc, họ cũng có thể đính kèm các tiêu chí cho nhà cung cấp mà họ đang tìm kiếm. 

Câu hỏi thường gặp về yêu cầu cung cấp thông tin

Cái gì tiếp theo

Bạn cần phải lập kế hoạch và soạn thảo tài liệu RFI một cách cẩn thận để có cơ hội tốt nhất trong việc tìm kiếm các nhà cung cấp đáng tin cậy. Như đối với mọi bước trong bất kỳ dự án kinh doanh nào, không nên vội vàng lập RFI. Đảm bảo rằng RFI của bạn chi tiết, đi thẳng vào vấn đề và ngắn gọn. Đừng mơ hồ để các nhà cung cấp sẽ được khuyến khích theo đuổi làm việc với bạn.

Nếu bạn gặp khó khăn trong việc tìm nhà cung cấp tiềm năng để gửi RFI tới, chúng tôi có thể trợ giúp. Leelinesourcing liên hệ với hàng trăm nhà cung cấp bán buôn, vì vậy Liên hệ với chúng tôivà chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn.