Was ist eine Angebotsanfrage (RFQ)

Auf dem heutigen wettbewerbsorientierten Markt werden Artikel so entworfen, bewertet und angeboten, dass sichergestellt ist, dass sie für jeden Käufer die richtige Mischung von Funktionen haben. Websites können angeben, wie viel ihre Lösung kosten wird, aber seriöse Käufer werden immer um ein Angebot bitten, um eine genauere Zahl zu erhalten.

Jetzt fragen Sie sich, was RFQ ist und ob es für Sie von Vorteil ist? Wir arbeiten mit Hunderten von Szenarien und Kunden als erfahrene Sourcing-Experten und mit einem Jahrzehnt an Beschaffungswissen und sind zuversichtlich, dass wir Ihnen helfen können, die beste Quelle für ein bestimmtes Produkt zu finden. 

Dieser Artikel hilft Ihnen dabei, eine hervorragende Angebotsanfrage zu schreiben und das vollständige Verfahren und die Bewertungskriterien mit minimalem Aufwand zu erfüllen.

Was ist eine Angebotsanfrage?

Angebotsanfrage (RFQ) ist ein Prozess, bei dem ein Unternehmen Lieferanten und Anbieter auffordert, Angebote für bestimmte Produkte oder Dienstleistungen abzugeben, die sie kaufen oder verkaufen möchten. Es ist normalerweise eine Frage nach dem Preis von dem, was Sie wissen, dass Sie es wollen.

Eine Angebotsanfrage umfasst jedoch in der Regel mehr als den Preis der Dinge. Es kann auch spezifische Informationen über das Projekt und seine Bedürfnisse enthalten. Wenn also jemand nach einem Angebot fragt, muss er alles über das Produkt oder Projekt wissen.

Um ein besseres Angebot als andere Unternehmen zu erhalten, müssen Sie so viele relevante Informationen wie möglich angeben. Ein weiterer Grund, Preisangaben deutlich zu machen, ist, dass sie aus rechtlichen Gründen verwendet werden könnten.

Wann sollten Sie die Angebotsanfrage (RFQ) verwenden?

Wenn Sie darüber nachdenken, eine Angebotsanfrage (RFQ) zum Kauf von Waren oder Dienstleistungen zu verwenden, müssen Sie wissen, wann dieser Prozess für Sie geeignet ist. Wann Sie einen RFQ-Prozess verwenden sollten:

• Sie müssen Waren oder Dienstleistungen kaufen, die komplex oder technisch sind.
• Sie müssen Waren oder Dienstleistungen von einem neuen kaufen Lieferant.
• Die Menge an Waren oder Dienstleistungen, die Sie benötigen, ist erheblich.
• Sie haben Zeit, eine detailliertere Lieferantenbewertung vorzunehmen.

Wenn Sie eine Angebotsanfrage verschicken, informieren Sie die Lieferanten über ihre Preise und darüber, wie gut sie Ihre Anforderungen erfüllen können. Dank dieser Methode können Sie Lieferanten vergleichen und den besten für Ihr Unternehmen auswählen. Besser ist es, eine vorgefertigte Vorlage zu haben, um alle zu versenden. Schauen Sie, wer schnell antwortet. Das bedeutet, dass er seine Geschäfte lieber früher tätigen möchte. Warten Sie jedoch 24 Stunden, um eine Folgenachricht zu senden. 

4 Arten von Anfragen

Es gibt vier Arten von RFQs, und die Angebotserstellungsphase im RFQ-Prozess ist entscheidend.

1. Offenes Gebot:

Ein offenes Angebot ist eine Ausschreibung, bei der alle Parteien die Antworten auf ein Angebot sehen können. Anbieter können Änderungen an ihren eingereichten Angeboten vornehmen. Die Veröffentlichung der Preise kann zu mehr Wettbewerb zwischen Anbietern führen. In diesen Szenarien erhalten Sie viele Gebote vom niedrigsten bis zum HÖCHSTEN. Fragen Sie bei der Auswahl günstiger Angebote nach deren Qualität. 

Die Ausschreibung kann allen potenziellen Bietern zugänglich gemacht werden. Bewerben Sie das Angebot besser auf Ihrer Website, da es dann von vielen Anbietern entdeckt wird. Sie geben Ihre Gebote aber auch auf Marktplätzen bekannt. 

2. Versiegeltes Gebot:

Die RFQ steht allen qualifizierten Bietern offen, die ein versiegeltes Gebot abgeben. Der Käufer sieht Antworten, nachdem alle Gebote abgegeben wurden. Versiegelte Gebote sind zuverlässiger als offene Gebote. Es ist möglicherweise nicht so gut für die Verkäufer, da sie möglicherweise nicht so motiviert sind.

3. Eingeladenes Angebot:

Qualifizierte Gebote müssen vertraulich behandelt werden, um ein faires Ergebnis zu gewährleisten. Die beste Vorgehensweise besteht darin, die Gebotsabgabe zum Fälligkeitsdatum zu beenden und alle Angebote zu öffnen. Analysieren Sie in der Zwischenzeit die Angebote und bereiten Sie Ihre Musteranfragen vor. Organisieren Sie ihre Kontaktinformationen, um Folgenachrichten zu senden. 

4. Rückwärtsauktion:

Bei einer umgekehrten Auktion werden die Verkäufer aufgefordert, ihr niedrigstes Gebot abzugeben. Wenn kein Anbieter dem festgelegten Preisziel entspricht, kann als zweite Stufe des RFQ-Auswahlprozesses eine umgekehrte Auktion durchgeführt werden.

5-Schritte-RFQ-Prozess

Schritt 1：Phase der Vorbereitung des RFQ-Dokuments

Beginnen Sie Ihre Anfrage, indem Sie die erforderlichen Dokumente zusammenstellen. Um sicherzustellen, dass Sie alle Grundlagen abgedeckt haben, holen Sie Feedback von internen Stakeholdern zu ihren Anforderungen ein. Dies sollte Dinge beinhalten wie:

Definition der benötigten Artikel inkl. genauer Spezifikation

• Spezifikationen für die Lieferung
• Mengen
• Zahlungsbedingungen
• Die vorgeschlagene Bewertungstechnik
• Zeitplan für die Entscheidungsfindung und das Überprüfungsverfahren
• Bedingungen des verbindlichen Vertrages
• Vordefinierte Kriterien für die Einreichung
• Kleinste Qualifikationskriterien
• Erstellen Sie eine Lieferantenliste

Die RFQ kann allen potenziellen Bietern zur Verfügung gestellt werden. 

Schritt 2: Anfrage senden

Die Ausschreibung muss klare Anweisungen und eine Einreichungsfrist enthalten. Geben Sie dem Bieter ausreichend Zeit, um zu antworten. Die Geschäftsbedingungen des Käufers sollten den RFQ-Vorlagen beigefügt werden. Jeder potenzielle Anbieter muss in der Lage sein, Fragen zu stellen und sich Erklärungen zu holen. 

Schritt 3: Erhalten Sie Antworten und analysieren Sie die Ergebnisse

Qualifizierte Gebote müssen vertraulich behandelt werden, um ein faires Ergebnis zu gewährleisten. Die beste Vorgehensweise besteht darin, das Bieten am Fälligkeitsdatum zu beenden und alle Angebote zu öffnen.

Schritt 4: Wählen Sie den rentabelsten Lieferanten in Bezug auf die Zahlungsbedingungen.

Wählen Sie den Bieter aus, der für die angegebenen Produkte oder Dienstleistungen den niedrigsten Preis bietet und dabei alle Auswahlkriterien erfüllt. Ein Klärungsverfahren und kleine Diskussionen können erforderlich sein, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen. Die Transaktion ist erst mit der Vertragsunterzeichnung abgeschlossen.

Schritt 5： Nicht erfolgreiche Lieferanten nach dem Beschaffungsprozess informieren

Teilen Sie den übrigen Bietern den Zuschlag mit. Danke ihnen für ihre Zeit; Möglicherweise benötigen Sie sie in Zukunft erneut.

Empfohlene Lektüre: Die 7 besten Möglichkeiten, Alibaba RFQ zu verwenden

Angebotsanfrage vs. Angebotsanfrage

Viele Menschen, die im Business-to-Business-Bereich arbeiten, senden und erhalten Anfragen nach Vorschlägen und Kostenvoranschlägen, wenn sie mit Menschen sprechen, die Ihre Produkte und Dienstleistungen kaufen möchten.

Die primäre Unterscheidung ist das Ziel zwischen dem RFQ- und RFP-Prozess. Eine Angebotsanfrage wird eingereicht, wenn Sie wissen, welches Produkt oder welche Dienstleistung Sie wünschen und benötigen gebühr. Eine Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen wird angeboten, wenn die Situation komplexer ist und Sie vor der Auswahl viele andere Variablen als die Preisgestaltung berücksichtigen möchten.

Zu den Vorschlägen gehört auch, welche Strategie/Funktionen er anbietet. Wie sie Ihnen in Ihren geschäftlichen Angelegenheiten helfen würden. Oft wird zuerst eine Angebotsanfrage und anschließend eine Angebotsanfrage für den endgültigen Preis verwendet. 

Die Vorteile einer Angebotsanfrage (RFQ) 

Die Verwendung einer RFQ im Beschaffungsprozess bietet mehrere Vorteile:

1. Eine Ausschreibung kann dazu beitragen, dass Sie wettbewerbsfähige Angebote von interessierten Lieferanten erhalten. Sie filtern heraus, welche Lieferanten an einem Geschäft interessiert sind. Wie ein erster Schritt im Filtrationsprozess. 

2. Eine Angebotsanfrage kann Ihnen helfen, Lieferanten auf der Grundlage ihrer Fähigkeit zu prüfen, Ihre spezifischen Anforderungen zu erfüllen.

3. Eine Angebotsanfrage kann Ihnen dabei helfen, potenzielle Probleme mit einem Lieferanten zu erkennen, bevor Sie einen Vertrag abschließen.

4. Eine Angebotsanfrage kann dazu beitragen, Ihr Unternehmen vor Preistreiberei zu schützen, indem Lieferanten gezwungen werden, über den Preis zu konkurrieren.

5. Eine Ausschreibung kann als Verhandlungsinstrument genutzt werden, um von einem Lieferanten die bestmöglichen Konditionen zu erhalten. Verhandeln Sie über Preise oder Menge/Qualität und sogar über zusätzliche Dienstleistungen. Es ist immer besser, nach etwas Besonderem zu suchen. 

Wie schreibe ich RFQ-Dokumente?

Beim Schreiben eines RFQ-Dokuments ist es wichtig, das Produkt oder die Dienstleistung, die ausgeführt werden muss, klar und präzise zu beschreiben. 

1. Die Ausschreibung sollte Folgendes adressieren:

• Lernziele
• Zahlungskonditionen
• Erforderliche Mengen
• Geschätzte Arbeitsstunden
• Projektlänge
• Vertragsbedingungen
• Anforderungen an die Angebotsabgabe
• Fristen
• Evaluationskriterien
• Vergabe- und Abschlussprozess

2. Senden Sie die Anfrage an verschiedene Lieferanten.

In der nächsten Phase skizzieren Sie eine Liste mit seriösen anderen Anbietern, mit denen Sie zuvor zusammengearbeitet haben. Senden Sie das RFQ-Dokument an alle Interessenten, nachdem Sie alle Kontaktinformationen gesammelt haben. Erstellen Sie vorab eine FAQ, um sich wiederholende Anfragen zu vermeiden. Integrieren Sie Verwaltungsinstrumente und -verfahren, um den Ausschreibungs- und Überprüfungsprozess zu unterstützen.

3. Holen Sie Feedback ein und überprüfen Sie es.

Überprüfen und prüfen Sie alle Einsendungen. Es mag einfach klingen, aber es kann ein zeitaufwändiger und entscheidender Schritt im gesamten RFQ-Prozess sein. Sehen Sie, welche Preise und Qualität sie in welcher Menge anbieten. Sehen Sie nach, ob es Mindestbestellmengen oder Zahlungsbedingungen gibt. Filtern Sie sie und schließen Sie in Ihrer endgültigen Entscheidung nur einige davon. Benachrichtigen Sie alle Lieferanten nach Erhalt und Bewertung.

4. Auswahl des besten Anbieters

Nach Analyse aller Einreichungen muss jeder Anbieter die Bewertungsanforderungen erfüllen oder das niedrigste Angebot abgeben. Unterzeichnen Sie den endgültigen Vertrag, nachdem Sie den erfolgreichen Anbieter ausgewählt und allen Teilnehmern gedankt haben.

Beispiele für Anfragen 

Angebotsanfrage der International Renewable Energy Agency (IRENA) ist eine Gruppe von Ländern, die zusammenarbeiten, um Ländern beim Übergang zu erneuerbaren Energien zu helfen. IRENA hat auch viele wichtige Dokumente, Richtlinien und Bildungsmaterialien. Im Mai 2021 veröffentlichte IRENA eine Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen (RFP) für Beratungsdienstleister, um bei bestimmten Aufgaben zu helfen, wie z. B. der Beratung von Interessengruppen und der Erstellung eines Handbuchs mit praktischen Ratschlägen. Das Papier enthält viele Informationen über das Projekt, darunter genaue Daten, Auftragsbedingungen und Bewertungskriterien.

Wie soll ich eine Anfrage senden?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, eine Anfrage zu senden. Sie können dies per E-Mail, Fax oder Post tun. Sie können auch ein Online-Formular oder eine Anfragevorlage verwenden. 

Geben Sie beim Verfassen Ihrer Anfrage alle relevanten Informationen an, die der ausgewählte Anbieter benötigt, um Ihnen ein genaues Angebot zu unterbreiten. Diese besteht aus einer detaillierten Beschreibung Ihres Bedarfs, Spezifikationen oder Mengen und Ihrer Frist. Das Versenden einer Angebotsanfrage kann wie eine Menge Arbeit erscheinen, aber es lohnt sich, den besten Preis für Ihr Unternehmen zu erzielen.

Häufig gestellte Fragen zu Anfragen

Zusammenfassung

Dies ist eine der besten Möglichkeiten für Käufer, mehr über die Produkte und Dienstleistungen der Lieferanten zu erfahren und mehr Informationen über deren Preise und Zahlungsbedingungen zu erhalten. Für kleine Unternehmen ist es ein Muss zu wissen, wie man den RFQ-Prozess richtig durchführt. Diese Beziehung kann jahrelang gut sein, daher ist es entscheidend, den richtigen Lieferanten für Ihr Unternehmen zu finden. Für beide muss diese Freundschaft aufrechterhalten werden.

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