Πώς να γράψετε ένα αίτημα για πληροφορίες (RFI)

Το RFI είναι το πρώτο βήμα στη διαδικασία προμήθειας για τη διασφάλιση μιας δίκαιης και υψηλής ποιότητας επιχειρηματικής συναλλαγής με άλλες επιχειρήσεις. Έτσι, οι εταιρείες υποβάλλουν Αίτημα για Πληροφορίες σε πιθανούς προμηθευτές όταν χρειάζονται έναν αξιόπιστο συνεργάτη.

Τι ακριβώς είναι όμως το αίτημα για πληροφορίες και γιατί είναι σημαντικό;

Ως έμπειρος εμπειρογνώμονας στις προμήθειες, έχουμε στείλει εκατοντάδες RFI στη δεκαετή καριέρα μας. Έτσι, γνωρίζουμε ακριβώς πώς να γράφουμε RFI που εγγυώνται τις απαντήσεις από τους προμηθευτές. 

Αυτό το άρθρο θα εξηγήσει γιατί και πώς πρέπει να προετοιμάσετε ένα έγγραφο RFI για τα έργα σας. Συνέχισε να διαβάζεις!

Τι είναι το αίτημα για πληροφορίες;

Το αίτημα για πληροφορίες είναι επίσης γνωστό ως RFI. Μια εταιρεία χρησιμοποιεί αυτό το έγγραφο για να ζητήσει λεπτομερείς γραπτές πληροφορίες από πιθανούς προμηθευτές. Ένα RFI είναι το πρώτο μέρος όλων των διαδικασιών προμήθειας. Χρησιμοποιείται κυρίως για την αναζήτηση πληροφοριών για να αποφασίσετε τι να κάνετε στη συνέχεια για ένα συγκεκριμένο έργο.

Η λήψη σχετικών πληροφοριών από διαφορετικούς πιθανούς παρόχους επιτρέπει σε μια επιχείρηση να συγκρίνει RFI. Η ύπαρξη περισσότερων προμηθευτών για σύγκριση καθιστά ευκολότερο να γνωρίζουμε ποιος προμηθευτής είναι ο καταλληλότερος για το έργο.

Γιατί οι επαγγελματίες χρησιμοποιούν αιτήματα για πληροφορίες;

Οι επαγγελματίες χρησιμοποιούν το RFI για να ρωτήσουν λεπτομέρειες και να κάνουν συγκεκριμένες ερωτήσεις σε μια εταιρεία σχετικά με τα προϊόντα και τις υπηρεσίες που παρέχουν. Χρησιμοποιείται συχνά στην έρευνα αγοράς και είναι το πρώτο μέρος κάθε διαδικασίας προμήθειας.

Μερικές πληροφορίες που ζητούν οι επαγγελματίες σε ένα RFI είναι: 

• Εμπειρίες του προμηθευτή για παρόμοια έργα
• Ερωτήσεις σχετικά με την υπηρεσία που προσφέρει η προμηθεύτρια εταιρεία 
• Χρονοδιάγραμμα για το πότε μπορούν να παρέχουν υπηρεσίες στο έργο
• Η διαδικασία διαχείρισης έργου του προμηθευτή

Οι επαγγελματίες χρησιμοποιούν συχνά ένα κανονικό πρότυπο RFI. Ένα πρότυπο RFI είναι χρήσιμο για επαναλαμβανόμενα έργα προμηθειών. Διευκολύνει τις ομάδες προμηθειών να βρίσκουν προφίλ προμηθευτών κατάλληλα για παρόμοια έργα στο μέλλον. Διατηρώ το πρότυπό μου RFI στα έγγραφα Google και απλώς το αντιγράφω και επικολλώ για να το στείλω σε κάθε προμηθευτή. Απλά κάντε μια μικρή αλλαγή για να ταιριάζει με την κατάσταση. 

Πώς λειτουργεί ένα RFI;

Ακολουθούν τα τέσσερα βήματα της διαδικασίας RFI: 

Βήμα 1: Ένας αγοραστής αναπτύσσει ένα RFI.

Το RFI είναι ένα γραπτό έγγραφο που παρέχει μια τυποποιημένη διαδικασία εύρεσης συγκεκριμένων πληροφοριών. Εδώ, ο αγοραστής ρωτά τους προμηθευτές συνοπτικές ερωτήσεις ή λεπτομέρειες σε σαφή μορφή. Εάν το αρχικό έγγραφο έχει δημιουργηθεί στο Word, ένα Μετατροπέας Word σε PDF χρησιμοποιείται για την οριστικοποίηση του αρχείου. Ένα RFI επιτρέπει στον πωλητή να κατανοήσει εύκολα τις ανάγκες του αγοραστή. 

Βήμα 2: Ένας πωλητής ανταποκρίνεται στο RFI.

Οι αγοραστές συνήθως ορίζουν μια προθεσμία στους πωλητές για να απαντήσουν στο RFI. Οι αγοραστές συγκρίνουν τις συγκεντρωμένες απαντήσεις του RFI μεταξύ τους. Αυτό το βήμα βοηθά τις επιχειρήσεις να αποφασίσουν ποιος προμηθευτής και υπηρεσίες ταιριάζουν καλύτερα στο έργο. 

Βήμα 3: Ο αγοραστής εξετάζει τις απαντήσεις του πωλητή.

Μετά τη λήξη της προθεσμίας, η επιχείρηση εξετάζει την απάντηση RFI που αποστέλλεται από κάθε προμηθευτή. Ο αγοραστής αναζητά γενικές πληροφορίες για κάθε εταιρεία και πιθανές συγκρούσεις που μπορεί να προκύψουν από τη συνεργασία μαζί της. Αυτό το μέρος αφορά την έρευνα των πληροφοριών ιστορικού των πωλητών. Ελέγχω αυτές τις πληροφορίες από βάσεις δεδομένων που είναι διαθέσιμες στο κοινό, όπως αριθμούς αδειών και δεδομένα εγγραφής από κυβερνητικούς ιστότοπους. 

Η εξέταση των απαντήσεων του προμηθευτή βοηθά τον αγοραστή να αποφασίσει ποια απάντηση RFI θα λάβει για να προχωρήσει στο επόμενο βήμα.

Βήμα 4: Το επόμενο βήμα στη διαδικασία προμήθειας: Διαδικασία RFP

Αφού επιλέξει έναν προμηθευτή από τους κατάλληλους προμηθευτές, ο αγοραστής προχωρά στο RFP, το αίτημα για πρόταση.

Προτεινόμενη ανάγνωση: Αίτηση για πρόταση (RFP)

Οφέλη από τη χρήση αιτήματος για πληροφορίες

Ένα αίτημα για πληροφορίες μπορεί να προσφέρει διαφορετικά οφέλη για μια εταιρεία. 

Όταν εργάζεστε με επαναλαμβανόμενα έργα προμηθειών, οι αγοραστές μπορούν πάντα να επιστρέψουν στους πιθανούς προμηθευτές που έχουν βρει χρησιμοποιώντας πρότυπα RFI. Άλλα πλεονεκτήματα της χρήσης RFI είναι:

• Η RFI δείχνει στους προμηθευτές ότι υπάρχει ανταγωνισμός στην επιχείρησή σας. 

Η συλλογή απαντήσεων RFI κάνει τους προμηθευτές να συνειδητοποιήσουν ότι υπάρχει ανταγωνισμός για την επιχείρησή σας. Η δημιουργία ενός RFI κάνει το έργο σας να φαίνεται πιο επιθυμητό. Δίνει επίσης στους προμηθευτές την επείγουσα ανάγκη να ανταποκριθούν ώστε να επιλεγούν για την πρόταση. Αυξάνει επίσης την εμπιστοσύνη μεταξύ προμηθευτή και αγοραστή. Καθώς ο αγοραστής ζητά RFI, είναι σοβαρός για τη διεξαγωγή επιχειρήσεων, όχι απλώς ένα τυχαίο άτομο που ζητά προσφορές. 

• Λαμβάνετε μια λεπτομερή επισκόπηση κάθε προμηθευτή. 

Τα RFI επιτρέπουν στους αγοραστές να επικοινωνούν απευθείας με τους προμηθευτές. Σε σύγκριση με τις πληροφορίες τους που είναι διαθέσιμες για δημόσια προβολή στο διαδίκτυο, οι απαντήσεις των προμηθευτών στο έγγραφό σας RFI θα είναι πολύ πιο αξιόπιστες. Αυτό διασφαλίζει ότι θα λάβετε την υπηρεσία που οι ίδιοι οι πωλητές υποσχέθηκαν ότι θα μπορούσαν να παρέχουν.

Πώς να γράψετε ένα αίτημα για πληροφορίες (RFI);

Υπάρχουν πολλά πρότυπα έργων RFI διαθέσιμα στο διαδίκτυο. Ωστόσο, θα σας παρέχουμε ένα απλό αλλά αποτελεσματικό πρότυπο Αίτησης για πληροφορίες για να ξεκινήσετε τη διαδικασία προμήθειας για το έργο σας. Εδώ είναι τι πρέπει να συμπεριλάβετε στο RFI σας:

 1. ΣΦΑΙΡΙΚΗ ΕΙΚΟΝΑ

Θα πρέπει να παρέχετε το πλαίσιο της επιχείρησής σας στο έγγραφο RFI. Η γραφή με τέτοιο τρόπο θα ενθαρρύνει τους πωλητές να στοχεύουν ενεργά να είναι ο πιθανός συνεργάτης σας. Θα τους ενημερώσει επίσης εάν μπορούν να παρέχουν διαθέσιμες λύσεις στις τρέχουσες ανάγκες σας ή όχι.

Θυμηθείτε, στις επιχειρήσεις, οι εταιρείες χτίζουν σχέσεις για να παράγουν κέρδος. Οι προμηθευτές πρέπει να συνειδητοποιήσουν ότι η πρότασή σας στο επόμενο βήμα μπορεί να τους ωφελήσει όπως μπορεί να ωφελήσει εσάς. Δώστε τα διαπιστευτήριά σας σε κάθε πιθανό προμηθευτή και αυξήστε τις πιθανότητές σας να λάβετε απαντήσεις. 

 2. Προσόντα

Σε αυτό το τμήμα της φόρμας Αίτημα για πληροφορίες, παρέχετε στους προμηθευτές τις συγκεκριμένες λεπτομέρειες των υπηρεσιών που αναζητάτε. Παρέχετε σαφή επικοινωνία σχετικά με τα προϊόντα, τις υπηρεσίες και τις μεθόδους παράδοσης που θέλετε να επιτύχετε. Η ανταπόκριση σε αυτό το μέρος θα γίνει ο κύριος παράγοντας στη λήψη των αποφάσεών σας. Επομένως, δώστε μεγάλη προσοχή σε αυτό το μέρος του εγγράφου προτύπου πληροφοριών. 

Εάν κάνετε αυτό το μέρος καλά, θα έχετε μια λεπτομερή σύγκριση κάθε απάντησης που λαμβάνετε. 

 3. Ζητούμενες πληροφορίες

Σε αυτό το μέρος του προτύπου αίτησης για πληροφορίες, συλλέξτε πληροφορίες σχετικά με την αξιοπιστία, τις δυνατότητες, τον ποιοτικό έλεγχο κ.λπ. του προμηθευτή. Κάντε συγκεκριμένες ερωτήσεις. Οι απαντήσεις σε αυτές τις ερωτήσεις θα σας βοηθήσουν περαιτέρω να πάρετε τις τεκμηριωμένες αποφάσεις σας ως αγοραστής. Μερικοί άνθρωποι ρωτούν για τον αριθμό της άδειας Επιχείρησής τους για να ελέγξουν ξανά τα αρχεία τους από τις δημόσιες βάσεις δεδομένων. Σας δίνει επίσης την ημερομηνία εγγραφής τους, που σημαίνει ότι όσο μεγαλύτεροι είναι, τόσο πιο αξιόπιστοι θα είναι. 

 4. Προσδοκίες ανταπόκρισης

Καταγράψτε επίσης τις προσδοκίες απόκρισής σας στο πρότυπο RFI. Δώστε στους προμηθευτές αρκετό χρόνο για να απαντήσουν, αλλά μην ξεχάσετε να ορίσετε μια προθεσμία. Εάν πρόκειται να χρησιμοποιήσετε ένα κριτήριο αξιολόγησης, δηλώστε το σε αυτό το μέρος, ώστε οι προμηθευτές να γνωρίζουν τι ψάχνετε. 

Μπορείτε επίσης να προσθέσετε μια ρήτρα εμπιστευτικότητας εδώ ως μέρος των συνημμένων που περιλαμβάνονται.

7 Συμβουλές για την υποβολή Αίτησης για Πληροφορίες

1. Μελετήστε διεξοδικά το έργο σας

Το πρώτο βήμα για την υποβολή ενός RFI είναι να κατανοήσετε πρώτα το έργο σας. Γνωρίστε κάθε λεπτομέρεια του έργου σας και συμπληρώστε τα κενά στις πληροφορίες σας. Δεν θα μπορείτε να δηλώσετε σωστά τις ανάγκες σας στους προμηθευτές εάν δεν γνωρίζετε ποιες είναι. 

Επίσης, έχοντας μια στέρεη περιγραφή του έργου σας θα εγγυηθεί στους προμηθευτές ότι η συνεργασία μαζί σας θα αξίζει τον κόπο.

      2. Διατυπώστε κρίσιμες ερωτήσεις 

Κάντε ερωτήσεις σχετικές με το έργο σας στο έγγραφό σας RFI. Ακολουθούν ορισμένα σημεία που πρέπει να λάβετε υπόψη όταν διατυπώνετε ερωτήσεις:

• Να είστε συγκεκριμένοι. 

Πριν κάνετε την ερώτησή σας, δώστε το πλαίσιο σχετικά με το μέρος του έργου με το οποίο σχετίζεται η ερώτηση. Μην προσθέτετε γραμμές μπλόφας και περιττές λέξεις στο πρότυπό σας. Να είστε ακριβείς και προσεκτικοί όταν χρησιμοποιείτε λέξεις.

• Προσκομίστε δικαιολογητικά. 

Εάν χρειάζεστε εικόνες για να κάνετε τις ερωτήσεις σας πιο ξεκάθαρες, μη διστάσετε να συμπεριλάβετε τα συνημμένα έγγραφα στο RFI σας. 

    3. Ακολουθήστε τη σωστή μορφή

Ορισμένοι προμηθευτές παρέχουν το υπόδειγμα Αίτησης για πληροφορίες που περιμένουν να χρησιμοποιήσουν οι δυνητικοί πελάτες. Πριν στείλετε ένα γενικό RFI, βεβαιωθείτε ότι οι εταιρείες δεν έχουν πρώτα την αναμενόμενη μορφή τους. Διαφορετικά, το RFI σας θα μπορούσε να αγνοηθεί από αυστηρούς προμηθευτές. 

    4. Ελέγξτε το έγγραφό σας RFI

Ελέγξτε κριτικά ολόκληρο το πρότυπο RFI και βεβαιωθείτε ότι έχετε συμπεριλάβει όλα όσα θέλετε να μάθετε. Κάντε τις απαραίτητες ερωτήσεις, αλλά επίσης, βεβαιωθείτε ότι δεν κάνετε ερωτήσεις που μπορείτε να απαντήσετε μόνοι σας. Ελέγξτε τη δομή, τη γραμματική και τη σαφήνεια του εγγράφου σας. 

Κάνοντας αυτό θα σας παρουσιάσει ως μια αξιόπιστη και επαγγελματική επιχείρηση. 

    5. Στείλτε το ερώτημά σας

Αφού βεβαιωθείτε ότι το έγγραφό σας περιλαμβάνει και ζητά όλες τις απαραίτητες πληροφορίες, στείλτε το RFI σας. Ορισμένοι προμηθευτές ορίζουν συγκεκριμένα διαστήματα για τα τρέχοντα ερωτήματα που θέλουν να χρησιμοποιείτε κατά την αποστολή του ερώτημά σας. Επομένως, βεβαιωθείτε ότι τηρείτε το απαιτούμενο διάστημα. Μην στέλνετε ένα ερώτημα κάθε φορά που έχετε μια ερώτηση. Συγκεντρώστε ερωτήσεις σε ένα ερώτημα και στείλτε τις στον κατάλληλο χρόνο.

   6. Διαχειριστείτε τα τρέχοντα ερωτήματα RFI

Έχετε ένα σχέδιο για τη διαχείριση των ερωτημάτων σας RFI. Ορισμένοι προμηθευτές θα απαντήσουν αμέσως και κάποιοι δεν θα απαντήσουν καθόλου. Οι πωλητές θα μπορούσαν επίσης να κάνουν ερωτήσεις παρακολούθησης. Βεβαιωθείτε ότι έχετε ένα σχέδιο για όλα τα πιθανά σενάρια, ώστε η διαδικασία RFI του έργου σας να εξελιχθεί ομαλά. 

    7. Απαντήστε σε ερωτήματα εγκαίρως και με λεπτομέρεια

Όταν οι προμηθευτές στέλνουν ερωτήματα προσπαθώντας να διευκρινίσουν κάτι, μην αργήσετε να απαντήσετε. Εάν το κάνετε, οι προμηθευτές θα μπορούσαν να αντιληφθούν την καθυστέρηση σας ως αντιεπαγγελματική. Θυμηθείτε να γράφετε πάντα συγκεκριμένα και με μεγάλη λεπτομέρεια. Η ασάφεια μπορεί να οδηγήσει σε κακή επικοινωνία που μπορεί να είναι επιζήμια για ένα έργο. 

Παράδειγμα RFI

Ας πούμε Nike χρειάζεται σχέδια ODM από προμηθευτές στην Κίνα. Έτσι, αποφάσισαν να στείλουν ένα RFI σε διάφορους Κινέζους προμηθευτές που γνωρίζουν.

Εδώ είναι οι πληροφορίες που πρέπει να συμπεριλάβουν στο RFI τους.

Επισκόπηση επιχείρησης: Σε αυτό το παράδειγμα, η Nike αναφέρει ότι χρειάζονται νέα σχέδια παπουτσιών για τη συλλογή τους στο τέλος της χρονιάς. 

Προσόντα: Η Nike δηλώνει τις ακριβείς ανάγκες της από τους προμηθευτές. Ας πούμε ότι χρειάζονται δέκα νέα σχέδια παπουτσιών. Το περιλαμβάνουν στο έγγραφο RFI, ώστε οι προμηθευτές να γνωρίζουν ποια είναι η αναμενόμενη υπηρεσία της εταιρείας από αυτούς.

Ερωτήσεις: Σε αυτό το παράδειγμα, η NIKE μπορεί να κάνει ερωτήσεις στους προμηθευτές όπως:

• Αυτήν τη στιγμή έχετε διαθέσιμα σχέδια ιδιωτικής ετικέτας για παπούτσια; 
• Πόσος είναι ο χρόνος παράδοσης στις Ηνωμένες Πολιτείες; 
• Πόσα ζευγάρια παπούτσια μπορείτε να παράγετε την ημέρα;

Προσδοκίες: Σε αυτό το παράδειγμα, η Nike μπορεί να επισυνάψει τα κριτήρια για τα σχέδια παπουτσιών που χρειάζονται. Ή, μπορούν επίσης να επισυνάψουν κριτήρια για τον προμηθευτή που αναζητούν. 

Συχνές ερωτήσεις σχετικά με ένα αίτημα για πληροφορίες

Τι ακολουθεί

Πρέπει να σχεδιάσετε προσεκτικά και να δημιουργήσετε το έγγραφο RFI για να έχετε τις καλύτερες πιθανότητες να βρείτε αξιόπιστους προμηθευτές. Όπως σε κάθε βήμα σε οποιοδήποτε επιχειρηματικό έργο, ένα RFI δεν πρέπει να βιαστεί. Βεβαιωθείτε ότι το RFI σας είναι λεπτομερές, κατευθείαν στην ουσία και συνοπτικό. Μην είστε ασαφείς, έτσι ώστε οι προμηθευτές να ενθαρρύνονται να συνεχίσουν να συνεργάζονται μαζί σας.

Εάν αντιμετωπίζετε προβλήματα με την εύρεση πιθανών προμηθευτών για αποστολή RFI, μπορούμε να σας βοηθήσουμε. Η Leelinesourcing είναι σε επαφή με εκατοντάδες προμηθευτές χονδρικής, έτσι επικοινωνηστε μαζί μας, και θα σας βοηθήσουμε.