Los servicios de adquisiciones y abastecimiento son parte integral de cadena de suministro gestión. Estos son dos procesos comerciales cruciales.
Adquisiciones y abastecimiento son dos departamentos separados que trabajan juntos para adquirir suministros para una empresa.
Si bien ambos departamentos obtienen suministros, funcionan de manera diferente. Saber en qué se diferencian puede ayudar a los departamentos apropiados a coordinarse de manera más eficiente.
Luego puede asegurarse de que su empresa adopte las estrategias correctas para mejorar el abastecimiento frente a la adquisición.
¿En qué se diferencian el abastecimiento y la adquisición? A lo largo de este artículo, examinaremos abastecimiento versus adquisiciones.
Conocerás las diferencias clave entre los dos.
- 1) ¿Qué es el abastecimiento?
- 2) ¿Qué son las adquisiciones?
- 3) Abastecimiento y adquisiciones: la diferencia clave
- 4) ¿Cómo coordinar el abastecimiento y la adquisición?
- 5) ¿Cuáles son los mejores métodos de abastecimiento electrónico y contratación electrónica?
- 6) Preguntas Frecuentes
- 7) Reflexiones finales
¿Qué es el abastecimiento?
El abastecimiento implica identificar las necesidades del negocio y encontrar nuevos proveedores.
Adicionalmente, consiste en desarrollar una red de proveedores alternos. Sus recursos dependerán del nivel de detalle que pueda dedicar al abastecimiento.
Entender las necesidades de un empresa de abastecimiento es el primer paso en el abastecimiento. Los gerentes de abastecimiento luego establecen un ideal proveedor lista de calidad
Después de evaluar a todos los proveedores, la empresa contacta a los proveedores potenciales y solicita más información sobre las materias primas.
Además, piden a los proveedores que les envíen una cotización.
Cuando el equipo de abastecimiento tiene la información correcta, reducen sus opciones y firman contratos con los proveedores adecuados.
Se firma un acuerdo con el proveedor que mejor se adapte a las necesidades de la empresa. A partir de ahí, la empresa comienza a establecer relaciones saludables con el proveedor.
Proceso de abastecimiento
- Selección de vendedores
- Evaluación de costos de proveedores
- Obtener información del proveedor
- Evaluación de proveedores iniciales
- Investigación y desarrollo de proveedores.
- Análisis presupuestario y fijación de objetivos.
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¿Qué son las adquisiciones?
El aprovisionamiento es todo el proceso de adquisición de bienes y servicios de los proveedores.
Se entrega una orden de compra al proveedor en función del contrato de abastecimiento. De esta manera, una empresa puede garantizar la entrega de bienes y servicios y el pago oportuno.
La adquisición se refiere a cualquier cosa que ayude a una empresa a comprar bienes. Si no existe una estrategia de adquisición sólida, es difícil obtener los productos esenciales.
La capacidad de una empresa para gestionar todos estos procesos de forma eficaz le otorga una ventaja a lo largo del tiempo. Planificación estratégica puede ayudar a una organización a crecer. Además, cada paso del proceso puede funcionar en armonía.
Proceso de adquisición
- Actividades de compras y abastecimiento estratégico.
- Gestión y negociación de proveedores.
- Aseguramiento de la calidad del proveedor
- Elegir los productos y servicios adecuados.
- Emisión de órdenes de compra.
- Seguimiento de recibos de material.
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Abastecimiento y adquisiciones: la diferencia clave
Ambos se ocupan de los suministros materiales que las empresas necesitan para llevar a cabo sus negocios.
El proceso de abastecimiento simplifica la adquisición. El abastecimiento proporciona a la organización una lista de los proveedores necesarios. Por el contrario, las compras se encargan de adquirir los suministros necesarios para operar el negocio.
HE ENTENDIDO DE CERCA el mecanismo de trabajo de ambos. El abastecimiento brinda una VENTAJA de proveedores confiables y gana los tratos.
El proceso de abastecimiento ocurre antes de la adquisición. Implica la identificación de proveedores. Este proceso también recopila información sobre proveedores y productos.
Encontrar el equilibrio adecuado entre cotización y el margen de beneficio es clave para el abastecimiento estratégico. Comparativamente, la adquisición implica buscar información sobre productos, comprarlos y entregarlos.
Una estrategia efectiva es necesaria para una adquisición exitosa.
El departamento de compras se asegura de que la empresa obtenga todos los productos y materiales que necesita. Mientras tanto, el abastecimiento los pone a disposición.
El departamento de abastecimiento firma el contrato con el comprador en términos y condiciones específicos. Contrariamente a esto, compras garantiza que la entrega se confirme de acuerdo con la orden de compra.
Un equipo de abastecimiento realiza un seguimiento de los proveedores alternativos, mientras que un equipo de adquisiciones supervisa las fechas de entrega y la calidad. El equipo de abastecimiento busca proveedores con precios más bajos.
Permite a las empresas seleccionar proveedores que ahorren costos de acuerdo con su idoneidad para ahorrar dinero. Facilita las relaciones a largo plazo con los fabricantes.
Por el contrario, las adquisiciones prestan atención a los suministros que requieren. Implica adquirir un producto o servicio y liberar los pagos después de la entrega.
Las dos funciones suelen trabajar juntas, pero no siempre es así.
Encontrar y examinar proveedores no siempre requiere un equipo de abastecimiento. Los departamentos de compras pueden gestionar proveedores indirectos.
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¿Cómo coordinar el abastecimiento y la adquisición?
El éxito de una cadena de suministro depende de una comunicación eficaz. Sin embargo, esta es una de las mayores áreas de mejora. Tanto los departamentos de abastecimiento como los de adquisiciones pueden experimentar problemas de comunicación.
Me he enfrentado a problemas importantes como retrasos en el material, material equivocado, etc. Es mejor COMUNICAR a tiempo y obtener resultados efectivos.
El abastecimiento requiere datos de adquisiciones para garantizar que la empresa trabaje con proveedores adecuados.
Por el contrario, la adquisición requiere abastecimiento statistics para pronosticar con precisión el gasto y reducir los costos.
Por lo tanto, los profesionales de adquisiciones y el departamento de abastecimiento deben estar en comunicación. Cosechará los beneficios de la buena coordinación de estos equipos. Las características imprescindibles incluyen:
Mejorar la comunicación
La coordinación adecuada implica una comunicación efectiva entre los equipos de abastecimiento y adquisiciones. Una coordinación eficaz puede lograr resultados positivos.
Cuando la coordinación entre los equipos de abastecimiento y adquisiciones es buena, no hay posibilidad de que ocurran errores.
Impulse la productividad
La comunicación impredecible y la falta de cohesión obstaculizan la productividad. Mantener una actitud profesional es esencial para aumentar su productividad.
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¿Cuáles son los mejores métodos de abastecimiento electrónico y contratación electrónica?
Se utiliza un proceso de eSourcing para identificar y aprobar electrónicamente las necesidades de adquisición.
El uso de plataformas de e-Sourcing mejora el proceso de licitación.
En eSourcing, todos los procesos de abastecimiento se realizan electrónicamente y se recopilan y procesan ofertas, cotizaciones y propuestas de múltiples proveedores.
Prefiero eSourcing porque trabajo de forma remota. Mientras estoy en mi oficina en CALIFORNIA, el equipo de abastecimiento hace todo. Ahorra tiempo y dinero.
Por el contrario, eProcurement comienza con el contrato real. eProcurement consiste en gestionar el proceso de contratación electrónicamente y garantizar su cumplimiento.
La contratación electrónica es muy parecida a la contratación manual, pero mucho más rápida.
Las empresas ahora tienen que lidiar con muchos proveedores y compras. El e-sourcing se ha convertido en una parte esencial de las compras estratégicas para las empresas.
El método de abastecimiento electrónico consiste en recopilar la siguiente información.
RFI – Solicitud de Información
Por lo general, el abastecimiento en línea comienza con RFI detallados. Cuestionarios de precalificación (PQQ) se utilizan comúnmente para solicitudes de información.
Los licitadores deben presentar RFI o PQQ antes de ser invitados públicamente a un evento de licitación.
eSourcing guarda todos los datos, lo que le permite ubicar rápidamente los detalles del proveedor y obtener más información sobre sus ofertas. Para ingresar a su sesión de eSourcing, los proveedores deben enviar su cuestionario para su aprobación.
Esto lo ayuda a identificar posibles postores que podrían no ser apropiados.
RFQ - Solicitud de cotización
Las solicitudes de cotización (RFQ) pueden ser útiles cuando se presenta una licitación para determinar el precio de mercado actual.
Con su plataforma de eSourcing, puede enviar solicitudes de cotización a proveedores que ya hayan completado solicitudes de oferta. Las cotizaciones son útiles para establecer puntos de partida para las sesiones de eSourcing.
El uso de este sistema es beneficioso para empresas con presupuestos estrictos y licitaciones no complejas.
Lectura sugerida: Las 7 mejores formas de utilizar Alibaba RFQ
RFP - Solicitud de propuesta
Las solicitudes de propuestas pueden ser preferibles a las RFQ. Por lo general, esta solicitud es para un documento que detalla la relevancia de la propuesta para el proyecto.
Las RFP describen cómo los proveedores proporcionarán los servicios especificados. Un beneficio clave es que la RFP se puede alojar en una plataforma de eSourcing.
Las preguntas de RFP se comparten en un espacio colaborativo, lo que permite comparaciones más simples entre las respuestas.
Dado que las RFQ no son tan complejas como las RFP, muchas empresas las prefieren.
eSubasta
Después de obtener cotizaciones de proveedores, es posible que desee considerar una subasta electrónica. Los postores compiten por los contratos a través de subastas electrónicas dinámicas y competitivas.
Es común utilizar eAuctions para encontrar el mejor precio disponible en el mercado.
Por el contrario, un ciclo de contratación electrónica es similar a un ciclo de contratación tradicional.
Durante el proceso de adquisición, hay varios pasos:
Productos de necesidades del cliente
El proceso de compra comienza identificando o anticipando lo que quiere el cliente.
Para determinar la necesidad, se basan en documentos electrónicos. Por ejemplo, solicitud de compra, verificación de parada y rutinas de reordenación.
Aprobación de compra
Varios pasos pueden estar involucrados en esta etapa según el tamaño y la naturaleza de la compra.
Se permiten compras pequeñas utilizando sistemas de compras electrónicas sin aprobación.
Sumisión electrónica
Algunas organizaciones utilizan presentaciones electrónicas, mientras que otras confían en el correo o el fax para la publicación de materiales.
El uso del intercambio electrónico de datos (EDI) puede acortar el ciclo de pedido tiempo de espera.
Uso del software de adquisiciones
La compra y venta de bienes y servicios se puede realizar en línea con el software de adquisiciones.
El software de compras proporciona herramientas digitales y automatizadas para la toma de decisiones. El software de contratación electrónica facilita la realización de todos los procesos de contratación.
Lectura sugerida: Los 20 principales agentes de abastecimiento de EE. UU.
Preguntas Frecuentes
¿Cuál es la importancia del proceso de compras en la cadena de suministro?
Las operaciones comerciales están inextricablemente vinculadas a la gestión de compras y de la cadena de suministro.
Estas dos funciones no se pueden separar. La adquisición efectiva juega un papel vital en el éxito de cualquier empresa.
Las cadenas de suministro no pueden funcionar sin problemas si se ignoran las adquisiciones, o viceversa.
Por lo tanto, la adquisición es aún más importante.
¿Vale la pena reducir costes en la cadena de suministro?
El costo de su cadena de suministro a menudo infla el precio de venta de un producto o servicio.
Los costos más bajos se trasladan a los clientes. Las ganancias netas se duplicarán cuando los costos de la cadena de suministro se reduzcan del 9% al 4%.
Aumentar las ganancias sin aumentar las ventas es el gran atractivo de la reducción de costos en una cadena de suministro.
Por lo tanto, es crucial centrarse en la reducción de costos de la cadena de suministro.
¿Qué significa doble abastecimiento?
Esencialmente, el abastecimiento dual consiste en trabajar con más de un proveedor para el mismo producto.
Se utilizan dos proveedores para la misma materia prima, producto, servicio o componente.
Dado que el abastecimiento dual implica trabajar con varias empresas, suele ser más rentable.
Además, el abastecimiento dual permite procesos de abastecimiento más sencillos. El abastecimiento dual debe estar justificado para gestionar el riesgo y simplificar los procesos.
Las empresas utilizan un enfoque de doble fuente para reducir el riesgo de optar por una sola fuente.
Sin embargo, los gerentes de adquisiciones toman una decisión consciente de buscar un abastecimiento único.
¿Qué software de compras y abastecimiento está disponible?
En el mercado, una variedad de software está disponible para adquisiciones y abastecimiento.
Con una fácil integración, estos softwares pueden disparar todo su proceso de adquisición.
Además, puede recibir informes en tiempo real sobre sus adquisiciones.
Sin embargo, elegir el software adecuado para administrar su abastecimiento es una elección crítica. Así que haz tu elección con cuidado.
Si necesita ayuda para elegir, puede hacer preguntas estándar a su proveedor, como cantidades mínimas de pedido, requisitos y calidad del material.
¿Cómo pueden los procesos de adquisición ayudar a gestionar las cadenas de suministro?
Un paso importante en la cadena de suministro es el proceso de adquisición.
Puede optimizar el proceso de adquisición y la cadena de suministro eligiendo a los mejores proveedores y negociando los mejores contratos.
En consecuencia, el tiempo de producción y los costos disminuirán.
Lectura sugerida: Agente de abastecimiento
Reflexiones finales
Como parte de una cadena de suministro exitosa, el abastecimiento y la adquisición van de la mano.
Uno sin el otro no tiene el mismo impacto. La cadena de suministro funciona correctamente cuando ambos están disponibles.
Con el avance de la tecnología, las empresas ahora obtienen materiales a través de servicios electrónicos. La estrategia de abastecimiento electrónico y las adquisiciones ahorran tiempo y esfuerzo a las empresas.
Además, ayuda a reducir costos, optimizar las relaciones con los proveedores y mejorar el mantenimiento de registros.
