RFI on ensimmäinen askel hankintaprosessissa, jolla varmistetaan oikeudenmukainen ja laadukas liiketoimi muiden yritysten kanssa. Yritykset siis lähettävät tietopyynnön mahdollisille toimittajille, kun he tarvitsevat luotettavan kumppanin.
Mutta mitä tietopyyntö oikein on, ja miksi se on tärkeää?
Kokeneena hankintaasiantuntijana olemme lähettäneet satoja RFI:itä vuosikymmenen mittaisen uramme aikana. Näin ollen tiedämme tarkasti, kuinka kirjoitetaan RFI:t, jotka takaavat toimittajien vastaukset.
Tässä artikkelissa kerrotaan, miksi ja miten sinun tulee laatia RFI-asiakirja projekteillesi. Jatka lukemista!
Mikä on tietopyyntö?
Tietopyyntö tunnetaan myös nimellä RFI. Yritys pyytää tätä asiakirjaa yksityiskohtaisia kirjallisia tietoja mahdollisilta toimittajilta. RFI on ensimmäinen osa kaikkia hankintaprosesseja. Sitä käytetään ensisijaisesti tiedon keräämiseen, jotta voidaan päättää, mitä tehdä seuraavaksi tietylle projektille.
Oleellisten tietojen saaminen eri mahdollisilta palveluntarjoajilta antaa yrityksille mahdollisuuden verrata RFI-tietoja. Kun vertailtavia toimittajia on enemmän, on helpompi tietää, mikä toimittaja sopii parhaiten projektiin.
Miksi ammattilaiset käyttävät tietopyyntöjä?
Ammattilaiset käyttävät RFI:tä kysyäkseen tietoja ja kysyäkseen yritykseltä tiettyjä kysymyksiä heidän tarjoamistaan tuotteista ja palveluista. Sitä käytetään usein markkinatutkimuksessa, ja se on jokaisen hankintaprosessin ensimmäinen osa.
Jotkut asiantuntijat pyytävät RFI:ssä:
- Toimittajan kokemuksia vastaavista projekteista
- Kysymyksiä toimittajan tarjoamasta palvelusta
- Aikajana, jolloin he voivat tarjota palveluja projektille
- Toimittajan projektinhallintaprosessi
Ammattilaiset käyttävät usein tavallista RFI-mallia. RFI-malli on hyödyllinen toistuvissa hankintaprojekteissa. Sen avulla hankintatiimien on helpompi löytää vastaaviin projekteihin sopivia toimittajaprofiileja tulevaisuudessa. Säilytän RFI-mallini Google Docsissa ja kopioin ja liitän sen lähetettäväksi jokaiselle toimittajalle. Tee vain pieni muutos tilanteen mukaan.
Miten RFI toimii?
Tässä on RFI-prosessin neljä vaihetta:
Vaihe 1: Ostaja kehittää RFI:n.
RFI on kirjallinen asiakirja, joka tarjoaa standardoidun prosessin tietyn tiedon etsimiseen. Täällä ostaja kysyy toimittajilta ytimekkäitä kysymyksiä tai yksityiskohtia selkeässä muodossa. Jos alkuperäinen asiakirja luodaan Wordilla, Word-pdf-muunnin käytetään tiedoston viimeistelyyn. RFI:n avulla myyjä ymmärtää ostajan tarpeet helposti.
Vaihe 2: Myyjä vastaa RFI:hen.
Ostajat yleensä antavat myyjille määräajan vastata RFI:hen. Ostajat vertailevat RFI:n kerättyjä vastauksia keskenään. Tämä vaihe auttaa yrityksiä päättämään, mikä toimittaja ja palvelut sopivat parhaiten projektiin.
Vaihe 3: Ostaja tarkistaa myyjän vastaukset.
Määräajan jälkeen yritys tarkistaa kunkin toimittajan lähettämän RFI-vastauksen. Ostaja etsii yleistä tietoa jokaisesta yrityksestä ja mahdollisista ristiriitaisuuksista, joita voi syntyä heidän kanssaan työskennellessään. Tämä osa koskee myyjien taustatietojen tutkimista. Tarkistan nämä tiedot julkisesti saatavilla olevista tietokannoista, kuten lisenssinumerot ja rekisteröintitiedot hallituksen sivustoilta.
Myyjän vastausten tarkistaminen auttaa ostajaa päättämään, minkä RFI-vastauksen saa siirtyäkseen seuraavaan vaiheeseen.
Vaihe 4: Seuraava vaihe hankintaprosessissa: RFP-prosessi
Valittuaan yhden toimittajan sopivista toimittajista ostaja siirtyy tarjouspyyntöön, tarjouspyyntöön.
Ehdotettu käsittely: Ehdotuspyyntö (RFP)
Tietopyynnön käytön edut
Tietopyyntö voi tarjota yritykselle erilaisia etuja.
Toistuvien hankintaprojektien parissa ostajat voivat aina palata löytämiensä potentiaalisten toimittajien luo käyttämällä RFI-malleja. Muita RFI:n käytön etuja ovat:
- RFI näyttää toimittajille, että liiketoiminnassasi on kilpailua.
RFI-vastausten kerääminen saa toimittajat ymmärtämään, että yrityksestäsi on kilpailua. RFI:n luominen saa projektistasi näyttämään haluttavammalta. Se myös antaa toimittajille kiireellisen reagoinnin, jotta heidät valitaan ehdotukseen. Se myös lisää luottamusta toimittajan ja ostajan välillä. Koska ostaja pyytää RFI:tä, hän suhtautuu vakavasti liiketoiminnan harjoittamiseen, ei vain satunnaiseen tarjouspyyntöön.
- Saat yksityiskohtaisen yleiskatsauksen jokaisesta toimittajasta.
RFI:n avulla ostajat voivat kommunikoida suoraan toimittajien kanssa. Verrattuna niiden tietoihin, jotka ovat julkisesti esillä Internetissä, myyjien vastaukset RFI-asiakirjaasi ovat paljon uskottavampia. Tämä varmistaa, että saat palvelun, jonka myyjät itse lupasivat tarjota.
Etsitkö parasta Kiinan hankintaagenttia?
Leeline Sourcing auttaa sinua löytämään tehtaita, saamaan kilpailukykyiset hinnat, seuraamaan tuotantoa, varmistamaan laadun ja toimittamaan tuotteet ovelle.
Kuinka kirjoittaa tietopyyntö (RFI)?
Verkossa on monia projekti-RFI-malleja. Mutta tarjoamme sinulle yksinkertaisen mutta tehokkaan Tietopyyntömallin, jolla voit aloittaa hankkeesi hankintaprosessin. Tässä on mitä sinun tulee sisällyttää RFI:hen:
1. Yleiskatsaus
Sinun tulee ilmoittaa yrityksesi konteksti RFI-asiakirjassa. Kirjoittaminen tällä tavalla rohkaisee myyjiä pyrkimään olemaan potentiaalinen kumppanisi aktiivisesti. Se myös ilmoittaa heille, voivatko he tarjota saatavilla olevia ratkaisuja nykyisiin tarpeisiisi vai eivät.
Muista, että liiketoiminnassa yritykset rakentavat suhteita tuottaakseen voittoa. Myyjien on ymmärrettävä, että ehdotuksesi seuraavassa vaiheessa voi hyödyttää heitä aivan kuten se voi hyödyttää sinua. Anna valtuustietosi jokaiselle mahdolliselle toimittajalle ja paranna mahdollisuuksiasi saada vastauksia.
2. Edellytykset
Anna tässä Tietopyyntölomakkeen osassa toimittajille tarkat tiedot etsimistäsi palveluista. Tarjoa selkeää viestintää tuotteista, palveluista ja toimitustavoista, jotka haluat saavuttaa. Tämän osan vastauksesta tulee tärkein tekijä päätöksenteossasi. Kiinnitä siis suurta huomiota tietomalliasiakirjan tähän osaan.
Jos teet tämän osan hyvin, saat yksityiskohtaisen vertailun jokaisesta saamastasi vastauksesta.
3. Pyydetyt tiedot
Kerää tässä tietopyyntömallin osassa tietoja toimittajan uskottavuudesta, kyvystä, laadunvalvonnasta jne. Esitä erityisiä kysymyksiä. Vastaukset näihin kysymyksiin auttavat sinua tekemään tietoon perustuvia päätöksiä ostajana. Jotkut ihmiset kysyvät toimilupanumeroaan tarkistaakseen tietueensa julkisista tietokannoista. Se antaa sinulle myös heidän rekisteröintipäivänsä, mikä tarkoittaa, että mitä vanhempi he ovat, sitä luotettavampia he ovat.
4. Vastausodotukset
Kirjoita vastaustoiveesi myös RFI-malliisi. Anna tavarantoimittajille riittävästi aikaa vastata, mutta älä unohda asettaa määräaikaa. Jos aiot käyttää arviointiperusteita, mainitse se tässä osassa, jotta toimittajat tietävät, mitä etsit.
Voit myös lisätä tähän luottamuksellisuuslausekkeen osana mukana olevia liitteitä.
7 vinkkiä tietopyynnön lähettämiseen
- Tutustu projektiisi perusteellisesti
Ensimmäinen vaihe RFI:n lähettämisessä on ensin ymmärtää projektisi. Tunne projektisi jokainen yksityiskohta ja täytä aukot tiedoissasi. Et voi kertoa tarpeitasi oikein toimittajille, jos et tiedä, mitä ne ovat.
Myös vankka kuvaus projektistasi takaa toimittajille, että kanssasi työskentely on sen arvoista.
2. Muotoile tärkeitä kysymyksiä
Esitä projektiisi liittyviä kysymyksiä RFI-asiakirjassasi. Tässä on joitain ohjeita, jotka tulee pitää mielessä kysymyksiä muotoillessa:
- Ole tarkka.
Ennen kuin esität kysymyksen, kerro kontekstista, mihin projektin osaan kysymys liittyy. Älä lisää bluffiviivoja ja tarpeettomia sanoja malliisi. Ole tarkka ja varovainen käyttäessäsi sanoja.
- Toimita tositteet.
Jos tarvitset kuvia selkeyttääksesi kysymyksiäsi, älä epäröi sisällyttää liitetiedostoja RFI:hen.
3. Noudata oikeaa muotoa
Jotkut toimittajat tarjoavat tietopyyntömallinsa, jota he odottavat potentiaalisten asiakkaiden käyttävän. Ennen kuin lähetät yleisen RFI:n, varmista, että yrityksillä ei ole ensin odotettua muotoa. Muuten tiukat toimittajat voivat jättää RFI-tietosi huomiotta.
4. Tarkista RFI-asiakirjasi
Tarkista koko RFI-malli kriittisesti ja varmista, että sisällytät kaiken, mitä haluat tietää. Esitä tarpeellisia kysymyksiä, mutta varmista myös, ettet kysy kysymyksiä, joihin voit vastata itse. Tarkista asiakirjasi rakenne, kielioppi ja selkeys.
Tämän tekeminen esittelee sinut luotettavana ja ammattitaitoisena yrityksenä.
5. Lähetä kyselysi
Kun olet varmistanut, että asiakirja sisältää kaikki tarvittavat tiedot ja pyytää niitä, lähetä RFI. Jotkut toimittajat asettavat tietyt aikavälit käynnissä oleville kyselyille, joita he haluavat sinun käyttävän kyselyäsi lähettäessään. Varmista siis, että kunnioitat heidän pyydettyä intervalliaan. Älä lähetä kyselyä aina, kun sinulla on kysyttävää. Kokoa kysymykset yhdeksi kyselyksi ja lähetä ne oikeaan aikaan.
6. Hallitse käynnissä olevia RFI-kyselyitä
Tee suunnitelma RFI-kyselyjesi hallintaan. Jotkut toimittajat vastaavat välittömästi, ja jotkut eivät vastaa ollenkaan. Myyjät voivat myös esittää jatkokysymyksiä. Varmista, että sinulla on suunnitelma kaikille mahdollisille skenaarioille, jotta projektisi RFI-prosessi sujuu sujuvasti.
7. Vastaa kyselyihin ajoissa ja yksityiskohtaisesti
Kun toimittajat lähettävät takaisin kyselyjä yrittääkseen selventää jotain, älä vastaa liian kauan. Jos teet niin, toimittajat voivat pitää myöhästymisesi epäammattimaisena. Muista kirjoittaa aina tarkasti ja hyvin yksityiskohtaisesti. Epämääräisyys voi johtaa viestintävirheeseen, joka voi olla haitallista projektille.
Etsitkö luotettavaa kiinalaista toimittajaa?
Kuten Kiinan paras hankintaagentti, autamme sinua löytämään tehtaita, saamaan kilpailukykyiset hinnat, seuraamaan tuotantoa, varmistamaan laadun ja toimittamaan tuotteet ovelle.
RFI esimerkki
Sanokaamme Nike tarvitsee ODM-malleja kiinalaisilta toimittajilta. Joten he päättivät lähettää RFI:n useille tutuille kiinalaisille toimittajille.
Tässä on tiedot, jotka heidän on sisällytettävä RFI:ään.
Toimialakatsaus: Tässä esimerkissä Nike mainitsee, että he tarvitsevat uusia kenkämalleja vuoden lopun kokoelmaansa.
Pätevyys: Nike ilmoittaa tarkat tarpeensa toimittajilta. Oletetaan, että he tarvitsevat kymmenen uutta kenkämallia. He sisällyttävät tämän RFI-asiakirjaan, jotta toimittajat tietävät, mitä palvelua yritys heiltä odottaa.
kysymykset: Tässä esimerkissä NIKE voi kysyä toimittajilta seuraavia kysymyksiä:
- Onko sinulla tällä hetkellä saatavilla omia kenkiä koskevia malleja?
- Kuinka pitkä toimitusaikasi on Yhdysvaltoihin?
- Kuinka monta paria kenkiä pystyt valmistamaan päivässä?
odotukset: Tässä esimerkissä Nike voi liittää kriteerit tarvitsemilleen kenkämalleille. Tai he voivat myös liittää kriteerit etsimälle toimittajalle.
Tietopyyntöä koskevat usein kysytyt kysymykset
Kenen pitäisi käyttää RFI-mallia?
Jokaisen yrityksen, joka haluaa reilun kaupan toimittajan kanssa, tulee käyttää RFI-mallia. Internetissä on enemmän malleja kuin pystyt laskemaan, joten valitse itsellesi sopiva.
Mitä tietoja RFI:ään sisällyttää?
RFI sisältää yleiskatsauksen yrityksestäsi, etsimistäsi palveluista ja kysymyksesi jokaiselle toimittajalle. Nämä kolme ovat tärkeimpiä tietoja, joita sinun ei tule koskaan unohtaa RFI-asiakirjoissasi.
Milloin RFI-mallia käytetään?
Käytä Request for Information -malleja, kun lähetät RFI-asiakirjoja toimittajille. Olipa kyseessä kertaluonteinen hankintaprojekti tai toistuva hankintaprojekti, et koskaan mene pieleen käyttämällä RFI-mallia.
Vastaavatko kaikki toimittajat RFI:hen?
Kaikki toimittajat eivät vastaa RFI-kyselyyn. On tärkeää kirjoittaa yksityiskohtaiset RFI:t, jotta toimittajat vastaavat sinulle paremmin.
Mitä seuraavaksi
Sinun on suunniteltava ja laadittava RFI-asiakirjasi huolellisesti, jotta sinulla on parhaat mahdollisuutesi löytää luotettavia toimittajia. Kuten kaikissa liiketoimintaprojekteissa, RFI:tä ei pidä kiirehtiä. Varmista, että RFI-tietosi on yksityiskohtainen, täsmällinen ja ytimekäs. Älä ole epämääräinen, jotta tavarantoimittajia rohkaistaan jatkamaan yhteistyötä kanssasi.
Jos sinulla on vaikeuksia löytää mahdollisia toimittajia, joille lähettää RFI:t, voimme auttaa. Leelinesourcing on yhteydessä satoihin tukkumyyjiin, joten ottaa meihin yhteyttä, ja me autamme sinua.
