Ehdotuspyyntö (RFP) on kriittinen vaihe missä tahansa hankintaprosessissa. Se on ostajan asiakirja urakoitsijalle, myyjälle tai palveluntarjoajalle.
Väärän myyjän hankkiminen voi olla kallista. 61 % CPO:ista (Chief Procurements Officer) uskovat, että riski on kasvanut. Tarjouspyynnön on voitava suodattaa useiden tarjoajien joukosta, joten vain korkeasti pätevät jäävät jäljelle.
Yli 10 vuoden kokemus ja tuhansia onnistuneita korkealaatuisia valmistusprojekteja asiakkaille, Leelinesourcing Hänellä on varmasti asiantuntemusta RFP-asiakirjojen luomisessa löytääkseen parhaat valmistajat, jotka tuottavat korkealaatuisia tuotteita aikataulun mukaisella toimituksella, mikä tukee asiakkaiden korkean kannattavuuden saavuttamista.
Selitämme prosessin korkealaatuisen tarjouspyynnön luomiseen. Voit saada tehokkaan tarjouspyynnön, joka houkuttelee laadukkaita myyjiä.
Let's sukeltaa sisään!
Mikä on ehdotuspyyntö?
Hyvä tarjouspyyntö on asiakirja, joka houkuttelee kaikki tavaroiden tai palveluiden myyjät. Se on virallinen asiakirja, joka sisältää seuraavat osat:
- RFP:n tehtävä tai tarkoitus.
- Lyhyt katsaus organisaatioon.
- Luettelo tuotteista tai palveluista, joita organisaatio tarvitsee.
- Erittely vaaditusta laadusta, toimituksesta ja hinnasta.
- Hankinnan tarkistusprosessin aikataulu.
- Selitys mahdollisista tarjousmenettelyistä, joita mahdollinen toimittaja noudattaa.
- Ostoosaston yhteystiedot.
Milloin sinun pitäisi käyttää RFP:tä?
Tarjouspyyntö on paras tapa saada monia tarjouksia mahdollisilta toimittajilta projektin onnistumiseksi.
Avaat tarjousprosessin eri toimittajille antamalla tarjouspyynnön. Se voi auttaa sinua saamaan parempia tarjouksia ja löytämään tarpeisiisi parhaiten sopivan.
Jos olet aloittava yritys, on tärkeää ymmärtää, milloin saatat joutua käyttämään tarjouspyyntöä.
Tässä on muutamia skenaarioita, jotka saattavat kehottaa sinua käyttämään RFP:tä:
- Etsit uutta toimittaja tai kumppani.
- Haluat lisätä myyntiä tai markkinoida yritystäsi.
- Haluat tietää, mitä kilpailijasi tekee.
- Haluat oppia lisää kohdeyleisöstäsi.
- Haluat selvittää, olisiko yrityksen perustaminen tällä alalla tai alueella toimivaa.
- Auta laskemaan yrityksen perustamisen kustannukset ja hyödyt.
Miksi organisaatiot luovat tarjouspyyntöjä?
Organisaatiot käyttävät ehdotuspyyntöjä (Request For Proposals, RFP) ostaakseen tavaroita, palveluita tai projekteja. Yleisin syy, miksi organisaatio käyttää RFP:tä, on säästää aikaa ja rahaa.
Jos organisaatio tekee sopimuksen voittajan kanssa, se voi säästää aikaa ja vaivaa. Voittajalla on organisaation tarvitsemat oikeat resurssit.
RFP-prosessi voi varmistaa, että asianomaisilla osapuolilla on pääsy samoihin tietoihin. Tämä mahdollistaa reilun ja avoimen kilpailun, mikä on ihanteellinen valinta oikean toimittajan valinnassa.
Kuinka RFP-prosessi toimii?
RFP-prosessin tavoitteena on löytää tarvittaville tuotteille paras toimittaja. RFP-projekti onnistuu, jos se säästää aikaa ja kustannuksia prosessissa.
RFP:n luomiseen tarvittavat vaiheet:
- Luonnostele tarkat tiedot siitä, mitä etsit.
- Luo kilpailukykyinen maisema, jotta näet, mitä muut yritykset tarjoavat.
- Lähetä ehdotuspyyntö RFP.
- Seuraa ja vertaa saamiasi vastauksia.
RFP:llä on erityisiä vaatimuksia, jotka tarjoustoimittajien on täytettävä.
Parhaan tarjouksen saaminen myyjältä on elintärkeää yrityksesi menestykselle!
Ehdotuspyynnön (RFP) edut
Tarjouspyynnön antamisen avulla voit saada tarjousprosessin toimittajilta ja valita parhaan.
RFP helpottaa prosessin virtaviivaistamista ja ehdotusten vertailua.
Tarjouspyynnöt tarjoavat joitain etuja sekä ostajille että toimittajille, mukaan lukien seuraavat:
- Luo reilu ja avoin tarjouskilpailu.
- Etsi päteviä ja potentiaalisia myyjiä.
- Arviointikriteerit ehdotusten vastaanottamiselle ovat RFP-pohjaisia.
- Tarjouspyynnöt, joita käytetään hankinnan toteutusprosessin hallintaan.
- RFP:t on helppo jakaa online-muotojen, kuten sähköpostin ja verkkosivustojen, kautta.
- Tarjouspyynnöissä on määräajat ja tekniset tiedot, joten projekteilla on selkeät alkamis- ja päättymispäivät.
- Tarjouspyynnöillä on yksityiskohtaiset vaatimukset, joten tiedät mitä tarvitset mahdollisilta urakoitsijoilta.
- Systemaattisten mallien ansiosta voit luoda ja jakaa uusia RFP:itä helposti.
- RFP:t paransivat päätöksentekoa, lisäsivät tehokkuutta ja parempia tuloksia.
- Tarjouspyynnöt voivat taata projektin valmistumisen, koska lopullisessa valinnassa aina taloustarkastuksen toimittajat varmistavat, että jäljellä olevilla tarjoajilla on erinomainen taloudellinen kunto.
Haluatko tehdä tilauksen uudelta kiinalaiselta toimittajalta? Oletko varma, että he ovat luotettavia?
Suojaa toimitusketju tarkistamalla toimittojesi eettiset, ympäristölliset, sosiaaliset ja tuotantokapasiteetit vaatimustenmukaisuuden varmistamiseksi LeelineToimittajan tarkastusohjelmat.
RFP vs. RFQ vs. RFI
RFP on liikeasiakirja, jota yritykset käyttävät pyytääkseen tarjouksia toimittajilta.
Tarjouspyyntö (RFQ) on asiakirja, jota yritykset käyttävät tarjousten tai hintojen pyytämiseen.
RFI on asiakirja, jota yritykset käyttävät tiedustellakseen tavaroiden tai palveluiden saatavuutta. Se on kuin RFP, paitsi että se ei sisällä hinnoittelu tietoja tai ehdotuksia.
Kuinka kirjoittaa RFP?
Yritykset käyttävät lopullista tarjouspyyntöä arvioidakseen parhaan mahdollisen vaihtoehdon tietylle projektille.
Yritykset varmistavat, että tarjouspyynnöt ovat ammattimaisia, selkeitä ja ytimekkäitä standardoituna prosessina. Suojaa mahdollisilta eturistiriidilta yrityksen ja sen mahdollisten tarjoajien välillä.
Katsotaanpa joitain yksityiskohtaisen tarjouspyynnön kriittisiä osia:
- Nimi: Kuvaa yrityksesi tai organisaatiosi nimeä
- Määrä: Liitä mukaan numero, kun ilmoitat tarjouspyynnöstäsi
- Lyhyt: Lyhyt kuvaus tarjouspyynnöstä, taustatiedot jne
- tavoitteet: Ilmoita tavoitteet, projektin tavoitteet ja kriteerit toimittajaehdotusten tarkistamiseksi
- Tuotokset: Ole mahdollisimman tarkka, kun kuvailet projektisi tuloksia
- Aikataulu: Ilmoita tosiasiat ja projektin määräaika, mukaan lukien lähetys, valmistumispäivät ja sopimusehtojen allekirjoittaminen
- Talousarvio: Sisällytä hankkeen tavoitebudjetti
- Arviointikriteeri: Listat arviointikriteerisi, parhaan ja lopullisen tarjouksesi
Tällä hetkellä monet organisaatiot ostavat RFP-ohjelmiston tarjoaessaan ehdotuspyyntö RFP. Digitaaliset hankinnat korvaavat tarjouskilpailun paperipohjaisella järjestelmällä.
Esimerkkejä ja malleja RFP:stä
Tässä linkissä on esimerkki valtion virastojen tarjouspyynnöistä USA:n kansainvälisen kehityksen virastot (USAID). Tarjouspyyntö hankkeelle, jonka budjetti on 23 miljoonaa dollaria viideksi vuodeksi.
Valtion viraston ehdotuspyynnössä on viralliset tarjouspyyntömallit. Mallit tarjoavat selkeyttä ja johdonmukaisuutta hallitukselle ja tarjouskilpailuille.
Kun kirjoitat RFP-malleja, seuraava muodollinen prosessi on:
- Ylin johto luo tarjouspyynnön.
Laki-, markkinointi- ja hankintatiimit liiketoiminnan sidosryhminä. He tarkistavat tarjouspyynnön varmistaakseen, että se ei aiheuta oikeusjuttuja tai huonoa julkisuutta.
- Tarjouspyynnön tulee sisältää luettelo viitteistä ja toimittajista, jotka ovat käyttäneet sitä aiemmin. Se auttaa potentiaalisia myyjiä tietämään, että yritys on käyttänyt tämän tyyppistä tuotetta.
- Tarjouspyynnön tulee sisältää luettelo suorituksista, mukaan lukien kunkin suorituksen kustannukset. Joten myyjät voivat määrittää, kuinka paljon voittoa he tekevät projektista.
- Sisällytä asiakirjan runkoon kaikki tarvittavat aikataulut ja tiedot.
- Käytä selkeää kieltä, jota kaikki ymmärtävät.
Varmista, että myyjillä on runsaasti tilaa vastata kysymyksiin ja kommentteihin.
Haluat heidän tuntevan olonsa mukavaksi kysyessään kysymyksiä, koska he yrittävät voittaa!
Usein kysyttyä ehdotuspyynnöstä (RFP)
1. Kuinka monentyyppisiä RFP-vaatimuksia?
RFP:n vaatimukset liiketoimintaa suoritettaessa: ohjeet, kriteerit ja muut lisätiedot.
• Ohjeet määrittelevät, mitä tarjouspyyntö pyytää, kuten tarjouksen tyyppi ja aikajana.
• Kriteerit määrittelevät ne ominaisuudet ja ominaisuudet, jotka tarjoajan tulee täyttää.
• Muita lisätietoja ovat valmistuspiirustukset, toimittajatiedot ja paljon muuta.
Löydät kaikki kolme tarjouspyyntötyyppiä yrityksen tarjouspyyntömallissa.
2. Mitä RFP:n jälkeen tapahtuu?
Kun olet antanut tarjouspyynnön, sinun on valmistauduttava tarjouspyyntövastauksiin. Varmista, että sinulla on kaikki tiedot, joita tarvitset tarjouspyyntöjen arvioimiseen ja niihin vastaamiseen. Luot myös aikataulun ehdotusten käsittelylle ja niihin vastaamiselle. Varmista lopuksi, että otat yhteyttä kaikkiin myyjiin kiittääksesi heitä heidän lähetyksistään. Vastaa kaikkiin myyjien kysymyksiin.
3. Milloin tarjouspyyntö tulee antaa?
Se riippuu useista tekijöistä ja projektin monimutkaisuudesta. Mutta RFP:n antaminen on yleensä hyvä idea, kun haluat:
• Hanki kuva mahdollisesta kilpailusta.
• Selvitä mahdollisten toimittajien kiinnostus.
• Hanki tarkka arvio projektin toteuttamiseen tarvittavista kustannuksista ja ajasta.
• Arvioi mahdollisuutta neuvotella sopimus tietyn myyjän kanssa.
4. Kuka kirjoittaa tarjouspyynnön?
RFP:n kirjoittavat hankkeen yrityksen keskeiset sidosryhmät sisäisissä keskusteluissa. Sidosryhmien jäsen, kuten projektipäällikkö, insinöörit, joilla on tekniset taidot, lakimies. Mutta niitä johtaa edelleen hankintatiimi.
Tarjouspyynnön kirjoittamisessa on kolme ehdotusprosessia: käsitteellistäminen, laatiminen ja esittäminen.
Liiketoiminnan tarpeiden kehittäminen on ensimmäinen askel konseptoinnissa. Tunnista tietty kohdemarkkina.
Suunnitteluun kuuluu erityisvaatimusten ja eritelmien kehittäminen. Se koskee ehdotettua ratkaisua.
Esittelyvaihe on tarjouspyyntö, joka jaetaan jatkoon valittujen toimittajien kanssa. Toimittajat jättävät ehdotuksensa vastauksena tarjouspyynnössä määriteltyihin vaatimuksiin.
Mitä seuraavaksi
Nyt tiedät, milloin sinun pitäisi käyttää RFP:tä ja kuinka se auttaa sinua arvioimaan paremmin projektisi tarpeita.
Toivomme, että tämä kattava opas oman RFP:n luomiseen sisältää vaiheita ja ohjeita, jotka auttavat sinua keräämään tietoja tehokkaan RFP-asiakirjan luomiseksi.
Kanssa Leelinesourcingin kokenut tiimi, voimme auttaa sinua koko prosessin läpi alusta alkaen. Joten miksi odottaa? Ota yhteyttä tänään aloittaaksesi!
