Cara Menegosiasikan Kontrak Vendor

Jika Anda pernah bekerja dengan pemasok, Anda tahu perjuangan bagaimana menegosiasikan kontrak vendor.

Ini bisa menjadi tantangan bagi pembeli dan penjual.

Sebagai pembeli, Anda harus mengetahui detail negosiasi kontrak. Jika tidak, Anda bisa meninggalkan banyak uang di atas meja.

Kami telah menyelesaikan ribuan negosiasi vendor yang sukses dengan pabrikan China. Dengan keahlian mitra sumber, Anda bisa mendapatkan strategi persyaratan kontrak negosiasi terbaik. Negosiasi yang berhasil harus saling menguntungkan.

Dalam artikel ini, Anda akan belajar menegosiasikan kontrak dan apa yang harus dicari saat bertransaksi. Plus, saran untuk meningkatkan peluang Anda untuk menutup negosiasi vendor yang sukses.

Jadi, mari kita mulai!

Apa itu negosiasi kontrak?

Negosiasi kontrak adalah pertukaran penawaran dan penawaran balik.

Kesepakatan yang memuaskan antara pembeli dan penjual barang atau jasa.

Hal ini juga melibatkan kompromi antara kedua belah pihak, dimana konsesi dibuat melalui proses yang disebut pengurangan kontrak. Hal ini melibatkan penandaan kontrak yang diusulkan dengan pengeditan, revisi, dan usulan perubahan pada klausul tertentu, hingga dokumen yang disepakati bersama tercapai.

Subjek apa yang dinegosiasikan dalam kontrak vendor？

Saat berhadapan dengan calon vendor, tetapkan ekspektasi yang masuk akal dari poin-poin utama. Apakah Anda ingin menghemat biaya, atau apakah kualitas salah satu prioritas Anda?

Mengetahui poin kunci Anda akan membantu Anda merencanakan strategi. Ini akan mengarahkan Anda ke arah yang benar saat menegosiasikan kontrak.

Syarat-syarat yang biasanya dinegosiasikan adalah:

• Harga: Anda mungkin ingin menegosiasikan harga jika biaya vendor Anda mahal. Dibandingkan dengan keunggulan pesaing mereka.
• Syarat: Anda mungkin ingin menegosiasikan persyaratan jika Anda ingin mengubah persyaratan kontrak. Negosiasikan jadwal pengiriman dan persyaratan pembiayaan untuk jadwal pembayaran.
• Jadwal produksi: Negosiasikan kontrak jika vendor memiliki rencana tak terduga. Perubahan jadwal akan berdampak signifikan pada jadwal produksi Anda.
• Masalah lain: Anda mungkin ingin mengatasi potensi risiko. Seperti kualitas produk Anda atau faktor lain yang memengaruhi keseluruhan proyek.

Kedua belah pihak juga harus mengetahui waktu yang tercakup dalam kontrak. Adalah umum untuk memiliki kontrak tiga hingga lima tahun.

Mengapa Anda harus menegosiasikan kontrak dengan vendor？

Menegosiasikan kontrak adalah menghindari sakit kepala di masa depan. Anda dapat mencegah potensi masalah sebelum muncul.

Alasan mengapa ada negosiasi vendor adalah:

• Tetapkan harapan yang realistis untuk proyek: Saya menegosiasikan proyek sebelum melangkah lebih jauh ke produksi. Tata letak beberapa istilah. Dan tetapkan ekspektasi yang realistis. Misalnya, Anda memilih tanggal pengiriman sebagai kemampuan vendor.
• Hemat waktu dan uang: Menegosiasikan persyaratan kontrak dapat membantu Anda menghemat waktu dan uang. Misalnya, Anda mencocokkan total penawaran dari vendor dengan anggaran proyek.
• Meningkatkan hubungan: Bernegosiasi membantu meningkatkan hubungan Anda dengan vendor.

Manfaat kontrak negosiasi dengan vendor Anda

Negosiasi dapat membantu Anda memahami pemasok Anda dengan lebih baik. Jika Anda bernegosiasi, Anda dan pemasok Anda akan mengetahui setiap posisi, apa yang Anda bayar dan apa yang Anda dapatkan.

Vendor Anda kemungkinan besar berbisnis untuk menghasilkan uang. Jika Anda tidak bernegosiasi, Anda dapat menerima persyaratan yang mereka tawarkan.

Manfaat lain dari negosiasi adalah membangun hubungan positif dengan pemasok Anda. Jika Anda tidak melakukan transaksi, Anda mungkin tidak akan pernah memiliki kesempatan untuk bekerja dengan pemasok ini lagi.

Negosiasi membantu saya MEMBANGUN hubungan yang KUAT dengan pelanggan saya. Kami dapat berkomunikasi untuk waktu yang lama dan mendiskusikan proyek. 

Anda dapat memiliki hubungan yang langgeng dengan vendor Anda dengan menegosiasikan kontrak. Itu bisa mengarah pada peluang bisnis lain.

Bagaimana cara menegosiasikan kontrak vendor?

Saat menegosiasikan kontrak bisnis, Anda harus mengingat sembilan langkah.

Langkah 1: Menentukan tujuan

Saya membuat daftar apa yang harus dilakukan. Tetapkan tujuan di titik yang berbeda untuk tampil lebih baik. Tujuannya mungkin untuk menjaga agar anggaran negosiasi tetap rendah untuk mengetahui dengan tepat kapan harus pergi.

Langkah 2: Dipersiapkan

Anda harus memiliki persiapan. Anda harus mengetahui nilai yang Anda inginkan dari negosiasi dan persyaratan negosiasi Anda.

Langkah 3: Mintalah apa yang Anda inginkan

Selama negosiasi, Anda harus meminta apa yang Anda inginkan. Anda memiliki posisi yang jelas tentang apa yang Anda inginkan dan persyaratan Anda untuk hal itu.

Langkah 4: Buat catatan

Mencatat adalah kebiasaanku. Apa pun yang saya lakukan atau komunikasikan, buat daftar untuk masa depan. Selama negosiasi, Anda harus membuat catatan. Seringkali diperlukan untuk mengingat kembali konsensus sebelumnya.

Langkah 5: Pahami bisnis vendor Anda

Ketahui produk atau layanan yang disediakan vendor Anda. Juga, berapa banyak pendapatan yang mereka hasilkan.

Ini membantu Anda menentukan konsesi apa yang ingin Anda buat dan apa yang tidak.

Langkah 6: Ketahui syarat dan ketentuan kontrak Anda

Saat menegosiasikan T&C, Anda harus memiliki informasi sebanyak mungkin. Baca dan pahami kontrak Anda, dan periksa persyaratan bisnis apa yang penting.

Langkah 7: Bersedia untuk bernegosiasi

Semua pihak harus mau bernegosiasi agar negosiasi berhasil. Negosiasi tidak selalu merupakan situasi menang-kalah. Kedua belah pihak harus bersedia untuk bernegosiasi dan mengakui.

Dalam pandangan saya: 

Selalu bernegosiasi dan menyelesaikan persyaratan bersama. Ini memastikan keberhasilan penyelesaian proyek. 

Langkah 8: Jaga emosi Anda tetap terkendali

Negosiasi kontrak bisnis membutuhkan banyak kesabaran dan persiapan. Ini juga membutuhkan banyak emosi. Sepotong nasihat, jangan lupa untuk membangun empati. Negosiasi bisnis membutuhkan ini.

Bersiaplah untuk merasa frustrasi, dan kesal saat menegosiasikan kontrak. Menjaga emosi Anda sangat penting untuk tetap objektif dan membuat kesepakatan yang baik.

Langkah 9: Pegang teguh

Di akhir negosiasi, Anda harus memegang teguh persyaratan Anda.

Setelah saya setuju, tidak ada yang bisa berubah. Persyaratan berikut membantu membangun kepercayaan dengan pelanggan.

6 Tips untuk menegosiasikan kontrak vendor

Berikut enam tips ketika Anda sebagai pemilik bisnis atau pengadaan dalam negosiasi:

1. Menawarkan dan menerima: Kedua perusahaan harus menawarkan dan menerima selama negosiasi. Artinya, Anda harus siap menerima persyaratan mitra negosiasi Anda dan sebaliknya.
2. Temukan kesamaan: Selama negosiasi, Anda harus menemukan kesamaan.
3. Jelas: Kedua perusahaan harus jelas tentang tujuan mereka sendiri selama negosiasi.
4. Sabar: Selama negosiasi, Anda harus bersabar.
5. Komunikasi dan keterbukaan yang jelas: Anda harus menjaga jalur komunikasi tetap terbuka selama negosiasi. Memastikan mitra negosiasi Anda tidak mengubah persyaratan negosiasi. Teknik komunikasi bukan hanya tentang apa yang kita katakan atau tulis, tetapi bagaimana kita mengatakannya. Perhatikan bahasa tubuh Anda saat bernegosiasi.
6. Mengikuti: Setelah negosiasi, Anda harus menindaklanjuti. Anda tidak boleh membiarkan mitra negosiasi Anda mengubah kesepakatan apa pun dalam persyaratan negosiasi.

Kasus

Saat Anda mencari mitra pabrikan di seluruh dunia, sebagian besar akan meminta beberapa prototipe untuk memulai produksi suatu produk. Pabrik di Vietnam, Thailand, Meksiko, Brasil, dan Indonesia juga akan melakukan hal yang sama.

Tetapi ketika datang ke pabrikan China, mereka terutama siap untuk menghasilkan produk yang diminta klien. Luar biasa semuanya memberikan hasil berkualitas tinggi dan biaya produksi terendah di antara pabrik-pabrik lain di negara lain.

Pakar industri dalam bisnis tertentu akan mengunjungi mitra pabrik untuk memastikan bahwa mitra manufaktur mereka memiliki semua fasilitas prasyarat penting untuk menghasilkan produk berkualitas tinggi untuk bisnis mereka.

Bisnis mungkin membandingkan banyak pabrik di seluruh dunia untuk menemukan mitra pabrikan terbaik.

Bisnis mencari mitra terbaik dalam menginvestasikan uang mereka. Negosiasi kontrak untuk subyek penting untuk bisnis outsourcing, seperti:

• Berapa biaya untuk memproduksi produk mereka?
• Kapan pengiriman produk?
• Apakah ada Minimum Order Quantity (MOQ)?
• Bagaimana dengan ketentuan pembayarannya?
• Bagaimana dengan perlindungan paten?
• Bagaimana dengan biaya logistiknya? Apakah biaya pengiriman? Dan pengeluaran lainnya.
• Apakah ada pelanggan lama atau klien lain dari vendor ini yang memiliki produk serupa dengan kami?
• Apa keuntungan lain dari pemasok ini?

Pastikan Anda memiliki total cost of goods (COG), yang dibutuhkan saat Anda mulai memasang produk ini di toko retail, toko online atau offline Anda.

Bacaan yang disarankan: Harga Pokok Penjualan (HPP)

FAQ tentang negosiasi kontrak vendor

Apa berikutnya

Ingat, dalam negosiasi, informasi adalah kuncinya! Anda harus memiliki informasi tentang perusahaan Anda sendiri, vendor, dan tren solusi yang Anda cari dari vendor.

Banyak negosiasi kontrak gagal karena tidak adanya kepercayaan di antara para pihak, perhatikan sikap Anda, cara Anda berperilaku, dan cara Anda berkomunikasi.

Hubungan yang baik dengan pemasok potensial dapat dengan mudah menghasilkan kesepakatan yang lebih baik. Pertemuan informal seperti makan siang, makan malam, atau bermain golf menjadi tempat terbaik di B2B perundingan.

Sumber Leeline dapat membantu Anda sebagai titik kontak tunggal di China untuk menavigasi proses negosiasi. Konsultan sumber kami juga dapat membantu Anda menemukan vendor terbaik dan bernegosiasi dengan vendor terbaik. Jika Anda membutuhkan, hubungi kami!