Seberapa baik Anda menangani layanan pelanggan untuk Anda? toko dropship? Ini adalah pertanyaan yang harus selalu Anda tanyakan pada diri sendiri, karena dapat membuat atau menghancurkan bisnis Anda.
Konsumen biasanya bersedia membayar lebih untuk produk dan layanan dari merek yang dikenal menawarkan pengalaman layanan pelanggan yang baik. Dengan kata lain, jika pelanggan Anda senang dengan layanan yang mereka terima, mereka cenderung bertahan—dan bahkan menghabiskan lebih banyak uang.
Jadi jelas bahwa layanan pelanggan penting untuk bisnis apa pun—tetapi sangat penting untuk menjalankan bisnis bisnis online sukses. Karena Anda tidak secara fisik menangani atau mengirimkan produk sendiri, pelanggan akan sering memiliki pertanyaan atau masalah yang perlu ditangani. Dan jika mereka tidak menerima bantuan yang mereka butuhkan, mereka akan membawa bisnis mereka ke tempat lain.
Meskipun awalnya mungkin tampak menakutkan, ada beberapa langkah sederhana yang dapat Anda ambil untuk menyiapkan layanan pelanggan untuk toko dropshipping Anda yang akan membuat pelanggan Anda senang.
8 Langkah Menyiapkan Layanan Pelanggan untuk Toko Dropshipping Anda
1. Siapkan alamat email layanan pelanggan khusus
Pastikan pelanggan Anda memiliki alamat email khusus yang dapat mereka gunakan untuk menghubungi Anda dengan pertanyaan atau masalah apa pun. Ini akan membantu memastikan bahwa semua pertanyaan layanan pelanggan diarahkan ke tempat yang tepat, dan membantu menciptakan pemisahan antara layanan pelanggan dan aspek lain dari bisnis Anda.
Beberapa tips untuk menyiapkan alamat email layanan pelanggan Anda:
- Gunakan alamat email yang terdengar profesional, seperti [email dilindungi] or [email dilindungi].
- Hindari menggunakan alamat email umum, seperti Gmail atau Yahoo, karena ini dapat membuat Anda terlihat tidak profesional, dan pelanggan Anda mungkin tidak menganggap Anda serius.
- Pastikan alamat email mudah diingat dan diketik sehingga pelanggan Anda tidak akan kesulitan menemukannya.
2. Gunakan sistem CRM untuk mengelola pertanyaan pelanggan
A Sistem CRM dapat menjadi alat yang berharga untuk mengelola pertanyaan layanan pelanggan. Ini akan membantu Anda melacak semua percakapan dan memastikan bahwa setiap pertanyaan ditangani dengan segera.
Katakanlah Anda menjual produk di berbagai platform, seperti Amazon dan Shopify. Sama seperti yang Anda gunakan Integrasi ERP Shopify untuk mengelola inventaris Anda, a Sistem CRM dapat digunakan untuk mengelola pertanyaan layanan pelanggan dari semua saluran di satu tempat. Dengan cara ini, Anda tidak perlu khawatir kehilangan jejak percakapan atau lupa menindaklanjuti pelanggan.
3. Tanggapi pertanyaan pelanggan dengan segera
Jangan biarkan pelanggan menunggu lebih dari beberapa jam untuk mendapatkan jawaban atas pertanyaan mereka. Jika Anda tidak bisa merespons secepat itu, beri tahu mereka kapan mereka bisa mengharapkan respons. Dengan mengingat hal ini, pertimbangkan untuk menggunakan a ChatBot untuk menjawab pertanyaan dasar layanan pelanggan di luar jam kerja normal.
Katakanlah Anda adalah perusahaan dropship yang menjual sistem telepon berbasis cloud. Chatbot dapat menjawab pertanyaan umum yang mungkin dimiliki pelanggan, seperti “Apa saja fitur sistem telepon berbasis cloud Anda?” atau “Apa itu pro dan kontra sistem telepon berbasis cloud? ".
Ini akan membebaskan tim layanan pelanggan Anda untuk mengatasi masalah yang lebih kompleks dan membantu memastikan bahwa semua pertanyaan pelanggan ditangani dengan segera.
4. Bersikap sopan dan profesional dalam semua komunikasi
Ingat, cara Anda berkomunikasi dengan pelanggan mencerminkan merek Anda secara keseluruhan. Oleh karena itu, penting untuk selalu bersikap sopan dan profesional saat menjawab pertanyaan pelanggan.
Beberapa tips saat menanggapi pertanyaan pelanggan:
- Jadilah jelas dan ringkas dalam tanggapan Anda.
- Gunakan bahasa yang positif. Ini sangat penting, terlepas dari apakah pelanggan tidak puas dengan produk atau layanan.
- Hindari menggunakan bahasa gaul atau jargon yang mungkin tidak dimengerti oleh pelanggan.
5. Luangkan waktu untuk memahami masalah pelanggan
Sebelum menanggapi pertanyaan pelanggan, luangkan waktu untuk memahami sepenuhnya masalah yang dihadapi. Ini akan membantu Anda memberikan respons yang akurat dan bermanfaat. Beberapa pertanyaan bagus untuk ditanyakan ketika mencoba memahami masalah pelanggan adalah:
- Apa masalahnya?
- Kapan masalahnya dimulai?
- Langkah apa yang sudah Anda lakukan?
- Apa hasil yang Anda inginkan?
6. Menawarkan solusi yang adil bagi kedua belah pihak
Saat menyusun tanggapan atas pertanyaan pelanggan, pastikan untuk menawarkan solusi yang adil bagi kedua belah pihak. Misalnya, jika pelanggan tidak puas dengan kualitas produk Anda, Anda dapat menawarkan untuk mengirim pengganti atau memberikan pengembalian uang.
Namun, jika pelanggan tidak puas dengan warna produk yang mereka terima, Anda mungkin tidak dapat menawarkan pengembalian dana tetapi dapat menawarkan untuk mengirim warna yang berbeda.
Ingat, tujuannya adalah untuk mencapai resolusi yang adil bagi kedua belah pihak dan membuat pelanggan merasa puas. Mereka kemudian akan jauh lebih mungkin untuk melakukan bisnis dengan Anda lagi di masa depan dan bahkan meninggalkan yang positif ulasan pada daftar Anda.
7. Tindak lanjuti dengan pelanggan setelah masalah diselesaikan
Setelah Anda membantu menyelesaikan pertanyaan pelanggan, pastikan untuk menindaklanjuti dengan mereka setelahnya untuk memastikan bahwa mereka puas dengan resolusi tersebut. Ini selanjutnya dapat membantu meningkatkan loyalitas pelanggan.
Katakanlah Anda menjual parfum, dan Anda membuat perubahan pada parfum dropship pemasok setelah banyak umpan balik pelanggan yang buruk. Anda ingin menindaklanjuti setiap pelanggan yang memiliki pengalaman buruk dan meminta maaf atas ketidaknyamanan ini.
Anda mungkin juga ingin menawarkan diskon untuk pembelian berikutnya. Ini akan menunjukkan kepada pelanggan Anda bahwa Anda berkomitmen untuk memberi mereka pengalaman hebat dan akan melakukan yang terbaik untuk memperbaikinya.
8. Gunakan alat manajemen proyek untuk melacak tugas layanan pelanggan
Alat manajemen proyek, seperti Bitrix24, dapat menjadi aset berharga untuk mengelola tugas layanan pelanggan. A alat manajemen proyek memungkinkan Anda membuat daftar tugas, menugaskan tugas ke anggota tim, mengatur tanggal jatuh tempo, dan melacak kemajuan setiap tugas. Ini akan membantu memastikan bahwa semua pertanyaan layanan pelanggan ditangani secara tepat waktu dan efisien. Selain itu, mengintegrasikan perangkat lunak pusat kontak dengan alat manajemen proyek Anda dapat merampingkan operasi layanan pelanggan Anda dengan menyediakan fitur seperti perutean panggilan, sistem tiket, dan riwayat interaksi pelanggan dalam satu platform terpusat.
Beberapa alternatif untuk Bitrix24 untuk manajemen proyek antara lain Asana, Trello, dan Basecamp.
Bacaan yang disarankan: Agen Dropshipping Terbaik Di Cina
Bacaan yang disarankan: Bagaimana Memulai Bisnis Dropshipping 1688?
Pesan terakhir
Jadi di sana Anda memilikinya. Ini adalah beberapa langkah untuk membantu Anda mengatur layanan pelanggan untuk toko dropshipping Anda. Ikuti tips yang telah kami uraikan di sini untuk membantu memastikan bahwa pelanggan Anda selalu senang dengan layanan yang mereka terima. Pelanggan yang senang lebih cenderung bertahan—dan bahkan menghabiskan lebih banyak uang.
Selamat mencoba dan selamat menjadi dropshipper!
Penulis Bio
Jenna Bunnell – Manajer Senior, Pemasaran Konten, Dialpad
Jenna Bunnell adalah Manajer Senior untuk Pemasaran Konten di Dialpad, sistem komunikasi terpadu yang di-hosting-cloud dan terintegrasi dengan AI yang memberi pemilik bisnis dan perwakilan penjualan detail panggilan yang berguna menggunakan Sistem telepon VoIP. Dia terdorong dan bersemangat untuk mengomunikasikan kepekaan desain merek dan memvisualisasikan bagaimana konten dapat disajikan dengan cara yang kreatif dan komprehensif. Jenna juga menulis untuk domain lain seperti Tepat dan UpCity. Lihat dia LinkedIn profil.
