Kaj je zahteva za ponudbo (RFQ)

Na današnjem konkurenčnem trgu so predmeti oblikovani, ocenjeni in objavljeni tako, da zagotovijo, da imajo pravo kombinacijo funkcij za vsako osebo, ki jih kupi. Spletna mesta lahko navedejo, koliko bo njihova rešitev stala, vendar bodo resni kupci vedno zahtevali ponudbo, da bi dobili natančnejšo številko.

Zdaj se sprašujete, kaj je RFQ in ali je za vas koristno? Ker delamo s stotinami scenarijev in strank kot izkušeni strokovnjaki za nabavo in z desetletjem znanja o nabavi, smo prepričani, da vam lahko pomagamo pri odkrivanju najboljšega vira za kateri koli določen izdelek. 

Ta članek vam bo pomagal pri pisanju odlične RFQ in dokončanju celotnega postopka in meril za ocenjevanje z minimalnim naporom.

Kaj je povpraševanje za ponudbo?

Zahteva za ponudbo (RFQ) je postopek, v katerem podjetje od dobaviteljev in prodajalcev zahteva, da ponudijo posebne izdelke ali storitve, ki jih želijo kupiti ali prodati. Običajno gre za vprašanje o ceni tistega, kar veste, da želite.

Vendar pa zahteva za ponudbo običajno vključuje več kot ceno stvari. Lahko vključuje tudi posebne informacije o projektu in njegovih potrebah. Posledično, ko nekdo vpraša za ponudbo, mora vedeti vse o izdelku ali projektu.

Če želite dobiti boljšo ponudbo kot druga podjetja, morate dati čim več ustreznih informacij. Drug razlog, da bi bile ponudbe cen jasne, je, da bi jih lahko uporabili iz pravnih razlogov.

Kdaj bi morali uporabiti zahtevo za ponudbo (RFQ)?

Če razmišljate o uporabi zahtevka za ponudbo (RFQ) za nakup blaga ali storitev, morate vedeti, kdaj je ta postopek primeren za vas. Kdaj bi morali uporabiti postopek RFQ:

• Kupiti morate blago ali storitve, ki so zapletene ali tehnične.
• Blago ali storitve morate kupiti od novega dobavitelj.
• Količina blaga ali storitev, ki jo potrebujete, je pomembna.
• Imate čas za podrobnejšo oceno dobaviteljev.

Ko pošljete RFQ, vam bodo dobavitelji povedali o svojih cenah in o tem, kako dobro lahko izpolnijo vaše potrebe. S to metodo lahko primerjate dobavitelje in izberete najboljšega za svoje podjetje. Bolje je imeti vnaprej izdelano predlogo, da jih pošljete vsem. Poglejte, kateri hitro odgovori. To pomeni, da raje sklepa posle prej. Počakajte 24 ur, da pošljete nadaljnje sporočilo. 

4 vrste RFQ

Obstajajo štiri vrste RFQ in obdobje priprave ponudbe v postopku RFQ je ključnega pomena.

1. Odprta ponudba:

Odprta ponudba je RFQ, kjer lahko vse stranke vidijo odgovore na ponudbo. Dobavitelji lahko spremenijo svoje vložene ponudbe. Objava cen lahko spodbudi večjo konkurenco med dobavitelji. V teh scenarijih dobite veliko ponudb od najnižje do NAJVIŠJE. Povprašajte o njihovi kakovosti, medtem ko izbirate nizke cene. 

RFQ bo morda na voljo vsem potencialnim ponudnikom. Bolje je, da ponudbo oglašujete na svoji spletni strani, saj jo bo odkrilo veliko dobaviteljev. Vendar svoje ponudbe objavite tudi na tržnicah. 

2. Zapečatena ponudba:

Razpisna ponudba je odprta za vse kvalificirane ponudnike, ki uporabljajo zaprto ponudbo. Kupec vidi odgovore po oddaji vseh ponudb. Zaprte ponudbe so bolj zanesljive kot odprte ponudbe. Morda ne bo tako dobro za prodajalce, ker morda niso tako zagnani.

3. Vabljena ponudba:

Kvalificirane ponudbe morajo ostati zasebne, da se zagotovi pošten izid. Najboljša praksa je, da zaključite zbiranje ponudb na predvideni datum in odprete vse ponudbe. Medtem analizirajte ponudbe in pripravite vzorčne zahteve. Organizirajte njihove kontaktne podatke za pošiljanje nadaljnjih sporočil. 

4. Povratna dražba:

Pri vzvratni dražbi se od prodajalcev zahteva, da predložijo najnižje ponudbe. Če noben dobavitelj ne ustreza določenemu cilju cene, se lahko povratna dražba uporabi kot druga stopnja v postopku izbire RFQ.

5-stopenjski postopek RFQ

Korak 1: faza priprave dokumenta RFQ

Začnite svojo RFQ tako, da zberete potrebne dokumente. Če želite zagotoviti, da ste pokrili vse osnove, pridobite povratne informacije od notranjih zainteresiranih strani o tem, kaj potrebujejo. To bi moralo vključevati stvari, kot so:

Opredelitev potrebnih predmetov, vključno z natančnimi specifikacijami

• Specifikacije za dostavo
• Količine
• Plačilni pogoji
• Predlagana tehnika ocenjevanja
• Časovni okvir za odločanje in revizijski postopek
• Pogoji zavezujoče pogodbe
• Vnaprej določena merila za oddajo
• Najmanjša kvalifikacijska merila
• Ustvarite seznam dobaviteljev

RFQ je lahko na voljo vsem potencialnim ponudnikom. 

Korak 2: Pošlji RFQ

RFQ mora vsebovati jasna navodila in rok za oddajo. Ponudniku dajte dovolj časa, da se odzove. Pogoji in določila kupca morajo biti priloženi predlogam RFQ. Vsak potencialni ponudnik mora imeti možnost postavljati vprašanja in dobiti pojasnila. 

3. korak: Prejmite odgovore in analizirajte rezultate

Kvalificirane ponudbe morajo biti zasebne, da se zagotovi pošten izid. Najboljša praksa je, da licitiranje končate na datum zapadlosti in odprete vse ponudbe.

4. korak: Izberite najbolj donosnega dobavitelja glede plačilnih pogojev.

Izberite ponudnika, ki za navedene izdelke ali storitve ponudi najnižjo ceno ob izpolnjevanju vseh meril za izbor. Za želeni rezultat bodo morda potrebni pojasnjevalni postopek in majhne razprave. Transakcija ni zaključena, dokler ni podpisana pogodba.

Korak 5: Obvestite neuspešne dobavitelje po postopku javnega naročanja

Obvestiti preostale ponudbe, da je bilo naročilo oddano. Hvala jim za njihov čas; jih boste morda v prihodnosti spet potrebovali.

Priporočeno branje: 7 najboljših načinov za uporabo Alibaba RFQ

Zahteva za ponudbo v primerjavi z zahtevo za predlog

Mnogi ljudje, ki delajo na področju med podjetji, pošiljajo in prejemajo zahteve za predloge in ponudbe, ko se pogovarjajo z ljudmi, ki želijo kupiti vaše izdelke in storitve.

Glavna razlika med postopkom RFQ in RFP je cilj. RFQ se odda, ko veste, kateri izdelek ali storitev želite in potrebujete cenitev. Zahteva za predlog je na voljo, ko je situacija bolj zapletena in želite pred izbiro upoštevati številne druge spremenljivke, razen cen.

Predlogi vključujejo strategijo/funkcije, ki jih ponuja. Kako bi vam pomagali pri vaših poslovnih zadevah. Pogosto se najprej uporabi zahteva za ponudbe in nato zahteva za ponudbo za končno ceno. 

Prednosti povpraševanja za ponudbo (RFQ) 

Uporaba RFQ v postopku javnega naročanja ima več prednosti:

1. RFQ lahko pomaga zagotoviti, da boste od zainteresiranih dobaviteljev prejeli konkurenčne ponudbe. Filtrirate, kateri dobavitelji so zainteresirani za posel. Kot prvi korak v procesu filtracije. 

2. RFQ vam lahko pomaga preveriti dobavitelje glede na njihovo sposobnost, da izpolnijo vaše posebne zahteve.

3. RFQ vam lahko pomaga prepoznati morebitne težave z dobaviteljem pred sklenitvijo pogodbe.

4. RFQ lahko pomaga zaščititi vaše podjetje pred dvigovanjem cen, tako da prisili dobavitelje, da konkurirajo glede cene.

5. RFQ se lahko uporablja kot pogajalsko orodje za pridobitev najboljših možnih pogojev od dobavitelja. Pogajajte se o ceni ali količini/kakovosti in celo o dodatnih storitvah. Vedno je bolje poiskati nekaj dodatnega. 

Kako napisati dokumente RFQ?

Ko pišete dokument RFQ, je bistveno, da ste jasni in jedrnati, ko opisujete izdelek ali storitev, ki jo je treba narediti. 

1. RFQ mora obravnavati:

• Cilji
• Plačilni pogoji
• Zahtevane količine
• Ocenjene delovne ure
• Dolžina projekta
• Pogodbeni pogoji
• Zahteve za oddajo ponudbe
• Roki
• Merila za ocenjevanje
• Postopek podelitve in zaključka

2. Pošljite RFQ različnim dobaviteljem.

V naslednji fazi boste začrtali seznam drugih uglednih ponudnikov, s katerimi ste že sodelovali. Po zbiranju vseh kontaktnih podatkov pošljite dokument RFQ vsem zainteresiranim stranem. Vnaprej ustvarite pogosta vprašanja, da se izognete ponavljajočim se poizvedbam. Vključite administrativna orodja in postopke za pomoč pri postopku zbiranja ponudb in pregleda.

3. Pridobite in preverite povratne informacije.

Preglejte in pregledajte vse prispevke. Morda se sliši preprosto, vendar je lahko dolgotrajen in ključen korak v celotnem postopku RFQ. Poglejte, kakšno ceno in kakovost ponujajo v kateri količini. Poglejte, ali imajo MOQ ali kakršne koli plačilne pogoje. Filtrirajte jih in pri končni odločitvi zaprite le nekaj od njih. Obvestite vse prodajalce po prejemu in oceni.

4. Izbira najboljšega prodajalca

Po analizi vseh prispevkov mora vsak prodajalec izpolniti zahteve za oceno ali predložiti najnižjo ponudbo. Podpišite končno pogodbo, potem ko izberete zmagovalnega prodajalca in se zahvalite vsem udeležencem.

Primeri za RFQ 

Zahteva za ponudbo Mednarodne agencije za obnovljivo energijo (IRENA) je skupina držav, ki skupaj pomagajo državam pri prehodu na obnovljivo energijo. IRENA ima tudi veliko pomembnih dokumentov, politik in izobraževalnih materialov. Maja 2021 je IRENA objavila povpraševanje za predloge (RFP) za ponudnike svetovalnih storitev za pomoč pri določenih nalogah, kot sta posvetovanje z zainteresiranimi stranmi in izdelava priročnika s praktičnimi nasveti. V prispevku je veliko informacij o projektu, vključno s točnimi datumi, pogoji za dodelitev in merili za ocenjevanje.

Kako naj pošljem RFQ?

Obstaja nekaj različnih načinov za pošiljanje RFQ. To lahko storite po e-pošti, faksu ali pošti. Uporabite lahko tudi spletni obrazec ali predlogo RFQ. 

Ko sestavljate razpisno ponudbo, vključite vse ustrezne informacije, ki jih potrebuje izbrani prodajalec, da vam da natančno ponudbo. To je sestavljeno iz podrobnega opisa vaših potreb, specifikacij ali količin in vašega roka. Pošiljanje RFQ se lahko zdi veliko dela, vendar je pridobitev najboljše cene za svoje podjetje vredno.

Pogosta vprašanja o RFQ

zaključek

Je eden najboljših načinov, da kupci izvedo več o izdelkih in storitvah dobaviteljev ter pridobijo več informacij o njihovih cenah in plačilnih pogojih. Mala podjetja morajo vedeti, kako pravilno voditi postopek RFQ. Ta odnos je lahko dober že leta, zato je ključnega pomena, da poiščete pravega dobavitelja za vaše podjetje. Za oba je treba to prijateljstvo ohraniti.

LeelineSourcing ima vrsto različnih storitev. Naši usposobljeni agenti za pridobivanje vam bo pomagal, ko boste kaj kupili od dobaviteljev. Poskrbeli bomo za zapleten proces in ponudili prilagojene kakovostne inšpekcijske storitve glede na vaše potrebe. Če potrebujete povezane storitve, prosim kontaktiraj nas.