Konfigurera kundtjänst för dina Dropshipping-butiker

Hur väl hanterar du kundservice för din dropshipping-butiker? Det här är en fråga du ständigt bör ställa dig själv, eftersom det kan göra eller förstöra ditt företag.

Konsumenter är vanligtvis villiga att betala mer för produkter och tjänster från ett varumärke som är känt för att erbjuda bra kundserviceupplevelser. Med andra ord, om dina kunder är nöjda med den service de får, är det mer sannolikt att de stannar kvar – och till och med spenderar mer pengar.

Så det är klart att kundservice är viktigt för alla företag – men det är särskilt viktigt för att driva en framgångsrik online-verksamhet. Eftersom du inte fysiskt hanterar eller skickar produkter själv, har kunder ofta frågor eller problem som måste åtgärdas. Och om de inte får den hjälp de behöver, tar de sin verksamhet någon annanstans.

Även om det från början kan verka skrämmande, finns det några enkla steg du kan ta för att ställa in kundtjänst för din dropshipping-butik som kommer att hålla dina kunder nöjda.

8 steg för att ställa in kundtjänst för din Dropshipping-butik

1. Skapa en dedikerad e-postadress för kundtjänst

Se till att dina kunder har en specifik e-postadress som de kan använda för att kontakta dig med eventuella frågor eller funderingar. Detta kommer att bidra till att säkerställa att alla kundtjänstförfrågningar riktas till rätt plats, och det hjälper till att skapa en separation mellan kundservice och andra aspekter av ditt företag.

Några tips för att ställa in din e-postadress till kundtjänst:

• Använd en e-postadress som låter professionellt, t.ex [e-postskyddad] or [e-postskyddad].
• Undvik att använda generiska e-postadresser, som Gmail eller Yahoo, eftersom det kan få dig att framstå som oprofessionell och dina kunder kanske inte tar dig på allvar.
• Se till att e-postadressen är lätt att komma ihåg och skriva så att dina kunder inte har några problem att hitta den.

2. Använd ett CRM-system för att hantera kundförfrågningar

A CRM-system kan vara ett värdefullt verktyg för att hantera kundtjänstförfrågningar. Det hjälper dig att hålla reda på alla konversationer och se till att varje förfrågan åtgärdas snabbt.

Låt oss säga att du säljer produkter på flera plattformar, som Amazon och Shopify. Precis som du skulle använda Shopify ERP-integrationer för att hantera ditt lager, a CRM-system kan användas för att hantera kundtjänstförfrågningar från alla kanaler på ett ställe. På så sätt behöver du inte oroa dig för att tappa koll på några konversationer eller glömma att följa upp en kund.

3. Svara på kundförfrågningar omgående

Låt inte kunder vänta mer än några timmar på svar på deras förfrågan. Om du inte kan svara så snabbt, låt dem veta när de kan förvänta sig ett svar. Med detta i åtanke, överväg att använda en chatbot för att svara på grundläggande kundtjänstfrågor utanför ordinarie öppettider.

Låt oss säga att du är ett dropshippingföretag som säljer molnbaserade telefonsystem. En chatbot kan svara på vanliga frågor som kunder kan ha, till exempel "Vilka funktioner har ditt molnbaserade telefonsystem?" eller "Vad är molnbaserade telefonsystems för- och nackdelar?”. 

Detta skulle frigöra ditt kundserviceteam för att ta itu med mer komplexa frågor och hjälpa till att säkerställa att alla kundförfrågningar behandlas snabbt.

4. Var artig och professionell i all kommunikation

Kom ihåg att hur du kommunicerar med dina kunder speglar ditt varumärke som helhet. Därför är det viktigt att alltid vara artig och professionell när du svarar på kundförfrågningar.

Några tips när du svarar på kundförfrågningar:

• Var tydlig och koncis i dina svar.
• Använd ett positivt språk. Detta är viktigt, oavsett om kunden är missnöjd med produkten eller tjänsten.
• Undvik att använda slang eller jargong som kunden kanske inte förstår.

5. Ta dig tid att förstå kundens problem

Innan du svarar på en kundförfrågan, ta dig tid att helt förstå problemet. Detta hjälper dig att ge ett korrekt och användbart svar. Några bra frågor att ställa när man försöker förstå en kunds problem är:

• Vad är problemet?
• När började problemet?
• Vilka steg har du redan tagit?
• Vad är ditt önskade resultat?

6. Erbjud en lösning som är rättvis för båda parter

När du skapar ett svar på en kundförfrågan, se till att erbjuda en lösning som är rättvis för båda parter. Om en kund till exempel är missnöjd med kvaliteten på din produkt kan du erbjuda dig att skicka en ersättning eller ge en återbetalning. 

Men om kunden helt enkelt är missnöjd med färgen på produkten de fick, kanske du inte kan erbjuda en återbetalning men kan erbjuda dig att skicka en annan färg.

Kom ihåg att målet är att komma till en lösning som är rättvis för båda parter och som gör att kunden känner sig nöjd. De kommer då att vara mycket mer benägna att göra affärer med dig igen i framtiden och till och med lämna ett positivt resultat granska din annons.

7. Följ upp med kunden efter att problemet har lösts

När du har hjälpt till att lösa en kunds förfrågan, se till att följa upp dem efteråt för att säkerställa att de är nöjda med lösningen. Detta kan ytterligare bidra till att öka kundlojaliteten.

Låt oss säga att du säljer parfym, och du har gjort en förändring i din dropshipping parfym leverantör efter många dåliga kundfeedbackar. Du vill följa upp varje kund som haft en dålig upplevelse och ber om ursäkt för besväret. 

Du kanske också vill erbjuda dem rabatt på deras nästa köp. Detta skulle visa dina kunder att du är fast besluten att ge dem en fantastisk upplevelse och kommer att göra ditt bästa för att göra saker rätt.

8. Använd ett projektledningsverktyg för att hålla reda på kundtjänstuppgifter

Ett projektledningsverktyg, som Bitrix24, kan vara en värdefull tillgång för att hantera kundtjänstuppgifter. A projektledning verktyg låter dig skapa uppgiftslistor, tilldela uppgifter till teammedlemmar, ställa in förfallodatum och spåra framstegen för varje uppgift. Detta kommer att bidra till att säkerställa att alla kundtjänstförfrågningar behandlas i tid och effektivt. Dessutom integrera kontaktcenterprogramvara med ditt projekthanteringsverktyg kan du effektivisera din kundtjänstverksamhet genom att tillhandahålla funktioner som samtalsdirigering, biljettsystem och kundinteraktionshistorik i en centraliserad plattform.

Några alternativ till Bitrix24 för projektledning inkluderar Asana, Trello och Basecamp.

Föreslagen läsning: Bästa Dropshipping Agent i Kina

Föreslagen läsning: Hur startar man 1688 Dropshipping Business?

Avslutande tankar

Så där har du det. Det här är några steg som hjälper dig att konfigurera kundtjänst för din dropshipping-butik. Följ tipsen som vi har beskrivit här för att se till att dina kunder alltid är nöjda med den service de får. Nöjda kunder är mer benägna att stanna kvar – och till och med spendera mer pengar.

Lycka till och trevlig dropshipping!

Författare Bio

Jenna Bunnell – Senior Manager, Content Marketing, Dialpad

Jenna Bunnell är Senior Manager för innehållsmarknadsföring på Dialpad, ett AI-inkorporerat molnbaserat enhetligt kommunikationssystem som ger företagsägare och säljare användbar samtalsinformation med VoIP telefonsystem. Hon är driven och brinner för att kommunicera ett varumärkes designkänslighet och visualisera hur innehåll kan presenteras på kreativa och heltäckande sätt. Jenna har även skrivit för andra domäner som t.ex Exakt och UpCity. Kolla in henne LinkedIn profil.