Vad är en offertförfrågan (RFQ)

På dagens konkurrensutsatta marknad designas, prissätts och citeras varor för att säkerställa att de har rätt mix av funktioner för varje person som köper dem. Webbplatser kan ange hur mycket deras lösning kommer att kosta, men seriösa köpare kommer alltid att be om en offert för att få en mer exakt siffra.

Nu undrar du vad RFQ är och om det är fördelaktigt för dig? Genom att arbeta med hundratals scenarier och kunder som erfarna inköpsexperter och med ett decennium av inköpskunskap, är vi säkra på vår förmåga att hjälpa dig att hitta den bästa källan för en specifik produkt. 

Den här artikeln hjälper dig att skriva en utmärkt anbudsförfrågan och slutföra hela proceduren och utvärderingskriterierna med minimal ansträngning.

Vad är en offertförfrågan?

Offertförfrågan (RFQ) är en process där ett företag ber leverantörer och leverantörer att bjuda på specifika produkter eller tjänster som de vill köpa eller sälja. Det är oftast en fråga om priset på det man vet att man vill ha.

Ändå inkluderar en offertförfrågan vanligtvis mer än priset på saker. Den kan också innehålla specifik information om projektet och dess behov. Som ett resultat, när någon ber om en offert, behöver de veta allt om produkten eller projektet.

För att få en bättre offert än andra företag behöver du ge så mycket relevant information som möjligt. Ett annat skäl att göra prisuppgiften tydlig är att de skulle kunna användas av juridiska skäl.

När ska du använda offertförfrågan（RFQ）?

Om du funderar på att använda en offertförfrågan (RFQ) för att köpa varor eller tjänster, måste du veta när denna process är lämplig för dig. När du ska använda en RFQ-process:

• Du behöver köpa varor eller tjänster som är komplexa eller tekniska.
• Du måste köpa varor eller tjänster från en ny leverantör.
• Mängden varor eller tjänster du behöver är betydande.
• Du hinner göra en mer detaljerad utvärdering av leverantörer.

När du skickar ut en offertförfrågan kommer leverantörer att berätta om sina priser och hur väl de kan möta dina behov. Som ett resultat av denna metod kan du jämföra leverantörer och välja den bästa för ditt företag. Bättre att ha en färdig mall för att skicka alla. Titta vilken som svarar snabbt. Det betyder att han föredrar att göra affärer tidigare. Vänta ändå i 24 timmar för att skicka ett uppföljningsmeddelande. 

4 typer av anbudsförfrågningar

Det finns fyra typer av anbudsförfrågningar, och anbudsförberedelseperioden i anbudsförfrågansprocessen är kritisk.

1. Öppet bud:

Ett öppet bud är en offertförfrågan där alla parter kan se svaren på en offert. Leveranser kan göra ändringar i sina ingivna bud. Att offentliggöra priser kan uppmuntra till mer konkurrens mellan leverantörer. I de scenarierna får du många bud från lägsta till HÖGSTA. Fråga om deras kvalitet samtidigt som du väljer lågprisbud. 

Anbudsförfrågan kan göras tillgänglig för alla potentiella anbudsgivare. Bättre att annonsera budet på din webbplats eftersom många leverantörer kommer att upptäcka det. Men du tillkännager också dina bud på marknadsplatser också. 

2. Förseglat bud:

Anbudsförfrågan är öppen för alla kvalificerade budgivare som använder ett förseglat bud. Köparen ser svar efter att alla bud har lämnats in. Förseglade bud är mer tillförlitliga än öppna bud. Det kanske inte är lika bra för säljarna eftersom de kanske inte är lika drivna.

3. Inbjudet bud:

Kvalificerade bud måste hållas privata för att garantera ett rättvist resultat. Det bästa är att avsluta budgivningen på förfallodagen och öppna alla erbjudanden. Analysera buden under tiden och förbered dina provförfrågningar. Organisera deras kontaktinformation för att skicka uppföljningsmeddelanden. 

4. Omvänd auktion:

I en omvänd auktion uppmanas säljarna att lämna sina lägsta bud. När inga leverantörer matchar det angivna prismålet, kan en omvänd auktion användas som det andra steget i urvalsprocessen för offertförfrågan.

5 steg RFQ Process

Steg 1: Beredningsfas för RFQ-dokument

Börja din anbudsförfrågan genom att samla in de nödvändiga dokumenten. För att säkerställa att du har täckt alla baser, få feedback från interna intressenter om vad de behöver. Detta bör innehålla saker som:

Definition av de nödvändiga föremålen, inklusive exakta specifikationer

• Specifikationer för leverans
• mängder
• Betalningsvillkor
• Den föreslagna utvärderingstekniken
• Tidsplan för beslutsfattande och granskningsförfarande
• Villkor för det bindande avtalet
• Fördefinierade kriterier för inlämning
• Minsta kvalificeringskriterier
• Skapa en leverantörslista

Anbudsförfrågan kan göras tillgänglig för alla potentiella anbudsgivare. 

Steg 2: Skicka begäran

Anbudsförfrågan måste ge tydliga instruktioner och en deadline för inlämning. Ge en anbudsgivare gott om tid att svara. Köparens villkor bör bifogas mallarna för offertförfrågan. Varje potentiell leverantör måste kunna ställa frågor och få förklaringar. 

Steg 3: Ta emot svar och analysera resultaten

Kvalificerade bud måste hållas privata för att garantera ett rättvist resultat. Det bästa är att avsluta budgivningen på förfallodagen och öppna alla erbjudanden.

Steg 4: Välj den mest lönsamma leverantören i betalningsvillkor.

Välj den budgivare som erbjuder det lägsta priset för de angivna produkterna eller tjänsterna samtidigt som du uppfyller alla urvalskriterier. Ett förtydligande förfarande och små diskussioner kan krävas för att få önskat resultat. Transaktionen är inte slutförd förrän kontraktet är undertecknat.

Steg 5: Informera misslyckade leverantörer efter upphandlingsprocessen

Informera de återstående anbuden om att kontraktet har tilldelats. Tacka dem för deras tid; du kan behöva dem igen i framtiden.

Föreslagen läsning: Bästa 7 sätten att använda Alibaba RFQ

Begäran om offert vs. begäran om förslag

Många som arbetar inom business-to-business-området skickar och får förfrågningar om förslag och offerter när de pratar med personer som vill köpa dina produkter och tjänster.

Den primära skillnaden är målet mellan RFQ och RFP-processen. En RFQ skickas när du vet vilken produkt eller tjänst du vill ha och behöver prissättning. En begäran om förslag erbjuds när situationen är mer komplex och du vill överväga många andra variabler än prissättning innan du väljer.

Förslagen inkluderar vilken strategi/funktioner han erbjuder. Hur de skulle hjälpa dig i dina affärsfrågor. Begäran om förslag används ofta först och begär sedan offert för slutlig prissättning. 

Fördelarna med en offertförfrågan (RFQ) 

Det finns flera fördelar med att använda en anbudsförfrågan i upphandlingsprocessen:

1. En offertförfrågan kan hjälpa till att säkerställa att du får konkurrenskraftiga anbud från intresserade leverantörer. Du filtrerar bort vilka leverantörer som är intresserade av affärer. Som ett första steg i filtreringsprocessen. 

2. En offertförfrågan kan hjälpa dig att kontrollera leverantörer baserat på deras förmåga att uppfylla dina specifika krav.

3. En offertförfrågan kan hjälpa dig att identifiera eventuella problem med en leverantör innan ett avtal ingås.

4. En offertförfrågan kan hjälpa till att skydda ditt företag från prissänkningar genom att tvinga leverantörer att konkurrera på pris.

5. En offertförfrågan kan användas som ett förhandlingsverktyg för att få bästa möjliga villkor från en leverantör. Förhandla om pris eller kvantitet/kvalitet och även om eventuell extra service. Det är alltid bättre att leta efter något extra. 

Hur skriver man RFQ-dokument?

När du skriver ett RFQ-dokument är det viktigt att vara tydlig och koncis när du beskriver produkten eller tjänsten som behöver göras. 

1. Anbudsförfrågan bör ta upp:

• Mål
• Betalningstermer
• Nödvändiga mängder
• Beräknade arbetstimmar
• Projektets längd
• Avtalsvillkor
• Krav på offertinlämning
• Tidsgränser
• Evalutionskriterie
• Tilldelnings- och stängningsprocess

2. Skicka ut offertförfrågan till olika leverantörer.

I nästa fas kommer du att skissera en lista över välrenommerade andra leverantörer som du har arbetat med tidigare. Skicka RFQ-dokumentet till alla intresserade efter att ha samlat in all kontaktinformation. Skapa en FAQ i förväg för att undvika upprepade frågor. Inkludera administrativa verktyg och procedurer för att underlätta anbuds- och granskningsprocessen.

3. Få och kontrollera feedback.

Inspektera och granska alla inlämningar. Det kan låta enkelt, men det kan vara ett tidskrävande och avgörande steg i hela rfq-processen. Se vilken prissättning och kvalitet de erbjuder i vilken kvantitet. Se om de har någon MOQ eller några betalningsvillkor. Filtrera dem och stäng bara ett fåtal av dem i ditt slutliga beslut. Meddela alla leverantörer efter mottagande och utvärdering.

4. Att välja den bästa leverantören

Efter att ha analyserat alla bidrag måste varje leverantör uppfylla bedömningskraven eller lämna det lägsta budet. Underteckna det slutliga avtalet efter att ha valt den vinnande leverantören och tackat alla deltagare.

Exempel för RFQ 

International Renewable Energy Agency Begäran om offert (IRENA) är en grupp länder som arbetar tillsammans för att hjälpa länder att gå över till förnybar energi. IRENA har också en hel del viktiga dokument, policyer och utbildningsmaterial. I maj 2021 lade IRENA ut en Request for Proposals (RFP) för konsulttjänsteleverantörer för att hjälpa till med specifika uppgifter, som att samråda med intressenter och göra en handbok med praktiska råd. Tidningen har mycket information om projektet, inklusive exakta datum, uppdragsvillkor och utvärderingskriterier.

Hur ska jag skicka en begäran?

Det finns några olika sätt att skicka en anbudsförfrågan. Du kan göra det via e-post, fax eller post. Du kan också använda ett onlineformulär eller mall för anbudsförfrågningar. 

När du utarbetar din anbudsförfrågan, inkludera all relevant information som den valda leverantören behöver för att ge dig en korrekt offert. Denna består av en detaljerad beskrivning av dina behov, specifikationer eller kvantiteter och din deadline. Att skicka ut en anbudsförfrågan kan verka som mycket jobb, men det är värt det att få det bästa priset för ditt företag.

Vanliga frågor om RFQ

Slutsats

Det är ett av de bästa sätten för köpare att lära sig mer om leverantörers produkter och tjänster och få mer information om deras priser och betalningsvillkor. Det är ett måste för små företag att veta hur man kör RFQ-processen rätt. Denna relation kan vara bra i flera år, så det är viktigt att hitta rätt leverantör för ditt företag. För dem båda måste denna vänskap upprätthållas.

Leeline Sourcing har en rad olika tjänster. Våra duktiga inköpsagenter hjälper dig när du köper något från leverantörer. Vi tar hand om den komplicerade processen och erbjuder skräddarsydda kvalitetskontrolltjänster utifrån dina behov. Om du behöver relaterade tjänster, vänligen kontakta oss.