คำขอใบเสนอราคา (RFQ) คืออะไร

ในตลาดที่มีการแข่งขันสูงในปัจจุบัน สินค้าต่างๆ ได้รับการออกแบบ กำหนดราคา และเสนอราคาเพื่อให้แน่ใจว่ามีคุณสมบัติที่ผสมผสานกันอย่างลงตัวสำหรับผู้ซื้อแต่ละราย เว็บไซต์อาจให้ราคาโซลูชันของพวกเขา แต่ผู้ซื้อที่จริงจังมักจะขอใบเสนอราคาเพื่อให้ได้ตัวเลขที่แม่นยำยิ่งขึ้น

ตอนนี้คุณสงสัยว่า RFQ คืออะไรและมีประโยชน์สำหรับคุณหรือไม่? การทำงานกับสถานการณ์และลูกค้าหลายร้อยรายการในฐานะผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดหาที่ช่ำชอง และด้วยความรู้ด้านการจัดซื้อกว่าทศวรรษ เรามั่นใจในความสามารถของเราที่จะช่วยคุณในการค้นหาแหล่งที่ดีที่สุดสำหรับผลิตภัณฑ์เฉพาะใดๆ 

บทความนี้จะช่วยคุณในการเขียน RFQ ที่ยอดเยี่ยม และดำเนินการตามขั้นตอนและเกณฑ์การประเมินทั้งหมดให้เสร็จสิ้นโดยใช้ความพยายามเพียงเล็กน้อย

ขอใบเสนอราคาคืออะไร?

ขอใบเสนอราคา (RFQ) เป็นกระบวนการที่บริษัทขอให้ซัพพลายเออร์และผู้ขายเสนอราคาสำหรับผลิตภัณฑ์หรือบริการเฉพาะที่พวกเขาต้องการซื้อหรือขาย มักจะเป็นคำถามเกี่ยวกับราคาของสิ่งที่คุณรู้ว่าคุณต้องการ

กระนั้น การขอใบเสนอราคามักจะมีมากกว่าราคาของสิ่งของ นอกจากนี้ยังอาจรวมถึงข้อมูลเฉพาะเกี่ยวกับโครงการและความต้องการของโครงการ เป็นผลให้เมื่อมีคนขอใบเสนอราคา พวกเขาจำเป็นต้องรู้ทั้งหมดเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์หรือโครงการ

เพื่อให้ได้ใบเสนอราคาที่ดีกว่าบริษัทอื่น คุณต้องให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องมากที่สุด อีกเหตุผลหนึ่งในการทำให้ราคาเสนอชัดเจนคือสามารถใช้ด้วยเหตุผลทางกฎหมายได้

คุณควรใช้คำขอใบเสนอราคา (RFQ) เมื่อใด

หากคุณกำลังคิดที่จะใช้คำขอใบเสนอราคา (RFQ) เพื่อซื้อสินค้าหรือบริการ คุณจำเป็นต้องรู้ว่ากระบวนการนี้เหมาะสำหรับคุณเมื่อใด เมื่อใดที่คุณควรใช้กระบวนการ RFQ:

• คุณต้องซื้อสินค้าหรือบริการที่มีความซับซ้อนหรือทางเทคนิค
• คุณต้องซื้อสินค้าหรือบริการจากใหม่ ผู้จัดจำหน่าย.
• ปริมาณสินค้าหรือบริการที่คุณต้องการมีมาก
• คุณมีเวลาทำการประเมินซัพพลายเออร์โดยละเอียดยิ่งขึ้น

เมื่อคุณส่ง RFQ ซัพพลายเออร์จะแจ้งให้คุณทราบเกี่ยวกับราคาของพวกเขาและสามารถตอบสนองความต้องการของคุณได้ดีเพียงใด ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถเปรียบเทียบซัพพลายเออร์และเลือกซัพพลายเออร์ที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ ดีกว่าที่จะมีเทมเพลตสำเร็จรูปเพื่อส่งทั้งหมด ดูว่าใครตอบเร็ว หมายความว่าเขาชอบที่จะทำธุรกิจก่อนหน้านี้ แต่รอ 24 ชั่วโมงเพื่อส่งข้อความติดตามผล 

RFQ 4 ประเภท

RFQ มีสี่ประเภท และระยะเวลาการเตรียมการประมูลในกระบวนการ RFQ เป็นสิ่งสำคัญ

1. เปิดประมูล:

การเสนอราคาแบบเปิดคือ RFQ ที่ทุกฝ่ายอาจเห็นการตอบกลับใบเสนอราคา วัสดุอาจเปลี่ยนแปลงการเสนอราคาที่ยื่นไว้ การกำหนดราคาต่อสาธารณะอาจกระตุ้นให้เกิดการแข่งขันระหว่างซัพพลายเออร์มากขึ้น ในสถานการณ์เหล่านั้น คุณจะได้รับราคาเสนอจำนวนมากจากต่ำสุดไปสูงสุด ถามเกี่ยวกับคุณภาพในขณะที่เลือกการเสนอราคาราคาต่ำ 

RFQ อาจมีให้สำหรับผู้ประมูลที่มีศักยภาพทั้งหมด ดีกว่าที่จะโฆษณาการเสนอราคาบนเว็บไซต์ของคุณเนื่องจากซัพพลายเออร์จำนวนมากจะค้นพบ แต่คุณยังประกาศการเสนอราคาของคุณในตลาดซื้อขายด้วย 

2. การประมูลแบบปิดผนึก:

RFQ เปิดให้ผู้เสนอราคาที่ผ่านการรับรองทั้งหมดโดยใช้การเสนอราคาแบบปิดผนึก ผู้ซื้อเห็นการตอบกลับหลังจากยื่นราคาเสนอทั้งหมดแล้ว การเสนอราคาที่ปิดสนิทมีความน่าเชื่อถือมากกว่าการเสนอราคาแบบเปิด มันอาจจะไม่ดีสำหรับผู้ขายเพราะพวกเขาอาจจะไม่ได้รับแรงผลักดัน

3. การเสนอราคาเชิญ:

การเสนอราคาที่ผ่านการรับรองจะต้องเก็บไว้เป็นส่วนตัวเพื่อรับประกันผลลัพธ์ที่ยุติธรรม วิธีปฏิบัติที่ดีที่สุดคือการยุติการประมูลในวันที่กำหนดและเปิดข้อเสนอทั้งหมด วิเคราะห์การเสนอราคาในระหว่างนี้และเตรียมคำขอตัวอย่างของคุณ จัดระเบียบข้อมูลการติดต่อเพื่อส่งข้อความติดตามผล 

4. การประมูลแบบย้อนกลับ:

ในการประมูลแบบย้อนกลับ ผู้ขายจะต้องเสนอราคาต่ำสุด เมื่อไม่มีซัพพลายเออร์ที่ตรงกับเป้าหมายราคาที่ระบุ การประมูลแบบย้อนกลับสามารถใช้เป็นขั้นตอนที่สองในกระบวนการคัดเลือก RFQ

กระบวนการ RFQ 5 ขั้นตอน

ขั้นที่ 1：ขั้นตอนการเตรียมเอกสาร RFQ

เริ่ม RFQ ของคุณด้วยการรวบรวมเอกสารที่จำเป็น เพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้ครอบคลุมพื้นฐานทั้งหมดแล้ว รับคำติชมจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายในเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาต้องการ ซึ่งควรรวมถึงสิ่งต่างๆ เช่น

คำจำกัดความของรายการที่จำเป็นรวมถึงข้อกำหนดที่แน่นอน

• ข้อมูลจำเพาะสำหรับการจัดส่ง
• ปริมาณ
• เงื่อนไขการชำระเงิน
• เทคนิคการประเมินที่เสนอ
• เส้นเวลาสำหรับการตัดสินใจและขั้นตอนการพิจารณา
• เงื่อนไขสัญญาผูกพัน
• เกณฑ์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้าสำหรับการส่ง
• เกณฑ์การคัดเลือกที่เล็กที่สุด
• สร้างรายชื่อซัพพลายเออร์

RFQ อาจให้บริการแก่ผู้มีโอกาสเป็นผู้เสนอราคาทั้งหมด 

ขั้นตอนที่ 2: ส่ง RFQ

RFQ จะต้องให้คำแนะนำที่ชัดเจนและกำหนดเส้นตายการส่ง ให้เวลาเพียงพอสำหรับผู้เสนอราคาในการตอบกลับ เงื่อนไขและข้อกำหนดของผู้ซื้อควรแนบมากับเทมเพลต RFQ ผู้ให้บริการที่มีศักยภาพทุกคนจะต้องสามารถถามคำถามและรับคำอธิบายได้ 

ขั้นตอนที่ 3： รับคำตอบและวิเคราะห์ผลลัพธ์

การเสนอราคาที่ผ่านการรับรองจะต้องเก็บไว้เป็นความลับเพื่อรับประกันผลลัพธ์ที่ยุติธรรม แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดคือยุติการเสนอราคาตามวันครบกำหนดและเปิดข้อเสนอทั้งหมด

ขั้นตอนที่ 4：เลือกซัพพลายเออร์ที่ทำกำไรได้มากที่สุดในเงื่อนไขการชำระเงิน

เลือกผู้เสนอราคาที่เสนอราคาต่ำสุดสำหรับผลิตภัณฑ์หรือบริการที่ระบุโดยตรงตามเกณฑ์การคัดเลือกทั้งหมด อาจจำเป็นต้องมีขั้นตอนการชี้แจงและการอภิปรายเล็กน้อยเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ การทำธุรกรรมจะไม่สมบูรณ์จนกว่าจะมีการลงนามในสัญญา

ขั้นที่ 5： แจ้งซัพพลายเออร์ที่ไม่ประสบความสำเร็จหลังกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง

แจ้งผู้เสนอราคาที่เหลือว่าได้ทำสัญญาแล้ว ขอบคุณพวกเขาที่สละเวลา คุณอาจต้องการพวกเขาอีกในอนาคต

แนะนำให้อ่าน: สุดยอด 7 วิธีในการใช้ RFQ ของอาลีบาบา

ขอใบเสนอราคาเทียบกับคำขอข้อเสนอ

หลายคนที่ทำงานในสาขาธุรกิจกับธุรกิจส่งและรับคำขอข้อเสนอและใบเสนอราคาเมื่อพูดคุยกับผู้ที่ต้องการซื้อผลิตภัณฑ์และบริการของคุณ

ความแตกต่างหลักคือเป้าหมายระหว่างกระบวนการ RFQ และ RFP RFQ จะถูกส่งเมื่อคุณทราบว่าคุณต้องการผลิตภัณฑ์หรือบริการใดและต้องการอะไร การตั้งราคา. ขอข้อเสนอ จะถูกนำเสนอเมื่อสถานการณ์มีความซับซ้อนมากขึ้น และคุณต้องการพิจารณาตัวแปรอื่นๆ นอกเหนือจากการกำหนดราคาก่อนที่จะเลือก

ข้อเสนอรวมถึงกลยุทธ์/คุณสมบัติที่เขาเสนอ พวกเขาจะช่วยคุณในธุรกิจของคุณได้อย่างไร คำขอข้อเสนอมักจะใช้ก่อนแล้วจึงขอใบเสนอราคาสำหรับการกำหนดราคาขั้นสุดท้าย 

ประโยชน์ของการขอใบเสนอราคา (RFQ) 

มีประโยชน์หลายประการในการใช้ RFQ ในกระบวนการจัดซื้อ:

1. RFQ สามารถช่วยให้แน่ใจว่าคุณได้รับการเสนอราคาที่แข่งขันได้จากซัพพลายเออร์ที่สนใจ คุณกรองซัพพลายเออร์ที่สนใจในธุรกิจ เหมือนเป็นขั้นตอนแรกในกระบวนการกรอง 

2. RFQ สามารถช่วยคุณตรวจสอบซัพพลายเออร์โดยพิจารณาจากความสามารถในการปฏิบัติตามข้อกำหนดเฉพาะของคุณ

3. RFQ สามารถช่วยคุณระบุปัญหาที่อาจเกิดขึ้นกับซัพพลายเออร์ก่อนทำสัญญา

4. RFQ สามารถช่วยปกป้องบริษัทของคุณจากการโก่งราคาโดยบังคับให้ซัพพลายเออร์แข่งขันด้านราคา

5. RFQ สามารถใช้เป็นเครื่องมือในการเจรจาเพื่อให้ได้เงื่อนไขที่ดีที่สุดจากซัพพลายเออร์ ต่อรองราคาหรือปริมาณ/คุณภาพและแม้แต่บริการเสริมใดๆ จะดีกว่าเสมอที่จะมองหาสิ่งพิเศษ 

จะเขียนเอกสาร RFQ ได้อย่างไร

เมื่อเขียนเอกสาร RFQ จำเป็นต้องมีความชัดเจนและรัดกุมเมื่ออธิบายผลิตภัณฑ์หรือบริการที่ต้องทำ 

1. RFQ ควรกล่าวถึง:

• วัตถุประสงค์
• เงื่อนไขการชำระเงิน
• ปริมาณที่ต้องการ
• ชั่วโมงการทำงานโดยประมาณ
• ความยาวของโครงการ
• ข้อกำหนดและเงื่อนไขตามสัญญา
• ข้อกำหนดในการส่งใบเสนอราคา
• กำหนดเวลา
• เกณฑ์การประเมิน
• ขั้นตอนการให้รางวัลและการปิด

2. ส่ง RFQ ไปยังซัพพลายเออร์ต่างๆ

ในระยะต่อไป คุณจะร่างรายชื่อผู้ขายรายอื่นที่มีชื่อเสียงที่คุณเคยทำงานด้วยมาก่อน ส่งเอกสาร RFQ ไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลังจากรวบรวมข้อมูลติดต่อทั้งหมดแล้ว ให้สร้างคำถามที่พบบ่อยไว้ล่วงหน้าเพื่อหลีกเลี่ยงการสืบค้นซ้ำ รวมเครื่องมือและขั้นตอนการบริหารเพื่อช่วยในการประมูลและตรวจสอบกระบวนการ

3. รับและตรวจสอบข้อเสนอแนะ

ตรวจสอบและตรวจสอบการส่งทั้งหมด อาจฟังดูง่าย แต่อาจเป็นขั้นตอนที่ใช้เวลานานและสำคัญยิ่งในกระบวนการ RFQ ทั้งหมด ดูราคาและคุณภาพที่พวกเขาเสนอในปริมาณใด ดูว่าพวกเขามี MOQ หรือเงื่อนไขการชำระเงินหรือไม่ กรองและปิดเพียงไม่กี่รายการในการตัดสินใจขั้นสุดท้ายของคุณ แจ้งผู้ขายทั้งหมดหลังจากได้รับและประเมินผล

4. การเลือกผู้ขายที่ดีที่สุด

หลังจากวิเคราะห์การส่งทั้งหมด ผู้ขายแต่ละรายต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดในการประเมินหรือส่งการเสนอราคาต่ำสุด ลงนามในสัญญาฉบับสุดท้ายหลังจากเลือกผู้ขายที่ชนะและขอบคุณผู้เข้าร่วมทั้งหมด

ตัวอย่าง RFQ 

ขอใบเสนอราคาของสำนักงานพลังงานทดแทนระหว่างประเทศ (IRENA) เป็นกลุ่มประเทศที่ทำงานร่วมกันเพื่อช่วยให้ประเทศต่างๆ เปลี่ยนไปใช้พลังงานหมุนเวียน IRENA ยังมีเอกสาร นโยบาย และสื่อการศึกษาที่สำคัญมากมาย ในเดือนพฤษภาคม 2021 IRENA ได้ออกคำขอสำหรับข้อเสนอ (RFP) สำหรับผู้ให้บริการที่ปรึกษาเพื่อช่วยในงานเฉพาะ เช่น การปรึกษากับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและจัดทำคู่มือพร้อมคำแนะนำที่นำไปใช้ได้จริง เอกสารนี้มีข้อมูลมากมายเกี่ยวกับโครงการ รวมทั้งวันที่แน่นอน ข้อกำหนดและเงื่อนไขการมอบหมาย และเกณฑ์การประเมิน

ฉันจะส่ง RFQ ได้อย่างไร

มีหลายวิธีในการส่ง RFQ คุณสามารถทำได้ผ่านอีเมล โทรสาร หรืออีเมล คุณยังสามารถใช้แบบฟอร์มออนไลน์หรือเทมเพลต RFQ ได้อีกด้วย 

เมื่อร่าง RFQ ของคุณ ให้รวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดที่ผู้ขายที่เลือกไว้เพื่อให้ใบเสนอราคาที่ถูกต้อง ประกอบด้วยคำอธิบายโดยละเอียดเกี่ยวกับความต้องการ ข้อมูลจำเพาะหรือปริมาณของคุณ และกำหนดเวลาของคุณ การส่ง RFQ ออกไปอาจดูเหมือนเป็นงานหนัก แต่การได้ราคาที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณก็คุ้มค่า

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ RFQ

สรุป

เป็นวิธีที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งสำหรับผู้ซื้อในการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์และบริการของซัพพลายเออร์ และรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับราคาและเงื่อนไขการชำระเงิน เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่จะต้องทราบวิธีดำเนินการกระบวนการ RFQ อย่างถูกต้อง ความสัมพันธ์นี้อาจดีเป็นเวลาหลายปี ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องหาซัพพลายเออร์ที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจของคุณ ทั้งคู่จะต้องรักษามิตรภาพนี้ไว้

Leelineการจัดหา มีบริการที่หลากหลาย ฝีมือของเรา ตัวแทนจัดหา จะช่วยคุณเมื่อคุณซื้อของจากซัพพลายเออร์ เราจะดูแลกระบวนการที่ซับซ้อนและนำเสนอบริการตรวจสอบคุณภาพที่ปรับแต่งตามความต้องการของคุณ หากคุณต้องการบริการที่เกี่ยวข้อง โปรด ติดต่อเรา.